企事業(yè)單位信息化建設探討

丁思民

【摘 要】20世紀90年代以來，隨著Internet等信息技術的發(fā)展與普及，我國信息化建設得到了迅速發(fā)展。信息化已成為發(fā)展社會生產力、提高經濟實力和競爭優(yōu)勢的重要保證，并成為國民經濟發(fā)展和國防建設的基礎。信息化包含的內容相當廣泛，其中單位信息化問題不僅是提高一個單位經濟效益和一個單位競爭力的重要途徑，也是我國社會主義現(xiàn)代化建設的一個組成部分。因此，推進單位信息化建設至關重要。

【關鍵詞】單位信息化 系統(tǒng)整合 信息化建設

【中圖分類號】F293.3【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0103-01

一、單位信息化簡介

單位信息化，是指利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產、經營、管理、決策、服務的效率和水平，進而提高一個單位經濟效益和一個單位競爭力。信息化是一個單位轉型，提高單位精細化管理的必由之路，一個單位想要做大做強，必須經過信息化的洗禮。信息化已經是一個單位實現(xiàn)高速運轉的發(fā)動機，國家大力推進單位信息化是大勢所趨，人心所向，更是時代的潮流。

二、信息化建設必要性

目前，對于大多數(shù)的單位，都會搭建不同的管理系統(tǒng)，比如財務系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)之間的相互獨立，往往會造成對于不同的系統(tǒng)，很多信息需要多次重復錄入的情況。例如，當人員、組織機構變動時，在不同的系統(tǒng)中都需要調整。如果工作流程變動，對于系統(tǒng)的影響更大。 同時，各個系統(tǒng)之間的信息也可能存在不一致、不及時、不同步、分散的狀況。例如，人員變動時，在人力資源系統(tǒng)中已經發(fā)生，但是在OA系統(tǒng)，可能還沒有發(fā)生更改；在財務系統(tǒng)也沒有發(fā)生更改。消除信息不一致，實踐中往往需要耗費很多的時間和人力。 另外，信息的分散存放也不可避免。員工和客戶往來的郵件在OA系統(tǒng)中，拜訪客戶的紀錄在CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)中，而員工的績效與出勤在HR（人力資源管理）系統(tǒng)中等。這樣的系統(tǒng)，不僅會給管理者帶來管理上的困惑，同時對于員工的工作，也會造成一定的影響。

因此，作為一個單位來講，需要一種接口，或是一個平臺，把這些孤立的信息系統(tǒng)整合起來，并實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互動，信息之間的互動。一個單位的結構組成，在這個時候，往往會成為系統(tǒng)能否全面實現(xiàn)整合的關鍵所在。而且，一個單位的規(guī)模越大，這種信息的整合也就越困難。

三、單位信息化數(shù)據(jù)庫

對于一個單位來說，網絡數(shù)據(jù)的安全性極為重要的，一旦重要的數(shù)據(jù)被破壞或丟失，就會對單位日常生產造成重大的影響，甚至是難以彌補的損失?，F(xiàn)在的信息社會，各種數(shù)據(jù)更是作為一種商業(yè)機密，被重點保護。所以，搭建單位自己的數(shù)據(jù)庫尤為重要。

四、人力資源管理

單位的核心競爭力已經由資本轉向為“人力資本”，由此帶來的是單位的人力資源管理被提到了戰(zhàn)略的高度。人才的全球化競爭使單位的人力資源管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，戰(zhàn)略HR管理意味著基于單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標。在當今人才短缺的環(huán)境下一個單位只有更好地吸引、保留和發(fā)展其所需人才，才能擁有競爭優(yōu)勢而立于不敗之地。人力資源部門必須從其傳統(tǒng)的行政管理角色轉換為單位戰(zhàn)略發(fā)展的顧問和伙伴，投資更多精力于人力資源的發(fā)展和規(guī)劃。為實現(xiàn)這一目標，就需要信息技術來協(xié)助單位優(yōu)化人力資源的核心業(yè)務流程，提高工作效率，支持戰(zhàn)略決策。

目前，國內大多數(shù)單位在人事檔案、薪資、考勤、培訓、考核、招聘等管理上相對分離，數(shù)據(jù)分散在各個人事部門或者業(yè)務部門崗位上，各類人力資源信息不能集成發(fā)揮作用，做到知人善任，擇人用人。管理層對科室人員情況不清晰；薪資計算不準確、不及時；考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計和員工自測不匹配；人事合同管理工作量大；員工培訓缺乏系統(tǒng)性；報表統(tǒng)計耗時。而這些問題又往往都是日常人力資源管理的基本工作。如何擺脫日常繁瑣、千頭萬緒的人事工作，那就需要一套具有系統(tǒng)性和流程優(yōu)化的HR信息化管理工具。

五、辦公自動化

辦公自動化能幫助組織統(tǒng)一流程與規(guī)范，將管理制度通過軟件程序固化下來；管理層能隨時隨地全盤掌握和監(jiān)控組織狀況，通過任務督辦、流程督辦增強組織執(zhí)行力。把復雜的工作簡單化，事務處理流程化，通過流程和模版將原本復雜繁瑣的工作變得簡單，降低了員工工作難度，提高了員工工作效率。同時減少信息干擾，提高辦公效率。在日常辦公中，經常會出現(xiàn)想知道的信息不知道，不想知道的信息又傳到了自己桌面的情況，通過OA能使組織內外的信息有序流轉，避免不必要的信息干擾。加強信息流轉，提高溝通效率，提供了多種溝通工具，能幫助組織增強溝通的有效性，促進組織功能的有效發(fā)揮。

當今是一個注重效率的時代，各單位也應與時俱進，切實行動?？梢钥吹剑\用目前比較成熟的信息化技術，將單位中現(xiàn)有的資源整合，可使資源運轉更加合理、更有效率，維護也更加方便。一個單位的核心是人，一個單位能不能發(fā)展關鍵還是人，通過單位信息化的建設，增強全體人員的凝聚力，統(tǒng)一工作步奏，進而形成自己的文化。