中小企業(yè)采購成本控制問題研究

高升

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化的發(fā)展，企業(yè)間的競爭越來越激烈，中小企業(yè)的生存空間也逐漸開始變得狹窄。針對中小企業(yè)的采購現(xiàn)狀和問題，提出了中小企業(yè)采購成本控制的相關(guān)策略。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；采購成本；對策

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0004-02

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一支重要的經(jīng)濟(jì)力量，在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，并且在國民經(jīng)濟(jì)中的地位逐漸的提高。中小企業(yè)要想在以后這個“槍林彈雨”中生存下去，就要重視采購環(huán)節(jié)。采購中每1元錢的節(jié)省幾乎都會轉(zhuǎn)化成1元錢的利潤，假設(shè)企業(yè)的利潤率為5%，降低1元成本遠(yuǎn)比從銷售上多賣20元的產(chǎn)品要容易的多[1]。對于中小企業(yè)而言，規(guī)模較小，成本轉(zhuǎn)嫁能力較弱，所以針對中小企業(yè)如何有效地控制采購成本，提升企業(yè)的盈利能力進(jìn)行分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、相關(guān)背景

（一）中小企業(yè)

一般來說，世界上各個國家均從質(zhì)和量兩個方面界定中小企業(yè)，具體包括組織形式、融資方式、員工人數(shù)、企業(yè)資產(chǎn)總值和實(shí)收資本等。2003年2月19日，我國發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定的通知》（國經(jīng)貿(mào)中小企〔2003〕143號），對主要行業(yè)的中小企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)界定如下：職工人數(shù)2000人以下，或銷售額30000萬元以下，或資產(chǎn)總額為40000萬元以下。其中，中型制造業(yè)須同時滿足職工人數(shù)300人及以上，銷售額3000萬元及以上，資產(chǎn)總額4000萬元及以上；其余為小型制造業(yè)。[2]

（二）采購成本

采購成本是指因采購活動而引起的成本，即指企業(yè)所采購物資的價格和采購費(fèi)用的總和，這部分構(gòu)成了企業(yè)成本中的重要組成部分?？梢杂霉奖硎緸椋翰少彸杀?采購產(chǎn)品的價格+產(chǎn)品的費(fèi)用+產(chǎn)品入廠檢驗(yàn)費(fèi)用+產(chǎn)品卸貨費(fèi)用+產(chǎn)品搬運(yùn)周轉(zhuǎn)費(fèi)用+產(chǎn)品破損成本。[3]

二、中小企業(yè)采購成本控制方面存在的主要問題

（一）輕采購，成本高

我國中小企業(yè)組成中的大部分為家族企業(yè)，好多經(jīng)營者不注重采購環(huán)節(jié)，認(rèn)為聘任專業(yè)采購人員就是花錢，會帶來不必要的費(fèi)用，抱著“肥水不流外人田”的思想，大多把采購任務(wù)安排自己人去做，給予充分權(quán)力，不再進(jìn)行采購監(jiān)控，也沒有采購之間相互牽制，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點(diǎn)，導(dǎo)致采購部門權(quán)力過于集中。一些采購人員利用手中職權(quán)謀取私利的情況經(jīng)常發(fā)生。

（二）采購流程不合理

采購的前期工作包括市場調(diào)查、質(zhì)量評審、信用評估、現(xiàn)場調(diào)訪等，這些工作對于控制采購成本至關(guān)重要，但是都會發(fā)生費(fèi)用。如果采購的前期工作流程不合理，就會出現(xiàn)費(fèi)用高，且得到的信息不準(zhǔn)確、不可靠，這就直接影響著生產(chǎn)，也使采購成本有所上升。

（三）采購技術(shù)落后

中小企業(yè)在采購技術(shù)上還相對落后。好多中小企業(yè)還是基本的傳統(tǒng)的采購方法，就是到市場上將所需要的產(chǎn)品進(jìn)行比較，然后確定供貨商。這種方法耗費(fèi)了大量的時間，浪費(fèi)了不必要的勞動力，增加了采購成本。有的就是一味的和以前一直合作的供貨商進(jìn)行合作，認(rèn)為熟人不會在質(zhì)量上和價格上欺騙自己。其實(shí)不然，熟人雖好辦事，但是又是欺騙的就是熟人，不好講價。不管怎樣，這些都只是片面的進(jìn)行采購，沒有將自己的所需和市場的變化及時的聯(lián)系在一起，采購技術(shù)還是相對的落后。

（四）庫存成本過高，損貨率較高

庫存結(jié)構(gòu)不合理，采購周期設(shè)置過時是中小企業(yè)采購管理的常見病。中小企業(yè)由于采購靈活，只是根據(jù)自己的需要進(jìn)行采購，沒有計劃性，只是盲目的進(jìn)行。好多企業(yè)都是對庫存物資明細(xì)不“明細(xì)”，導(dǎo)致積壓物資比例過高，安全庫存量缺乏指導(dǎo)性。中小企業(yè)的資金本來就不是很多，進(jìn)行日常經(jīng)營還要有一定的流動資金。存貨過高，會大大提高庫存成本，任何東西都有一定的使用期限，過多的存貨，就會存在損貨率提高的風(fēng)險。

三、中小企業(yè)采購成本控制的策略

（一）重視采購，加強(qiáng)采購內(nèi)控

中小企業(yè)的經(jīng)營者在思想上先樹立重采購的意識，再從制度下手。采購制度規(guī)定物料采購的申請程序、授權(quán)人批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等[4]，要求采購人員嚴(yán)格依照制度進(jìn)行采購，相互監(jiān)督、牽制，使每一環(huán)節(jié)透明化，加強(qiáng)了采購內(nèi)控，產(chǎn)品質(zhì)量也有了保證，減少不必要的損失，為公司增加利潤提供了機(jī)會。

同時還要嚴(yán)格采購人員選拔程序。專業(yè)的采購人員可以有計劃地進(jìn)行采購，將采購與生產(chǎn)緊密的連接，并且可以做到廉潔自律，把握材料的質(zhì)量和成本，不會因貪小便宜而沒有原則。培訓(xùn)時可不斷引進(jìn)先進(jìn)的成本控制理念和方法，提高企業(yè)管理水平，更好地促進(jìn)采購的進(jìn)行，配合生產(chǎn)，將采購與生產(chǎn)緊密聯(lián)系起來

（二）優(yōu)化采購管理流程

合理的采購流程有助于實(shí)現(xiàn)對采購成本的控制，采購流程分權(quán)運(yùn)作，相互制約。由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)初選供應(yīng)商、質(zhì)量與技術(shù)等部門平價供應(yīng)商的供貨能力，對其資格進(jìn)行認(rèn)定，價格由專業(yè)負(fù)責(zé)人員審計控制，入賬和付款由財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督。確定好后再由供應(yīng)部門進(jìn)行原料的運(yùn)輸，保證原料的供應(yīng)。經(jīng)辦人員對每一關(guān)鍵控制點(diǎn)嚴(yán)格按照規(guī)范操作，相互監(jiān)督，將流程的每一個工作緊密結(jié)合起來，盡職盡責(zé)。

（三）建立信息化平臺，優(yōu)化采購技術(shù)

企業(yè)和供應(yīng)商之間的關(guān)系是長期、共榮，頻繁地更換供應(yīng)商會無形中帶來成本的增加，因此要精選供應(yīng)商。采購很難找到一種平衡：既有體系、質(zhì)量，又有價格優(yōu)勢、穩(wěn)定的生產(chǎn)的供應(yīng)商。市場環(huán)境的變化越來越快，很多新的供應(yīng)商在不斷涌現(xiàn)，選擇供應(yīng)商的時候一定要精心仔細(xì)，企業(yè)必須知道最好的供應(yīng)商在哪里，和好的供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，建立起信息平臺，這樣既方便聯(lián)系供應(yīng)商，也可以和多個供應(yīng)商進(jìn)行比較，有利于降低材料的成本。除此之外，還要優(yōu)化采購技術(shù)。

1、集中采購

中小企業(yè)可以進(jìn)行集中采購，即把分散執(zhí)行的采購需求集中起來共同委托給供應(yīng)商進(jìn)行，這樣就能夠在價格談判方面使供應(yīng)商做出一種策略上的讓步。在原材料采購上聯(lián)合起來，就可以增加防范風(fēng)險的能力，集小訂單成大訂單，增強(qiáng)集體的談判實(shí)力，獲取采購規(guī)模優(yōu)勢，爭得和大企業(yè)一樣的“江湖地位”；而且聯(lián)合采購的對象是原材料生產(chǎn)企業(yè)，這就可以擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本，也保障了產(chǎn)品質(zhì)量。

2、電子采購

隨著當(dāng)今世界逐漸網(wǎng)絡(luò)化、信息化，Internet在世界的普及讓電子采購已經(jīng)成為可能。電子采購就是企業(yè)以電子技術(shù)為手段，改善經(jīng)營模式，提高企業(yè)運(yùn)營效率，進(jìn)而增加營業(yè)收入。電子采購程序從開始的采購需求到結(jié)束，程序簡化并且緊密連接。通過電子采購可以實(shí)現(xiàn)物料信息的快速傳遞與資源共享，并且提高物料供應(yīng)管理水平，擴(kuò)大詢價比價范圍，降低采購成本。同時網(wǎng)上采購可以進(jìn)行全過程監(jiān)控，杜絕暗箱操作。當(dāng)然實(shí)行電子采購對中小企業(yè)而言，并非易事，需要慢慢的轉(zhuǎn)變。

（四）實(shí)行戰(zhàn)略庫存成本管理，指導(dǎo)采購成本控制

1、實(shí)行ERP系統(tǒng)管理

現(xiàn)在擁有較大規(guī)模的企業(yè)已經(jīng)實(shí)行ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行材料采購的控制，而相對中小企業(yè)來說，應(yīng)用這個系統(tǒng)的很少。ERP系統(tǒng)應(yīng)用起來非常簡單也非常便于管理。每個職位不同，便可以進(jìn)行不同的管理。作為生產(chǎn)采購來說，生產(chǎn)部門就可以通過電腦中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采購的確認(rèn)。通過計算每條生產(chǎn)線的產(chǎn)量，就可以判斷出下次生產(chǎn)需要多少原料，讓采購與生產(chǎn)在一條線上。根據(jù)庫存進(jìn)行適量采購，就很少產(chǎn)生原材料的供應(yīng)失衡，也就在一定程度上減少了損貨率和降低了庫存成本，從而就節(jié)約了采購成本。

2、實(shí)行經(jīng)濟(jì)性訂購量

定量采購方式，就是采購的時間不定，而每次采購的數(shù)量固定不變，當(dāng)庫存量降到一定數(shù)量時，就開始采購的方式。這種方法的運(yùn)用，需要確定一個庫存訂貨點(diǎn)量，即當(dāng)實(shí)際庫存量降到這個訂貨點(diǎn)時，就按固定的訂貨數(shù)量訂貨。為了節(jié)省費(fèi)用，降低成本，還需要確定一個合適的訂貨批量，使按此數(shù)量訂購物資所需的總費(fèi)用最小，這就是經(jīng)濟(jì)定購批量。存貨總成本最小的訂貨量稱為經(jīng)濟(jì)訂貨量(EOQ)。[5]

中小企業(yè)購買的大部分是小件物料，本身價值不高，市場上也容易獲得，但這類物料往往種類繁多，能夠占到企業(yè)全部采購種類的一半以上。因此，對于這類原料，應(yīng)采用的基本管理策略是致力于管理成本最小化。在庫存管理上，采用經(jīng)濟(jì)批量的優(yōu)化方法，并盡量利用信息技術(shù)等手段簡化管理程序，提高業(yè)務(wù)效率，減少不必要的庫存成本。

3、靈活運(yùn)用ABC分類法

傳統(tǒng)的ABC分類法在中小企業(yè)中被廣泛采用，但由于采購人員的專業(yè)水平參差不齊，往往流于形式。中小企業(yè)可以設(shè)專門的人員來負(fù)責(zé)。在分類標(biāo)準(zhǔn)方面，考慮到中小企業(yè)的流動資金壓力較大，可將庫存物料按年度貨幣占用量分為三類。劃分方法為：將每個庫存品種的年度需求量與每件庫存的成本相乘，按價值的高低標(biāo)出各種物資的大小序號，再按序號大小將物資重新排序，并累積年使用金額和累積百分比。其管理方法見表：[6]

表1ABC分類方法的特點(diǎn)

參考文獻(xiàn)：

[1]杜鈞.論采購成本的控制.中國外貿(mào).2011年第18期

[2]段楷.中小制造企業(yè)采購管理模式研究.銅陵學(xué)院學(xué)報.2011年第四期

[3]劉繼紅.淺談化工企業(yè)的采購管理[J].貴州化工.2002年10月.第27卷第5期

[4]王玢.談中小企業(yè)如何降低采購成本[J].經(jīng)濟(jì)師.2008年第11期

[5]劉淑蓮.財務(wù)管理第二版[M].東北財經(jīng)大學(xué)出版社.2010年7月出版

[6]張群主編.生產(chǎn)管理[M].高等教育出版社.2006年出版

[7]劉敏.我國中小企業(yè)采購管理中存在的問題及對策研究[J].物流工程與管理.2010年第10期