試析初中學(xué)校檔案管理工作

◆吳晶潔

(吉林省通化縣東寶中學(xué))

檔案工作是辦好一所學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作。它是反映學(xué)生和教師在校期間各方面情況的第一手資料庫，它是學(xué)校從事教學(xué)活動、學(xué)校管理，發(fā)展教育事業(yè)的基石。然而長期以來，檔案工作的記錄只是流于表面形式上，檔案管理與學(xué)校的教學(xué)管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，主要表現(xiàn)在管理意識淡薄、規(guī)范程度差、管理水平不足、重視程度不夠等，這些問題已逐漸不適應(yīng)社會信息化的日益發(fā)展，所以如何提高學(xué)校檔案的管理工作，使之更加規(guī)范化，為學(xué)校的未來發(fā)展發(fā)揮更大作用，成為學(xué)校檔案工作人員目前最急待解決的問題。

一、學(xué)校檔案管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

長期以來，人們對檔案管理工作意識淡薄，管理人員對初中檔案產(chǎn)生的應(yīng)付心理以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的參差不齊直接影響了檔案的管理工作。隨著初中教育事業(yè)的不斷加強(qiáng)，檔案工作的深入發(fā)展，人員的素質(zhì)內(nèi)涵也要提高。這就要求檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想，充分發(fā)揮主觀能動性、創(chuàng)造性，把學(xué)校的檔案工作切實(shí)提到日常行程上來。其中業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理人員所需具備的最基本知識水平能力，工作人員要熟悉初中檔案工作的特點(diǎn)，擁有專業(yè)的知識技能。在實(shí)際工作中對各種資料的收集、整理，文檔的分類和時間排列，歸檔文件逐件按實(shí)來編號等，這些都要工作人員來統(tǒng)一歸檔。其次檔案人員要學(xué)會利用檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案資料更加信息化，并主動提供大量的、系統(tǒng)的信息服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)的先進(jìn)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一性和共享性，以充分體現(xiàn)出學(xué)校檔案的價值。

二、如何開展檔案管理工作

現(xiàn)在一些初中學(xué)校硬件條件較差，檔案管理工作混亂，只注重教學(xué)質(zhì)量不重視檔案資料的思想意識，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理工作缺乏重視。這直接造成了檔案管理制度的不健全，無專人管理，缺乏教學(xué)檔案的完整性，檔案工作開展與教育事業(yè)產(chǎn)生分化。要擺脫這種現(xiàn)象，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要大力宣傳、普及《檔案法》及有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識，加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，使初中的檔案工作跟上信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，從而為教學(xué)事業(yè)提供有效率的服務(wù)。其次也要選拔一些有責(zé)任心，創(chuàng)新能力強(qiáng)，熱愛檔案事業(yè)的優(yōu)秀人員，來壯大檔案管理工作的隊(duì)伍，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、如何規(guī)范檔案管理工作

在初中教學(xué)中，要更準(zhǔn)確、有效地開展各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)全過程的學(xué)校管理，必須規(guī)范學(xué)校檔案的管理，建立完整的檔案管理部門，明確管理職責(zé)，落實(shí)人員責(zé)任制，使學(xué)校檔案工作有據(jù)可查。這既保證了檔案質(zhì)量，又提高管理檔案人員的水平，使學(xué)校檔案管理工作再上新臺階。其次在管理與被管理之間要形成互幫互助，共同和諧發(fā)展的良好關(guān)系，讓后者在更積極地配合工作、積累知識的同時，提高所有工作人員的主動性、創(chuàng)新性，以促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。隨著學(xué)校檔案種類的增多，傳統(tǒng)的手工紀(jì)錄管理方式已經(jīng)逐漸跟不上時代的腳步，無法滿足教職工對檔案資料的大量需求，而利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息化已成為學(xué)校管理人員提高管理水平的必由之路。信息化的管理不僅方便了教職工的使用，提高了檔案資料的利用率，也緩解了檔案保存與使用的矛盾，使規(guī)范化后的知識資源更有效地應(yīng)用到工作當(dāng)中，并不斷進(jìn)行創(chuàng)新。

四、初中檔案管理的作用

檔案管理是學(xué)?；A(chǔ)管理的部分反射，它是一個學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)反映，它積累了學(xué)校深厚的文化底蘊(yùn)。學(xué)校檔案如實(shí)記錄著學(xué)校的歷史發(fā)展軌跡、文化特色，是學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，通過傳統(tǒng)的文化教育，讓校園文化充分發(fā)揮引導(dǎo)人、感染人、激勵人的作用。初中學(xué)校檔案的管理工作可以完整反映學(xué)生在校生活的全貌，為學(xué)校日常管理提供幫助，對加強(qiáng)學(xué)生的思想工作，把握學(xué)校教育方向，促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高有著重要作用。同時檔案資料也為教職工的績效考核提供了客觀有效的依據(jù)，促進(jìn)了學(xué)校公開，公平性競爭，調(diào)動了教職工工作的積極、主動性。隨著教育事業(yè)的不斷完善和發(fā)展，檔案工作進(jìn)一步鞏固和加強(qiáng)，檔案管理工作不僅為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，也在對外信息交流中發(fā)揮重要作用。只有努力做好檔案管理工作，才能保證檔案工作與教學(xué)管理工作的緊密銜接，有效地做好各項(xiàng)服務(wù)工作。

隨著時代的進(jìn)步和形勢的變化，檔案管理工作也要順應(yīng)社會信息化的發(fā)展。管理人員要引用現(xiàn)代化的管理理念，提高理論知識和管理技術(shù)水平，為檔案利用創(chuàng)造條件，使學(xué)校檔案資源成為社會的寶貴財(cái)富，為推動學(xué)校發(fā)展、展示學(xué)校歷程提供有價值的信息。

［1］梁丹.教學(xué)檔案管理:意義、特點(diǎn)及路徑創(chuàng)新［J］.欽州學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，(3).

［2］鐘秀梅.加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的實(shí)踐與思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011，(6).

［3］申冬紅.淺談高校檔案的規(guī)范化管理［J］.科技風(fēng)，2009，(6).