淺析當(dāng)前我國(guó)高校行政秘書工作

吳金國(guó)

【摘要】高校行政秘書是高校二級(jí)學(xué)院管理隊(duì)伍中不可或缺的組成部分。它在二級(jí)學(xué)院日常行政與教學(xué)管理中扮演著重要的角色。本文闡述了行政秘書的工作職責(zé)，分析了其工作特點(diǎn)，指出了作為行政秘書應(yīng)具備的能力，對(duì)行政秘書的工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】高校；行政秘書；現(xiàn)狀

高校行政秘書是高校二級(jí)學(xué)院管理隊(duì)伍中不可或缺的組成部分。它在二級(jí)學(xué)院日常行政與教學(xué)管理中扮演著重要的角色。一方面，行政秘書作為二級(jí)學(xué)院管理層和教職工之間的紐帶，負(fù)責(zé)上令下達(dá)、下情上報(bào)工作；另一方面，行政秘書作為二級(jí)學(xué)院管理層的參謀和助手，為學(xué)院的日常工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。出色的行政秘書的工作往往能夠提高教學(xué)單位的工作效率。但是，目前在各大高校中，行政秘書工作未能得到足夠的重視。本文對(duì)行政秘書的工作職責(zé)加以探討，分析其工作特點(diǎn)，指出其存在的問(wèn)題，進(jìn)一步挖掘行政秘書工作的提升空間，從而促進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院的工作效率和教學(xué)質(zhì)量。

1、工作職責(zé)

當(dāng)前，我國(guó)高校二級(jí)學(xué)院的行政秘書工作職責(zé)可謂“廣而多、雜而亂、細(xì)而瑣”。行政秘書的工作職責(zé)主要包括以下幾個(gè)方面：（1）人事方面，要做好教職工職稱評(píng)定、崗位聘任、出勤考核、轉(zhuǎn)入調(diào)出等工作內(nèi)容；（2）后勤保障方面，要做好教職工的福利工作，如組織體檢、節(jié)假日的禮品分發(fā)、旅游的組織安排等。要做好日常行政事務(wù)的保障工作，如信函資料的收發(fā)、經(jīng)費(fèi)的報(bào)賬等。還要做好會(huì)議的籌備與接待工作；（3）日常行政方面：要做好文筆方面，如文件通知、會(huì)議紀(jì)要、新聞報(bào)道、網(wǎng)頁(yè)更新等。要做好文件、檔案管理工作，如圖書資料管理、教學(xué)文件歸檔等。要做好資產(chǎn)管理工作，如固定資產(chǎn)的備案、維修保養(yǎng)等。還要做好突發(fā)事件的處理工作，有緊急事件發(fā)生要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在第一時(shí)間做好處置工作。

2、工作特點(diǎn)

高校行政秘書的主要工作職責(zé)在于服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)、科研、和學(xué)生管理，其特點(diǎn)主要有：

（1）輔助性。輔助領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)院的各項(xiàng)工作任務(wù)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)院各項(xiàng)工作開(kāi)展的主體，但是由于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不單單是承擔(dān)行政工作，還要兼顧教學(xué)與科研。工作開(kāi)展情況就需要行政秘書時(shí)刻關(guān)注，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)情況，將領(lǐng)導(dǎo)就工作中出現(xiàn)問(wèn)題的意見(jiàn)和建議向下傳達(dá)。

（2）協(xié)調(diào)性。協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和教師、教師和學(xué)生之間的關(guān)系。在高校二級(jí)學(xué)院中，教學(xué)行政管理工作涉及到方方面面的關(guān)系，是在多個(gè)部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與校級(jí)行政管理部門、教師、學(xué)生的信息交匯點(diǎn)，各種行政矛盾匯集于此。所以行政秘書必須對(duì)上述各種關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)梳理，穿針引線于教師、學(xué)生及與有關(guān)職能部門之間，調(diào)動(dòng)管理人員、教師以及學(xué)生等各方面人員的積極性，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好更方面的關(guān)系，促使政令暢通，才能使學(xué)院工作有效地開(kāi)展。

（3）參謀性。針對(duì)學(xué)院的各項(xiàng)工作，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。學(xué)院教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)工作作出決策后，行政秘書能夠?qū)⒏黜?xiàng)決策在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)在以后作出科學(xué)決策提供具有參考價(jià)值的信息和建議，起到參謀作用。

（4）服務(wù)性。針對(duì)教師、學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題、難處，行政秘書還應(yīng)發(fā)揮服務(wù)作用，為老師和學(xué)生答疑解惑，幫助它們解決實(shí)際困難。

（5）保密性。在學(xué)院日常工作中涉及到需要保密的事物，行政秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好保密工作，防止泄密事件的發(fā)生，避免造成不必要的損失。

（6）廣泛性與繁瑣性。行政秘書的工作職責(zé)范圍廣、事務(wù)繁雜。內(nèi)容涉及教學(xué)、行政管理、后勤保障等各個(gè)方面，范圍擴(kuò)大、頭緒眾多是秘書工作的廣泛性與繁瑣性特點(diǎn)的表現(xiàn)。

3、行政秘書應(yīng)具備的能力

為更好的開(kāi)展工作，提高學(xué)院的教學(xué)與行政工作質(zhì)量，行政秘書應(yīng)具備的能力包括以下幾個(gè)方面：

（1）良好的道德修養(yǎng)和情緒管理能力。行政秘書和領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生關(guān)系聯(lián)系緊密。因此，具備良好的道德修養(yǎng)和情緒管理能力十分重要。由于行政秘書的工作是服務(wù)性工作，所以行政秘書本人應(yīng)具備良好的道德修養(yǎng)才能正確樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，才能在繁雜的工作中甘愿埋頭苦干，不計(jì)較自身的得失，工作效率也才會(huì)高。另一方面，由于行政秘書工作職責(zé)范圍廣、責(zé)任大、壓力大，工作中會(huì)碰到很多困難，有時(shí)還得不到大家的理解，所以行政秘書必須具備良好的情緒管理能力，學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心態(tài)，克服不良情緒。

（2）良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。行政秘書的溝通與協(xié)調(diào)能力體現(xiàn)在穿針引線于教師、學(xué)生及與教學(xué)有關(guān)的職能部門之間，調(diào)動(dòng)管理人員、教師以及學(xué)生等各方面人員的積極性，保證教學(xué)工作盡可能達(dá)到計(jì)劃中預(yù)定的目標(biāo)。主要包括學(xué)校內(nèi)部各職能部門之問(wèn)的協(xié)調(diào)、教研室之間的協(xié)調(diào)，與領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生之間的溝通。

（3）良好的應(yīng)變能力。學(xué)院行政與教學(xué)實(shí)務(wù)涉及到學(xué)校各處室、學(xué)院各領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生，可謂紛繁復(fù)雜。行政秘書在日常工作中常會(huì)遇到各種突發(fā)事件，具有良好的應(yīng)變能力有助于對(duì)突發(fā)事件做出迅速正確的判斷并加以解決。

（4）出色的業(yè)務(wù)能力。包括具備良好的檔案管理能力，能夠?qū)Ω黝惤虒W(xué)檔案進(jìn)行有條不紊的歸檔工作；熟悉各類辦公軟件的使用，能夠制作表格、文檔，能夠?qū)Ω黝惤虒W(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理。4行政秘書工作存在的問(wèn)題

（1）工作任務(wù)繁重。二級(jí)學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多，工作范圍幾乎涉及到二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)工作的各個(gè)方面。除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個(gè)會(huì)議的通知、各種來(lái)電來(lái)訪的接待和處理之外，還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。同時(shí)，要與不同的教師和學(xué)生接觸，及時(shí)處理他們提出的各種問(wèn)題。實(shí)際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)行政秘書這個(gè)崗位職責(zé)。

（2）工作不受重視。行政秘書的工作雖然繁忙，但年終總結(jié)時(shí)卻是“忙忙碌碌無(wú)頭緒，兢兢業(yè)業(yè)沒(méi)成績(jī)”，在年終績(jī)效考核時(shí)，行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，行政秘書服務(wù)工作做得好是理所應(yīng)當(dāng)，也不會(huì)因此受到嘉獎(jiǎng)；服務(wù)不好就是失職，往往會(huì)遭到責(zé)備。工作成績(jī)沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，得到的回報(bào)也少。

（3）晉升機(jī)會(huì)少。由于多數(shù)行政秘書不具有較高學(xué)歷，且非秘書專業(yè)出身，從事行政事務(wù)一般很難升到高級(jí)職稱，往往只是評(píng)到一個(gè)中級(jí)職稱就遇到了晉級(jí)的瓶頸。現(xiàn)實(shí)中，高校二級(jí)學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視，行政秘書缺少學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，缺乏專業(yè)知識(shí)的深造和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對(duì)于未來(lái)不知何去何從，前景渺茫。晉升機(jī)會(huì)少也就不難想象了。