新標(biāo)準(zhǔn)中公文加蓋印章及留白技巧解析

文/山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院 苗杰

印章是公文生效的標(biāo)識，代表發(fā)文單位的權(quán)威。2012年7月1日《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012）（后文簡稱“新標(biāo)準(zhǔn)”）實施。新標(biāo)準(zhǔn)對加蓋印章的要求作了改動。為貫徹新標(biāo)準(zhǔn)，制發(fā)規(guī)范公文，本文將從三方面對新標(biāo)準(zhǔn)中公文加蓋印章及留白技巧進行分析。

一、新標(biāo)準(zhǔn)中加蓋印章的總體要求

成文日期一般右空四字，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

二、新標(biāo)準(zhǔn)之于舊格式的的繼承與改進

相對于《國家行政機關(guān)公文格式》（后文稱“舊格式”）來說，《黨政機關(guān)公文格式》中對于加蓋印章的要求可以說是有繼承有改進。繼承體現(xiàn)在總體原則沒變，即印章用紅色，加蓋印章要“上不壓正文，下要騎年蓋月”，聯(lián)合行文各機關(guān)均加蓋印章，主辦機關(guān)在前協(xié)辦機關(guān)在后，印章之間互不相交或相切，不能超出版心。

新標(biāo)準(zhǔn)之于舊格式的改進主要是淡化硬標(biāo)準(zhǔn)，簡化操作。這種改進主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）加蓋方式簡化

舊格式中印章加蓋分為中套和下套兩種方式①，而新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行后則只采用下套方式，即印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。

（二）成文日期位置固定

新標(biāo)準(zhǔn)中成文日期統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，位置右空四字。舊格式中成文日期的位置則隨加蓋印章的數(shù)量多少有所變化。

（三）統(tǒng)一聯(lián)合行文的印章加蓋要求

舊格式中聯(lián)合行文加蓋印章的要求是當(dāng)加蓋2個印章時，成文時間拉開，左右各空7字，兩印章采用同種加蓋印章方式，均壓成文時間；加蓋3個以上印章時，應(yīng)在正文末尾的下面標(biāo)注各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱），在每個機關(guān)的名稱上加蓋本機關(guān)的印章。每排最多排3個印章，兩端不得超過版心，居中排布。新標(biāo)準(zhǔn)則統(tǒng)一要求聯(lián)合行文加蓋多個印章時，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期即可。

（四）取消硬性數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)，代以可控性表述

舊格式中要求印章加蓋應(yīng)上距正文2mm～4mm，兩印章相距不超過3mm，新標(biāo)準(zhǔn)則取消了這些硬性數(shù)字，改為印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文一行之內(nèi)；加蓋多個印章時印章之間排列整齊、互不相交或相切即可。

三、留白技巧②

加蓋印章必須在制作公文時在公文正文與發(fā)文機關(guān)成文日期之間留出合適的空白區(qū)域（簡稱留白）。到底在公文編輯時怎樣預(yù)留出合適的空白區(qū)域，下面分兩種情況進行說明：

（一）印章排布在一行時的留白技巧

目前除市區(qū)級及以上人民政府、機關(guān)的公章尺寸大于等于45mm外，多數(shù)企事業(yè)單位、社會團體和機關(guān)使用的多為直徑42mm（折算為磅，42mm≈119磅③）的圓形公章。按照新標(biāo)準(zhǔn)，加蓋一至兩個印章且印章排布在一行時，印章應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。根據(jù)公文格式標(biāo)準(zhǔn)一般情況下正文每頁排22行，每行排28個字的要求，正文的行距應(yīng)該設(shè)置為28.8磅（28.8磅≈10mm）。因此加蓋印章時所需空白區(qū)域（包含發(fā)文機關(guān)署名和成文日期）為約為119磅～147.8磅。基于上述數(shù)據(jù)，若利用word字處理軟件編輯公文，有兩種較為簡單的留白技巧：一是發(fā)文機關(guān)署名和成文日期行行距28.8磅保持不變，將正文下一行空白行行距設(shè)置為61.4磅～90.2磅。二是正文下設(shè)置五行，行距為28.8磅，發(fā)文機關(guān)署名和成文日期占兩行，五行的距離為144磅，正處于印章所需空白區(qū)域的數(shù)值范圍內(nèi)。

（二）印章排布在兩行時的留白技巧

加蓋三個以上（包含三個）印章且印章排布在兩行內(nèi)時，印章所需空白區(qū)域的范圍為84mm～94mm（約為238磅～267磅），正文每行行距28.8磅，因此最簡單的留白方法就是正文下設(shè)置九行，行距28.8磅，發(fā)文機關(guān)署名和成文日期占兩行，九行的距離為259.2磅，正處于印章所需空白區(qū)域的數(shù)值范圍內(nèi)。

作為秘書，只有明確加蓋印章的總原則，熟練掌握留白技巧，才能使我們制發(fā)的公文更加規(guī)范、美觀。

注釋：

①GB/T 9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即以印章的下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧無文字時，采用中套方式，即以印章中心線壓成文日期上。

②本文中留白技巧是以直徑為42mm的圓形印章為參照得出，若單位印章尺寸與此不同可相應(yīng)改動。

③“磅”是電腦系統(tǒng)中常用的一個度量字符大小和字距、行距的長度單位，它是英文“point”的音譯，也可以意譯為“點”，和我們平時見到的重量單位“磅”是兩個完全不同的概念?！鞍酢迸c“英寸”、“毫米”之間的換算關(guān)系是：1磅等于1/72英寸，即0.3527mm。

[1]潘文輝.行政機關(guān)公文格式常見問題辨析[J].辦公室業(yè)務(wù).2012(9).

[2]國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定[J].廣東政報.2000(1).