談基層水利普查檔案管理

林 佳

(樂清市水利局，浙江樂清 325600)

1 水利普查及普查檔案管理的重要性

全國水利普查是一次重大的國情國力調(diào)查，是國家資源環(huán)境調(diào)查的重要組成部分.通過水利普查旨在查清我國江河湖泊的基本情況，掌握水資源開發(fā)、利用和保護(hù)現(xiàn)狀，摸清經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)水資源的需求，了解水利行業(yè)能力建設(shè)狀況，建立水信息平臺(tái)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)水信息支撐和保障，而水利普查檔案是水利普查的重要成果，是具有長久保存價(jià)值的歷史記載，其真實(shí)地記錄了普查工作的全過程，是最為原始、可靠的基礎(chǔ)水利信息資料，屬于水利科技檔案范疇，是國家檔案資源的重要組成部分.因此，水利普查檔案管理是水利普查工作的重要內(nèi)容之一，做好水利普查檔案管理工作至關(guān)重要，意義十分重大.根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于開展第一次全國水利普查的通知》，2010年樂清市正式開展了為期3年的第一次全國水利普查工作.

2 普查檔案管理過程中的常見問題

根據(jù)對(duì)近3年的水利普查工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)基層水利普查工作具有以下一些常見的問題.

2.1 普查信息量多、涵蓋面廣

水利普查檔案不同于一般單一工程的檔案，它涉及到河流湖泊基本情況、水利工程基本情況、河湖開發(fā)治理保護(hù)情況、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水調(diào)查、水土保持情況、行業(yè)能力建設(shè)情況等6個(gè)方面及灌區(qū)和地下水取水井2個(gè)專項(xiàng)的內(nèi)容，范圍基本涵蓋了水利工作所涉及的所有方面，涉及300多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，造成收集難度較大.

2.2 普查時(shí)間跨度長

普查歷時(shí)3年，眾多指標(biāo)數(shù)據(jù)收集后如果沒有及時(shí)整理，前后期收集的信息很容易發(fā)生混淆，往往會(huì)造成原始資料無法歸檔或錯(cuò)誤歸檔，而部分?jǐn)?shù)據(jù)的錯(cuò)誤或缺失必將影響普查資料的適用性和可靠性.

2.3 普查檔案形成不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確

普查指標(biāo)既有資源環(huán)境領(lǐng)域的調(diào)查，又有經(jīng)濟(jì)社會(huì)領(lǐng)域的內(nèi)容;既有靜態(tài)指標(biāo)，又有動(dòng)態(tài)指標(biāo).專業(yè)跨度過大，使得很多指標(biāo)的設(shè)置不規(guī)范、不完整，例如重要指標(biāo)未列項(xiàng)或者采集指標(biāo)意義不大.總之，普查人員在不同專業(yè)領(lǐng)域方面的知識(shí)欠缺和局限，可能在檔案資料的形成過程造成問題，影響普查成果的質(zhì)量[1］.

2.4 普查檔案沒有高效的立卷查詢手段

在基層一般都沒有同步建立普查檔案的立卷和查詢檢索數(shù)據(jù)庫，由于缺少數(shù)據(jù)資源管理的先進(jìn)手段，導(dǎo)致大量手工查閱，查閱效率低下，還往往耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，也會(huì)逐步地降低普查檔案的利用率[2］.

2.5 檔案管理缺乏專業(yè)管理人員

水利普查檔案管理在我國是第一次開展，從資料的收集到整理成卷，沒有現(xiàn)成的案例可參考.在基層普查辦的檔案管理人員都是兼職，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案的收集及管理工作不易做到專業(yè)水平，從而影響到檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性.

3 普查檔案管理的對(duì)策

為了做好第一次水利普查檔案整理工作，保證水利普查檔案資料的規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性，針對(duì)本次水利普查檔案管理的問題及特點(diǎn)，樂清市在水利普查檔案的形成和管理上的做法包括以下一些方面.

3.1 加強(qiáng)普查檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作

隨著水利普查各專項(xiàng)填表上報(bào)工作的完成，形成了大量的清查表、普查表、臺(tái)賬表以及其他調(diào)查資料等水利普查檔案，為及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地將各類普查檔案收集整理歸檔，必須做到高度重視檔案工作，加強(qiáng)指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)工作的建設(shè)，自始至終將普查檔案管理作為重要工作來抓，緊緊圍繞“認(rèn)識(shí)到位、組織到位、人員到位、制度到位、協(xié)調(diào)到位、宣傳到位”等“六個(gè)到位”，扎實(shí)有力做好水利普查檔案工作.

(1)認(rèn)識(shí)到位

全體水普人員充分認(rèn)識(shí)到水利普查檔案是水利普查的重要成果、是完成水利普查驗(yàn)收的重要前提、是發(fā)揮水利普查成果效益的重要保障、是梳理水利普查工作經(jīng)驗(yàn)的重要途徑等重要性.

(2)組織到位

及時(shí)組建成立了以市水利局主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的樂清市水利普查檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為做好普查檔案管理工作提供組織保證;全面部署，狠抓落實(shí)，做到水利普查檔案管理與普查工作同步進(jìn)行，與普查各專項(xiàng)工作做到“三同時(shí)”即同進(jìn)度、同管理、同質(zhì)量[3］.

(3)制度到位

根據(jù)國家、省市《關(guān)于第一次全國水利普查檔案管理辦法》的文件精神制定《樂清市第一次水利普查檔案管理辦法》，明確水利普查檔案工作任務(wù)及要求，并為普查檔案的收集、整理、歸檔提供制度保障.

(4)人員到位

落實(shí)普查檔案專人管理及明確檔案管理職責(zé)分工，并要求普查人員相互配合，全員、全程參與檔案管理.

(5)協(xié)調(diào)到位

(6)宣傳到位

按照《第一次全國水利普查宣傳方案》，從2011年1月份開始開展各項(xiàng)水利普查宣傳活動(dòng)，并對(duì)檔案重要性進(jìn)行宣傳動(dòng)員，營造良好的輿論氛圍，讓廣大普查人員和管理單位了解、關(guān)注、支持水利普查檔案工作.

3.2 精心收集資料，開展同步管理

水利普查是一次綜合性、全方位的普查，針對(duì)水利普查具有范圍廣、單位多、部門多、層級(jí)多、環(huán)節(jié)多、歷時(shí)長的特點(diǎn)，將普查工作劃分成不同階段實(shí)施很有必要，這樣便于將檔案管理工作與普查數(shù)據(jù)收集同步進(jìn)行，在精心收集各類普查數(shù)據(jù)的同時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理辦法的要求歸檔管理.樂清市水利普查工作劃分為前期準(zhǔn)備階段、清查登記階段、填表上報(bào)階段、成果發(fā)布階段等四個(gè)階段進(jìn)行，各階段普查資料均需經(jīng)過多級(jí)審核和修改完善，最終形成普查數(shù)據(jù).對(duì)檔案資料的同步管理必須落實(shí)到普查的各個(gè)階段[4］.

(1)前期準(zhǔn)備階段

2010年是開展水利普查的前期準(zhǔn)備階段，主要工作內(nèi)容是組建領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室、制定普查方案、選聘普查指導(dǎo)員和普查員、參加并開展各級(jí)普查培訓(xùn)、開展普查宣傳等系列工作.在此階段水利普查檔案主要涉及到水利普查管理類文件資料.

(2)清查登記階段

2011年是開展水利普查的清查登記階段，主要工作內(nèi)容是清查初始名錄收集、開展對(duì)象清查工作、清查數(shù)據(jù)審核錄入上報(bào)、開展清查數(shù)據(jù)質(zhì)量抽查工作、組織清查數(shù)據(jù)驗(yàn)收、獲取普查數(shù)據(jù)靜態(tài)數(shù)據(jù)等系列工作.在此階段水利普查檔案涉及到水利普查管理文件、各專項(xiàng)的清查表、各普查對(duì)象的基礎(chǔ)資料等檔案資料.

有些事我們活到現(xiàn)在，仍不明白，明明認(rèn)認(rèn)真真地去愛，就是得不到。我知道也不是自己找，愛走了誰也阻止不了！該是你的就是你的，不是你的就放掉！至少你還有我，還有我，一個(gè)真正不變的朋友！只要你需要我，告訴我，我愿意永遠(yuǎn)陪你度過！

(3)填表上報(bào)階段

2012－01－06是開展水利普查的填表上報(bào)階段，主要工作內(nèi)容是普查對(duì)象動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)收集、普查草表填寫、普查正表填寫、普查數(shù)據(jù)審核錄入上報(bào)、開展水利普查事中抽查工作、組織普查數(shù)據(jù)驗(yàn)收等系列工作.在此階段水利普查檔案涉及到水利普查管理文件、各專項(xiàng)的普查表、各普查對(duì)象的所有關(guān)聯(lián)材料等等檔案資料.

(4)成果發(fā)布階段

2012－06－12主要是完成普查成果抽查驗(yàn)收工作，進(jìn)行普查資料分析、整理、匯編，發(fā)布各級(jí)水利普查公報(bào).在此階段是普查檔案整理的關(guān)鍵時(shí)刻.

3.3 及時(shí)整理檔案，提高資料可靠性

由于水利普查持續(xù)時(shí)間長，每個(gè)階段有每個(gè)階段的任務(wù)與特點(diǎn)，每個(gè)階段的資料都有其階段性與特殊性，階段資料的及時(shí)收集整理與歸檔是整個(gè)檔案工作成敗的重要基礎(chǔ).因此眾多指標(biāo)數(shù)據(jù)收集后，必須及時(shí)整理歸檔，特別要注意重點(diǎn)普查對(duì)象所有統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的收集和歸檔，做到一表一核一檔，確保資料規(guī)范、完整、準(zhǔn)確.對(duì)水利工程、行業(yè)能力、河湖開發(fā)治理保護(hù)等重點(diǎn)普查對(duì)象按“一表一核一檔案”整理，即要求每一張普查表都要提交審核意見及原始技術(shù)資料，表中的數(shù)據(jù)都能夠提供數(shù)據(jù)來源資料(如批復(fù)文件、設(shè)計(jì)文件資料、測量及計(jì)算資料、現(xiàn)場照片等)，對(duì)水利工程還要求拍照歷史資料檔案，作為驗(yàn)收時(shí)的依據(jù)，從而確保水利普查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、真實(shí)性，真實(shí)地記載水利普查的過程和結(jié)果.

3.4 建立高效的查詢檢索系統(tǒng)

水利普查檔案須全面、系統(tǒng)地反映水利普查工作的過程與結(jié)果，內(nèi)容主要包括普查管理類文件材料、水利普查音像實(shí)物類、河湖基本情況普查、水利工程、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水、行業(yè)能力、河湖開發(fā)治理保護(hù)、灌區(qū)、地下水取水井、水土保持等十個(gè)項(xiàng)目.為了加快建檔效率、減輕檔案管理人員的工作壓力，提高檔案的實(shí)用性，做好檔案分類組合立卷工作并建立查詢檢索數(shù)據(jù)庫十分重要[5］.

(1)做好檔案分類組合立卷工作

將普查工作中形成的紙質(zhì)、電子、實(shí)物、音像等所有檔案資料經(jīng)檔案管理專職人員的嚴(yán)格檢查后，按照十個(gè)項(xiàng)目分類整理，按照歸檔范圍與保管期限要求完成普查檔案的分類、立卷、編目、裝訂等一系列工作.

①普查管理類文件檔案材料

由檔案管理人員負(fù)責(zé)收集各級(jí)收發(fā)文件、各種會(huì)議材料、工作簡報(bào)等各種管理類材料，按工作進(jìn)展情況分階段進(jìn)行分類整理立卷.

②音像實(shí)物類檔案材料

由檔案管理人員負(fù)責(zé)收集普查照片、錄像、工作證書、標(biāo)志、印章等音像實(shí)物類材料，并收集打印整理，做好注明時(shí)間、地點(diǎn)、事件、主要人物等相應(yīng)的文字說明.

③八大專項(xiàng)檔案材料

由各專項(xiàng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)員負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案管理人員.檔案管理人員按每一專項(xiàng)進(jìn)行分類后再進(jìn)一步細(xì)分，如水利工程又細(xì)分為水閘工程、水庫工程、水電站工程、泵站工程、農(nóng)村供水工程等，并以31個(gè)普查分區(qū)為單元組合立卷.

(2)建立查詢檢索數(shù)據(jù)庫

普查檔案立卷檢索數(shù)據(jù)庫是檔案資料資源利用的基礎(chǔ)，以細(xì)致整理、深化檢索為宗旨，建立查找檢索檔案文件資料的途徑，給使用者與檔案資源之建立起暢通的橋梁與紐帶，實(shí)現(xiàn)資源共享.經(jīng)過第一次水利普查，初步建立起“樂清市水利普查檔案查詢檢索數(shù)據(jù)庫”，數(shù)據(jù)庫主要功能包括普查文件管理、音像實(shí)物類檔案材料管理、普查對(duì)象管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等五大模塊，可以存儲(chǔ)并讀取各種格式的電子文檔.

普查文件管理:普查管理類文件檔案材料按《水利普查文件材料歸檔范圍與保管期限表》的分類要求，按23個(gè)類別排序建立，將管理期限在30年以上的掃描入數(shù)據(jù)庫.

音像實(shí)物類檔案材料管理:音像實(shí)物類檔案材料按《水利普查文件材料歸檔范圍與保管期限表》的分類要求，按3個(gè)類別排序建立，在庫里對(duì)每個(gè)對(duì)象均需做好文字說明.

普查對(duì)象管理:普查對(duì)象按《水利普查文件材料歸檔范圍與保管期限表》的分類要求，按八大專項(xiàng)分類，每個(gè)專項(xiàng)再依據(jù)工程項(xiàng)目構(gòu)成分類，每個(gè)工程項(xiàng)目需將所有相關(guān)資料進(jìn)行入庫編輯，具體見圖1.

圖1 檔案分卷類目

3.5 提高業(yè)務(wù)水平，做到專業(yè)管理水利普查檔案

要做好普查檔案管理工作，檔案管理人員必須提高專業(yè)水平，做到既熟悉水利普查，又懂管理培訓(xùn)，使檔案工作人員能熟練掌握水利普查檔案業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平，并加強(qiáng)與檔案行政管理部門的溝通與協(xié)調(diào)，加大協(xié)作力度，及時(shí)解決在普查檔案工作中的有關(guān)技術(shù)問題，共同推進(jìn)水利普查檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的順利開展，落實(shí)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，高質(zhì)量完成普查檔案整理，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確.

4 結(jié)語

水利普查檔案是具有重要價(jià)值的歷史記錄，只有積極協(xié)調(diào)、真抓實(shí)干，抓好各項(xiàng)工作落實(shí)，才能保證水利普查檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性，才能使水利普查的成果運(yùn)用在未來水利工程的建設(shè)和管理中.在基層水利普查工作中主要經(jīng)驗(yàn)有:

(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，認(rèn)真做到“六個(gè)到位”;

(2)及時(shí)整理檔案，同步開展管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的審核完善工作;

(3)盡量運(yùn)用先進(jìn)的檢索查詢手段，減輕檔案創(chuàng)建和管理人員的工作壓力.

在圓滿完成第一次水利普查檔案資料的建立和管理的基礎(chǔ)上，今后應(yīng)積極做好普查檔案信息資源的整理、開發(fā)與利用，重視水利普查檔案資料的二次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)水利普查檔案的科學(xué)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值.

[1]楊 艷.淺談農(nóng)田水利水電工程檔案管理[J］.農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2011，22(2):95 －971.

[2]王 中.淺談水利科技檔案管理[J］.四川水利，2011(4):69－71.

[3]孫 巖.水利普查檔案管理要與普查工作同步進(jìn)行[J］.山西水利，2011(12):34－35.

[4]鄒燕莉.水利普查中的檔案管理工作探討[J］.中國水利，2012(6):60－61.

[5]文順玉.加強(qiáng)檔案管理 保證檔案安全[J］.水利天地，2012(2):6－7.