秘書部門如何處理急事

秘書部門急如星火的事很多，如急件處理、急稿起草、急事操辦、急會召開、急案要查、急信要報等等。這類急事的突出特點(diǎn)：一是時間緊急，有的十萬火急，不馬上處理好就會出大問題。二是責(zé)任重大，急事辦不好就要誤事，誤了事就要承擔(dān)重要責(zé)任。三是急上加急，由于節(jié)假日較多，工作日較少，常常是越有急件越找不到審批的領(lǐng)導(dǎo)者，使急事更急。從崗位責(zé)任分工方面劃分，有些是分內(nèi)工作，有些則是臨時交辦的。例如，按常規(guī)渠道分系統(tǒng)上報下派的急事，都是分內(nèi)的事情；有些是臨時值班或領(lǐng)導(dǎo)者臨時抓差交辦的，因事情緊急，無法再讓主管人員辦理的。按辦理過程劃分，有些是需要自己一辦到底的，有些是要轉(zhuǎn)交別人辦理的。按組織形式劃分，有些是自己獨(dú)立完成的，有些是需要組織人員去辦的。不論哪種情況，都要按照“急事急辦不誤事”的原則抓緊辦理，都要充分利用有限時間，采取有效措施，調(diào)動一切力量幫助辦理，盡快解決問題。

急件處理。秘書部門的急件，不論上面發(fā)來的，還是下面報來的，只要印著或?qū)懹小凹薄弊謽?biāo)志的，就是急件；有的還蓋有“特急”的字樣，更是急中之急的急件。一旦受命接辦急件，就要全神貫注，緊盯不放，火速辦理。第一，用電話先向有關(guān)負(fù)責(zé)人報告急件信息，聯(lián)系如何處理。有時負(fù)責(zé)人接到電話報告后，隨即指示如何辦理。此時要準(zhǔn)確完整地記錄下領(lǐng)導(dǎo)者的電話指示備查。如需送機(jī)關(guān)外的辦公地點(diǎn)報批，要抓緊備車，以最快的速度上報送達(dá)，并立等領(lǐng)導(dǎo)者指示。第二，按領(lǐng)導(dǎo)指示意見迅速開展工作。對于一些需要速轉(zhuǎn)主管部門處理的急件，要抓緊聯(lián)系接辦單位速來取件，并叮囑對方情況緊急，抓緊時間，越快越好；在不違反保密紀(jì)律的前提下，可同時通知急件內(nèi)容，以使對方有個思想準(zhǔn)備。第三，急件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理后，要及時追蹤辦理情況，及時向交辦的領(lǐng)導(dǎo)反饋，一直跟蹤到辦完為止。

急件起草。由于出現(xiàn)災(zāi)情、險情或其他特殊原因，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)需要馬上召開會議，或舉辦活動，或進(jìn)行電視廣播講話，急需起草有關(guān)通知、講稿等文稿。這類急稿的特點(diǎn)是篇幅短、內(nèi)容具體、亟待成稿。遇到這類急稿，頭腦要冷靜，筆頭要利索，盡快完成起草任務(wù)。具體操作辦法：第一，充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，主要是為什么要起草急稿？急稿干什么用？主要寫什么內(nèi)容？起草完后交給誰處理？第二，能夠自己一手完成的稿件，要馬上開動腦筋，開列提綱，動手起草。如果篇幅稍長一些，可組織兩三個人，簡單議一下提綱，隨后分塊起草，最后一人合成。第三，將草稿精心修改后，立即責(zé)成專人直接報給領(lǐng)導(dǎo)審定。

急事要辦。秘書部門是急事最多的單位，秘書人員處理急事的概率較高。機(jī)關(guān)內(nèi)部的急事主要有：緊急通知、急赴現(xiàn)場、緊急報告、緊急請示等等。這類急事的特點(diǎn)：一是事件單一，二是十萬火急，三是必須急速辦理。急事未必是大事，但搞不好會壞了大事。秘書人員遇到急事，首先一定要高度重視，不可拖拉延誤，也不可忙中出錯。其次要盡量親手辦理，或親自組織辦理，避免轉(zhuǎn)交誤時，也避免他人誤事。涉及異地辦理的急事，要保證通信暢通，以多種聯(lián)系方式保持不斷聯(lián)系，督促速戰(zhàn)速決。再次要關(guān)注事情發(fā)展，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級報告，以便采取措施。完成任務(wù)后，及時上報辦理結(jié)果。

急會要開。機(jī)關(guān)內(nèi)部急會雖不多，但任何急會都需要秘書人員服務(wù)。急會的特點(diǎn)：現(xiàn)定現(xiàn)開，規(guī)模小、會時短、內(nèi)容少、議程少、參加人員少、時效性強(qiáng)，準(zhǔn)備時間短，必須保證按時開會。由于會前準(zhǔn)備時間短，顯得更為緊張。辦理急會的基本原則是：從速、從簡。其主要工作方法：一是盡快搞清楚會議內(nèi)容、目的、時間、地點(diǎn)、議程、參會人員、主持人、會議文件等事項；二是隨即組織辦會人員到位，立即布置會議籌備工作；三是馬上趕到會場督辦，落實(shí)各項會務(wù)工作；四是搞好會場服務(wù)，登記參會人員、引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者入場、分發(fā)會議文件，做好會議記錄及其他服務(wù)工作；五是會后清理會場，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者抓好會議精神的貫徹落實(shí)。

急案要查。機(jī)關(guān)內(nèi)部剛發(fā)生案情，如火災(zāi)、爆炸、偷盜、交通事故、泄密、人身傷害等意外案件，需要盡快查清基本案情上報。急案的主要特點(diǎn)：一是突發(fā)性，二是具有危害性，三是具有破壞性。這類案件危害人民生命與生產(chǎn)安全，影響很壞，需要盡快調(diào)查處理。急案查處方法：首先明確責(zé)任，責(zé)成一名領(lǐng)導(dǎo)同志掛帥，組成案件查處工作組；其次迅速向公安部門報告案發(fā)現(xiàn)場方位、時間、損失、簡單案情，請他們派員處理；第三要迅速向上級報告案情；第四要召開機(jī)關(guān)內(nèi)部會議，簡單通報案情，做好干部群眾的思想穩(wěn)定工作；第五要配合公安部門調(diào)查處理案件；第六要做好各種善后工作，盡快恢復(fù)正常工作與生活秩序。

急信要報。秘書部門的值班室經(jīng)常接到緊急信息，需要上報。這類信息的特點(diǎn)：一是來自機(jī)關(guān)外部；二是情況緊急；三是需要報領(lǐng)導(dǎo)者知道，或請領(lǐng)導(dǎo)者指示。這類急信的處理辦法：第一，值班秘書人員接到電話、傳真報告的緊急信息后，先審查信息真?zhèn)?，再檢查信息是否完整；第二，迅速問清有關(guān)情況，補(bǔ)充信息內(nèi)容；第三，先電話報告主管領(lǐng)導(dǎo)者，隨后再擬文按程序上報；第四，迅速落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)者有關(guān)急信的各種批示精神；第五，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者反饋急信運(yùn)行情況。