以本科教學評估為契機加強高校文檔建設

張 菡

本科教學工作合格評估共有七個一級指標、二十個二級指標和四十個觀測點。涵蓋黨政領(lǐng)導、教學管理、教研科研、財務投入、人事支持、后勤保障、校園建設等各個方面。每一個指標，每一個觀測點都需要大量的原始文檔材料或由原始材料加工而成的二次材料來佐證，文檔材料是本科教學評估的基礎和根本。各高校要以本科教學評估為契機，全面整合以往的文檔材料，推動高校文檔建設，真正做到“以評促建以評促改 以評促管評建結(jié)合重在建設”。

一、高校文檔在評估中的重要作用

高校文檔是高等院校發(fā)展的真實反映，是學校在從事教學、科研、黨政、學生活動等各方面形成的文字材料，它能夠全面體現(xiàn)出學校的發(fā)展建設、管理水平和教育質(zhì)量。這些文檔材料是評估專家了解學校歷史的基礎，是隨著學校建設積累起來的，是在教育教學活動中直接形成的，是最原始的記錄，同時也是評估的檢查評價的指標。

除了實地考察，高校本科教學評估主要是專家通過查閱大量的文檔資料來考察，明了學校日常運行狀態(tài)及發(fā)展方向。專家通過閱覽文檔，就能明白學校的各項動態(tài)及現(xiàn)狀，對學校有一個全面而準確的把握。如果沒有這些文檔材料，不論校領(lǐng)導如何講解，如何闡述學校的發(fā)展狀況，專家也都不會無依據(jù)的相信。只有依靠文檔材料，專家才會對學校有一個公正、全面、客觀、準確地評估。由此可見，完整系統(tǒng)的文檔材料和支撐數(shù)據(jù)是本科教學評估的基礎，離開文檔材料的教學評估是無法完成的。例如指標“學院定位與規(guī)劃”的主要觀測點“學院定位與規(guī)劃”，可以通過“學院的概況”、“學院辦學歷史沿革有關(guān)材料”、“院領(lǐng)導關(guān)于學院定位、規(guī)劃的講話稿”、“學院各項工作建設的十二五發(fā)展規(guī)劃”、“辦學特色”等相關(guān)材料進行佐證。又如指標“教師隊伍”中的觀測點“隊伍機構(gòu)”，就需要“師資隊伍整體結(jié)構(gòu)一覽表（年齡、學歷、職稱、學緣）”、“具有碩士及博士學位的專任教師比例一覽表”、“高校教師資格認定人數(shù)統(tǒng)計表”、“專任教師中具有正高、副高專業(yè)技術(shù)職務人員名冊”等材料來支撐。

由文字、圖片、聲像等材料組成豐富系統(tǒng)的文檔資料，是評估各項指標是否達標的依托。通過查閱文檔材料，可以了解教育教學工作現(xiàn)狀，判斷教育教學工作水平，總結(jié)教育教學工作中的成功經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題。對文檔材料不同年度的同類教學指標“縱向”比較能反映出高校建設的成績；各高校同類教學指標的“橫向”比較能直觀反映各學校間的教學管理水平的差距。這是探求如何實現(xiàn)學校發(fā)展，提高教學管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)。

二、迎接教學合格評估，加強高校文檔建設

在本科教學合格評估利用文檔的準備工作中，常常能夠暴露文檔建設中出現(xiàn)的問題，發(fā)現(xiàn)平時沒有留意的漏洞（文檔資料的缺失，歸檔材料不完整或者數(shù)據(jù)不準確，該歸檔的沒有歸檔等各種問題）。同時，教職工能更好地執(zhí)行文檔建設的規(guī)范化要求，認識到文檔建設的重要性。

（一）學院行政部門文檔建設

高校文檔主要是由學院層面的行政文檔和教學系部的教學文檔兩大部分組成。行政部門文檔主要分為以下幾個方面，黨政群體類文檔：黨務工作文檔、群眾團體的文檔；行政綜合類文檔 ：行政事務文檔、人事機構(gòu)文檔、財務管理文檔、圖書資料文檔、實驗室建設文檔。這些文檔由具有專業(yè)背景的檔案室老師來整理、歸檔，一般來說整理的比較合規(guī)范，但是還是可以從以下三個方面進一步加強。

1.增強校級領(lǐng)導對文檔建設的重視程度。部分領(lǐng)導對文檔建設的重要性認識程度不夠，雖然很多重要活動和關(guān)鍵性工作都進行、完成的很成功，但是由于文檔意識差，導致沒有足夠的檔案資料保留下來。

文檔材料是對學院活動和工作的保存和反映，加強文檔建設的重視程度，把文檔建設工作納入校級領(lǐng)導和部門主管負責人的議事日程。任何活動特別是重大校級活動，都要保存相關(guān)的文字、圖片甚至聲像材料，及時歸檔。

2.建立規(guī)范可行的文檔建設制度。沒有規(guī)矩不成方圓，規(guī)范的文檔建設制度是文檔系統(tǒng)性和全面性的保證，是文檔持續(xù)累計的必要條件。

各部門根據(jù)各自的工作實際，明確文檔的歸檔范圍，強化文檔建設制度，建立健全文檔的建設制度。通過調(diào)整，形成以學院檔案室為一級，各系部文檔崗位二級的文檔建設的管理體系。定期對系部文檔監(jiān)督指導、檢查考核，對優(yōu)秀文檔管理員予以獎勵，激起兼職檔案老師工作的積極性，才能保障文檔的系統(tǒng)性，才能扎實推進學院整個文檔建設工作。為教學工作合格評估做準備。

3.使用、推廣現(xiàn)代化的文檔建設技術(shù)。信息時代，通過采用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)來處理和保存文檔信息，將成為今后文檔建設的必然發(fā)展趨勢。

使用計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的手段進行文檔建設，有助于提高高校文檔的利用價值?？梢韵劝迅黝愇臋n材料通過計算機錄入，實現(xiàn)文檔的電子化，形成系統(tǒng)的電子文檔材料，鏈接至校園網(wǎng)絡。網(wǎng)絡是人們獲取信息的主要渠道，因此文檔的網(wǎng)絡化會使老師學生得到更多有用的信息。加強網(wǎng)絡文檔建設，培養(yǎng)文檔員使用計算機歸檔，掌握相關(guān)的文檔檢索方法，提高師生查找信息的效率和文檔的利用率。

（二）系、部教學文檔建設

各高校教學系、部的文檔是高校教學文檔的主要組成部分，是衡量和觀測基層教學單位教學質(zhì)量、教學管理水平的重要標志之一。系、部文檔主要為教學文檔，概括為教學教務文檔、教研文檔、科研文檔、學生工作文檔、課堂教學與實訓實習文檔等幾個方面。

系部一般都是兼職的文檔員，加上部門人員的變動，在一定程度上還存在歸檔意識不強、業(yè)務水平較低等問題。所以，系部教學文檔的建設應注重以下兩個方面。

1.文檔建設意識有待增強。許多文檔員對文檔的工作認識不夠，或者認為系部的教學管理是主要工作，而忽視文檔的建設。經(jīng)常會出現(xiàn)文件、通知、教學檔案亂丟亂放，教研室的活動很少做記錄或是隨意亂丟記錄材料，有的老師的教學成果材料和科研成果資料管理不規(guī)范，有的保存在老師自己手里，丟失或者損毀的現(xiàn)象比較嚴重。

不斷加強對行政老師的文檔建設意識，使他們認識到文檔建設的重要性，了解文檔需要集中統(tǒng)一管理，養(yǎng)成在工作中隨時積累教學文檔資料的好習慣，及時將有價值的資料保存、歸檔，便于今后的查閱和利用。

2.業(yè)務水平亟待提高。文檔建設水平的高低，取決于文檔歸檔員的個人業(yè)務員水平和素質(zhì)。系部教學文檔來源極為廣泛，內(nèi)容十分豐富。它產(chǎn)生于每一個老師的活動中，它的內(nèi)容是分散的、不系統(tǒng)的。沒有受過專業(yè)培訓的文檔老師是不會懂得如何鑒別哪些文檔是有價值的，哪些文檔是需要整理后歸檔的。

各系部要不斷提高文檔員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平，經(jīng)常性地開展系統(tǒng)專業(yè)的培訓。讓他們了解文檔建設的工作內(nèi)容和原則，熟悉文件整理歸檔的流程，具備辨別文檔有無價值的能力。定期舉行交流會，加強各系部文檔員之間的溝通，分享優(yōu)秀的文檔建設經(jīng)驗，互通有無，提高文檔建設的水平和效率。

綜上所述，高校文檔建設關(guān)系著本科教學工作評估的順利進行。以評估為契機，不斷優(yōu)化文檔建設，提高教學質(zhì)量和教學管理水平，保證文檔建設的制度化、規(guī)范化是學院領(lǐng)導、所有老師以及文檔員共同努力的目標。

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