住房保障檔案管理初探

陳愛(ài)華

住房保障是中國(guó)特色社會(huì)保障體系的重要組成部分，是構(gòu)建和諧社會(huì)和保障民生的重要舉措。做好住房保障工作，首先要做好住房保障檔案管理工作。2012年11月，住房城鄉(xiāng)建設(shè)部出臺(tái)了《住房保障檔案管理辦法》，從2013年1月1日起施行。該辦法對(duì)我國(guó)住房保障檔案管理提出了新的要求，對(duì)于促進(jìn)住房保障政策的落實(shí)，順利解決低收入家庭的住房困難，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的和諧穩(wěn)定，具有十分重要的意義。

一、住房保障檔案的定義與分類(lèi)

住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它真實(shí)完整記錄住房保障實(shí)施情況，全面客觀反映住房保障管理狀況。

根據(jù)檔案記錄內(nèi)容的不同，住房保障檔案分為住房保障對(duì)象檔案和住房保障房源檔案，紙質(zhì)檔案同步建立電子檔案。住房保障對(duì)象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料，包括申請(qǐng)材料、審核材料、實(shí)施保障材料、動(dòng)態(tài)管理材料等。住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，基本情況材料、使用管理情況材料等。住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件，包括紙質(zhì)檔案形成的電子文檔和住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。

二、住房保障檔案的特點(diǎn)

1.專(zhuān)業(yè)性。住房保障檔案主要形成于住房保障管理部門(mén)，有專(zhuān)一的內(nèi)容、特殊的形式、固定的格式和嚴(yán)格的辦理程序，具有專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，屬于專(zhuān)門(mén)檔案的一種。

2.動(dòng)態(tài)性。住房保障工作的管理方式?jīng)Q定了住房保障檔案的動(dòng)態(tài)性，對(duì)于待保障的低收入家庭來(lái)說(shuō)，其家庭人口、收入、住房都是動(dòng)態(tài)的，已獲保障的家庭也不是一勞永逸的終身制。除此以外，住房保障形式和制度會(huì)不斷發(fā)展和完善，保障房的申請(qǐng)和保障標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)不斷調(diào)整，形成的保障房檔案的內(nèi)容也處于變動(dòng)中。因此，新產(chǎn)生的相關(guān)文件材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充和歸檔，以保證住房保障檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.雙軌制。住房保障管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，準(zhǔn)入條件的設(shè)定、申請(qǐng)材料的審定、審核材料的核定以及退出機(jī)制的完善等都需要完整系統(tǒng)的檔案材料作為依據(jù)。住房保障管理工作不僅產(chǎn)生了紙質(zhì)文件，同時(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)的電子文件，各級(jí)住房保障管理部門(mén)也相應(yīng)建立了“住房保障管理系統(tǒng)”，可以通過(guò)利用檔案特別是電子檔案隨時(shí)掌握保障性住房申請(qǐng)審核材料的處理情況、住房對(duì)象的情況及實(shí)物配租和租金的發(fā)放情況，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息化手段對(duì)住房保障數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，完成各級(jí)各類(lèi)報(bào)告的生成和管理。這樣在住房保障檔案最初形成時(shí)就保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套并存，這也決定了廉租住房保障檔案的雙軌制管理模式。

三、加強(qiáng)住房保障檔案管理的有效措施

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類(lèi)指導(dǎo)。第一，國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)住房保障檔案管理工作。省住房保障主管部門(mén)負(fù)責(zé)全省住房保障檔案管理工作，對(duì)住房保障檔案工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。第二，各市住房保障主管部門(mén)對(duì)市本級(jí)住房保障工作檔案集中統(tǒng)一保管，對(duì)所轄縣（市、區(qū)）、街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府住房保障檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、規(guī)范和管理。第三，各縣（市）住房保障主管部門(mén)對(duì)縣（市、區(qū)）本級(jí)住房保障工作檔案集中統(tǒng)一保管，對(duì)所轄街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的住房保障檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、規(guī)范和管理。第四，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)的住房保障檔案工作。

2.“一戶(hù)一檔”和“一套一檔”動(dòng)態(tài)管理。住房保障檔案動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)決定了要對(duì)住房保障檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。保障性住房產(chǎn)權(quán)會(huì)發(fā)生變更或轉(zhuǎn)移；因家庭經(jīng)濟(jì)、住房情況變化；住房保障對(duì)象的構(gòu)成會(huì)不斷變化；為加強(qiáng)監(jiān)督管理，住房保障審批機(jī)構(gòu)要定期對(duì)住戶(hù)情況進(jìn)行復(fù)查；根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，住房保障標(biāo)準(zhǔn)會(huì)相應(yīng)調(diào)整；隨著社會(huì)發(fā)展和政策變化，住房保障覆蓋面會(huì)不斷擴(kuò)大等等這些因素都會(huì)使住房保障檔案的管理處于不斷變化的動(dòng)態(tài)過(guò)程中。因此，住房保障檔案要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。住房保障對(duì)象檔案實(shí)行“一戶(hù)一檔”動(dòng)態(tài)管理，并根據(jù)住戶(hù)的家庭人口、收入及住房等變動(dòng)情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地補(bǔ)充新材料，適時(shí)更新電子檔案信息，保證檔案自始至終反映保障對(duì)象的真實(shí)情況。對(duì)于住房保障對(duì)象檔案中動(dòng)態(tài)變化的租金補(bǔ)貼發(fā)放通知書(shū)、年度復(fù)核材料以及各種變更材料等可以按類(lèi)別單獨(dú)整理歸檔，但必須與保障住房保障對(duì)象的申請(qǐng)、審批等材料保持關(guān)聯(lián)，以便查閱。住房保障房源檔案按“一套一檔”動(dòng)態(tài)管理，房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。

3.建立住房保障管理信息化工作軟件平臺(tái)。基于住房保障業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和管理工作的需求，以保障性住房建設(shè)、資格審核及后期管理為核心，結(jié)合其業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)及政府辦公信息系統(tǒng)發(fā)展的現(xiàn)狀，建立“住房保障管理信息系統(tǒng)”。通過(guò)靈活配置，軟件系統(tǒng)支持集中辦公的工作模式和市區(qū)街多級(jí)分布辦公的工作模式，申請(qǐng)家庭、業(yè)務(wù)工作人員及相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)互相連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)住房保障業(yè)務(wù)的網(wǎng)上申請(qǐng)、審核、公示及后期管理，并自動(dòng)實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析等功能，加快實(shí)現(xiàn)住房保障的規(guī)范、高效和動(dòng)態(tài)管理。

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