試論人事檔案管理的現(xiàn)狀及管理思路

文/四川電力醫(yī)院 侯靜

隨著近年來企業(yè)人事制度的不斷改革和發(fā)展，人事檔案工作也得到了企業(yè)管理人員的重視，在企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展過程中所起到的作用也日益突出。企業(yè)人事檔案詳細的記錄了企業(yè)每一名員工的個人基本情況，對于企業(yè)領導進行人員的任用和調(diào)度起到了非常重要的參考作用。從企業(yè)自身的角度出發(fā)，企業(yè)人事檔案的管理是人事部門的核心工作之一，只有做好人事檔案管理，才能夠確保企業(yè)能夠科學正確的任用人才，因此人事檔案管理人員必須要科學的開展人事檔案管理工作。

一、企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)領導對人事檔案管理不夠重視

在很多企業(yè)中，對于人事檔案的管理都不夠重視，人事檔案管理部門人員往往都不像企業(yè)其他部門那樣引人注意，人事檔案管理部門所取得的榮譽與成績也難以和企業(yè)中的其他部門相比，甚至在一部分企業(yè)之中，企業(yè)領導對于企業(yè)人事檔案管理工作的重要性和作用認識不足，他們始終覺得無論是人事檔案管理還是其他檔案管理工作，僅僅是隨意的記錄資料、收集檔案、保管文件等，并不是企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營中的一部分，也不能給企業(yè)帶來可觀的收益，所以越來越不重視企業(yè)人事檔案管理，也沒有將其納入企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃之中。因此，很多企業(yè)管理人員對于人事檔案管理工作不夠重視，導致了企業(yè)人事檔案管理工作一直以來都處在非常被動的狀態(tài)下，無法提高企業(yè)人事檔案管理的效率。

（二）當前企業(yè)人事檔案收集工作缺乏力度

首先，企業(yè)人事檔案資料文件的收集歸檔工作缺乏力度和執(zhí)行度，工作存在一些缺陷，這主要體現(xiàn)在企業(yè)管理者不重視人事檔案工作，對員工的檔案資料等文件歸檔力度不足；二是企業(yè)人事檔案資料文件收集工作存在問題，比如對某企業(yè)人事檔案材料進行調(diào)查，共抽查1000份人事檔案材料，其中沒有進行定期審核的材料就占有一半以上；三是企業(yè)人事檔案資料文件的準確性還有一定的提高空間。企業(yè)人事檔案材料必須具有真實性和客觀性和及時性，從而能夠為企業(yè)管理人員提供準確的參考依據(jù)，但是在很多企業(yè)之中，人事檔案材料整理不規(guī)范，導致了檔案資料混亂，在很大程度上對企業(yè)管理人員進行人事調(diào)度和任用造成了影響。

（三）多數(shù)企業(yè)人事檔案利用程度不高

企業(yè)人事檔案管理工作的作用尚未得以充分的發(fā)揮，就人事檔案的管理人員來說，無論是人事檔案資料的收集歸檔，還是整理鑒別，現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理還明顯的有一些過分偏重保密而忽略利用的現(xiàn)象，檔案利用意識較弱。雖然在一些企業(yè)中，對人事檔案也有所使用，但是它的使用范圍和功能的發(fā)揮是微不足道的，企業(yè)管理人員僅僅從人事檔案中查閱員工的個人基本資料，而對于其深入的考核和評價根本不會深入查看。這一問題直接造成了企業(yè)人事檔案資料利用程度不高，人事檔案的功能無法得到更好的發(fā)揮。

二、新時期單位人事檔案管理新思路

（一）提升企業(yè)管理者的檔案管理意識

必須不斷加強組織領導工作，將企業(yè)人事檔案管理提升到重要的戰(zhàn)略高度。常言道“火車跑得快，要靠車頭帶”。這句話充分體現(xiàn)了企業(yè)管理者的作用，對于企業(yè)人事檔案管理而言，也同樣是這個道理。要讓企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量得到切實提升，就應該讓企業(yè)管理者提高對人事檔案管理工作的重視程度，讓企業(yè)領導能夠意識到人事檔案管理工作對于促進企業(yè)發(fā)展所發(fā)揮的重要作用。企業(yè)應組建人事檔案工作管理小組，由企業(yè)高層管理人員作為組長，對人事檔案的各項工作一一把關，每隔一段時間開展人事檔案工作的考核評比，不斷健全企業(yè)人事檔案考核評比制度，推動人事檔案工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）不斷增強人事檔案收集工作效率

要增強企業(yè)人事檔案工作的質(zhì)量，就必須要做好相關檔案文件的收集整理工作。對于員工檔案材料的收集整理是企業(yè)人事檔案管理工作中的重要組成部分，同時也是一項基礎性的保障工作。隨著我國企業(yè)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都在積極的進行改革，其中人事檔案材料的內(nèi)容也逐漸增加，例如考核培訓材料、技術晉升材料等，這就給新時期的企業(yè)人事檔案工作帶來了很大的難度。作為人事檔案管理者，必須及時的對員工的個人材料進行收集整理，對于其中存在的不實信息要第一時間進行糾正，確保人事檔案材料的準確性和客觀性，以便更好的發(fā)揮其功能。

（三）努力提升人事檔案材料利用效率

要不斷對企業(yè)人事檔案材料的功能進行擴展，努力讓其中所記錄的資料更加準確，對人事檔案材料的作用要重新認識，首先應該對企業(yè)人事檔案材料中的重要項目有選擇性的保留，其次是對人事檔案管理工作的內(nèi)涵要更深入的了解，對其內(nèi)容進一步進行補充，比如說員工的失業(yè)保險、醫(yī)療保險、考核評比記錄等，盡可能的使企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容更加充分；最后是要對一部分有關于企業(yè)員工以及企業(yè)自身需要的材料進行擴充，以便于使人事檔案材料能夠為企業(yè)提供更多的幫助，從而增強企業(yè)人事檔案材料的利用程度。

三、結語

作為檔案管理工作者，應該結合企業(yè)的實際情況對人事檔案管理工作進行加強和創(chuàng)新，對企業(yè)人事檔案管理規(guī)范制度進行不斷的完善，努力提升自身綜合素質(zhì)，不斷提升企業(yè)人事檔案材料的利用率和利用范圍，這樣才能夠確保企業(yè)人事檔案工作持續(xù)健康發(fā)展，才能夠促進企業(yè)穩(wěn)定、長久發(fā)展。

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