職業(yè)院校秘書(shū)教育應(yīng)加快職業(yè)化進(jìn)程

吳良勤 樊旭敏

（1鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210049；2浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

何謂職業(yè)化，就是工作狀態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，即在合適的時(shí)間、合適的地點(diǎn)，用合適的方式，說(shuō)合適的話(huà)，做合適的事。每一行每一業(yè)的員工都應(yīng)該有像那一行那一業(yè)的樣子，員工要在知識(shí)、技能、觀念、思維、態(tài)度、心理上符合職業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

干一行就要像一行。負(fù)責(zé)秘書(shū)人才培養(yǎng)的職業(yè)院校，能不能培養(yǎng)出“像樣”的秘書(shū)出來(lái)，這很重要，培養(yǎng)出來(lái)的秘書(shū)像不像秘書(shū)，能不能勝任秘書(shū)崗位，應(yīng)該說(shuō)是每個(gè)秘書(shū)職業(yè)教育工作者應(yīng)該思考的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。那么，要解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵，除了學(xué)生自身素質(zhì)和社會(huì)環(huán)境影響外，一個(gè)至關(guān)重要的問(wèn)題就是如何開(kāi)展秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教學(xué)。筆者認(rèn)為，秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教育應(yīng)該加快職業(yè)化進(jìn)程，通過(guò)職業(yè)化的教育，培養(yǎng)學(xué)生的秘書(shū)職業(yè)規(guī)范、秘書(shū)職業(yè)技能、秘書(shū)職業(yè)態(tài)度等，從而適應(yīng)社會(huì)對(duì)秘書(shū)人才的需求。如何加快職業(yè)院校秘書(shū)教育的職業(yè)化進(jìn)程？筆者認(rèn)為必須做好以下幾個(gè)方面。

一、必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生秘書(shū)職業(yè)道德教育和職業(yè)規(guī)范的訓(xùn)練

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，秘書(shū)工作的方式也開(kāi)始發(fā)生革命性的變化，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)秘書(shū)的要求正也在悄悄地發(fā)生變化，秘書(shū)工作的綜合化、信息化和國(guó)際化已成為歷史的潮流，因此，必須做好迎接挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的職業(yè)道德教育

秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，可以說(shuō)是“人微言重、官小權(quán)大”。一些不能自律的人往往會(huì)借機(jī)牟取私利、中飽私囊，逐步走向腐敗。企業(yè)秘書(shū)中也經(jīng)常發(fā)生不遵守行業(yè)規(guī)則，為了滿(mǎn)足個(gè)人的欲望，泄露、竊取商業(yè)機(jī)密。這些現(xiàn)象已經(jīng)在社會(huì)中形成了對(duì)秘書(shū)職業(yè)的負(fù)面形象，嚴(yán)重影響了秘書(shū)職業(yè)社會(huì)地位。

因此，確立秘書(shū)這一特殊社會(huì)職業(yè)的道德和紀(jì)律底線，并保證所有從業(yè)人員的職業(yè)操守，已經(jīng)成為決定秘書(shū)職業(yè)化進(jìn)程順利的關(guān)鍵。職業(yè)院校，應(yīng)該教育學(xué)生有良好的職業(yè)道德，遵循法律法規(guī)和職業(yè)道德，自覺(jué)接受職業(yè)道德、法律法規(guī)的約束和管理，杜絕秘書(shū)不良行為的發(fā)生。

2.加強(qiáng)職業(yè)規(guī)范訓(xùn)練

每一行每一業(yè)的員工都有自己工作的規(guī)范，秘書(shū)人員也不例外。何謂規(guī)范，也就是說(shuō)做事的基本準(zhǔn)則和要求，簡(jiǎn)言之就是工作的要求。要想成為一個(gè)合格的秘書(shū)人才，就要遵循工作規(guī)范，并按照工作規(guī)范來(lái)辦事，才能夠?qū)⒚貢?shū)工作做好。

對(duì)于秘書(shū)而言，工作規(guī)范多而繁雜。比如說(shuō)，著裝規(guī)范作為秘書(shū)人員、工作的時(shí)候應(yīng)該穿什么樣的衣服，佩戴什么樣的飾品，都有規(guī)范和要求；比如說(shuō)，禮儀規(guī)范，接打電話(huà)、遞名片、介紹、握手等都有規(guī)范和程序；再比如說(shuō)，秘書(shū)接待工作、會(huì)議組織與管理等專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，規(guī)范和程序更加嚴(yán)格。如果秘書(shū)人員不能掌握相關(guān)規(guī)范和程序，就會(huì)在社交、工作等場(chǎng)合出現(xiàn)失誤，甚至?xí)[出笑話(huà)。

職業(yè)院校文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生如何去掌握這些規(guī)范和程序？一方面，通過(guò)課堂教師講授，獲得相關(guān)知識(shí)，一方面通過(guò)課外實(shí)訓(xùn)，經(jīng)過(guò)不斷訓(xùn)練，在實(shí)踐中掌握相關(guān)規(guī)范和程序。

二、必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生職業(yè)化工作態(tài)度的訓(xùn)練

職業(yè)化的工作態(tài)度，簡(jiǎn)言之就是用心把事情做好。認(rèn)真做事只能把事情做對(duì)，用心做事才能把事情做好。秘書(shū)的日常工作雖然是幫上司“打雜”，但她又肩負(fù)著“公司形象代言人”的重任，她給外人的印象不僅關(guān)系著上司的形象，而且關(guān)系著整個(gè)公司的形象，所以，職業(yè)秘書(shū)一定要在工作中有意識(shí)地塑造自己的品質(zhì)。職業(yè)院校要培養(yǎng)和訓(xùn)練秘書(shū)專(zhuān)業(yè)學(xué)生以下工作態(tài)度。

1.認(rèn)真、縝密的工作態(tài)度

“認(rèn)真”是秘書(shū)工作最起碼的要求。但是，要想做到認(rèn)真二字是很困難的。職業(yè)秘書(shū)，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且要比一般工作人員做得更好，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，他們對(duì)你的要求自然更嚴(yán)，標(biāo)準(zhǔn)更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。

秘書(shū)在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)。這樣的話(huà)，事情的結(jié)果往往會(huì)出乎你自己的意料。如果秘書(shū)人員養(yǎng)成了這種辦事習(xí)慣，上司和同事就會(huì)對(duì)你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴(lài)的人。

2.誠(chéng)實(shí)、謙遜的工作態(tài)度

誠(chéng)實(shí)就是說(shuō)老實(shí)話(huà)，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。當(dāng)然，白領(lǐng)都需要誠(chéng)實(shí)，但對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)這一點(diǎn)尤其重要，因?yàn)椴还芙?jīng)驗(yàn)多么豐富，秘書(shū)在繁雜忙亂的工作中都會(huì)出這樣或那樣的差錯(cuò)，出了錯(cuò)，馬上道歉，這就是誠(chéng)實(shí)。有些秘書(shū)不誠(chéng)實(shí)，為了自己或朋友的私利，故意隱瞞真相，不及時(shí)向上司匯報(bào)，從而給上司的決策造成失誤。所以，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，誠(chéng)實(shí)是最重要的人品，只有用誠(chéng)實(shí)才能換取上司和同事的信任。

與其他部門(mén)的人相比，秘書(shū)的確有一種“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)勢(shì)，可以容易得到各種信息，聽(tīng)到各種機(jī)密，這是秘書(shū)工作本身決定的。正是由于秘書(shū)容易得到這種“上層信息”，因此往往會(huì)引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書(shū)沒(méi)有謙遜的品質(zhì)的話(huà)，職務(wù)上的優(yōu)越感就會(huì)讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，在工作中，就會(huì)慢慢地把自己的尾巴翹起來(lái)。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書(shū)無(wú)論何時(shí)何地都要把自己當(dāng)做公司的普通一員，絕對(duì)不允許自己滋生出“超人”的感覺(jué)。

3.寬厚、合群的工作態(tài)度

秘書(shū)應(yīng)該性情溫和，待人友好。因?yàn)椴块T(mén)利益、價(jià)值觀念等方面的原因，同事之間對(duì)一些具體問(wèn)題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。所以，在工作中遇到問(wèn)題難以溝通時(shí)，秘書(shū)應(yīng)習(xí)慣換位思考，從對(duì)方的角度看問(wèn)題，理解對(duì)方。不管雙方的分歧多大，都要在人格上尊重對(duì)方，不是以權(quán)勢(shì)壓人，強(qiáng)迫對(duì)方接受自己的意見(jiàn)。

秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎秘書(shū)的每項(xiàng)工作都需要各部門(mén)的協(xié)助配合。如果一個(gè)秘書(shū)不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，她就很難有親和力，公司里的同事就會(huì)對(duì)其敬而遠(yuǎn)之；如果這樣，那么她不僅得不到各部門(mén)的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。

4.自信、穩(wěn)重的工作態(tài)度

秘書(shū)工作的一個(gè)特點(diǎn)就是突發(fā)性事件多，秘書(shū)必須有高度的自信，否則局面無(wú)法收拾。當(dāng)然，秘書(shū)的自信一般不會(huì)掛在嘴上，也很少表現(xiàn)在臉上，他們的自信多是化做了行動(dòng)；秘書(shū)辦事謹(jǐn)慎，這并不表明膽怯；為人寬容，并不是懦弱的表現(xiàn)。事實(shí)上，秘書(shū)只有自信才能贏得上司的信賴(lài)，秘書(shū)憑借自信而成功的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于依賴(lài)聰明而成功的比例。

三、改進(jìn)教學(xué)方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練

職業(yè)院校要把秘書(shū)專(zhuān)業(yè)學(xué)生培養(yǎng)成“坐下來(lái)能寫(xiě)，站起來(lái)能說(shuō)，走出去能干”的高技術(shù)技能、高素質(zhì)應(yīng)用型專(zhuān)門(mén)人才，就必須加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)化教育，改進(jìn)教學(xué)方法，根據(jù)現(xiàn)代職場(chǎng)對(duì)秘書(shū)人才的需求，調(diào)整、整合教學(xué)內(nèi)容，改進(jìn)傳統(tǒng)的填鴨式、滿(mǎn)堂灌的教學(xué)方法，引用任務(wù)驅(qū)動(dòng)、案例教學(xué)、情景模擬實(shí)訓(xùn)等先進(jìn)的教學(xué)方法。

1.任務(wù)驅(qū)動(dòng)教學(xué)法

所謂任務(wù)教學(xué)法，就是在上課之前，先引領(lǐng)學(xué)生去完成相應(yīng)的工作任務(wù)，在工作任務(wù)完成過(guò)程中，穿插理知識(shí)的講授。通過(guò)完成項(xiàng)目任務(wù)，達(dá)到教學(xué)的目的。

任務(wù)驅(qū)動(dòng)教學(xué)法，在工科專(zhuān)業(yè)使用比較廣泛，同樣這種教學(xué)方法在我們秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教學(xué)中也同樣適用。比如說(shuō)，在講授會(huì)議組織與管理的時(shí)候，可以先讓學(xué)生模擬辦會(huì)，在辦會(huì)的過(guò)程中講授會(huì)議組織的程序和會(huì)議組織的方法，這樣一來(lái)，學(xué)生更容易接受。

2.案例教學(xué)法

案例教學(xué)法，就是在講授秘書(shū)專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)的同時(shí)，增加一些秘書(shū)工作中的實(shí)際案例，讓學(xué)生討論，分析這些案例中涉及的事情該如何解決，通過(guò)案例分析，學(xué)生掌握解決秘書(shū)工作實(shí)際問(wèn)題的知識(shí)和技能。

3.情景模擬法

情景模擬法，可以說(shuō)是講授秘書(shū)實(shí)訓(xùn)、社交禮儀等課程很好的教學(xué)方法。指導(dǎo)學(xué)生實(shí)際模擬秘書(shū)工作場(chǎng)景，模擬解決秘書(shū)工作中的一些事務(wù)和突發(fā)事件，并由學(xué)生進(jìn)行自我點(diǎn)評(píng)，對(duì)完成任務(wù)的情況進(jìn)行分析，最后由教師進(jìn)行總結(jié)。通過(guò)情景模擬，學(xué)生掌握秘書(shū)工作、人際交往、處理突發(fā)事件的基本方法、技巧，從而提高各方面的能力。

四、建立和完善就業(yè)準(zhǔn)入制度，組織學(xué)生參加職業(yè)準(zhǔn)入鑒定

自1997年我國(guó)實(shí)行秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書(shū)資格鑒定制度以來(lái)，已經(jīng)取得了一定的成效。隨著我國(guó)秘書(shū)工作職業(yè)化的進(jìn)程，推行秘書(shū)職業(yè)就業(yè)準(zhǔn)入制度顯得尤為重要。嚴(yán)格地說(shuō)，現(xiàn)行的秘書(shū)職業(yè)資格鑒定考試，它只是一種等級(jí)評(píng)定，并不等同于職業(yè)準(zhǔn)入。職業(yè)準(zhǔn)入應(yīng)側(cè)重于一個(gè)求職者有沒(méi)有資格從事該職業(yè)，其考試內(nèi)容應(yīng)是對(duì)包括職業(yè)道德、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能儲(chǔ)備等方面的評(píng)價(jià)，而不是簡(jiǎn)單的水平測(cè)量。

所以，必須對(duì)現(xiàn)行職業(yè)資格鑒定考試進(jìn)行改革，在現(xiàn)行《國(guó)家秘書(shū)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探討、研究，保留現(xiàn)在職業(yè)資格鑒定考試中一些好的做法，重新設(shè)立《秘書(shū)職業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》，并引導(dǎo)學(xué)生參加職業(yè)準(zhǔn)入鑒定，使學(xué)生獲得職業(yè)準(zhǔn)入證書(shū)。

秘書(shū)職業(yè)化的發(fā)展在我國(guó)已初見(jiàn)端倪，職業(yè)院校應(yīng)該加快職業(yè)化教育的進(jìn)程。如何促使秘書(shū)職業(yè)化健康、規(guī)范發(fā)展，還有待于進(jìn)一步的探討和研究，有待于秘書(shū)學(xué)界同仁的共同努力。

［1］艾洪濤.我國(guó)秘書(shū)工作職業(yè)化的現(xiàn)狀分析.滄州師范專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2007.12，（4）.

［2］文先玉，李小平.試論我國(guó)秘書(shū)職業(yè)化發(fā)展.四川檔案，2001.6.