以利用和服務(wù)為導(dǎo)向管理高校美術(shù)院系教學(xué)檔案

狄岱岳 黃紅霞

（1湖南理工學(xué)院 美術(shù)學(xué)院；2湖南理工學(xué)院 信息學(xué)院，湖南 岳陽(yáng) 414006）

教學(xué)檔案管理是高校美術(shù)院系教育管理的重要組成部分，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、重要性、基礎(chǔ)性工作，更是衡量其教學(xué)與管理和其他各項(xiàng)工作水平的重要標(biāo)志之一。由于高校美術(shù)院系招生規(guī)模持續(xù)保持高位，其教學(xué)檔案數(shù)量也在成倍增加，這就對(duì)高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理提出了更高的任務(wù)和要求。相對(duì)美術(shù)專業(yè)院系而言，其他學(xué)科專業(yè)院系的教學(xué)檔案管理更容易。由于美術(shù)專業(yè)的獨(dú)特性，大量的專業(yè)教學(xué)檔案信息不斷產(chǎn)生和形成，這就決定了其教學(xué)檔案載體的多樣性。在這種形勢(shì)下，做好高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理工作，提高院系管理水平，才能為院系的各項(xiàng)教學(xué)改革與研究提供保障，才能更好地為院系的建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。

一、高校美術(shù)院系教學(xué)檔案的內(nèi)涵

高校美術(shù)院系教學(xué)檔案是在專業(yè)教學(xué)過(guò)程中形成的檔案材料，是美術(shù)院系教學(xué)活動(dòng)、實(shí)踐環(huán)節(jié)、教研教改和教學(xué)管理過(guò)程的歷史記錄，能夠體現(xiàn)出美術(shù)院系的教學(xué)質(zhì)量水平，真實(shí)地記錄教學(xué)工作的內(nèi)容、方法和效果，是美術(shù)院系對(duì)教師進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)的重要依據(jù)，更是檢驗(yàn)院系教學(xué)水平、辦學(xué)實(shí)力、管理能力等最原始、最有效的信息資源。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案，在院系的改革、建設(shè)和發(fā)展中，以其獨(dú)特的形式扮演著重要的角色，對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理、促進(jìn)教學(xué)改革、提高育人質(zhì)量發(fā)揮著重要的作用。

二、高校美術(shù)院系教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)的特殊性。美術(shù)院系的專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)要求相對(duì)其他學(xué)科專業(yè)有其自身的特殊性，課程設(shè)置、教學(xué)安排、作業(yè)的形式和要求等都有別于其他學(xué)科。

2.周期的時(shí)序性。教學(xué)檔案是隨著教學(xué)活動(dòng)時(shí)間的變化而不斷形成和產(chǎn)生的過(guò)程材料和總結(jié)材料，高校美術(shù)院系的教學(xué)活動(dòng)一般以學(xué)期或者學(xué)年為一個(gè)周期，從計(jì)劃到實(shí)施、從檢查到總結(jié)都有很強(qiáng)的時(shí)序性和周期性。因此，教學(xué)檔案的歸類整理應(yīng)該按照這一周期性的規(guī)律來(lái)建構(gòu)。

3.信息的廣泛性。隨著藝術(shù)學(xué)在國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)和教育部新修訂的《學(xué)位授予和人才培養(yǎng)學(xué)科目錄(2011年)》中成為新的第13個(gè)學(xué)科門類，設(shè)置的學(xué)科專業(yè)更多，檔案信息也就更加廣泛。

4.形式的多樣性。繪畫專業(yè)的作業(yè)多為直觀的藝術(shù)作品，設(shè)計(jì)專業(yè)兼平面作品、電子作業(yè)、制作實(shí)物、影像視頻等諸多有價(jià)值的檔案資料。

三、高校美術(shù)院系教學(xué)檔案的分類

高校美術(shù)院系的教學(xué)檔案應(yīng)該按照大類、屬類進(jìn)行科學(xué)合理的立卷分類，堅(jiān)持真實(shí)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性三大原則，依據(jù)檔案形成的時(shí)間周期進(jìn)行編號(hào)整理歸檔。高校美術(shù)院系的教學(xué)檔案具體內(nèi)容包括：

教學(xué)文件管理：各級(jí)教學(xué)管理文件、會(huì)議資料、教師個(gè)人教學(xué)檔案等。

教學(xué)研究改革：教研活動(dòng)、教改項(xiàng)目、質(zhì)量工程項(xiàng)目等。

教學(xué)基本建設(shè)：隊(duì)伍建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、基地建設(shè)、教研室建設(shè)等。

教學(xué)運(yùn)行管理：常規(guī)教學(xué)管理、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)等。

教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控：各級(jí)各類評(píng)估、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)等。

學(xué)科專業(yè)競(jìng)賽：教學(xué)競(jìng)賽、專業(yè)技能競(jìng)賽、職業(yè)技能競(jìng)賽等。

四、對(duì)加強(qiáng)高校美術(shù)院系教學(xué)檔案建設(shè)與管理的思考

1.提高檔案工作的認(rèn)識(shí)。教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞、專為他人“鋪路”、充當(dāng)配角的服務(wù)性工作，但是教學(xué)檔案能夠?yàn)榻虒W(xué)工作和教學(xué)計(jì)劃提供依據(jù)和借鑒，能夠?yàn)榻虒W(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究提供信息平臺(tái)，能夠?yàn)榻虒W(xué)評(píng)估提供有力的支撐。有些高校院系對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，院系基本沒(méi)有完整的行文制度，沒(méi)有檔案文件的傳閱制度，文件資料隨意擺放或丟失。鑒于此，只有通過(guò)教學(xué)評(píng)估，以評(píng)促建，以評(píng)促管，才能夠提高院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，要使得教學(xué)檔案工作深入領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生的心中，形成人人關(guān)心檔案的良好氛圍。

2.優(yōu)化檔案管理的隊(duì)伍。美術(shù)院系的檔案管理人員往往是院系辦公室主任、教學(xué)秘書或其他兼管員，兼職檔案員事務(wù)性工作頭緒多而雜，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，并且沒(méi)有受過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，積極性和主動(dòng)性欠缺，甚至責(zé)任心不強(qiáng)，疏于檔案的收集、整理、歸檔，因而不可能對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理。建立專職或兼職的檔案管理員，健全制度，明確職責(zé)所在，強(qiáng)化責(zé)任心，并且在考核、待遇、職稱晉級(jí)等方面有所體現(xiàn)，才能穩(wěn)定教學(xué)檔案管理的隊(duì)伍，確保檔案管理的延續(xù)性。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確指出高校檔案工作是高校重要基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)該加強(qiáng)院系教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，范圍包括相關(guān)法律、校院規(guī)章制度、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和技能等。利用現(xiàn)代化科技，實(shí)現(xiàn)美術(shù)院系教學(xué)檔案的數(shù)字化，用電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、歸檔、查詢，提高管理的科學(xué)化水平。比如在繪畫專業(yè)的作業(yè)歸檔上，可以采用拍照的圖片以學(xué)號(hào)姓名作為圖片命名，按照班級(jí)、課程、學(xué)期等信息設(shè)置文件夾的方式進(jìn)行電子版的歸檔。

4.強(qiáng)化利用和服務(wù)功能。高校美術(shù)院系教學(xué)檔案管理的最終目的是更好地提供利用，為教學(xué)和院系各項(xiàng)工作服務(wù)。高校美術(shù)院系教學(xué)檔案本身具有潛在的價(jià)值，合理開(kāi)發(fā)利用這些教學(xué)檔案，滿足院系和師生的需求，它的價(jià)值才會(huì)實(shí)現(xiàn)。只收集歸檔，不加以利用，教學(xué)檔案就失去其應(yīng)有的價(jià)值。我們可以把教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程性材料如教學(xué)大綱、電子教案、教學(xué)日歷等教學(xué)文件建立教學(xué)交流平臺(tái)，供老師們交流、借鑒，以促進(jìn)教學(xué)水平的提高。同時(shí)可以把各專業(yè)的課程作業(yè)建立網(wǎng)上展廳，為學(xué)生提供學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)；可以把教師的科研成果在網(wǎng)站上進(jìn)行推介，給公司企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)或團(tuán)體提供參考和聯(lián)系；可以把教師的教學(xué)課件、學(xué)習(xí)資源建立課程建設(shè)交流平臺(tái)，供教師和學(xué)生下載學(xué)習(xí)。再比如：將學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)作品或課堂作業(yè)的原始圖像以電子版的形式上交歸類存檔，以后可以將歷年畢業(yè)生中的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)或課堂作業(yè)用來(lái)參加各級(jí)各類學(xué)科競(jìng)賽。

教學(xué)檔案管理的利用和服務(wù)，對(duì)于總結(jié)、探索學(xué)校教學(xué)及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，具有十分重要的意義。做好檔案管理工作，應(yīng)該加強(qiáng)美術(shù)院系檔案管理的服務(wù)性。首先為學(xué)校檔案管理服務(wù)，并服從其管理和接受其指導(dǎo)；其次為院系領(lǐng)導(dǎo)日常管理和重大決策服務(wù)；最后為院系師生提供服務(wù)。院系檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)開(kāi)展形式多樣的檔案信息資源利用和服務(wù)工作，為院系領(lǐng)導(dǎo)制定和實(shí)施科學(xué)決策提供依據(jù)；為教師提高教學(xué)質(zhì)量提供有效信息服務(wù)；為教學(xué)管理人員提高管理水平提供基礎(chǔ)保障；為各項(xiàng)檢查評(píng)估提供原始的檔案材料，等等。

總之，高校美術(shù)院系的教學(xué)檔案管理，應(yīng)該結(jié)合美術(shù)院系的專業(yè)特點(diǎn)，在確保檔案建設(shè)與管理的規(guī)范性、科學(xué)性、服務(wù)性的同時(shí)，以制度建設(shè)為手段，以檔案科學(xué)合理分類為目標(biāo)，以利用和服務(wù)為導(dǎo)向，為提高美術(shù)院系的教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平提供有力的保障。

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