加強與規(guī)范圖書館檔案管理工作的思考及建議

葉 燕

(復(fù)旦大學(xué)圖書館 上海200433)

圖書館檔案，是指過去和現(xiàn)在的圖書館在各項社會活動中直接形成的對國家、社會及圖書館事業(yè)發(fā)展有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。高校圖書館檔案是圖書館工作的重要組成部分，其管理是否科學(xué)、規(guī)范直接反映了圖書館的管理水平。高校圖書館許多工作的開展都離不開檔案工作的支持，檔案工作已成為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評估考核的一個重要方面［1］。

筆者以復(fù)旦大學(xué)圖書館(以下簡稱為我館)為例，分析高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了一些改進(jìn)的想法，以加強與規(guī)范圖書館檔案管理工作，從而為圖書館的日常管理提供更好的服務(wù)。

1 我館檔案管理現(xiàn)狀

1.1 我館檔案管理概況

我館檔案管理工作由館長辦公室承擔(dān)，設(shè)置了獨立的檔案室，并配備了一名兼職檔案管理人員。

為了加強我館檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案為圖書館事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，我館參照國家檔案部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合圖書館工作實際，制定了《復(fù)旦大學(xué)圖書館檔案管理辦法》，對檔案的歸檔與加工整理、保管利用與統(tǒng)計、鑒定銷毀及移交等工作進(jìn)行了制度化規(guī)范。我館基本實現(xiàn)了檔案的計算機管理，根據(jù)查找利用需要編制各類目錄、索引等檢索工具，以提高科學(xué)管理水平及服務(wù)效率。我館也對檔案的查閱服務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范，凡查看或借用圖書館檔案，均必須填寫《查(借)閱檔案申請表》，并經(jīng)辦公室主任或主管館長批準(zhǔn)，館內(nèi)檔案不對館外人員開放。

此外，為確保重要檔案的完善保存，我館按學(xué)校檔案館接收檔案范圍及年限的有關(guān)規(guī)定整理了重要檔案列表:

1)圖書館年度工作要點和工作總結(jié);

2)圖書館年度上報學(xué)校的公文及批復(fù);

3)圖書館年度報告;

4)圖書館年度大事記;

5)圖書館當(dāng)年頒布的規(guī)章制度;

6)圖書館當(dāng)年黨政聯(lián)席會議紀(jì)要與通報;

7)圖書館年度統(tǒng)計數(shù)據(jù);

8)當(dāng)年圖書館手冊;

9)當(dāng)年圖書館通訊;

10)當(dāng)年人事任免文件。

每年定期向校檔案館移交以上檔案，并及時建立移交目錄。對確屬需留用的重要檔案，則在原件移交檔案館的基礎(chǔ)上在館內(nèi)留存復(fù)本。

1.2 存檔范圍和分類

我館目前所存檔案主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。具體明細(xì)分類如下:

(一)圖書館管理類:

一級類目 二級類目存檔范圍DQ黨群人事01黨務(wù)工作 館黨總支的決議、決定、請示、報告及批復(fù)、紀(jì)檢工作、組織、宣傳等02人力資源管理 人員名冊、干部任免、調(diào)出調(diào)入記錄、定崗定級、啟薪停薪、職稱評定、聘崗、獎懲等上級發(fā)布的有關(guān)本館的指示和相關(guān)文件、給上級領(lǐng)導(dǎo)的請示報告和批復(fù)，給其他03指示、請示報告、批復(fù) 部門的報告和回復(fù)意見04規(guī)章制度 各種行政規(guī)章制度、包括各部門根據(jù)圖書館的規(guī)章制度建立的部門內(nèi)部的管理制度文件以及各種讀者服務(wù)規(guī)章制度，不包括業(yè)務(wù)工作規(guī)范05發(fā)展規(guī)劃和總結(jié)報告 年度計劃和總結(jié)、項目計劃和總結(jié)、專項工作計劃和總結(jié)、大事記等06財務(wù) 館內(nèi)財務(wù)計劃、報告、總結(jié)、預(yù)決算等07統(tǒng)計報表 各種年月統(tǒng)計報表等XZ行政管理08工作記錄和簡報081決議082會議記錄、工作簡報、通知、通報、等083圖書館通訊084《上海高校圖書情報工作研究》《中國索引》09館史 館慶、館舍擴(kuò)建、新聞媒體上有關(guān)圖書館的重要報道等10國際合作與交流 合作項目、來訪、出訪、人員交流、來往重要函件、禮品互贈清單、年度外專計劃和總結(jié)等11國內(nèi)交流與合作 合作項目、來訪、出訪、人員交流、來往重要函件、禮品互贈清單、合作協(xié)議、互訪等12科研、教學(xué)管理 包括學(xué)術(shù)研究、項目管理、學(xué)術(shù)成果管理、學(xué)位建設(shè)、學(xué)生培養(yǎng)、教學(xué)管理等13基礎(chǔ)設(shè)施 館舍修繕、家具儀器設(shè)備采購、物業(yè)、水電等14安全、消防 安全保衛(wèi)、HQ后勤管理 消防15衛(wèi)生

(二)業(yè)務(wù)工作規(guī)范類

一級類目 二級類目存檔范圍01機構(gòu)設(shè)置 含機構(gòu)設(shè)置、撤并02系統(tǒng)管理021圖書館自動化系統(tǒng)022計算機與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)023圖書館主頁管理03文獻(xiàn)資源建設(shè)031資源采訪政策、規(guī)程、計劃、總結(jié)032資源采訪的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件033圖書總括登記賬、個別賬、交換捐贈賬04文獻(xiàn)資源編目 規(guī)章制度、固定資產(chǎn)流水單，包含回溯項目YW業(yè)務(wù)05文獻(xiàn)資源管理包括典藏、排架、館藏布局以及各書庫和閱覽室的管理規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)范051館藏布局052典藏053排架054普通書庫及閱覽室管理056古籍057特藏06文獻(xiàn)服務(wù)061流通與閱覽062參考咨詢063館際互借與文獻(xiàn)傳遞064用戶培訓(xùn)065讀者意見與反饋07數(shù)字圖書館08分館建設(shè)

(三)聲像實物檔案類

包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。

具體分為:SX聲像、ZP照片、SW實物(獎狀、獎牌、證書、獎杯等)。

(四)其他資料檔案類

包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。

2 檔案管理中存在的問題及相應(yīng)的改進(jìn)措施

2.1 管理模式不合理，管理規(guī)范未得到普遍重視

就目前我館的存檔情況看，由館長辦公室直接管轄的行政類和后勤類檔案數(shù)量較多，內(nèi)容較全，相比之下，由各個業(yè)務(wù)部門管轄的業(yè)務(wù)類檔案則數(shù)量較少，內(nèi)容較零散。這其中主要的原因是檔案管理的規(guī)范化制度化尚未受到各部門的普遍重視。一些業(yè)務(wù)部門對歸檔范圍和歸檔要求不甚了解，加之目前我館尚未建立起完善的規(guī)章制度來約束和規(guī)范各部門的存檔工作，造成部門人員收交檔案的主動性和積極性不高，單獨由館辦檔案管理人員負(fù)責(zé)收集全館的檔案文件必定存在諸多不足。因而我館的檔案存在不齊全、不完整、質(zhì)量不高等缺陷。

針對上述情況，建議健全以館辦檔案室為中心的全館檔案管理體系，實現(xiàn)分級管理責(zé)任制。

高校圖書館檔案建設(shè)的重點是保證圖書館各項活動中產(chǎn)生的文件材料齊全完整，真正體現(xiàn)高校圖書館工作的歷程和改革發(fā)展的成就。高校圖書館的業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生于圖書館業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)，館長辦公室無法全面細(xì)致地了解各業(yè)務(wù)部門的所有工作，所以為了保證檔案結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容全面，應(yīng)該健全以館辦檔案室為中心的全館檔案管理體系，針對業(yè)務(wù)檔案的來源特點，實行分工負(fù)責(zé)，分級管理責(zé)任制［2］。除了館辦的檔案管理人員之外，各部門都應(yīng)配備兼職檔案員，分別管理各自部門的業(yè)務(wù)檔案，將檔案資源建設(shè)目標(biāo)落實到人，層層負(fù)責(zé)。如文獻(xiàn)采購檔案和文獻(xiàn)典藏檔案由采編部管理，讀者借閱、讀者服務(wù)檔案由流通部、期刊部和參考咨詢部管理［1］。

分級管理模式需要通過宣傳檔案工作的重要性，提高各部門對檔案工作的重視，加強他們對檔案工作的關(guān)注，使他們將檔案工作列入其職責(zé)中去，確定專人管理，明確職責(zé)劃分，實現(xiàn)各項工作與文件材料歸檔工作同步進(jìn)行，從而全面體現(xiàn)檔案工作在各部門的重要地位。此外還必須建立一種有效監(jiān)督機制，定期按照檔案收集范圍對各部門的檔案工作進(jìn)行驗收和檢查，盡量做到應(yīng)收盡收，確保全館的檔案收集工作規(guī)范有序［1］。

2.2 檔案管理重藏輕用，價值缺乏鑒定

目前我館的做法是將所有檔案資料存放在一起，沒有通過必要的鑒定來確定現(xiàn)有檔案資源的價值和保管期限，在館內(nèi)存儲空間有限的情況下，圖書館檔案文獻(xiàn)的不斷膨脹給管理和利用都帶來不便。

與許多高校圖書館一樣，我館的檔案管理工作只注重保管，而沒有對檔案資料的利用引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，因而并未起到為圖書館建設(shè)提供良好服務(wù)的作用，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的閑置和浪費。

建議定期對檔案進(jìn)行鑒定、分析和研究，充分發(fā)揮檔案資料的作用為圖書館的各項工作服務(wù)。

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發(fā)利用檔案信息資源，圖書館檔案才有生機和活力。高校圖書館應(yīng)該定期對檔案信息進(jìn)行有目的、有計劃地鑒定、篩選、分析、研究。鑒定時必須認(rèn)真分析研究，正確判定檔案保存價值。經(jīng)鑒定后，把具有典型性、規(guī)律性，具有使用價值的檔案信息挑選出來，同時銷毀那些過期、重復(fù)或已經(jīng)失去保存價值的檔案材料。

在開發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點:(1)加快圖書館檔案的信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時代，用戶對信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行深層次的開發(fā);(2)在圖書館的日常管理中，檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項工作及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館的各項工作服務(wù);(3)做好宣傳工作，提高利用率［3］。資源共享是文獻(xiàn)資料的發(fā)展趨勢，重藏輕用、封閉式的管理制約著圖書館檔案作用的有效發(fā)揮。加強圖書館檔案工作的宣傳，使公眾真正認(rèn)識圖書館檔案的價值和意義。

2.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)薄弱

目前我館只關(guān)注了紙質(zhì)文件的歸檔工作，而未對電子文件進(jìn)行統(tǒng)一保存，一般電子文件都由形成者自行處理，對于紙本檔案資料的數(shù)字化建設(shè)更是范圍甚小，只對部分采購項目的相關(guān)材料進(jìn)行了數(shù)字化。在信息化網(wǎng)絡(luò)化時代，這顯然已經(jīng)無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求。因此加快數(shù)字化步伐，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理勢在必行。

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷推陳出新，檔案數(shù)字化已成為當(dāng)前檔案工作的新趨勢。加快數(shù)字化加工步伐是加強信息化建設(shè)、構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理水平的必然要求。逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將便于館藏檔案信息的查詢利用，并最大限度地提高檔案信息的使用頻率。此外數(shù)字化檔案副本可異地保存，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，所以數(shù)字化圖書館檔案還可以確保原件的永久保存。圖書館應(yīng)該根據(jù)本館實際情況，確立一定的原則，選擇有特色、利用率較高、可開放、保管期限較長的檔案進(jìn)行數(shù)字化［4］。

由于紙本檔案和電子檔案都有其存在的價值和意義，所以大多數(shù)圖書館都應(yīng)建立電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制?！半p軌制”是指在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中兩者共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)，實行“雙軌制”的機構(gòu)在文件(包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件)進(jìn)入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。而最終“雙軌制”的辦理結(jié)果也是檔案的雙套歸檔。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的［4］。

今后，我們將繼續(xù)總結(jié)檔案工作的方法和成果，使其在圖書館事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究.大學(xué)圖書館學(xué)報.2008(1)

2 許惠.圖書館檔案管理探究.圖書館建設(shè).2009(9)

3 丁鳳玲.高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究.圖書情報世界.2009(2)

4 閆玲.圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢——兼論紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理.圖書館工作與研究.2008(4)

5 程莉.圖書館檔案管理創(chuàng)新探究.檔案.2008(6)