當(dāng)前事務(wù)文書寫作中存在的問題面面觀

張玉雁

(焦作大學(xué)人文學(xué)院，河南 焦作 454003)

事務(wù)文書，是指行政機關(guān)、企事業(yè)單位在工作中常常使用的應(yīng)用文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具，同時也是行政機關(guān)、企事業(yè)單位布置、檢查工作的重要依據(jù)。因此，事務(wù)文書制作的水平和質(zhì)量，不但表現(xiàn)出寫作者對領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力，同時也是寫作者撰文能力的一種具體的體現(xiàn)。遺憾的是目前各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位對事務(wù)文書制作的要求還不太嚴(yán)格，存在著這樣那樣的一些問題，極大地影響了制作事務(wù)文書的組織的形象，以及事務(wù)文書傳達(dá)貫徹執(zhí)行的效果。

1.當(dāng)前行政機關(guān)、企事業(yè)單位事務(wù)文書寫作中存在的問題

(1)偏長。就拿單位領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話來說，一份講話稿，把握不住中心，東拉西扯，廢話連篇，語言文字少則一萬，多則幾萬，甚至還要更長，猶如一本雜志、小說。至于數(shù)頁的“簡報”，幾十頁的“典型材料與事跡”，近百頁的“工作計劃”，大部頭的“經(jīng)驗總結(jié)”，就更是俯拾皆是了。這么長的行政公文，在很大篇幅上，不是套話、空話，就是廢話、贅話。例如:寫表彰性的通報、通知等，開頭不外是“在……精神指引下”，“在……的正確領(lǐng)導(dǎo)下”，“在……的大力支持下”，一連用好幾個“在……下”的句式，成了萬金油、八股文式，套那那用，樂此不疲;寫成績，從黨政經(jīng)文到工青婦武，凡是沾邊的，統(tǒng)統(tǒng)點上一筆，面面俱到，實是蜻蜓點水，眾多現(xiàn)象的羅列或收集材料的堆積;寫不足，先要列舉一大串“優(yōu)點”來鋪墊點綴，然后才書歸正傳，娓娓道來;寫總結(jié)，本來三、五項就能寫完，偏偏要畫蛇添足，拼湊十項。如此事務(wù)文書的寫作態(tài)度，似乎才能顯示出領(lǐng)導(dǎo)的派頭，制文者的水平。但導(dǎo)致的實際效果則是公文冗長、累贅和拉雜，讓受文對象或閱讀者如同嚼蠟，不知所云。

(2)量多。現(xiàn)在制作和頒發(fā)的事務(wù)文書，從種類上看，有紅頭文件、工作簡報、情況通報、內(nèi)部刊物、會議講話、調(diào)查報告、財經(jīng)文書等等，不勝枚舉;從內(nèi)容上看，有工作要點、經(jīng)驗總結(jié)、生產(chǎn)動態(tài)、情況反映、產(chǎn)品業(yè)務(wù)、機關(guān)事務(wù)等等，面面俱到;從制文對象上看，上至國家、省市，下到縣區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，都在制作、發(fā)放事務(wù)文書。就拿一個縣來說，能制作事務(wù)文書的單位就有一百多個，每個制文單位又有數(shù)種事務(wù)文書。往往能口頭或電話傳達(dá)的事項，也發(fā)“紅頭文件”;或事不分巨細(xì)，芝麻針尖大的事，也要編印“簡報”或“通報”。印制這么多文件材料，誰有氣力時間看完呢?正如現(xiàn)在老百姓反映的那樣，當(dāng)前的文件是“誰寫誰看，寫誰誰看”，人為地讓受文對象或閱讀者陷于文山之中。

(3)雜亂。行政機關(guān)、企事業(yè)單位制作事務(wù)文書存在著兩個方面的通病:一個是不按照單位之間的隸屬關(guān)系行文。按照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的行文規(guī)定，只有構(gòu)成上下級關(guān)系的單位之間才能彼此行文。但目前沒有直接上下級關(guān)系的單位之間卻亂行文，特別是在縣區(qū)一級的局、委、部、辦之間，這個通病就更為明顯。它們不經(jīng)上級單位(縣委、縣政府)批轉(zhuǎn)，就直接對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、鄉(xiāng)政府，對縣直其他職能部門行文，形成了黨政不分、上下不分，甚至相互撞車的怪現(xiàn)象，讓其他單位無所適從。另一個是政出多門。上級有關(guān)部門發(fā)出的文件各執(zhí)一詞，相互矛盾。如某縣關(guān)于水資源的管理問題，城建部門、環(huán)保部門和水利部門分別下文，都稱自己是惟一的主管部門，都有本部門的條文規(guī)定作“依據(jù)”，弄得下級單位左右為難，不知該聽誰的，也弄不清楚該以誰的為貫徹執(zhí)行的藍(lán)本來處理相關(guān)的問題;再如，關(guān)于木材運輸及木材市場管理問題，某縣林業(yè)局和物資部門發(fā)生爭執(zhí)，各拿文件，各擎“尚方寶劍”，官司打了幾年，在全縣造成了很不好的影響。諸如此類事情，還有很多。如此多的婆婆，讓惟一的媳婦(執(zhí)行單位)難以做人。

(4)重復(fù)。所謂事務(wù)文書的重復(fù)，也存在兩個問題:一個是對上級文件照抄照轉(zhuǎn)，缺乏新意和針對性。本來上級的文件已經(jīng)講得很透徹了，但一級一級還要照著套下來，以本地區(qū)、本單位的名義再發(fā)文件，而不是深刻領(lǐng)會上級方針政策的精神實質(zhì)，結(jié)合本單位、本部門實際，提出具體的、切實可行的貫徹意見或措施。甚至有類似這樣的情況:中央某部門發(fā)個《關(guān)于……的通知》，省里、市里對口的廳、局接連轉(zhuǎn)發(fā)，到了縣、鄉(xiāng)這兩級，非得用四、五個“依據(jù)……”、“關(guān)于……”不可。像這樣的照抄、照搬、照轉(zhuǎn)，與其說是發(fā)文件，倒不如說是做文字游戲，因為這些單位僅僅起到了一個“二傳手”、“中轉(zhuǎn)站”和“傳聲筒”的作用。另一個是重復(fù)行文，一事多文。比如，有些領(lǐng)導(dǎo)同志的講話發(fā)言，本來已在廣播、電視上播發(fā)，報紙上也全文刊載，但還要以文件形式下發(fā)。再比如有些部門，為了一件事情，前面舉行了電視、電話會議，后邊還要再發(fā)正式文件通知下去。

2.當(dāng)前機關(guān)公文寫作中存在的問題原因探析

就以上事務(wù)文書寫作中存在的問題，探其原因是多方面的，既有辦公室文秘人員的素質(zhì)問題和文風(fēng)問題，又有各級領(lǐng)導(dǎo)者的工作作風(fēng)問題和對文件的認(rèn)識問題?？偫ㄆ饋恚幸韵聨c。

(1)形式主義興風(fēng)作浪。某些部門上至領(lǐng)導(dǎo)，下到基層工作人員，對工作不是踏實肯干，而是擺花架子，浮躁輕飄，善搞“假、大、空”一套的形式主義，喜做表面文章;而不是把心思放在工作上，解決實際問題上，偏偏熱衷于發(fā)文件、編簡報，整理出所謂的典型材料，以求應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)，嘩眾取寵。工作干得不好，總結(jié)卻要洋洋萬言，這就是“政績突出”;表揚某一局委了，其他的部門也得順上說幾句，免得鬧出意見來;中央下文了，各級照抄、照搬、照轉(zhuǎn)，不管是否符合本地區(qū)、本部門的實際情況，不敢越雷池半步，生怕出問題、丟烏紗。如此形式主義的興風(fēng)作浪，最終造成了文件多、文件長的行文弊端。

(2)官僚主義根深蒂固。行政機關(guān)、企事業(yè)單位的一些領(lǐng)導(dǎo)干部工作作風(fēng)不扎實，習(xí)慣凌駕于群眾之上，發(fā)號施令，難得深入基層、做認(rèn)真仔細(xì)的調(diào)查研究工作;更不能全身心地?fù)涞綄嶋H工作上真抓實干;總是認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)就是制定政策，制定的政策越多，政績越大，水平越高。至于下邊貫徹落實得如何，則很少過問，甚至不管不問。

(3)本位主義思想嚴(yán)重。行政機關(guān)、企事業(yè)單位的一些領(lǐng)導(dǎo)干部在實際工作中，不是從大局、全局出發(fā)，而是從本單位、本部門的小團體利益出發(fā)，只講部門規(guī)定，不講部門服務(wù)。只要對本部門有利，不顧社會效益，你發(fā)文件，我也發(fā)文件;你搬你那個部門的條文依據(jù)，我搬我這個部門的規(guī)章制度。這就導(dǎo)致部分事務(wù)文書抵牛打架，導(dǎo)致一些文件旅行數(shù)月，蓋上幾十個公章，仍然辦不成一件事。人們說某些行政部門辦事效率低下，貽誤工作，原因多在于此。

(4)審批把關(guān)不嚴(yán)。行政機關(guān)、企事業(yè)單位的某些領(lǐng)導(dǎo)同志，不按《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的文件審批程序辦文，對有關(guān)部門送審的文件，不是先讓辦公室或秘書部門審核把關(guān)，而是自己先簽發(fā)。這樣造成處于被動服從地位的辦公室或秘書部門只好照辦，致使一些事務(wù)文書質(zhì)量不高，漏洞百出，廢話連篇，不能體現(xiàn)出行政機關(guān)、企事業(yè)單位制文的真實意圖。

3.解決當(dāng)前行政機關(guān)、企事業(yè)單位事務(wù)文書寫作中存在的問題的對策與建議

事務(wù)文書，是各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位處理公務(wù)活動的工具，是黨的方針政策和領(lǐng)導(dǎo)意圖的載體。改進(jìn)行政機關(guān)、企事業(yè)單位文風(fēng)，確實解決好事務(wù)文書寫作中存在的問題意義重大。特別是在構(gòu)建和諧社會的新形勢下，改進(jìn)文風(fēng)，有利于各級領(lǐng)導(dǎo)擺脫文山，集中精力抓改革，抓經(jīng)濟，抓大事;有利于改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率;有利于全面、準(zhǔn)確地貫徹黨的方針政策，維護政令統(tǒng)一，實現(xiàn)全局一盤棋;有利于改善行政機關(guān)、企事業(yè)單位的整體形象，增強其權(quán)威性，密切黨群、干群關(guān)系。那么，如何做到這些呢?

(1)行政機關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視事務(wù)文書的重要性，成立專管部門，對現(xiàn)有各類文件、內(nèi)部刊物等的制作和發(fā)放進(jìn)行全面清理核對，該合并的要合并，該精簡的要精簡，該取消的堅決取消，要有大刀闊斧、忍疼割愛的決心和勇氣，不姑息遷就，不下不為例。

(2)對文件數(shù)量和發(fā)文范圍要嚴(yán)格控制。凡是因?qū)嶋H工作需要制作和發(fā)放的事務(wù)文書，對于其制作的數(shù)量和發(fā)放范圍，堅決做到“五個不發(fā)”，即:在新聞媒體上已經(jīng)報道過的，不再發(fā)文件;上級單位已經(jīng)有明確規(guī)定的，不再發(fā)文件;會議中作了安排部署的，不再發(fā)文件;能電話通知、口頭傳達(dá)的，不再發(fā)文件;涉及范圍較小的按工作需要發(fā)文，無關(guān)涉的單位不再發(fā)文件。

(3)嚴(yán)格行文規(guī)范，健全和完善文件制作、審批、簽發(fā)、印刷、分發(fā)制度。在行文和制文的過程中，行政機關(guān)、企事業(yè)單位凡沒有隸屬關(guān)系的，一律不得強制行文。確需行文的，必須由相應(yīng)的上級部門批轉(zhuǎn)。行政職能部門的文件，需要以黨委或政府名義下發(fā)的，必須先呈送黨委辦或政府辦，由黨委辦或政府辦審批后，再送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā);需要向平行單位印發(fā)的，必須經(jīng)同級黨委或政府批轉(zhuǎn)，否則無效，收文單位也可以拒收。

(4)與時俱進(jìn)，加強學(xué)習(xí)。提高事務(wù)文書制文人員的自身素質(zhì)。要積極學(xué)習(xí)老一輩無產(chǎn)階級革命家如毛澤東、周恩來、鄧小平等同志的文風(fēng)，提倡寫短文，講真話，千方百計把事務(wù)文書寫得精練一些，針對性明確一些，可操作性強一些，對實際工作能起到真正的示范、指導(dǎo)和檢查作用。

(5)各級領(lǐng)導(dǎo)也要學(xué)習(xí)應(yīng)用文知識，熱悉文書寫作業(yè)務(wù)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)，要帶頭反映本單位的工作情況，提倡調(diào)查研究、理論聯(lián)系實際的工作作風(fēng);領(lǐng)導(dǎo)同志能自己動筆撰文的，盡量不讓秘書代勞。事實證明，領(lǐng)導(dǎo)親自動筆寫的東西，比“筆桿子”們根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖寫出來的文章，要實在得多，指導(dǎo)性針對性更強。

(6)實行“綜合治理”。徹底解決好當(dāng)前行政機關(guān)、企事業(yè)單位事務(wù)文書寫作中存在的問題，最根本的一條，還是要從政治體制、經(jīng)濟體制、社會生活等各方面著手，從各個方面深化改革。如果我們成功地進(jìn)行了機構(gòu)改革和人員分流，行政機關(guān)、企事業(yè)單位不再是部門重疊，而是精簡高效，不再是人浮于事，而是一人多用，那么，就沒有閑功夫去印制那么多、那么長的文件;當(dāng)我們切實轉(zhuǎn)變了政府職能，理順了管理關(guān)系，那么，從政府部門這個角度來說就不會管那么多不該管、管不了，甚至是管不好的事情，也不會有那么多、那么雜亂無章的文件，諸如通告、報告、意見等;當(dāng)我們真正建立健全了市場經(jīng)濟體制，那么，就不會為建一個村辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、搞一個合資項目，去求爺爺、告奶奶，打那么多報告、請示，蓋那么多的橡皮圖章了。因此，文風(fēng)的改革，尤其是解決好當(dāng)前行政機關(guān)、企事業(yè)單位事務(wù)文書寫作中存在的問題，有賴于政治、經(jīng)濟體制的改革，必須進(jìn)行綜合治理，才能取得事半功倍的效果。

毛澤東同志說過:“人類總得不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有所創(chuàng)造，有所前進(jìn)?！睆氖率聞?wù)文書寫作工作的辦公室工作人員牢記這段名言，樹立“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”之志，就一定能穿過事務(wù)文書寫作的各種瓶頸，最終尋找到規(guī)范各類文件寫作的綠色通道。同時，基層領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文件的處理工作，認(rèn)真落實《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，要求事務(wù)文書寫作者不斷學(xué)習(xí)，反復(fù)實踐，一定能實現(xiàn)文件處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

［1］郭冬.文秘寫作實訓(xùn)教程［M］.北京:高等教育出版社，2005.

［2］霍喚民.應(yīng)用寫作［M］.北京:中央廣播電視大學(xué)出版社，2002.

［3］任鷹，蘇杰.應(yīng)用寫作學(xué)習(xí)參考書［M］.北京:北京大學(xué)出版社，2002.

［4］熊志潮，張玉雁.應(yīng)用寫作實用教程［M］.鄭州:鄭州大學(xué)出版社，2003.

［5］葛紅巖.新編秘書實務(wù)［M］.北京:高等教育出版社，2008.