檔案信息資源在機構編制部門的整合研究

房穎

【摘 要】本文在介紹檔案信息資源整合概念及必要性基礎上，研究基礎機構編制部門中檔案信息資源整合的方式方法，著重從信息技術、宏觀微觀整合、堅持原則等方面進行研究。

【關鍵詞】 檔案信息 機構編制 整合

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0309-01

各基層機構編制部門，是深化我國行政管理體制改革、政府機構改革和事業(yè)單位改革的重要組織保障。機構編制中檔案信息資源管理，在“以信息化帶動工業(yè)化、以工業(yè)化促進信息化”政策的推動下，取得了長足的發(fā)展。但同時我們也看到，在機構編制中的業(yè)務信息系統與檔案信息管理統之間存在的銜接不當問題，給檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、服務等環(huán)節(jié)造成了不少困擾，已成為基層機構編制部門，檔案信息資源管理的發(fā)展瓶頸。因此，機構編制檔案信息資源的優(yōu)化配置與整合，成為信息化發(fā)展進程中亟待解決的問題。

一、檔案信息資源整合的概念及必要性

研究檔案信息資源整合首先應明確檔案信息資源整合的概念：“檔案信息資源整合主要是通過專題信息資源檢索工具建設和檔案文獻匯編來完成的，在現代信息技術條件下，則可以通過數字技術的運用，實現對實踐領域檔案信息資源的集中化[1]。

在機構編制中檔案信息資源整合的必要性主要體現在：①檔案信息資源數量巨大，內容豐富、載體多樣。檔案信息龐雜瑣碎。②對檔案信息需求量多樣化。這不僅體現在數量眾多，而且要在眾多龐雜的信息中選取對機構、資源配置、人事編制、架構職能有利用參考價值的進行編纂和公布，這也是檔案信息資源進行整合的重要因素之一。③社會對檔案信息的需求。在信息經濟快速發(fā)展的今天，無論是社會機構還是廣大的群眾在電子政務框架下的社會生活中，對檔案信息資源的需求也是與日俱增。但現存的檔案信息資源狀況根本無法滿足社會的利用需求，提供便利的有效信息。為了順應時代的發(fā)展，使檔案信息資源的作用在社會上得到充分的發(fā)揮，檔案信息資源有效整合的工作已經是迫在眉睫。

二、 檔案信息資源整合的拓展研究

1、借助信息技術實現檔案信息資源整合機制的創(chuàng)新

信息技術發(fā)展為檔案信息資源的整合提供了一個很好的機會，使得我們可以繞開檔案實體整合過程中由于條塊分割、部門利益而導致的許多阻力。我們可以做的工作很多，而且都極具建設性。比如，在機構編制中，可以啟動一定行政區(qū)域內檔案目錄中心的建設，將市、區(qū)、縣行政區(qū)域內不同類別、分散保存在不同部門的檔案目錄錄入數據庫，建立起翔實、齊全、完整的檔案目錄中心。進一步而言，在條件許可時，在目錄中心的基礎上，建立全文數據庫，就借助于網絡信息平臺實現了檔案信息資源的整合共享。這不僅有利于檔案資源的整合，也有利于檔案信息的充分利用[2]。

2、 微觀、宏觀整合的措施

微觀整合即檔案編制中的基礎性、原始性的歸納整理。具體要求有效用——要通過鑒定來解決檔案文件的保存價值與共享范圍問題；有秩序——把原始記錄成為有規(guī)可循的有機整體；有價值——使集聚起來的檔案資源不僅是有用的而且是可用的。

宏觀整合即將檔案息資源的整合將重點放在了檔案行政管理機構和檔案資源合理配置上。在機構編制中，檔案資源共享上存在著不一致性，在檔案信息資源的整理過程中不是存在著工作割裂的弊端，就是信息資源的重復積累問題[3]。要解決上述出現的問題，就要制定相關的措施，確保信息工作的順利開展。

首先要強化各級檔案行政管理部門的檔案信息建設的合作和共享。其次，要加強檔案各個部門的合作，建立互動多贏的機制。檔案資源的整合是一個艱巨的社會體系工程，需要各方共同努力。同時，要推進這一工程的持續(xù)發(fā)展，又必須兼顧有關各方的利益。在實際工作中具體為：

①建立以以地方區(qū)域性檔案為主的檔案目錄信息，在綜合檔案館內就可以檢索到各個地區(qū)的檔案資源，為機關、個人查找檔案工作提供了便利的條件和有效的服務，而且在面向社會的公共網上也可檢索到相關檔案信息。②建立各種形式的新型文件管理中心和檔案事務所。

最后，要宣傳檔案信息資源。要達到檔案信息資源共享的最終目的就必須要讓社會的方方面面都關注檔案工作和信息資源發(fā)展現狀，提高檔案信息在社會中的利用率。通過公開的專題教育、宣傳編研成果等方式相結合的形式，多角度的去看待檔案信息資源的開放。

3、機構編制中檔案信息資源的整合堅持區(qū)別對待

各級檔案部門要正確地把握本地檔案工作實際情況。對一些鄉(xiāng)村鎮(zhèn)而言， 如果的確存在檔案資源保管的過度分散，從而影響到了檔案工作的健康發(fā)展的情況，要在適當的時機取得當地黨政部門的大力支持 ， 整合才有望成功。在縣、市等大中城市政府機構中，科技檔案和專門檔案往往數量大、種類多，如果專業(yè)主管機關對科技檔案和專門檔案的管理規(guī)范、有序，就可以更多地通過建立同一行政區(qū)域內的檔案目錄數據庫、全文數據庫等來實現檔案信息資源的整合，而沒有必要強求檔案實體的整合了。

4、對于社會法制建設而言，做好信息來源部門與現有檔案部門接口問題

檔案部門能實現前端控制是整合的重要階段標志，這里包涵硬件標準、軟件標準、數據標準和安全標準健全。由于我國電子政務開展的時間還比較短，我國政府對電子政務建設的有關指導還大多停留在宏觀的戰(zhàn)略框架上，涉及電子政務具體實施和運作的法律、法規(guī)基本是空白。比如有關法律上認可的數字簽名技術標準、數據保護法、信息公開法等相關法律、法規(guī)、標準急需出臺，這也是檔案信息整合建設發(fā)展的法律需要。

因此，要不斷完善檔案法律法規(guī)，并增強現有法律、法規(guī)的系統性、可操作性和執(zhí)法的嚴密性，同時要及時制定、修改檔案信息資源整合配套的法律法規(guī)，使其發(fā)揮對檔案信息資源整合工作的整體調整功能，保證檔案信息資源有效整合與共享。

三、 結束語

隨著社會信息化水平的提高和檔案信息化建設的推進，實現檔案信息資整合己是大勢所趨。機構編制中檔案信息資源整合與共享尚處于起步階段。因此，我們不僅要學習好的經驗，同時也要從我國檔案發(fā)展的實情出發(fā)，制定適合機構編制檔案信息整合的新舉措。在實際工作中，要堅持以人為本的整合服務理念，全面反映政府組織機構中的各個領域，著眼于檔案資源特色的資源整合服務，并且與社會經濟發(fā)展的規(guī)劃相符，體現特色檔案的文化積淀。

參考文獻

[1] 顏海.政府信息公開理論與實踐[M8.武漢：武漢武漢大學出版社， 2008.

[2] 曹航.謝敏.條塊分割，體制約束與機制創(chuàng)新一一對檔案信息資源整合的再思考[J]檔案管理2010總第182期

[3] 徐瑞鴻.檔案信息資源整合研究[J]蘭臺世界 2006.05