外包食堂消費商務系統(tǒng)的財務風險控制

■廖曉培 海南省三亞高級技工學校

一、引言

消費系統(tǒng)是以計算機管理為核心，以非接觸式IC卡為信息載體，以售飯機等為消費終端，以讀卡器等作為讀寫控制終端的全新知能管理系統(tǒng)，消費者只需開一張經授權的IC卡，即可完成各種消費的支付過程和出入控制。其強大的后臺管理和完善的信息處理能力，能有效的處理IC卡的發(fā)行、取消、授權、充值等工作，并可完成各類消費信息的查詢、統(tǒng)計、清算、打印、報表等業(yè)務，有效的提高了財務管理能力和工作效率，被廣大企業(yè)、機關、學校等應用于公共消費等場所。目前，我國很多企業(yè)、學校食堂都采用外包模式，在應用消費商務系統(tǒng)的時候，因為各種原因時有財務問題發(fā)生，帶來或大或小的經濟損失和社會影響。下面，本文就外包食堂消費商務系統(tǒng)的財務風險控制淺談幾點看法，以期加強外包食堂的財務管理能力。

二、外包食堂消費商務系統(tǒng)常見財務風險成因

1.消費商務系統(tǒng)管理制度不健全。外包食堂使用消費商務系統(tǒng)，能有效的規(guī)范財務信息資源提高食堂財務管理水平，提高財務信息質量與財務核算分析能力。但是當前很多食堂消費商務系統(tǒng)的建立，主要集中在消費商務系統(tǒng)技術層面的實現(xiàn)上，而相關的管理制度的建設卻被忽視，使得管理制度不夠健全，很多消費系統(tǒng)財務管理工作得不到有效的監(jiān)管和控制。不健全的管理制度下，消費系統(tǒng)體系內各部門各人員權責界定不清晰，極容易因為責權不明而發(fā)生糾紛，甚至時有被某些人利用漏洞謀取私利，最終引起發(fā)財務風險。再如消費商務系統(tǒng)的應用，不僅涉及財務管理問題，還涉及網(wǎng)絡技術管理問題，但部分外包食堂在財務管理與網(wǎng)絡技術管理方面的協(xié)調度不夠，造成數(shù)據(jù)規(guī)范不一致，也極容易造成財務風險。

2.消費商務系統(tǒng)軟硬件功能不夠完善。食堂消費商務系統(tǒng)的正常運行依大的依賴于軟硬件環(huán)境，需要有完善的軟硬件環(huán)境的支撐，如果軟硬件出現(xiàn)問題，勢必帶來巨大的財務風險。對于硬件系統(tǒng)來說，食堂消費系統(tǒng)的使用頻率極高，工作環(huán)境極為復雜，在這種復雜而惡劣的使用環(huán)境下，極容易出現(xiàn)硬件故障，如果不經常對硬件系統(tǒng)進行檢修維護，及時排除和修復系統(tǒng)故障，極容易產生大問題，如數(shù)據(jù)丟失等。再如軟件系統(tǒng)中各項財務信息的關聯(lián)協(xié)調，一旦出現(xiàn)軟件故障，某個數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，極容易引起發(fā)數(shù)據(jù)沖突。

3.消費系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性與保密性存在問題。食堂消費系統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)財務處理方法不同，傳統(tǒng)財務數(shù)據(jù)的處理，是基于封閉的財務空間處理方法，而采用消費系統(tǒng)后，財務數(shù)據(jù)的傳輸與處理，是在開放的網(wǎng)絡中進行的。雖然隨著網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)安全技術的提升，消費系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)的安全性與保密性得到了不斷的提高，但依然無法做到絕對安全，包括如密碼保護、數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊?，尤其是消費系統(tǒng)數(shù)據(jù)敏感性極高，一旦出現(xiàn)安全問題將直接造成財務數(shù)據(jù)問題，帶來巨大的財務風險。

三、外包食堂消費商務系統(tǒng)財務風險控制策略

1.健全消費系統(tǒng)管理制度。食堂消費商務系統(tǒng)的使用，對財務管理的影響極大，尤其是財務數(shù)據(jù)的處理、傳輸、存儲等方面的影響，因此必須健全與消費系統(tǒng)相適應的管理制度，一方面滿足消費系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、處理、存儲的需要，另一方面滿足與其它系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換的需要。同時，由于財務數(shù)據(jù)的延遲性，應當進一步確立責權體系，落實責任，規(guī)范資金使用管理，定期對資金管理情況進行檢查，以保證財務數(shù)據(jù)的清晰、明了，避免出現(xiàn)資金問題。例如食堂消費系統(tǒng)都是采用預存方式，用戶通過預存繳費再消費，在一定程度上緩解了惡意欠費現(xiàn)象，避免了現(xiàn)金交易帶來的一些問題，但這種方式會形成一筆數(shù)目龐大的卡內圈存資金，這部分資金的使用情況必須通過嚴格的制度來跟蹤、監(jiān)管、調查，以避免產生糊涂賬現(xiàn)象。

2.高度重視系統(tǒng)軟硬件的檢修維護。目前很多外包食堂都沒有建立相應的消費系統(tǒng)檢修維護制度，更沒有配備專人負責消費系統(tǒng)軟、硬件的檢修維護，僅只在系統(tǒng)出現(xiàn)問題后再讓產品廠商派遣技術人員前來檢修，這種現(xiàn)象極容易造成一些小問題、小漏洞被忽視，甚至出現(xiàn)未影響系統(tǒng)正常使用的大問題被忽視現(xiàn)象，一旦被人利用將會造成嚴重后果。應當建立起相應的檢修維護制度，并配備專門的檢修維護人員，對系統(tǒng)軟、硬件進行定期或不定期的檢修與維護，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，及時修復系統(tǒng)存在的漏洞，及時對系統(tǒng)進行升級，保證系統(tǒng)安全可靠的運行，以免因系統(tǒng)軟硬件問題帶來財務風險。

3.提升消費系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性。雖然目前食堂消費系統(tǒng)的技術已經較為成熟，但由于在食堂消費系統(tǒng)建立過程中，受到設計、財力、管理等多方面因素的影響，消費系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性一直面臨著巨大的挑戰(zhàn)，如計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞等等。外包食堂在應用消費商務系統(tǒng)時，必須注意系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，合理設置權限，加強相關人員的管理，關鍵崗位采用定期輪換制等等。另外，還應當加強密碼保護機制，如管理賬號采用復雜密碼、動態(tài)密碼等以防止密碼被竊取或破解。再如優(yōu)化數(shù)據(jù)庫管理，對用戶進行安全認證以控制用戶對服務器的連續(xù)接，限制用戶對數(shù)據(jù)庫的訪問與處理權限。再如建立突發(fā)事件安全管理機制，采用雙機備份和磁盤陣列，保證系統(tǒng)在發(fā)生故障時依然能夠穩(wěn)定運行，避免因數(shù)據(jù)遺失、破壞、篡改等帶來財務影響。

四、結束

食堂消費商務系統(tǒng)的使用，有效的提升了食堂財務管理能力和工作效率，提升了食堂的服務能力，對食堂的經營管理起到了巨大的推動作用，但也對傳統(tǒng)財務管理形成了一定的沖擊，尤其是消費商務系統(tǒng)財務管理的不同，使得其財務風險的來源也不盡相同，因此在外包食堂消費商務系統(tǒng)的使用過程中，一定要管理制度、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等方面入手，封堵財務風險漏洞，降低財務風險。

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