淺談高校圖書館“雙套制”模式檔案管理——以同濟(jì)大學(xué)圖書館為例

沈 璐

(同濟(jì)大學(xué)圖書館 上海200092)

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，面對(duì)信息需求量、系統(tǒng)性、時(shí)效性等要求的提高，辦公自動(dòng)化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各行業(yè)，所取得的成效也為高校圖書館檔案管理提供了良好的借鑒。辦公自動(dòng)化的興起、發(fā)展、普及、應(yīng)用，使得檔案管理進(jìn)入了檔案載體多元化的時(shí)代，從而產(chǎn)生了兩類需要?dú)w檔的文件:電子文件和紙質(zhì)文件?！锻瑵?jì)大學(xué)檔案查詢系統(tǒng)》于2012年上半年正式開通運(yùn)行，將電子公文實(shí)行“雙套制”的歸檔模式——即同一份公文的電子版和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)公文與電子公文一同歸檔，形成了電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像的新局面。高校圖書館檔案管理是圖書館日常工作的重要組成部分，在圖書館的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的珍貴檔案資料，如何使得這些檔案資料合理保存下來并得到充分利用，值得我們思考。本文就“雙套制”檔案管理模式在圖書館中的運(yùn)用進(jìn)行分析，并逐步更新管理模式，使圖書館檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

1 “雙套制”檔案管理模式在高校圖書館實(shí)踐中的需求分析

基于目前同濟(jì)大學(xué)檔案管理的改革、校數(shù)字檔案館的建設(shè)，圖書館在對(duì)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的同時(shí)，在日常管理中也形成了大量的紙質(zhì)和數(shù)字化檔案材料，“雙套制”檔案管理模式在此背景下的運(yùn)用更具有其存在的必要性和特殊意義。圖書館“雙套制”管理的需求主要體現(xiàn)在:第一，由于電子文件存在著對(duì)設(shè)備的依賴性、內(nèi)容的極易更改性、原始性難以識(shí)別等特點(diǎn)，使得人們對(duì)它的憑證作用產(chǎn)生疑慮。所以，目前階段，法律界把紙質(zhì)文件認(rèn)定為最佳證據(jù)，有著電子文件不能取代的法律憑證作用。高校圖書館日常業(yè)務(wù)較為繁多，要規(guī)避電子檔案的憑證價(jià)值問題，就必須實(shí)施“雙套制”檔案管理模式。第二，相對(duì)于紙質(zhì)文件來說，電子文件的安全和保密更加難以控制。電子檔案有著易復(fù)制、更改、刪除的特點(diǎn)，由于操作失誤而造成的不可預(yù)知的事件，電子設(shè)備的軟硬件故障，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障，或是停電等臨時(shí)性事件的發(fā)生，都會(huì)對(duì)電子檔案的保存帶來一定的破壞性。這時(shí)，“雙套制”模式檔案管理就顯得很有必要了。電子檔案的安全保障問題也可以通過“雙套制”模式檔案管理來規(guī)避。第三，對(duì)于電子文件的保存，應(yīng)做到“兩條腿走路”。高校圖書館在管理中形成的電子檔案因業(yè)務(wù)不同，也有著保存年限限制的范疇。一般來說磁盤的壽命不超過6年，光盤的壽命也只有30年，這是對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)的一種挑戰(zhàn)。然而對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，只要保存得當(dāng)，能保存千年以上，其壽命相差甚遠(yuǎn)。就目前來看，檔案的存儲(chǔ)還需“兩條腿走路”，兩者不能偏廢。

2 “雙套制”檔案管理模式在高校圖書館中的運(yùn)用實(shí)施

同濟(jì)大學(xué)圖書館的檔案歸檔分兩套體系——公文歸檔與日常事務(wù)文件歸檔。對(duì)于電子公文——如請(qǐng)示報(bào)告、收文、發(fā)文等重要文件可通過《同濟(jì)大學(xué)檔案查詢系統(tǒng)》將其進(jìn)行網(wǎng)上歸檔，同時(shí)打印文件處理單和流轉(zhuǎn)日志移交檔案館歸檔。對(duì)于紙質(zhì)公文，還需按照《圖書館檔案分類表》在館內(nèi)留底備存。此外，在圖書館日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值檔案，依據(jù)分類，可通過《南大之星檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行網(wǎng)上歸檔和紙質(zhì)備份管理。這兩套系統(tǒng)的建設(shè)不僅使得圖書館電子文檔的檔案管理更為便利易行，而且也使得檔案的歸口分類更為系統(tǒng)、有序。對(duì)于有價(jià)值的紙質(zhì)文件也可通過數(shù)字化掃描將其保存于檔案管理系統(tǒng)之中，以備后期再度查詢。將“雙套制”的檔案管理模式有效地結(jié)合于同濟(jì)大學(xué)圖書館的實(shí)際工作之中，除兩套檔案管理系統(tǒng)之外，紙質(zhì)檔案的分類管理也是必不可少。根據(jù)高校圖書館歸檔內(nèi)容范圍，為適應(yīng)我館檔案工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，筆者在實(shí)際工作中按照《同濟(jì)大學(xué)檔案實(shí)體分類方案》的要求，以圖書館所需歸檔的全部檔案為分類對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行有效分類:可分為黨群、行政、業(yè)務(wù)、人事、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、電子公文、聲像、捐贈(zèng)九大類。

筆者根據(jù)圖書館實(shí)際工作需要，編制如下高校圖書館檔案分類表(分類號(hào)采用漢語拼音和數(shù)字組合相結(jié)合的方式)。

在現(xiàn)階段，同濟(jì)大學(xué)圖書館的檔案管理實(shí)行“雙套制”有其存在的客觀必然性。隨著2012年4月同濟(jì)大學(xué)圖書館為讀者推出的“立體閱讀”服務(wù)的不斷推進(jìn)，圖書館已不再是“借還書處”或“自習(xí)空間”的代名詞?！傲Ⅲw閱讀”的開展，全面整合了多種傳播媒體，將單一平面的閱讀轉(zhuǎn)變?yōu)槁暋⒐?、色等多元形態(tài)的立體閱讀。閱讀服務(wù)模式的不斷更新，信息量的不斷增大，對(duì)于圖書館的檔案管理來說更是需要信息技術(shù)的支持。對(duì)于“網(wǎng)上展廳”、有效音頻、視頻的存取都提出了很高的要求。“雙套制”管理不僅要體現(xiàn)在信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化上，還要把傳統(tǒng)的管理方式運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)管理上去，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時(shí)還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念。

3 未來高校圖書館檔案管理趨勢(shì)

近年來，同濟(jì)大學(xué)圖書館電子文件的歸檔趨勢(shì)以每年遞增的形式呈現(xiàn)。下表為同濟(jì)大學(xué)圖書館自2006年至2011年歸檔移交同濟(jì)大學(xué)檔案館的移交文件卷數(shù)。

年份 行政類 黨群類2006年 6卷 2卷2007年 8卷 2卷2008年 10卷 2卷2009年 18卷 8卷2010年 23卷 6卷2011年 32卷 25卷

從表中可以看出，檔案系統(tǒng)的開發(fā)，對(duì)于電子檔案?jìng)浞莸谋憷遣谎远鞯摹ｋS著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新型載體檔案必然取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案，這是未來檔案工作的基本趨勢(shì)。但這種趨勢(shì)受到各種因素的影響和阻礙，在電子檔案還未能完全克服自身的缺陷，紙質(zhì)檔案還未完全適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式時(shí)，要經(jīng)歷一段并存發(fā)展的過程。這個(gè)過程就是我們現(xiàn)在正在經(jīng)歷的“雙套制”檔案管理。“雙套制”在實(shí)施過程中，特別強(qiáng)調(diào)電子文件與紙質(zhì)文件的“一一對(duì)應(yīng)”。檔案管理員可以將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子檔案與紙質(zhì)檔案保管同步進(jìn)行，將檔案保管的兩個(gè)載體有機(jī)結(jié)合起來，在一個(gè)統(tǒng)一的管理模式中運(yùn)行，做到檔案信息完整的最大化。然而，任何事物都有兩面性，雙套制在解決已存在問題的同時(shí)，又帶來了新的問題——不可忽視的經(jīng)濟(jì)成本問題，如制作成本、保管成本、人力、物力、財(cái)力成本等。電子文件進(jìn)行紙質(zhì)備份所形成的龐大紙質(zhì)副本，在沒有進(jìn)行重要性區(qū)分、價(jià)值取舍的前提下，一味地實(shí)行“雙套制”歸檔雖能做到信息存取的最大化，但所造成的經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)同樣不容小覷。筆者認(rèn)為，在實(shí)施的過程中，具有永久長期保存的電子文件要實(shí)行“雙套制”歸檔，短期的則可以量力而行，同時(shí)還可根據(jù)圖書館的工作職能、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和利用需求實(shí)際情況來確定電子文件“雙套制”的使用范圍。

從全球范圍內(nèi)來看，文件管理的發(fā)展歷程可歸結(jié)為三個(gè)階段:主要依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理階段，紙質(zhì)文件和電子文件“齊頭并進(jìn)”，脫離紙質(zhì)文件上升為獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)。中國正處于“雙套制”模式檔案管理，而美國、澳大利亞、加拿大、日本、歐洲國家的檔案管理已經(jīng)逐步趨于完善，這不僅與其技術(shù)成熟有關(guān)，更重要的是法律上認(rèn)定電子文件證據(jù)的證明效力。

澳大利亞于2003年7月發(fā)布了《電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》第2版。澳大利亞的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是一套全面的標(biāo)準(zhǔn)體系，它對(duì)文件管理的各方面進(jìn)行了規(guī)范，便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)間檔案文件的相互移植、修訂、查詢及瀏覽，增強(qiáng)了電子檔案管理的操作性，應(yīng)用范圍廣。

加拿大圖書館與檔案館通過數(shù)字化方式為公眾提供越來越多的服務(wù)，因此直接導(dǎo)致加拿大國家圖書館與檔案館現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)中心對(duì)提供現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)進(jìn)行重大調(diào)整。另外，加拿大檔案館還將探索新技術(shù)，通過新途徑例如視頻會(huì)議等方式與用戶進(jìn)行互動(dòng)。加拿大國家圖書館與檔案館的目標(biāo)是轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，從現(xiàn)場(chǎng)方式轉(zhuǎn)向自助方式，集中強(qiáng)化以虛擬方式獲取館藏檔案的服務(wù)。

歷史上每一種新的記錄形式產(chǎn)生之后，都會(huì)與此前的記錄方式共存一段時(shí)期，逐漸地取而代之。目前，對(duì)于高校圖書館來說，電子文件與紙質(zhì)文件不宜相互取代，而應(yīng)揚(yáng)長避短，協(xié)調(diào)發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件共同發(fā)展的格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)間。但是，隨著信息技術(shù)的成熟突破，相關(guān)法律體系的健全完備和用戶的成熟，電子文件的法律地位得到認(rèn)可，大的趨勢(shì)會(huì)從紙質(zhì)文件為主到基本對(duì)稱再到電子文件為主的演變。

1 丁楓.加拿大國家圖書館與檔案館轉(zhuǎn)變服務(wù)模式［J］.中國檔案報(bào)，2012(3)

2 汪桂華.借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)推動(dòng)我國電子檔案管理的發(fā)展［J］.機(jī)電兵船檔案，2008(6)

3 龐萍.電子文件管理的雙套制［J］.電子世界，2012(2)

4 朱青梅.高校檔案“雙套制”模式管理房率［J］.蘭臺(tái)世界，2009(10)

5 劉麗輝.高校圖書館檔案管理工作探討［J］.河南圖書館學(xué)刊，2010(8)

6 同濟(jì)大學(xué)檔案實(shí)體分類方案(內(nèi)部文件)