做好科研單位檔案工作應(yīng)強(qiáng)化五種意識(shí)

胡繼芬

摘要：檔案是單位各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載著單位發(fā)展的歷史過(guò)程，全面、客觀、真實(shí)地反映著單位的歷史面貌、工作情況及領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢(xún)研究，對(duì)制訂工作計(jì)劃，推廣先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)等，都具有重要的參考價(jià)值。本文對(duì)做好科研單位檔案工作應(yīng)強(qiáng)化的五種意識(shí)進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：檔案工作；強(qiáng)化；意識(shí)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展， 如何與時(shí)俱進(jìn)地做好科研單位檔案工作，不斷提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為單位各項(xiàng)科技事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)？結(jié)合檔案工作的體會(huì)，探討了新時(shí)期做好科研單位檔案工作應(yīng)該強(qiáng)化的五種意識(shí)，這五種意識(shí)不僅是做好檔案工作的前提條件，同時(shí)也是一名合格的檔案工作人員應(yīng)該具備基本素質(zhì)。

1 做好科研單位檔案工作必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)是做好檔案工作的必備意識(shí)。提供服務(wù)既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的落腳點(diǎn)，更檔案工作社會(huì)價(jià)值的最終體現(xiàn)。作為科研單位的檔案管理人員，必須牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”的思想，時(shí)刻牢記檔案管理工作就是服務(wù)工作。應(yīng)該自覺(jué)地強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)方向，全心全意為單位科研、科技成果轉(zhuǎn)化、綜合管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。不能把檔案服務(wù)利用工作簡(jiǎn)單地看作是“坐堂等客的守?cái)偂被颉皞}(cāng)庫(kù)保管員”，誰(shuí)來(lái)要什么，就依據(jù)制度給找什么，而是應(yīng)該思考和研究服務(wù)方向和服務(wù)重點(diǎn)，深入基層及時(shí)了解職工對(duì)檔案信息的需求，積極開(kāi)發(fā)好檔案信息資源，變被動(dòng)的倉(cāng)庫(kù)保管員為主動(dòng)的服務(wù)者，更好地發(fā)揮檔案工作在科研單位發(fā)展中的作用，積極、熱忱、及時(shí)為職工提供科研項(xiàng)目背景、政策落實(shí)、申請(qǐng)補(bǔ)助、維護(hù)權(quán)益等檔案信息資源查找和利用，想職工所想、及職工所及，竭盡所能為廣大職工提供最方便、最快捷、最貼心的服服務(wù)，要把服務(wù)看作是檔案管理人員的天職，真正做到有心做好檔案、熱心做好檔案、用心做好檔案，努力提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2 做好科研單位檔案工作必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

責(zé)任意識(shí)是做好科研單位檔案工作最為重要的意識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的重要事業(yè)，這就要求檔案管理人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，沒(méi)有責(zé)任意識(shí)就談不上愛(ài)崗敬業(yè)和盡職盡責(zé)，要有干一行愛(ài)一行的良好心態(tài)，熱愛(ài)檔案工作，要對(duì)檔案工作高度負(fù)責(zé)，認(rèn)真對(duì)待，在檔案管理的實(shí)際工作中，應(yīng)把一年一度的檔案歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ?，做到隨時(shí)辦隨時(shí)歸，改變年終突擊整理檔案的被動(dòng)局面，有效提升檔案管理的責(zé)任意識(shí)，讓檔案工作也更加貼近實(shí)際，成為整個(gè)科研單位重要工作中的一部分。檔案工作人員要以求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，踏實(shí)勤奮做好檔案管理工作，檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的特殊性和重要性，應(yīng)該恪盡職守， 在檔案管理的實(shí)際工作中時(shí)時(shí)刻刻堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，把好檔案材料的收集歸檔關(guān)、檔案檢查關(guān)及檔案保管關(guān)，在每一個(gè)檔案日常工作的環(huán)節(jié)之中體現(xiàn)事業(yè)心和責(zé)任心，以強(qiáng)烈的責(zé)任感保證檔案的準(zhǔn)確性、權(quán)威性和真實(shí)性，促進(jìn)科研單位科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科技條件平及綜合管理臺(tái)等各項(xiàng)工作的發(fā)展。

3 做好科研單位檔案工作必須強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)

學(xué)習(xí)意識(shí)是提高檔案管理工作質(zhì)量的有力保障?？蒲袉挝粰n案管理人員要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。努力加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，緊跟時(shí)代潮流，確保在思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致；要自覺(jué)加強(qiáng)《檔案法》、國(guó)家、省有關(guān)檔案管理政策、法規(guī)的學(xué)習(xí)；自覺(jué)學(xué)習(xí)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，學(xué)習(xí)新形式下檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握新的檔案管理技術(shù)，不斷充實(shí)自己的“信息庫(kù)、資料庫(kù)”。積極參加上級(jí)檔案主管部門(mén)組織的各類(lèi)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、繼續(xù)教育、檔案文化宣傳等專(zhuān)題培訓(xùn)班，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升工作技能和履行崗位職責(zé)的能力，要強(qiáng)化“功練平時(shí)”的學(xué)習(xí)意識(shí)，做到“把學(xué)習(xí)當(dāng)作工作來(lái)對(duì)待，把工作當(dāng)作學(xué)習(xí)來(lái)研究”，在檔案管理實(shí)際工作不斷學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，不斷啟發(fā)自己的思維，要通過(guò)學(xué)習(xí)─思考─提高，使自己的思想素質(zhì)、道德品質(zhì)和工作能力都得到明顯提高，更好地勝任檔案管理本職工作，為全所科技事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4 做好科研單位檔案工作必須強(qiáng)化制度意識(shí)

制度意識(shí)是做好科研單位檔案工作，并使檔案工作走向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有力保障，遵守并履行檔案管理制度是每一個(gè)檔案工作人員人員應(yīng)盡的義務(wù)。一名合格的檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)參與健全檔案材料的收集、歸檔制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管、保密、檔案查閱、借閱制度，建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，樹(shù)立強(qiáng)烈的制度意識(shí)，嚴(yán)格手續(xù)，做到檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收均有登記，查閱、借閱檔案有登記，在提供準(zhǔn)確、利用方便的同時(shí)，有效杜絕檔案信息的泄密、涂改等人為因素，積極做好檔案利用等制度的完善工作，加強(qiáng)日常檔案庫(kù)房的“四防”管理和利用管理，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，實(shí)行責(zé)任追究制，以保證檔案管理規(guī)范有序。努力做到檔案工作流程制度化和規(guī)范化，幫助檔案管理人員有序化管理檔案，保證科研單位檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，使檔案工作走向科學(xué)化、規(guī)范化和程序化，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

5 做好科研單位檔案工作必須強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新意識(shí)，是改變檔案管理工作局面的關(guān)鍵所在，是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要因素，是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作中一些舊的管理模式和工作方法已不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，為使檔案工作更好地服務(wù)于單位的發(fā)展，檔案管理人員首先要?jiǎng)?chuàng)新管理思路，要改變檔案工作既無(wú)動(dòng)力又無(wú)目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門(mén)由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意；其次要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，利用現(xiàn)代化技術(shù)提高工作效率，借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)較繁瑣的手工操作進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平；利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。最后要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來(lái)提高檔案工作技術(shù)含量和水平。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

要做好科研單位檔案工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、制度意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，只有強(qiáng)化了這五種意識(shí)，才能科學(xué)化、規(guī)范化管理檔案，讓檔案走出卷柜，在單位各項(xiàng)工作中發(fā)揮重要作用，真正成為單位開(kāi)展科學(xué)研究的重要素材和可靠依據(jù)；成為維護(hù)廣大職工權(quán)益的重要工具；成為規(guī)范管理、積累知識(shí)傳播知識(shí)的重要載體；成為單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流、落實(shí)政策，配備領(lǐng)導(dǎo)班子并服務(wù)于科研單位各項(xiàng)工作的重要條件。