財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中小企業(yè)管理研究

無(wú)錫技師學(xué)院 王建林

財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系是雖在專(zhuān)業(yè)上各有所專(zhuān)，但卻更有著相互依存、緊密相連的關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，業(yè)界形成了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的理念，即通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)，形成全局思想，從整體上確認(rèn)企業(yè)的作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)兩大系統(tǒng)的融合與互動(dòng)，追求全局最優(yōu)，而非個(gè)別最優(yōu)。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核心應(yīng)是將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有效集成，業(yè)務(wù)信息輸入系統(tǒng)后能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確生成財(cái)務(wù)信息，并依托信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物流與現(xiàn)金流、業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的高度協(xié)調(diào)一致。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理模式對(duì)于中小企業(yè)的發(fā)展極其重要。一是通過(guò)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)對(duì)接來(lái)客觀獲取數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，降低了人為的操作性干擾。財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性要求，是該信息質(zhì)量要求的首要目標(biāo)。二是強(qiáng)化資金的監(jiān)控和管理，幫助企業(yè)解決閑置資金無(wú)法得到有效利用或周轉(zhuǎn)資金短缺等問(wèn)題，通過(guò)資金的優(yōu)化配置和高效運(yùn)作來(lái)全面提升經(jīng)營(yíng)管理水平。企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)決策需要相關(guān)，要有助于企業(yè)決策者對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的資金使用情況進(jìn)行評(píng)估或預(yù)測(cè)，從而確實(shí)提高資金的使用效益，保證企業(yè)資金鏈與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)鏈的完全吻合與一致，保證中小企業(yè)資金鏈的不脫節(jié)，正是目前中小企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須克服的難題。三是以現(xiàn)代企業(yè)管理方式為切入點(diǎn)，注重科學(xué)管理，財(cái)務(wù)人員從繁雜的工作中解放出來(lái)，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平上一個(gè)臺(tái)階。四是完善企業(yè)的相關(guān)制度，劃清權(quán)責(zé)，部門(mén)職能分離、崗位牽制，以法治代替人治。財(cái)務(wù)管理制度與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理制度的有效融合，可以在全面執(zhí)行法律、法規(guī)和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的原則下，體現(xiàn)本單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)和要求，可以更加科學(xué)、合理，便于操作和執(zhí)行。五是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化情境下，數(shù)據(jù)具有共享性，數(shù)據(jù)可以全面反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，幫助企業(yè)管理者科學(xué)決策。把企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)合成一體，更加充分地發(fā)揮財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的管理職能，確保企業(yè)管理的各項(xiàng)決策科學(xué)合理。

一、中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化客觀影響因素

（一）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模式影響 當(dāng)前企業(yè)設(shè)有財(cái)務(wù)、采購(gòu)、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、等部門(mén)，除財(cái)務(wù)部門(mén)外，這其中的其他部門(mén)都或多或少地履行著財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的職能。相反，財(cái)務(wù)部門(mén)卻通常僅僅行使會(huì)計(jì)核算工作，對(duì)管理工作參與少之又少。在這種傳統(tǒng)模式的束縛下，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)信息滯后，無(wú)法及時(shí)監(jiān)控與信息處理，阻礙了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)。

（二）應(yīng)用軟件不協(xié)調(diào)影響 長(zhǎng)期以來(lái)，中小企業(yè)的的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是互不相干的兩套系統(tǒng)，由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)先后、觀念認(rèn)同和產(chǎn)品差異等方面的原因，企業(yè)就存在著財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)“兩張皮”的現(xiàn)象，使用軟件的企業(yè)不能充分有效利用軟件，無(wú)法使業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)同工作。業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)各自獨(dú)立使用一套軟件，數(shù)據(jù)處理時(shí)自成一體，缺乏有效溝通的渠道。而實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)（財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)進(jìn)行協(xié)同處理和監(jiān)控的信息系統(tǒng)），也就實(shí)現(xiàn)了這兩套系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，以及系統(tǒng)之間信息共享，信息集成；實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)將使企業(yè)能更加有效地控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)管理上對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的透明、規(guī)范的管控。

（三）信息孤島無(wú)法消除影響 信息孤島產(chǎn)生的原因有兩個(gè)，一是企業(yè)如果使用財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)兩個(gè)不同系統(tǒng)，則這兩個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)間先天的鴻溝造成了信息孤島現(xiàn)象，二是即使企業(yè)使用了整體設(shè)計(jì)的ERP軟件，由于早前國(guó)內(nèi)企業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中整體化分析、設(shè)計(jì)能力的不足，導(dǎo)致一體化軟件中仍然有信息孤島現(xiàn)象的存在，抑制了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的融合，在相互脫節(jié)的模式下，無(wú)法分析出兩者的差異，企業(yè)信息化建設(shè)的積極性大受影響。在ERP軟件被開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，消除各部門(mén)中的信息孤島現(xiàn)象是財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化設(shè)計(jì)的目標(biāo)之一，從而為企業(yè)提供一個(gè)全面、集成的管理信息系統(tǒng)。眾多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，在一個(gè)統(tǒng)一的企業(yè)信息化平臺(tái)支撐下，單獨(dú)的、專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)分別作為子系統(tǒng)納入企業(yè)信息化體系，并形成準(zhǔn)確高效的集成，其效果優(yōu)于統(tǒng)一于某個(gè)供應(yīng)商軟件產(chǎn)品模塊、而模塊本身又欠專(zhuān)業(yè)的應(yīng)用效果。

二、中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化方案集成模式

（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一體化 在管理信息系統(tǒng)中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)能否統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化最關(guān)鍵的要素。企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：往來(lái)單位代碼表、產(chǎn)品代碼表、項(xiàng)目代碼表、科目代碼表等，這些稱為數(shù)據(jù)字典；還有諸如工作日志、流程定義、用戶權(quán)責(zé)、數(shù)據(jù)精度等，這些定位為系統(tǒng)參數(shù)。在財(cái)務(wù)子系統(tǒng)與業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的代碼字典不統(tǒng)一，就只能采用設(shè)置代碼對(duì)照關(guān)系的方式，即將財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中的代碼與業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中的代碼逐一進(jìn)行對(duì)照。這種方式弊端突出，首先一一對(duì)照的工作量極大。其次，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不是一成不變的，而且兩個(gè)子系統(tǒng)都會(huì)更新，因此對(duì)照工作難以在實(shí)際應(yīng)用工作中順利進(jìn)行。在一體化設(shè)計(jì)中，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)等子系統(tǒng)共用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要采用單獨(dú)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置模塊完成，這樣才可以被各個(gè)子系統(tǒng)所采用，從而使得各子系統(tǒng)保持一致性和統(tǒng)一性。

（二）賬簿表單一體化 財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)這兩個(gè)子系統(tǒng)應(yīng)在賬簿、表單方面一體化。因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都要記錄在財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中，這就要求大部分其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)都必須錄入到財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中。具體包括：（1）相關(guān)賬簿一體化。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)子系統(tǒng)密切相關(guān)的主要項(xiàng)目有：產(chǎn)成品、半成品、原材料、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等詳細(xì)列表。在設(shè)計(jì)時(shí)還需要全盤(pán)考慮業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)核算的功能，以滿足各種不同的需要，這是因?yàn)槊骷?xì)賬的登賬管理，不僅需要進(jìn)行相關(guān)價(jià)值核算，還需要進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。此外，統(tǒng)一設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)賬簿是完全可行的，對(duì)于記賬主體、制度差別和未達(dá)賬項(xiàng)等所造成的不同，可以根據(jù)實(shí)際需要特殊查詢。這樣處理既可以突顯差異，又可以避免分立賬簿造成的數(shù)據(jù)冗余。（2）相關(guān)表單一體化。會(huì)計(jì)記賬憑證的原始憑證主要有：采購(gòu)管理中的采購(gòu)清單、購(gòu)貨發(fā)票，倉(cāng)儲(chǔ)管理中的出入庫(kù)單、盤(pán)存單，生產(chǎn)過(guò)程中的出料單，人事管理中的出勤表等，因此要達(dá)到記賬憑證與原始憑證的自動(dòng)生成和兩者的雙向追溯的目的，就需要進(jìn)行相關(guān)的一體化設(shè)計(jì)。

（三）工作流程一體化 業(yè)務(wù)協(xié)同對(duì)于企業(yè)管理信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)極其重要。為了在工作流程上，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)可以實(shí)現(xiàn)一體化，一體化方案的設(shè)計(jì)大都基于工作交流平臺(tái)。比如，ERP被企業(yè)采用后，出庫(kù)業(yè)務(wù)流程包括入庫(kù)管理和結(jié)算流程等。這些工作流程不再局限于某一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)作才能完成。通過(guò)對(duì)工作交流平臺(tái)的定義和設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)業(yè)務(wù)流程的一體化。對(duì)于財(cái)務(wù)子系統(tǒng)而言，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式就是有效整合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過(guò)信息錄入，可將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在制定的數(shù)據(jù)庫(kù)中。同時(shí)，業(yè)務(wù)事件通過(guò)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)生成實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)顯示在所有相關(guān)的賬簿和報(bào)表上，不再需要其他部門(mén)的人員重復(fù)錄入。處理流程如下：第一，業(yè)務(wù)發(fā)生后，在各個(gè)管理信息子系統(tǒng)中錄入業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)保存至相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，系統(tǒng)檢測(cè)所有業(yè)務(wù)過(guò)程，識(shí)別各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，落實(shí)經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任，通過(guò)貨幣計(jì)量審核數(shù)據(jù)庫(kù)中的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。自動(dòng)輸出記賬憑證，存入數(shù)據(jù)庫(kù)中。第三，根據(jù)既定規(guī)則，完成數(shù)據(jù)的編碼和存儲(chǔ)工作。第四，通過(guò)瀏覽器在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中輸入信息處理代碼以便信息使用者的使用。第五，根據(jù)信息使用者的需要，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取。自動(dòng)生成各種賬簿、報(bào)表和內(nèi)部管理報(bào)表，提供給信息使用者。業(yè)務(wù)子系統(tǒng)處理流程與財(cái)務(wù)子系統(tǒng)較相似。

（四）系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)一體化 一體化模式中的另一個(gè)明顯優(yōu)勢(shì)就是可以通過(guò)一體化的管理信息系統(tǒng)建立統(tǒng)一的運(yùn)行維護(hù)體系。越來(lái)越多的信息孤島現(xiàn)象占用了大量的計(jì)算機(jī)資源。而一體化模式的管理信息系統(tǒng)可以在同一服務(wù)器上運(yùn)行，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在同一數(shù)據(jù)庫(kù)中的同一套磁盤(pán)陣列中，可以在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)上傳輸財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，通過(guò)同一個(gè)防火墻同時(shí)保護(hù)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)的投資與收益比例問(wèn)題對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)也是需要涉及的。通過(guò)一體化的系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)可以節(jié)約一些投資成本，進(jìn)而增加信息系統(tǒng)的投資效益。同時(shí)，企業(yè)管理信息系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)作后，要保證系統(tǒng)穩(wěn)定、正常的運(yùn)行，在維護(hù)工作上需要不少的支出。而在一體化設(shè)計(jì)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，包括建立統(tǒng)一的運(yùn)維呼叫中心、統(tǒng)一的資料備份策略、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體制等維護(hù)體系，可以節(jié)省系統(tǒng)運(yùn)維的成本。

三、中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)施要素

（一）明確系統(tǒng)目標(biāo) 實(shí)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式的目標(biāo)是為企業(yè)解決重要問(wèn)題，通過(guò)財(cái)務(wù)監(jiān)督業(yè)務(wù)，減輕財(cái)務(wù)工作人員的工作量，減少編制分析報(bào)表的時(shí)間等。必須從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，明確要解決的要點(diǎn)問(wèn)題，立足于具體目標(biāo)來(lái)建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，才能在實(shí)施后得到真真切切的好處，同時(shí)有效評(píng)估實(shí)施效果。

（二）制定合理、一致的業(yè)務(wù)檔案與財(cái)務(wù)核算規(guī)則 對(duì)商品名稱、商品種類(lèi)、供貨渠道等業(yè)務(wù)檔案要在在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式下統(tǒng)一編碼以方便實(shí)時(shí)維護(hù)。否則，就可能會(huì)出現(xiàn)各模塊反饋數(shù)據(jù)不同、計(jì)算結(jié)果存在差異等問(wèn)題，對(duì)集成數(shù)據(jù)造成麻煩。建立系統(tǒng)時(shí)，既要考慮業(yè)務(wù)流程的暢達(dá)性，操作的方便性及計(jì)算經(jīng)營(yíng)成果的及時(shí)性，還要制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算規(guī)則。如果財(cái)務(wù)是按月結(jié)賬，業(yè)務(wù)系統(tǒng)要在月底前把全部數(shù)據(jù)的處理完；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源都要有根據(jù)，不可任意更改，這樣財(cái)務(wù)在核對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)才有可靠的依據(jù)。

（三）維護(hù)與控制好系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)時(shí)防止各種系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn) 維護(hù)與控制好系統(tǒng)的，防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)是系統(tǒng)效益充分發(fā)揮的基本保障，同時(shí)也是一場(chǎng)持久戰(zhàn)。（1）制定使用系統(tǒng)的管理制度。第一，制定長(zhǎng)期按時(shí)維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備的章程，實(shí)時(shí)記錄設(shè)備的各項(xiàng)實(shí)際工作情況。第二，建立設(shè)備、材料及非確定安全的磁盤(pán)和光盤(pán)準(zhǔn)入制度及管理要求，特別是外來(lái)磁盤(pán)。應(yīng)禁止來(lái)路不清楚的磁盤(pán)進(jìn)入機(jī)房，以規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒的傳播。第三，除了授權(quán)的系統(tǒng)操作人員及特殊情況批準(zhǔn)使用的人員外，所有閑雜人員禁止進(jìn)入。第四，創(chuàng)立規(guī)范的硬件管理和損害補(bǔ)救的預(yù)警機(jī)制。如運(yùn)算時(shí)同時(shí)預(yù)熱兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，當(dāng)一臺(tái)計(jì)算機(jī)失效時(shí)，備用計(jì)算機(jī)可以繼續(xù)工作。第五，提高會(huì)計(jì)軟件安全級(jí)別，防止軟件被他人更改、竊取、更換或破壞。第六，分清硬件管理的權(quán)責(zé)，相關(guān)人員只能管理和使用自己管理范圍內(nèi)的硬件設(shè)備，絕對(duì)不允許非操作人員或未獲授權(quán)人員使用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，避免因?yàn)椴划?dāng)操作而破壞硬件設(shè)備。（2）合理劃分崗位職責(zé)。加強(qiáng)組織控制，明確崗位職能，要將企業(yè)財(cái)會(huì)電算化部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)職能合理區(qū)分。（3）制定并執(zhí)行硬軟件的控制規(guī)范。對(duì)于硬件方面，首先，要調(diào)控硬件運(yùn)行環(huán)境，如周?chē)臏囟取穸鹊?，為硬件設(shè)備的運(yùn)行提供良好的環(huán)境，以充分發(fā)揮設(shè)備性能，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。其次，制定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的協(xié)議及安全策略。再次，把控好硬件購(gòu)置。企業(yè)應(yīng)購(gòu)置性能優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定性高的機(jī)器設(shè)備，做好斷電防護(hù)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的協(xié)議和網(wǎng)絡(luò)安全是網(wǎng)絡(luò)上信息傳輸安全的基礎(chǔ)?？梢圆捎萌缦麓胧捍_保計(jì)算機(jī)的良好狀態(tài)，及時(shí)進(jìn)行殺毒處理，建立防火墻，使用實(shí)時(shí)監(jiān)控軟件；網(wǎng)絡(luò)端口的安全控制，防止黑客攻擊。例如用戶必須通過(guò)證實(shí)身份的驗(yàn)證器(如智能卡、磁卡、指紋識(shí)別器、人臉識(shí)別技術(shù)及安全密碼發(fā)生器)，用戶的身份通過(guò)計(jì)算機(jī)識(shí)別后方可獲得操作權(quán)限。對(duì)于軟件方面，選擇防護(hù)性好的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和穩(wěn)定的操作系統(tǒng)等軟件。必須按照規(guī)范流程操作軟件，登記系統(tǒng)所使用到的全部程序的具體情況及維護(hù)情況，保存好相關(guān)記錄，同時(shí)要加強(qiáng)實(shí)時(shí)備份。（4）控制數(shù)據(jù)資源。數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)在企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，是企業(yè)的重要資源。因此要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理以保證數(shù)據(jù)資源的安全。其一，堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)備份，定期及不定期地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。其二，訪問(wèn)控制，通過(guò)相關(guān)技術(shù)方面的識(shí)別來(lái)控制訪問(wèn)人員，設(shè)備只能由有授權(quán)或通過(guò)技術(shù)識(shí)別的人員使用。磁盤(pán)使用后要加密防護(hù)。

四、中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理實(shí)施措施

（一）中小企業(yè)管理人員要更新管理理念 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理理念是一種現(xiàn)代企業(yè)管理的優(yōu)良思想，一體化系統(tǒng)是由一個(gè)非常復(fù)雜的多元化系統(tǒng)組合，絕對(duì)不是—個(gè)單一的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。不僅是簡(jiǎn)單得用個(gè)性化現(xiàn)代化的作業(yè)流程替換之前舊的流程，更是對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組織方式、內(nèi)部各項(xiàng)政策、企業(yè)個(gè)性文化、組織架構(gòu)、考核機(jī)制等提出了更高的要求。不是僅僅減輕財(cái)務(wù)工作人員的工作負(fù)擔(dān)，改進(jìn)工作效率及降低工作失誤率，更在于給企業(yè)管理理念和管理方式的改革帶來(lái)了動(dòng)力和方向。企業(yè)不應(yīng)用自身的特殊性來(lái)作為拒絕革新的借口，而是要積極地去適應(yīng)軟件中先進(jìn)的管理思想。在這項(xiàng)規(guī)模較大的工程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和堅(jiān)定支持非常重要，因?yàn)橐惑w化管理涉及到企業(yè)的多個(gè)管理環(huán)節(jié)，如企業(yè)業(yè)務(wù)、分工合作和崗位職能等。如果領(lǐng)導(dǎo)在革新的過(guò)程中，沒(méi)有能夠參與并最終支持，很多問(wèn)題都難以協(xié)調(diào)解決。因此，領(lǐng)導(dǎo)的堅(jiān)定支持和積極參與是軟件系統(tǒng)能否開(kāi)發(fā)成功的關(guān)鍵因素。與此同時(shí)，企業(yè)要依據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際狀況，制定合適的量化指標(biāo)并加以定期考核，而不能僅僅定性化進(jìn)行信息化改革。企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)員工的培訓(xùn)，培訓(xùn)應(yīng)分為兩個(gè)方面。一是要建設(shè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的“蓄水池”。培訓(xùn)的目標(biāo)是培養(yǎng)具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理知識(shí)并懂得企業(yè)業(yè)務(wù)的員工，這些員工將成為充實(shí)到企業(yè)管理戰(zhàn)線來(lái)實(shí)施和應(yīng)用這一系統(tǒng)的主要人才儲(chǔ)備。二是要加強(qiáng)一體化軟件培訓(xùn)，從而推動(dòng)這項(xiàng)變革的真正落實(shí)。此外，企業(yè)財(cái)務(wù)人員既要關(guān)注財(cái)務(wù)信息，又要重視企業(yè)會(huì)計(jì)的管理作用，從自身財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)角度出發(fā)，積極為企業(yè)的決策獻(xiàn)謀獻(xiàn)計(jì)，為企業(yè)健康快速發(fā)展提供必要的信息數(shù)據(jù)。同時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)人員還要積極參與討論企業(yè)的資源規(guī)劃、價(jià)值鏈分析、供應(yīng)鏈管理、流程重組等工作。

（二）中小企業(yè)應(yīng)多渠道籌集資金并降低開(kāi)發(fā)成本 中小企業(yè)可以通過(guò)減少融資成本、走內(nèi)涵擴(kuò)大發(fā)展之路、降低開(kāi)發(fā)成本三個(gè)方面來(lái)支持革新。在融資方面，首先要培養(yǎng)良好的信用意識(shí)，提高企業(yè)的信用評(píng)級(jí)。要憑借自己的誠(chéng)信爭(zhēng)取銀行等金融機(jī)構(gòu)的融資支持，與銀行建立定向合作，減少融資成本，自覺(jué)地接受工商、稅務(wù)、金融等有關(guān)部門(mén)的管理和監(jiān)督。其次，應(yīng)積極拓展融資渠道。在內(nèi)涵擴(kuò)大發(fā)展方面，中小企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模相對(duì)較小的特點(diǎn)，盡可能地就近銷(xiāo)售，縮短庫(kù)存周期，減少擠壓。在應(yīng)收賬款政策上，一方面要縮短收款期和提高折扣標(biāo)準(zhǔn)，另一方面要將收款責(zé)任落實(shí)到銷(xiāo)售人員的身上，從而更好地加強(qiáng)營(yíng)運(yùn)資金的管理。這有助于實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)資金的內(nèi)涵式擴(kuò)大，而對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，內(nèi)涵式擴(kuò)大給企業(yè)帶來(lái)的追加風(fēng)險(xiǎn)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于外延式擴(kuò)大發(fā)展的模式。這就為企業(yè)爭(zhēng)取到更多的資金來(lái)做一體化管理的革新。在降低開(kāi)發(fā)成本方面，建議中小企業(yè)應(yīng)盡量與國(guó)內(nèi)的軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)合作。由于國(guó)外的一些軟件開(kāi)發(fā)公司通常價(jià)格昂貴，中小企業(yè)往往無(wú)力承擔(dān)，而實(shí)際上我國(guó)國(guó)內(nèi)軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)近幾年迅速發(fā)展已達(dá)國(guó)際化的水平。中小企業(yè)應(yīng)量力而行，在確保高質(zhì)量建立一體化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，走低成本路線。

（三）中小企業(yè)要著力于財(cái)務(wù)與項(xiàng)目成本控制的一體化管理在一體化建設(shè)過(guò)程中，要尤其注重對(duì)財(cái)務(wù)與項(xiàng)目成本的控制。這是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)的核心業(yè)務(wù)，是項(xiàng)目的成本歸集中心。該系統(tǒng)以獨(dú)特的項(xiàng)目管理形式制定預(yù)算、跟蹤和歸集成本，以項(xiàng)目為對(duì)象對(duì)成本和收益進(jìn)行管理分析。企業(yè)的每一次項(xiàng)目管理都是對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)從始至終的跟蹤和監(jiān)控。項(xiàng)目業(yè)務(wù)主要對(duì)采購(gòu)、庫(kù)存進(jìn)行集成，分別實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目物料成本歸集、項(xiàng)目發(fā)票成本歸集、項(xiàng)目雜項(xiàng)支出成本歸集、項(xiàng)目轉(zhuǎn)資和項(xiàng)目有關(guān)會(huì)計(jì)分錄傳遞等功能。從物資業(yè)務(wù)與項(xiàng)目業(yè)務(wù)的關(guān)系來(lái)看，項(xiàng)目業(yè)務(wù)成為了一個(gè)物資成本收集與分析中心。例如，采購(gòu)系統(tǒng)集成方面主要是對(duì)與項(xiàng)目有關(guān)的外購(gòu)成本的預(yù)算控制和歸集，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)為媒介，完成從計(jì)劃成本到實(shí)際成本的歸集，即項(xiàng)目采購(gòu)在結(jié)算前屬于計(jì)劃成本，在完成財(cái)務(wù)結(jié)算后，即完成項(xiàng)目實(shí)際成本的歸集。通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化業(yè)務(wù)的處理，改變以往對(duì)項(xiàng)目成本的事后算賬的控制模式，從而在項(xiàng)目管理過(guò)程中可以有效地規(guī)避由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分離而導(dǎo)致的成本控制風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

（四）中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)建設(shè)要遵循四大原則 要順利實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)及物資等相關(guān)業(yè)務(wù)的完美對(duì)接，在實(shí)踐過(guò)程中就應(yīng)遵循用戶一體化、流程審批一體化、編碼標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)唯一化等原則。流程審批一體化是指在所有業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中，管理者只需要在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)中就可以完成所有業(yè)務(wù)的審批流程，這就無(wú)需管理者進(jìn)入不同的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)查詢需要處理的流程，進(jìn)而節(jié)約了管理的時(shí)間成本。編碼標(biāo)準(zhǔn)化是指統(tǒng)一對(duì)客戶編碼、組織機(jī)構(gòu)編碼等各類(lèi)編碼進(jìn)行管理，統(tǒng)一規(guī)定編碼方式，并且在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中同步更新與完善。數(shù)據(jù)的唯一化是指所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的來(lái)源是唯一的，確保企業(yè)所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息僅來(lái)源于發(fā)生原始業(yè)務(wù)時(shí)的錄入，其他環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務(wù)只能夠引用這一數(shù)據(jù)而不能增加或刪除。因此，數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)口徑的一致性，確保財(cái)務(wù)報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性，最大限度地避免了數(shù)據(jù)遺漏和錯(cuò)誤。

（五）中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要考慮其可擴(kuò)展性實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化，需要全面整合財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要注重可擴(kuò)展性的問(wèn)題，不能只關(guān)注銜接點(diǎn)和流程標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須著手于功能和技術(shù)兩個(gè)方面。對(duì)于功能方面，應(yīng)分別對(duì)會(huì)計(jì)要素、會(huì)計(jì)分錄、會(huì)計(jì)憑證以及維護(hù)等方面分別加以關(guān)注。第一，要基于財(cái)務(wù)核算的內(nèi)容對(duì)業(yè)務(wù)元素進(jìn)行分類(lèi)；第二，分類(lèi)定義現(xiàn)行的會(huì)計(jì)科目，通過(guò)分析科目之間相互關(guān)聯(lián)與影響的各個(gè)因素之間的關(guān)系，分析總結(jié)出會(huì)計(jì)科目和影響因素分類(lèi)對(duì)應(yīng)表；第三，根據(jù)憑證的生成條件、要素、方式及結(jié)構(gòu)編制相應(yīng)的憑證模板；第四，建立實(shí)時(shí)維護(hù)機(jī)制從而保證對(duì)會(huì)計(jì)平臺(tái)要素的及時(shí)完善與更新；第五，企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展也會(huì)使應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理變得越來(lái)越復(fù)雜棘手，控制權(quán)不能再僅僅局限于企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)之內(nèi)，而要體現(xiàn)出向外延伸性，這就需要進(jìn)行核算項(xiàng)目的維護(hù)工作，及時(shí)完成實(shí)時(shí)憑證的編制。對(duì)于技術(shù)方面，要做到：一是要保證企業(yè)提供的各自資料是真實(shí)完整的，確保第三方軟件的集成；二是要配備強(qiáng)大的輸入和導(dǎo)出功能來(lái)確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可傳遞性，并用統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)格式填制輸出的數(shù)據(jù)以保證數(shù)據(jù)的易讀性和規(guī)范性；三是要采用工作流程設(shè)計(jì)，通過(guò)流程設(shè)計(jì)、單據(jù)和報(bào)表設(shè)計(jì)平臺(tái)來(lái)適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的變化；四是引入適應(yīng)企業(yè)的動(dòng)態(tài)配置工具，迅速設(shè)計(jì)出與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和配置出相關(guān)財(cái)務(wù)管理軟件；五是應(yīng)該明確定義軟件基礎(chǔ)編碼字典的結(jié)構(gòu)，具體來(lái)說(shuō)就是編制采購(gòu)，業(yè)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、及銷(xiāo)售部門(mén)人員的相關(guān)目錄，以確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一認(rèn)知。此外在公共基礎(chǔ)信息上，要對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同步維護(hù)工作加以重視。

［1］ 范洪偉：《淺談企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制》，《財(cái)經(jīng)界》2012年第8期。

［2］ 潘小芬：《淺析財(cái)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)的一體化在企業(yè)中的應(yīng)用》，《財(cái)富與科學(xué)》2012年第1期。

［3］ 劉媛、劉楨：《財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用的探討》，《中國(guó)管理信息化》2010年第17期。