關(guān)于高校檔案的數(shù)字化管理探索

金芳

摘要：隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，不僅為我國高等院校的管理工作帶來了巨大的方便，同時(shí)也為高校檔案管理工作提供了切實(shí)有效的手段。目前，我國的各個(gè)高等院校已經(jīng)將學(xué)校檔案數(shù)字化管理作為一項(xiàng)重要建設(shè)工作來開展，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化的收集與積累，充分利用現(xiàn)有技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案室，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的共享，以此來推動我國高校檔案數(shù)字化管理的科學(xué)化、高效化發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；數(shù)字化管理

高等院校的檔案資料作為科研、教學(xué)、黨政管理、產(chǎn)業(yè)及等其它各項(xiàng)活動中直接形成的不同形式（如：圖像、文字、聲像等）的歷史記錄資料，其對于學(xué)校、社會等都具有十分重要的保存與利用價(jià)值。2008年8月20日，我國頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號），此辦法的實(shí)施無疑將推動我國高校檔案管理的革新發(fā)展，有利于促進(jìn)高校檔案資源在技術(shù)信息化平臺上拓展使用空間及利用率。

1 高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 數(shù)字化檔案管理更為方便、快捷

通過將檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理之后，可直接存儲于計(jì)算機(jī)硬盤中，這樣不僅能夠極大的節(jié)約高校檔案的存儲空間，快捷、方便的存儲檔案數(shù)據(jù)，便于高校對檔案進(jìn)行管理；另外通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理檔案，可以有效提升檔案信息的安全性，最大程度的避免因人為或者自然因素而導(dǎo)致檔案損失的可能性。

1.2 提升檔案信息檢索的準(zhǔn)確性

通過計(jì)算機(jī)檔案管理，替換了傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理、統(tǒng)計(jì)、檢索方式，這樣不僅保證了檔案管理、統(tǒng)計(jì)、檢索的工作效率，同時(shí)還提升了高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。除此之外，數(shù)字化的檔案信息還有利于高校內(nèi)部之間更加快捷、方便的傳輸、交流，從而最大限度的提升高校檔案信息資源的有效利用率，促進(jìn)高校檔案資源發(fā)揮出真正的作用。

2 加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案管理的構(gòu)想

2.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的收集和積累工作

高校檔案數(shù)字化的收集工作必須采取統(tǒng)一的文檔一體化管理模式，只有這樣才能夠保證檔案數(shù)字化資料在背景、內(nèi)容以及原數(shù)據(jù)等基本信息的完整性，使檔案資料不至于因運(yùn)行環(huán)境等因素的影響而出現(xiàn)信息被破壞或者丟失現(xiàn)象；若要實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化歸檔管理，必須做到檔案與數(shù)字化文件的一體化管理，只有這樣才可有效提升檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的兼容性[1]。

目前，我國大部分高等院校都應(yīng)該建成了成熟的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各個(gè)部門的文秘可以直接將相關(guān)文件資料輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，而各級部分則可以根據(jù)自己的權(quán)限在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中分組傳、閱自己所需要的文件資料及處理意見，而在年末歸檔時(shí)只需要將檔案管理部門移交分類卷清單，然后通過網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)按照規(guī)定格式直接上傳至學(xué)校建立的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中；在日常管理中，檔案管理人員可以隨時(shí)檢查、督促各個(gè)院系相關(guān)部門的電子資料歸檔情況，尤其的對于一些重要的電子檔案文件可及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行歸檔，再由檔案管理人員編輯歸檔之后將其集中下載至檔案室脫機(jī)存儲介

質(zhì)上。

2.2 進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案館建設(shè)工作

高校數(shù)字化檔案館建設(shè)須從多方面著手，深入挖掘現(xiàn)有資源，并開拓相關(guān)領(lǐng)域信息。一方面，各檔案管理部門根據(jù)實(shí)際出發(fā)，確定檔案建設(shè)的定位，服務(wù)對象及發(fā)展要求；另一方面，各單位根據(jù)自身實(shí)際出發(fā)使用好已有的軟硬件設(shè)施，建設(shè)完整的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需求建設(shè)基于局域網(wǎng)平臺的檔案管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，最大程度的挖掘現(xiàn)有的資源[2]；還有就是建設(shè)一個(gè)檔案信息開放式平臺，針對運(yùn)行和使用中發(fā)現(xiàn)的新的使用項(xiàng)目和需求做好長期規(guī)劃，做好檔案管理中長期規(guī)劃，適當(dāng)開發(fā)、購置適合本單位需要軟件及硬件設(shè)施，對檔案數(shù)字化進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，發(fā)展的檔案信息系統(tǒng)才能更大程度地開拓檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)范圍，只有這樣才能更好地體現(xiàn)出其價(jià)值。

2.3 切實(shí)加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案的利用率

目前，我國高等院校中已經(jīng)建立起成熟的校園網(wǎng)絡(luò)體系，這不僅為數(shù)字化檔案館提供了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)還為更好的開展檔案信息服務(wù)工作提供最佳的發(fā)展空間。為了能夠有效提升高校數(shù)字化檔案的有效利用率，筆者建議：文件制作和檔案管理均采取相同系統(tǒng)軟件，編制檢索與文件制作實(shí)現(xiàn)同步管理，文件制度采取統(tǒng)一格式（如：文件中的作者、時(shí)間、題名、密級等），同時(shí)再加之檔案管理的部分編號（如：檔號），這樣在編制檢索時(shí)能夠隨機(jī)調(diào)出；通過校園網(wǎng)鏈接檔案館，這樣為學(xué)校管理、教學(xué)及科研利用檔案信息提供了嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與先進(jìn)的技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)不出門便可瀏覽、下載、上傳學(xué)校的檔案資料。

3 結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理中充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)已是未來檔案工作發(fā)展的必然發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理不僅符合時(shí)代發(fā)展要求，對于高校的科研、教學(xué)、黨政管理、產(chǎn)業(yè)及等其它各項(xiàng)活動都具有十分重要的意義。在未來檔案數(shù)字化發(fā)展中，我們還需要堅(jiān)持不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，進(jìn)一步掌握現(xiàn)代信息整理與檢索技術(shù)，以此來更好的為高校檔案管理及現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)

服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 任鳳仙，張志軍.試論高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及實(shí)施策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：565.

[2] 金俊蘭.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2010（4）：150-151.

[3] 劉 鵬.檔案數(shù)字化管理的探索[C].2011年海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)交流會論文集，2011.