論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案資源整合管理策略

秦美峰

(東營職業(yè)學院 山東東營 257091)

0 引言

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高職院校檔案資源整合管理就是借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)架構(gòu)一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化軟件平臺，整合學校的管理、教學、科研、服務(wù)和各項活動的全部真實資源，變粗放被動型傳統(tǒng)檔案管理為集成型一體化檔案管理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源整合管理模式的采用，不僅使檔案館的傳統(tǒng)功能得以拓展，還會使檔案利用率得到極大的提升，是新時期檔案資源高效管理和高度共享的最佳選擇。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案資源整合管理的必要性

1)檔案資源整合管理是當前檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展要求。當前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的迅速發(fā)展和普及，社會各行各業(yè)的方方面面都受到了網(wǎng)絡(luò)化和信息化的沖擊，信息社會離不開檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，用戶對信息的需求與日俱增，這就需要用戶、信息網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的密切結(jié)合，構(gòu)建人機交互的社會網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，這個大系統(tǒng)的搭建，單靠傳統(tǒng)的單一的處理手段和方式是遠遠不夠的，因此亟待一種能處理網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)的檔案管理新模式出現(xiàn)，而這個新模式就是檔案資源整合管理模式。

2)檔案資源整合管理是檔案館自身發(fā)展的需要。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和推動，整合和共享信息資源已是檔案界亟待解決的新課題。因此檔案館被動的檔案實物管理已不能適應(yīng)時代的要求，迫切需要的是便捷的傳輸和利用網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化信息［1］。數(shù)字化電子信息這一管理對象的出現(xiàn)，使得檔案館必須迅速轉(zhuǎn)變管理模式，實現(xiàn)檔案信息的整合管理，為用戶提供便利的網(wǎng)絡(luò)化信息資源。

3)檔案資源整合管理是滿足用戶個性化需求的需要。信息社會，人們對信息資源的需求日益增長，對信息服務(wù)的要求也越來越高。傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，用戶利用檔案資源既費時又費力，資源利用率極低。然而檔案資源經(jīng)過整合管理可以擺脫這些困境，用戶可以打破時空界限，足不出戶就可以實現(xiàn)自己的個性化需求，既方便又快捷。

4)檔案資源整合管理是市場提高經(jīng)濟效益的要求。網(wǎng)絡(luò)信息時代，人們的檔案信息需求量與日俱增，這就需要各檔案館加大投入，花費更多的人、財、物來建設(shè)整合檔案資源，提供多樣化的服務(wù)來滿足人們的需要。然而重管輕用、成本高而又利用率低的傳統(tǒng)管理方式無法適應(yīng)用戶日益增長的多樣化和個性化需求。因此，檔案館應(yīng)大膽改革，創(chuàng)新管理模式，整合所有檔案資源，根據(jù)信息彼此的關(guān)系進行匹配、優(yōu)化、組合和篩選，形成相互關(guān)聯(lián)的綜合作用體，從而適應(yīng)市場需求，減少成本，提升技術(shù)開發(fā)效率和經(jīng)濟效益。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校傳統(tǒng)檔案信息管理存在的現(xiàn)實困境

1)格式各異電子文件的被動接收導致檔案信息難以全面收集。網(wǎng)絡(luò)信息時代，高職院校在日常管理和教學中產(chǎn)生了大量各式各樣、形態(tài)各異、分散孤立、存儲各地的電子文件，它們既是學校不同時期各項活動的翔實記載，又是學校辦學歷史的真實反映。對校園文化建設(shè)有一定的積極作用［2］。所以，學校檔案館不僅要管理常規(guī)的館藏信息資源和日常一些紙質(zhì)文檔，更重要的是管理那些分布在館外各部門信息系統(tǒng)中的重要的電子文件、信息資源和檔案，它們來自不同的系統(tǒng)平臺，其格式結(jié)構(gòu)形態(tài)各異。倘若依然采用傳統(tǒng)被動的檔案接收管理模式，完全靠立檔部門的自覺移交，這樣很難保證檔案的齊全收集。即使移交及時，接收的電子文件也會因為格式各異和存儲環(huán)境不同而難以共享管理。

2)應(yīng)用系統(tǒng)的不兼容導致檔案信息資源無法共享。高職院校進行檔案資源整合管理的目的就是全校師生共享一個網(wǎng)絡(luò)信息平臺，該平臺不僅是師生員工進行協(xié)同工作、信息交流的場所，還是實現(xiàn)檔案信息資源高度共享的平臺，從而實現(xiàn)管理和教學的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。因此，高職院校檔案館應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建一個檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)必須具有能整合來自不同應(yīng)用系統(tǒng)的各類信息，把分散在各部門應(yīng)用系統(tǒng)中的各種電子檔案進行完好收集，實現(xiàn)各類信息的規(guī)范管理和存檔。當前，多數(shù)高職院校雖然已利用應(yīng)用系統(tǒng)進行檔案管理，然而由于各應(yīng)用系統(tǒng)相互不兼容、彼此獨立以及結(jié)構(gòu)上存在差異等，系統(tǒng)之間不能進行信息互動、冗余度較大、數(shù)據(jù)格式不一致，因此數(shù)據(jù)無法進行有效分析和統(tǒng)一管理，決策支持不能達到最優(yōu)化，資源共享更是無法實現(xiàn)。

3)單一被動的信息服務(wù)方式導致檔案信息無法有效利用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，用戶對信息服務(wù)的個性化需求也越來越高。然而傳統(tǒng)的檔案管理只為保管而保管，不重視資源的開發(fā)和利用，更談不上考慮用戶的個性化需求，所以傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式是被動的。盡管高職院校大多都已采用網(wǎng)上檢索檔案目錄信息的服務(wù)方式，但由于沒有實現(xiàn)全文上網(wǎng)，用戶利用檔案還必須到檔案館內(nèi)調(diào)閱資料原件。這種服務(wù)方式既單一又被動，嚴重阻礙了檔案信息資源的便捷利用，降低了資源利用率。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校實現(xiàn)檔案資源整合管理的策略

1)利用信息整合，構(gòu)建檔案信息整合體系。信息整合是檔案信息資源整合管理的基礎(chǔ)。信息整合可從以下兩個方面著手，第一是構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，整合館藏信息資源。各高職院校檔案館經(jīng)日積月累，其館藏資源豐富、種類繁多，從電子類型上看一般分為文本、圖像、視頻、圖形、數(shù)據(jù)庫等，從檔案門類上看有文書、人事、基建、聲像、科技等檔案。要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化和條理化，就必須構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，有效整合館藏信息資源，實現(xiàn)資源共享。第二是構(gòu)建檔案協(xié)同工作體系，整合跨部門信息資源，實現(xiàn)信息共享。網(wǎng)絡(luò)信息時代，隨著辦公自動化的推進，各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，多數(shù)是重要的檔案資源，然而檔案系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以實現(xiàn)協(xié)同辦公，由此導致了一些重要的有價值的信息、數(shù)據(jù)和資料無法及時歸檔，仍孤立分散在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。因此，無縫連接各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)勢在必行，構(gòu)建完整的檔案協(xié)同工作信息體系，整合跨部門信息資源，實現(xiàn)信息共享。

2)利用管理整合，搭建檔案資源關(guān)聯(lián)橋梁。為了使檔案價值最大化發(fā)揮，可在零散孤立的檔案信息之間搭建關(guān)聯(lián)的橋梁，實現(xiàn)協(xié)同管理資源共享。雖然信息整合已在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下把不同類型不同門類的檔案信息整合起來，但是信息的簡單堆集不利于存儲和利用，所以，需要有效的管理手段和方法，優(yōu)化整合各類檔案資源，在不同門類的檔案資源間搭建關(guān)聯(lián)橋梁，增進各自的效用和協(xié)同作用，經(jīng)過多維分類、聚集篩選和分析匯總，盡可能地提升信息資源管理效能，最大限度地實現(xiàn)資源共享［3］。

3)利用服務(wù)整合，建構(gòu)多位一體的個性化服務(wù)。服務(wù)整合就是打破傳統(tǒng)服務(wù)方式，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段和服務(wù)理念，探尋最佳服務(wù)方式。傳統(tǒng)檔案服務(wù)是與用戶需求脫節(jié)的、分散的服務(wù)，用戶需要某一主題信息，常常要經(jīng)過一系列審批和跨越多個部門才能獲得，甚至得到的信息還不理想。而服務(wù)整合則從用戶的個性化需求出發(fā)，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式和手段，有機融合分散的檔案服務(wù)和檔案資源，使綜合服務(wù)能力達到多元化、專業(yè)化和集約化［4］。利用信息整合構(gòu)建的信息自由通道與管理整合搭建的信息互動環(huán)境，可使服務(wù)整合打破時空限制，沖破部門單位壁壘，實現(xiàn)檔案信息傳播、檔案知識、檔案咨詢、信息自助等服務(wù)，為用戶提供方便快捷的、多位一體的個性化服務(wù)［5］。服務(wù)整合不僅把用戶需求滲透到檔案業(yè)務(wù)管理中，還確保了檔案信息資源的高度共享。

4 結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)的檔案資源管理存在著諸多的現(xiàn)實困境，而檔案資源的整合管理正是解決這些困境的最佳選擇。它將利用服務(wù)整合、管理整合和信息整合策略來高效管理檔案信息資源，實現(xiàn)資源的高度共享。

［1］金更達，何嘉蓀.數(shù)字檔案館模式探討［J］.檔案學通訊，2005(5):54-58.

［2］杜蘭.高校檔案與大學校園文化建設(shè)［J］.常州大學學報:社會科學版，2012(4):33-35.

［3］秦書凰.數(shù)字校園環(huán)境下檔案應(yīng)用系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.機電兵船檔案，2005(4):3-5.

［4］梁孟華.面向用戶的檔案信息集成管理系統(tǒng)［J］.檔案學通訊，2008(2):59-63.

［5］王燕.高校檔案信息集成管理論略［J］.檔案，2007(4):44-46.