芻議提高現(xiàn)代企業(yè)辦公效率的方式方法

魏媛媛

【摘 要】電子信息化時代的到來，電腦、手機(jī)、傳真機(jī)等信息傳輸工具的普及促使企業(yè)辦公越來越便捷，企業(yè)辦公的效率也在逐步提高。本文就現(xiàn)代企業(yè)如何提高辦公效率進(jìn)行了初步的探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；效率；辦公

隨著時代的發(fā)展，信息化對人們生活的作用和影響能力在不斷的提高，它在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中的傳遞速度也在不斷的加快，電腦、手機(jī)、傳真機(jī)等信息傳輸工具的普及促使企業(yè)辦公越來越便捷，企業(yè)辦公的效率也在逐步提高。

一、改進(jìn)病毒防范措施，提升網(wǎng)絡(luò)辦公效率

隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛普及，企業(yè)辦公和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)都立足于網(wǎng)絡(luò)。但是，網(wǎng)絡(luò)所具有的開放性、自由性在增加應(yīng)用自由度的同時，對安全提出了更高的要求。一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全受到嚴(yán)重威脅，甚至處于癱瘓狀態(tài)，將會企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。如今病毒是導(dǎo)致局域網(wǎng)安全事件最為重要的原因，因此企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)病毒的防范和處理。現(xiàn)在的病毒大多數(shù)是蠕蟲病毒引起的，網(wǎng)絡(luò)具有信息交換快速的特性，而蠕蟲病毒也利用這個特性快速進(jìn)行傳播。

推薦的企業(yè)防范和處理病毒措施如下：第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理員的安全管理水平，提高安全意識。由于某些病毒利用的是系統(tǒng)漏洞進(jìn)行攻擊，所以需要在第一時間內(nèi)保持系統(tǒng)和應(yīng)用程序的安全性，保持各種操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的更新。平時局域網(wǎng)要從加強(qiáng)安全意識著手，對日常工作中隱藏的病毒危害增加警覺性。第二，建立病毒檢測系統(tǒng)和災(zāi)難備份系統(tǒng)。第一時間檢測到網(wǎng)絡(luò)的異常和病毒攻擊，盡量把損失減少到最小的范圍內(nèi)。對于數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)系統(tǒng)，必須采用定期備份、多機(jī)備份的措施。第三，建立應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)，努力將風(fēng)險減到最小。由于病毒爆發(fā)的突然性，可能在病毒發(fā)現(xiàn)的時候已經(jīng)蔓延到整個網(wǎng)絡(luò)，所以在突發(fā)情況下建立一個緊急響應(yīng)系統(tǒng)是很有必要的，以便在病毒爆發(fā)的第一時間內(nèi)提供解決方案。盡量少用U盤，避免因U盤的使用而感染病毒。如果電腦上沒有安裝病毒防護(hù)軟件，必須安裝一個最新版本的防毒軟件。可以使用網(wǎng)絡(luò)版瑞星殺毒軟件，便于統(tǒng)一管理，統(tǒng)一維護(hù)。及時更新防病毒軟件，定期掃描系統(tǒng)是否感染有病毒，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

二、運(yùn)用“郵件合并”，提高辦公效率

“郵件合并”這個名詞最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的，具體地說就是在郵件文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送相關(guān)的一組通信資料信息，從而批量生成需要的郵件文檔，借助Word提供的功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能“郵件合并”，我們就可以輕松、準(zhǔn)確、快捷地提高辦公效率。

首先，建立主文檔。主文檔要求先制作好固定不變的主體內(nèi)容，比如說會議通知、年底評優(yōu)公告、放假通知等等。第二，準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容，字段列規(guī)定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應(yīng)信息，比如會議通知的數(shù)據(jù)源中應(yīng)該是各部門主管人員的名字、所屬部門等。數(shù)據(jù)源可以是Word、Excel、Access、Outlook中聯(lián)系人的記錄表，推薦使用Excel制作數(shù)據(jù)源。第三，把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中。前面兩件事做好后，就可以用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源中相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容中去了，表格記錄行數(shù)、決定著主文件生成的份數(shù)。選擇菜單“視圖一任務(wù)窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的萊單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并”任務(wù)窗格。接下來，可以在郵件合并任務(wù)窗格中看到“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型，這里我們采用默認(rèn)的選擇“信函”；單擊任務(wù)窗格下方的下一步，正在啟動文檔鏈接，進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當(dāng)前的文檔就是主文擋，故采用默認(rèn)選擇“使用當(dāng)前文檔”。單擊任務(wù)窗格下方的下一步進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。通過該對話框定位到“信函和信封（數(shù)據(jù)源）”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數(shù)據(jù)源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數(shù)據(jù)存放在Sheet 1工作表中，在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕接著彈出“郵件合并收件人”對話框，選擇哪些記錄要合并到主文檔，保持默認(rèn)全選狀態(tài)。單擊“確定”按鈕，返回word編輯窗口；單擊下一步進(jìn)入“郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕＿@個步驟是郵件合并的核心，將數(shù)據(jù)源中需要的字段插入到主文檔中合適的位置。選中主文檔中的“[收信人姓名]”，單擊任務(wù)窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數(shù)據(jù)庫域”單選框被默認(rèn)選中，下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來選中“部門”，單擊“插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中，將其它的信息都一一插入，可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用“《》”符號擴(kuò)起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。檢查確認(rèn)之后，就可以單擊下一步進(jìn)“郵件合并向?qū)А?。第五步：預(yù)覽信函?？梢钥吹絼偛胖魑臋n中的帶《》符號的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容。最后，進(jìn)行打印。打印這一環(huán)節(jié)也是比較麻煩的。主要是由于打印的頁數(shù)多。一次性打印經(jīng)常會碰到卡紙等故障，造成中斷。郵件合并后，文檔并沒有分頁，所以需要重新做一文檔，使每張都有一固定頁碼，便于打印或處理。步驟一：執(zhí)行郵件合并工具條的“合并到新文檔”功能，將自動新建一個文檔，給文檔起文件名。步驟二：利用Word中的查找和替換功能，查找文檔中的“分節(jié)符”全部替換為“分頁符”。執(zhí)行后可以看到，每張都有獨(dú)立的頁碼，這樣就可以有選擇打印了。

三、逐步實(shí)現(xiàn)移動辦公模式，提高辦公效率

移動辦公是指企業(yè)辦公模式不再限制工作地點(diǎn)、工作時間等，繼電腦辦公之后再一次實(shí)現(xiàn)“無紙辦公”。這樣企業(yè)員工就可以從辦公當(dāng)中釋放出來，不再受傳統(tǒng)的辦公模式的限制，真正隨心辦公的同時有保持了企業(yè)本身在市場中的競爭力。這樣企業(yè)員工就可不受傳統(tǒng)辦公的固定模式限制，即使在辦公室外部、路上甚至是家里持續(xù)工作，將在很大程度上提高辦公效率，從而在日益激烈的商業(yè)大潮中保持強(qiáng)勁的競爭力。

第一，在室內(nèi)辦公。移動辦公的特點(diǎn)就是只要在有效范圍之內(nèi)，有無線局域網(wǎng)就能可以在任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)辦公，不用再受傳統(tǒng)辦公的那種線纜的束縛。例如，當(dāng)用戶在會議中心開會時，可以對自己公司的相關(guān)信息進(jìn)行訪問，這無疑有助于他權(quán)衡利弊，最終做出正確抉擇。第二，在戶外辦公。很多的企業(yè)管理者由于業(yè)務(wù)上的需求會出門在外，以前的辦公模式就是離開了辦公室辦公就相對困難，但是通過移動辦公就可以解決這些問題。通過移動辦公可以機(jī)場、會堂中心、大旅館、飯店甚至咖啡廳等地方實(shí)現(xiàn)辦公。在旅途中的辦公人員只須在其便攜式電腦中安裝上適當(dāng)?shù)倪m配卡即可接入當(dāng)?shù)氐挠芯€或無線網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)而接入因特網(wǎng)。這樣就可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地隨心辦公，而不會因為某些不必要的原因拖慢辦公的進(jìn)度。第三，在家里辦公。通過移動辦公可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的遠(yuǎn)程工作計劃可以使其員工在家里就可以進(jìn)行有效的工作。在家里工作時必須與公司的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高速連接，一旦出現(xiàn)什么緊急的事務(wù)要處理就不用浪費(fèi)時間回到公司處理，在很大的程度上節(jié)省了人力和物力，從而提高工作效率。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]龔蕙.突破文件管理桎梏提高企業(yè)辦公效率[J].辦公自動化.2006（6）

[2]左丹.辦公自動化條件下對電子文件管理的思考[J].蘭臺世界.2007（5）

[3]周桂飛，吳啟華.優(yōu)化辦公網(wǎng)絡(luò)提升網(wǎng)絡(luò)辦公效率[J].信息與電腦（理論版）.2011（1）