加強(qiáng)我國高校家具管理工作的探討與研究

余曉琴

隨著我國各高校體制的改革以及對教育資源的有效整合，加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)的管理已經(jīng)成為我國高等院校實(shí)施辦學(xué)改革的重要內(nèi)容。加之，我國很多高校為了實(shí)現(xiàn)專業(yè)性的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，對一些實(shí)力較強(qiáng)的中專和大專院校進(jìn)行了兼并，這樣不僅使得一些高等院校加強(qiáng)了自身的教學(xué)質(zhì)量，也在一定程度上提升了固定資產(chǎn)的配套質(zhì)量和數(shù)量。但是，家具作為高校固定資產(chǎn)的重要組成部分，在新形勢下，由于自身具有的特殊性使得其在建設(shè)和管理中還存在較多的問題，而家具又是高校辦學(xué)的必備設(shè)施，因此，只有不斷提高家具管理工作質(zhì)量，才能完善高校設(shè)備設(shè)施的設(shè)置與管理工作。

一、我國高校家具和家具管理特征分析

（一）我國高校家具的本質(zhì)特征

近年來，隨著國家和人們對教育的重視程度逐漸提高，我國高校的辦學(xué)規(guī)模在不斷地擴(kuò)大，這樣一來高校對家具物資所投入的費(fèi)用就會呈現(xiàn)大幅增長的趨勢，就目前我國的高校家具的本質(zhì)特征而言，主要表現(xiàn)在幾下幾個方面。

首先，我國高校的辦公家具主要包括辦公使用的桌椅、教師使用的電腦組合桌、儲存文件的文件柜臺、圖書館中使用的圖書和檔案家具、大型會議廳中設(shè)置的座椅和桌子、教室中使用的課桌椅、學(xué)生宿舍中的家具、食堂使用的桌椅、學(xué)校公共場所設(shè)置的家具等。在特殊的場合還會設(shè)置一些較為特殊的家具，例如，在實(shí)驗(yàn)室中設(shè)置的設(shè)施家具等。

其次，我國高校在家具的設(shè)置中，對于不同的家具會使用不同的、相對應(yīng)的材料，這些材料的使用，其質(zhì)量和功能必須與家具各方面條件相符合。例如，在設(shè)置行政辦公桌椅時，為滿足其需求，一般使用的是木質(zhì)且較堅實(shí)耐用的材料，并且為了使行政辦公桌椅使用起來更加方便同時節(jié)約使用資源，將桌椅與電腦等辦公設(shè)備進(jìn)行組合使用；對于學(xué)生使用的宿舍家具和課桌，為了保證其質(zhì)量堅實(shí)耐用，在日常使用過程中容易清潔、方便維修等作用，則需采用鋼材等作為原材料。

最后，我國高校的家具設(shè)置一般追求的是滿足最大需求的同時提倡勤儉節(jié)約。例如，在圖書館的家具設(shè)置中，主要的重視的是家具的裝潢和裝飾性，對于家具的數(shù)量則要求不高，對于人流量較少的圖書館，在重視裝飾性的同時若還設(shè)置大量的設(shè)備，則會導(dǎo)致資源的浪費(fèi)，因此，只有減少家具的設(shè)置數(shù)量，才能有效達(dá)到家具設(shè)置的最優(yōu)效果。[1]

（二）我國高校家具管理的基本特征

伴隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，家具的管理也形成了一定規(guī)模的系統(tǒng)，家具管理系統(tǒng)主要包括三個環(huán)節(jié)，分別是采購、管理和維護(hù)，這三大環(huán)節(jié)之間是相互聯(lián)系，相互影響的，其中任何一個環(huán)節(jié)遭受損壞，其他環(huán)節(jié)都在做無用功。

首先，在家具的采購環(huán)節(jié)中，由于在這一環(huán)節(jié)的采購單位基本上采購的設(shè)備都是成批且長期使用的，因此，在采購過程中最重要的目標(biāo)就是家具的質(zhì)量有保證。一般而言，在實(shí)際采購中，按照實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，為了延長家具使用壽命，采用的家具必須保證其質(zhì)量是結(jié)實(shí)耐用且符合環(huán)保的要求。采購使用的主要方式是詢價采購和招標(biāo)采購兩種。在詢價采購中，其后續(xù)工作是相對較為薄弱的，這樣就會導(dǎo)致高校家具管理工作更加復(fù)雜。因此，在高校家具采購中使用最多的是招標(biāo)采購，這種采購方式不僅透明度和公開度高，在反應(yīng)投標(biāo)人和投標(biāo)貨物之間真實(shí)情況時也是更加直觀、更加客觀、更加具體的。

其次，在家具的管理環(huán)節(jié)中，由于采購之后，還存在很多的財務(wù)工作和后勤工作，如統(tǒng)計家具數(shù)量、制定清單和報表、家具具體的巡查工作等，因此，在這一環(huán)節(jié)的主要負(fù)責(zé)部門應(yīng)該是專門的資產(chǎn)管理部門和后勤管理部門。只有完善家具的管理工作，才能將各個環(huán)節(jié)的工作正常進(jìn)行，才能保證采購的家具能夠正常使用。

最后，在家具的維護(hù)環(huán)節(jié)中，由于家具本身具有的一些特性，使得其在日常使用中會出現(xiàn)不同程度的磨損和破壞，這就不得不使各高校加強(qiáng)家具的維護(hù)工作。為了更好的保證家具的良好狀況，各高校還應(yīng)通過重新采購、適當(dāng)更新、適當(dāng)補(bǔ)充和全面維修等工作對家具進(jìn)行維護(hù)。

二、我國高校家具管理工作存在問題分析

目前，我國的高校家具管理工作得不到主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的全面重視。一方面是因?yàn)楦咝Ｔ诓少徏揖哌^程中，家具的單價較低、固定性非常差和使用過程中磨損的程度低，從而使得在家具中投入的資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比重低，另一方面則是因?yàn)槲覈芏喔咝Ｔ诩揖吖芾碇袥]有形成系統(tǒng)概念，認(rèn)為家具的管理只是單一部門的事情，與其他單位無關(guān)。正是因?yàn)檫@種不重視，導(dǎo)致我國很多高校家具的管理方面造成了操作不規(guī)范、管理人員素質(zhì)低、監(jiān)管制度不完善等問題。

（一）重價值管理，輕實(shí)物管理

在我國很多高校的家具管理工作中，主管部門對采購的家具管理一般僅停留在報表數(shù)據(jù)的填報上，對于數(shù)據(jù)的具體審核工作基本上不重視。這就使得報表數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)差錯，嚴(yán)重?fù)p害了數(shù)據(jù)報表的真實(shí)性，這也給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門和相關(guān)單位部門制造了忽視家具實(shí)物管理的借口。例如，我國有些高等院校的主管部門在要求報送家具報表時，只要求在統(tǒng)計表和財政報表中填制采購家具的總金額，對于具體的相關(guān)費(fèi)用之處不要求填制；與此同時，對于報表總金額的填制也是在近幾年才開始實(shí)施的，以往都不設(shè)置總金額的填制環(huán)節(jié)，這就使得在上報數(shù)據(jù)報表的真實(shí)性方面沒有權(quán)威性的規(guī)定。

此外，高校在采購家具過程中，家具的單價較低、固定性非常差和使用過程中磨損的程度低，家具的投入資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比重低。這些高校家具本身具有的特點(diǎn)，就使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對家具的管理工作不重視，在管理方式上基本上只重視價值管理而嚴(yán)重忽視實(shí)物管理。

（二）重總量管理，輕具體管理

從家具的實(shí)物管理和賬務(wù)管理的過程中，我們可以了解到，雖然有些高校在家具采購之后設(shè)置了相應(yīng)的實(shí)物管理總賬，但是卻忽略具體的家具明細(xì)賬。在管理部門的人員設(shè)置中，很多高校只設(shè)置了資產(chǎn)管理部門的家具管理人員卻不設(shè)置家具使用部門的管理人員，這樣不僅會導(dǎo)致家具使用部門的管理不完善，也會導(dǎo)致管理部門中家具管理人員的責(zé)任不明確，在日常工作中難免會出現(xiàn)各種矛盾和摩擦。例如，在家具使用部門中，由于缺乏管理人員，很多閑置家具被隨意堆放和隨意處置，對于不該變動的家具進(jìn)行違規(guī)變動等，從而導(dǎo)致在管理過程大量家具的賬務(wù)不符。

（三）重人工管理，輕數(shù)據(jù)信息管理

目前，我國有些高校在家具管理手段上存在一些問題，就是跟不上信息時代的變化，管理手段較為落后。個別還在使用人工記賬和電子表格的手段進(jìn)行家具實(shí)物的登記和賬務(wù)的管理，在信息化快速發(fā)展的今天，利用這種方式和手段進(jìn)行高校家具管理已經(jīng)無法適應(yīng)。而要想提高管理效率，必須實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的軟件管理模式，從而保證家具的量化管理；另一方面則是從高校家具移動的頻繁次數(shù)的角度分析，為了適應(yīng)社會的發(fā)展，現(xiàn)今很多高校都開始進(jìn)行必要的整合，這就使得家具出現(xiàn)頻繁移動和更新的現(xiàn)象，為更好的做好家具的賬務(wù)管理工作，進(jìn)行家具的計算機(jī)動態(tài)管理是必須的，使用數(shù)據(jù)信息化的專業(yè)軟件管理模式已經(jīng)刻不容緩。[2]

三、提高我國高校家具管理工作效率的措施

（一）建立完善的管理制度

對于高校家具的管理工作一定要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)單位和教職員工的重視，對于其日常的管理也應(yīng)納入學(xué)校的目標(biāo)管理之中，這樣才能確保管理工作的有效開展。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)今家具管理工作中存在的種種問題，制定相應(yīng)的管理制度，對于制度的制定應(yīng)按照現(xiàn)行的行政事業(yè)單位財務(wù)制度的規(guī)定，制定相對穩(wěn)定的入賬標(biāo)準(zhǔn)，從而確保家具記賬的真實(shí)性；其次，為防止家具的流失，應(yīng)該建立健全的家具管理過程中的管理制度，例如，采購驗(yàn)收的管理制度、盤點(diǎn)對賬的管理制度、審核報銷的管理制度等；最后，應(yīng)建立科學(xué)的效率評價制度，這一制度的建立不僅要保證家具的使用與效率有所提高，還應(yīng)保證家具使用的合理性。

（二）改進(jìn)家具管理手段

從現(xiàn)今高校家具管理中存在的問題，我們可以知道，傳統(tǒng)的家具管理手段已經(jīng)不適應(yīng)社會和高校的發(fā)展，要想提高高校家具管理質(zhì)量，必須實(shí)現(xiàn)家具信息化專業(yè)軟件管理模式。首先，為能夠全面反映院校的家具狀況，必須做好家具的清產(chǎn)核資工作，對于高校所使用的家具應(yīng)進(jìn)行一一清理；此外，還應(yīng)建立能夠提升高校家具管理的信息化平臺，高等院?？梢越柚鷮W(xué)校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)條件，對已經(jīng)審核的家具、新增的家具等相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)的變動，以保證家具的動態(tài)管理。同時，可以建立完善的家具信息系統(tǒng)，將統(tǒng)計完整的信息和數(shù)據(jù)向上級部門報告，促使高校家具得到最高限度的使用。

（三）加強(qiáng)家具管理的監(jiān)督工作

任何項(xiàng)目的管理工作都離不開監(jiān)督，家具管理工作作為高校固定資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容之一，做好其監(jiān)督和檢查工作是提高管理效率的必要前提。首先，應(yīng)建立健全家具管理的監(jiān)督制度，只有監(jiān)督制度完善和健全，才能保證家具管理部門認(rèn)真落實(shí)家具管理制度，嚴(yán)格遵循管理要求和規(guī)范，才能保證管理人員恪盡職守，認(rèn)真做好每一項(xiàng)管理任務(wù)；其次，應(yīng)實(shí)行多種形式的監(jiān)督體制，根據(jù)不同的管理工作，可以采用不同的相應(yīng)形式的監(jiān)督形式，對于現(xiàn)行高校家具管理工作而言，主要實(shí)行的監(jiān)督形式包括單位內(nèi)部監(jiān)督、財政監(jiān)督、審計監(jiān)督和社會監(jiān)督；最后，對于管理的規(guī)章制度應(yīng)進(jìn)行必要的、全面的監(jiān)督，只有建立完善的管理規(guī)章制度，才能提高管理效率，只有對管理規(guī)章制度進(jìn)行全程監(jiān)督，才能保證制度的完善程度，為此，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，對規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督。[3]

總而言之，隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校辦學(xué)體制的不斷變革，家具管理工作變得越來越復(fù)雜。要想提高高校家具管理工作效率，必須在充分了解和認(rèn)識高校家具以及家具管理特征的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)今高校家具管理存在的問題，對高校家具管理模式和管理方式進(jìn)行不斷探索，只有提高高校家具管理水平，才能更好的促進(jìn)高等院校建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，才能為高校創(chuàng)造更積極、有效的物質(zhì)支撐平臺。

[1]曲桂賢，張劍飛.論高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理[J].東北大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2008，(5)

[2]李萍，郝金巖，郝俊梅.高校固定資產(chǎn)管理新探[J].財會通訊(理財版)，2009，(2)

[3]武紅玲.高校固定資產(chǎn)管理探析[J].財會通訊(理財版)，2008，（1)