新時期辦公室檔案管理的有效性分析

文/常德市第一人民醫(yī)院 熊妮

在日常的工作當中，辦公室發(fā)揮著非常重要的作用，也同時扮演著極其重要的角色。其中檔案管理是辦公室各項工作中不可或缺的組成部分，它可以對辦公室的各項事務(wù)做一個原始記錄，可以很好的服務(wù)相關(guān)政策的制定。新時期，由于受多種因素的影響，在辦公室檔案管理工作中多種問題不斷出現(xiàn)，這些問題對辦公室的整體工作水平產(chǎn)生了不良影響，因此對這些問題進行認真分析，并找到解決這些問題的方法，以此來提高辦公室檔案管理的有效性就顯得非常重要。

一、當前辦公室檔案管理存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

當前，大多數(shù)的辦公室普遍缺乏比較完善的檔案管理制度，在對文件進行歸檔或者進行整理時還是依照傳統(tǒng)的舊方法來進行。有的辦公室盡管有自身的一套制度，然而在實際的執(zhí)行過程中，均不從設(shè)置的制度出發(fā)，在這些辦公室管理者眼里，制度就是一句口號和形式，無非就是為了應(yīng)付上級檢查而實施的一種道具?；谶@樣的認識，許多辦公室中一些比較珍貴的文件都得不到妥善保管，即使有保管，在尋找的時候也要花上很久的時間，這就對整個辦公室的效率造成了影響。

（二）沒有很好的對人員進行配備

事實上，辦公室檔案管理雖然看起來比較簡單，但是，在真正進行管理工作時要求就非常嚴格。由于一些地方不夠重視辦公室檔案管理工作，在人員配備上隨心所欲進行調(diào)配，對于管理人員的安排也是比較隨意，不能從人員的知識水平以及專業(yè)技術(shù)上去考慮來安排人員。通常情況下，辦公室檔案管理工作都是依照人為的操作來進行的，人員配備不完善就會對檔案管理工作產(chǎn)生直接影響。與此同時，上級管理部門對檔案工作置若罔聞，使得相關(guān)工作人員對辦公室檔案進行管理時思想上產(chǎn)生松懈，責任意識不高，各種問題不斷出現(xiàn)，影響著辦公室檔案管理工作的有效性。

二、新時期加強辦公室檔案管理的有效性策略

（一）以建立科學(xué)的規(guī)章制度為前提

科學(xué)的規(guī)章制度可以促進工作的順利進行，從當前辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)的問題來看，建立一套科學(xué)的規(guī)章制度是形式所需。新時期，規(guī)章制度的創(chuàng)建要有創(chuàng)新性，不能對以往舊的規(guī)章制度進行復(fù)制與模仿，要與現(xiàn)代社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，能夠滿足實際工作的需要。建立的規(guī)章制度要明確與細致，不能隨意進行更改，要杜絕讓規(guī)章制度趨于形式化，確保真正能夠為檔案管理提供一些幫助。

（二）以規(guī)范管理流程為基礎(chǔ)

辦公室檔案管理的內(nèi)容有很多，主要包括對檔案進行收集、整理、價值鑒定、妥善保存、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯與研究。在管理的過程中，要保證每一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量不出現(xiàn)問題，這些內(nèi)容都是層層遞進，不可或缺的，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會對下一個環(huán)節(jié)造成影響。所以說，要加強辦公室檔案管理的有效性，就一定要對檔案管理流程進行規(guī)范。

（三）以提升管理人員的業(yè)務(wù)水平為要求

管理人員的思想素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平對辦公室檔案管理質(zhì)量的好壞有著決定作用。因此，要加強檔案管理的有效性，就必須以提升管理人員的業(yè)務(wù)水平為要求。首先，要把他們的思想意識給轉(zhuǎn)變過來。要想方設(shè)法讓工作人員掌握與了解檔案管理的重要性，以便讓他們在管理檔案的時候把握細節(jié)，確保檔案管理工作良好運行。同時，要讓辦公室檔案業(yè)務(wù)人員樹立一個責任意識，認真對檔案中的一些機密文件負責，嚴格保密。其次，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。新時期，信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得計算機技術(shù)在辦公室檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，許多工作要在計算機的幫助下才能有效完成。因此，要加強檔案業(yè)務(wù)人員的計算機操作水平，使檔案管理能夠與現(xiàn)代社會發(fā)展的要求相適應(yīng)。最后，要注重培養(yǎng)復(fù)合型人才。新時期，社會所需求的人才由以往的一專一能轉(zhuǎn)變到多專多能中來。因此，要加強辦公室檔案管理的有效性就必須注重培養(yǎng)復(fù)合型的人才。

三、結(jié)語

新時期，為了把辦公室檔案管理工作的積極發(fā)揮出來，在以后的工作過程當中，一定要掌握并采取合理的對策，針對出現(xiàn)的問題科學(xué)進行解決，確保檔案管理工作可以在穩(wěn)定與高效中運行。要不斷把檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進行提升，以先進技術(shù)的合理運用為手段，加大資金投入，對檔案管理的流程不斷進行規(guī)范，只有這樣，辦公室檔案管理工作才能與新時期的發(fā)展要求相適應(yīng)。

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