社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題及其解決方法研究

文/連云港市勞動(dòng)就業(yè)管理處 錢(qián)均

一、前言

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)改革也不斷深化，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋范圍、參保人數(shù)都有了極大的變化，社會(huì)保險(xiǎn)向規(guī)?；较虬l(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是保障參保人員切身利益的需要，與日俱增的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量使得檔案數(shù)量增長(zhǎng)迅速，這給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)注增加了一定的負(fù)擔(dān)。如何在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案相關(guān)的檔案管理工作，保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重要課題。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是一種用于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的專門(mén)檔案，全面、詳細(xì)記錄單位和個(gè)人在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的參保和繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)情況，是向參保人員發(fā)放社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，具有重要的保存價(jià)值。檔案內(nèi)容涉及具有保存一定價(jià)值的專業(yè)性材料，如書(shū)面材料、電子文檔、聲像材料等，具有廣泛性、變動(dòng)性、權(quán)益性和規(guī)范性等特征。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息主要由三部分組成：各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的綜合信息（包括社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表與財(cái)務(wù)報(bào)表）；參保企業(yè)、參保職工、參保離退休人員的基本信息；社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)臺(tái)賬。

三、社保檔案管理存在的問(wèn)題

（一）社保檔案管理意識(shí)薄弱

社保檔案管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的突出問(wèn)題。由于缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，大多社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只注重對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)和資金投入，將社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理當(dāng)做可有可無(wú)的工作，而忽視了對(duì)其的資金支持和技術(shù)支持，這增加了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的難度。有些管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)只重視社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)工作，而對(duì)社保檔案管理工作沒(méi)有采取一定的宣傳措施，使得檔案管理工作人員意識(shí)不到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性，嚴(yán)重降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率。

（二）管理手段和方法落后

多頭管理是當(dāng)前我國(guó)社保檔案管理工作的突出問(wèn)題，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的多頭管理與我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展歷程有關(guān)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，并且全部的社會(huì)保險(xiǎn)資料并不在一個(gè)部門(mén)保存，因此，參保人員若想查詢與自己相關(guān)的全部社保信息，則需訪問(wèn)全部的社保檔案管理部門(mén)才能完成。雖然近些年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，有些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)逐漸在工作中使用信息技術(shù)，但是受現(xiàn)實(shí)條件如資金、設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員等的限制，難以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化，大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，增加了社保檔案查詢?cè)L問(wèn)的難度。有些經(jīng)濟(jì)條件差的地方社保部門(mén)甚至沒(méi)有建立專門(mén)的檔案室，各類檔案資料被分割保管，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失現(xiàn)象。

（三）缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊(duì)伍

缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊(duì)伍，對(duì)社保檔案資料的管理工作造成了不良影響。社保檔案信息服務(wù)質(zhì)量與社保檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)，但是多數(shù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為了節(jié)約檔案管理的經(jīng)費(fèi)，不注重對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，并且很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，造成檔案管理專業(yè)隊(duì)伍缺乏的局面。此外，在有些社保檔案管理部門(mén)存在案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作投入的精力和時(shí)間不夠，降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率。

（四）管理制度不統(tǒng)一

近些年來(lái)，社保檔案管理工作為了滿足社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求，逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的的方向發(fā)展，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案管理工作規(guī)范的相關(guān)規(guī)定而制定了一些必要的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒(méi)有統(tǒng)一的社保檔案管理的文件,各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應(yīng)用上差別很大。

（五）不注重檔案信息開(kāi)發(fā)

很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦單位忽視了檔案信息開(kāi)發(fā)的重要性，不僅浪費(fèi)了大量的信息資源，同時(shí)也使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率低下。在我國(guó)的某些地方，雖然社會(huì)保險(xiǎn)改革已經(jīng)歷了十多年的發(fā)展歷程，但是社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作依然停留在“初級(jí)管理型”的階段，不能根據(jù)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)的實(shí)際情況對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用，使得大量有利于推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)改革的信息資源變得毫無(wú)意義。

四、強(qiáng)化社保檔案管理的措施

（一）培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的首要措施是培養(yǎng)人們的社保檔案管理意識(shí)，這就給各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)提出了較高的要求，需要各級(jí)管理部門(mén)做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的宣傳工作，定期開(kāi)展檔案管理相關(guān)的講座，講述社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性，將社保檔案管理提高到思想認(rèn)識(shí)的高度。在日常的社保檔案管理工作中，各級(jí)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)知識(shí)的相關(guān)交流工作，保證社保檔案管理工作順利展開(kāi)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

調(diào)整社保局辦公區(qū)布局，為建立檔案室和檔案查閱室預(yù)留足夠空間（150平米）。投資足夠資金購(gòu)置移動(dòng)式檔案柜和其他設(shè)備。配備消防、通風(fēng)、安全設(shè)備。購(gòu)置檔案管理工作必需的硬件設(shè)備，如快速掃描儀、計(jì)算機(jī)等。研發(fā)和購(gòu)置檔案管理軟件。進(jìn)行電子檔案管理，在電腦公司協(xié)助下自行開(kāi)發(fā)管理軟件從靈活就業(yè)人員社保檔案掃描存儲(chǔ)起步。移動(dòng)硬盤(pán)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)參保人基本信息（身份證號(hào)、檔案號(hào)、就業(yè)時(shí)間、繳費(fèi)情況等）和人事檔案信息。

（三）建立檔案管理專業(yè)隊(duì)伍

各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的檔案管理專業(yè)技能。要求相關(guān)工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案微機(jī)化管理打好基礎(chǔ)，便于檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。指定專人從事檔案管理服務(wù)，杜絕工作人員一身多職的現(xiàn)象。檔案管理人員配有專用辦公室，提供全時(shí)不間斷服務(wù)。對(duì)檔案管理人員制定專門(mén)指標(biāo)，進(jìn)行年度考核。從管理人員方面做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有效推動(dòng)我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展。

（四）完善檔案管理制度

針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀，相關(guān)社保部門(mén)應(yīng)按照《社會(huì)保險(xiǎn)法》建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的集中化管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案庫(kù)保管制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理制度等，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的制度支撐。

（五）建立合理的檔案管理規(guī)劃

以統(tǒng)一模式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求為原則規(guī)范企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)化。企業(yè)年度繳費(fèi)核定表、人員增減變化表、繳費(fèi)發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。退休人員電子檔案匯集一處，按居住地建立電子檔案庫(kù)參。保人社保檔案可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的方式供本人查閱、核對(duì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作是非常有必要的，在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天，從培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立檔案管理專業(yè)隊(duì)伍、完善檔案管理制度以及建立合理的檔案管理規(guī)劃等方面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作，對(duì)于保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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