淺析科技檔案管理中存在的問(wèn)題及解決措施

杜曉雪

摘要：科技檔案具有很高的科研價(jià)值，對(duì)科研工作的順利開展具有很大的促進(jìn)作用，如何做好科技檔案管理工作，使得現(xiàn)代化的科技檔案管理更合理、更科學(xué)成為各級(jí)科技檔案管理人員面臨的一個(gè)重大問(wèn)題。本文對(duì)科技檔案的概念及特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并對(duì)科技檔案管理中存在的問(wèn)題及做好科技檔案管理工作應(yīng)采取的有效措施進(jìn)行了概括。

關(guān)鍵詞：科技檔案；特點(diǎn)；管理；收集；歸檔。

一、科技檔案的概念及特點(diǎn)

科技檔案是檔案中重要的一個(gè)分支，是國(guó)家社會(huì)及個(gè)人從事科研、基建、生產(chǎn)、管理活動(dòng)等產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家社會(huì)都具有很高的價(jià)值的應(yīng)進(jìn)行分類和歸檔的科技文件資料。一個(gè)單位的科技檔案對(duì)其在科技領(lǐng)域的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)等方面有著極其重要的參考價(jià)值，各單位必須重視并加強(qiáng)對(duì)科技檔案的管理力度。科技檔案的特點(diǎn)具體如下：

（1）就科技檔案的形式來(lái)講，科技檔案最突出的一個(gè)特點(diǎn)就是具有很強(qiáng)的成套性。（2）科技檔案通常是一個(gè)完整的科學(xué)研發(fā)或科技生產(chǎn)項(xiàng)目所產(chǎn)生出的一系列相關(guān)技術(shù)資料，具有很高的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，一般來(lái)說(shuō)，一份完整的科技檔案應(yīng)包含相關(guān)的科研或項(xiàng)目文件、圖紙文件、電子文件等（4）科技檔案具有很高的保管和利用價(jià)值，其內(nèi)容涵蓋科學(xué)、技術(shù)、研究成果等，是開展學(xué)術(shù)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、科學(xué)研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長(zhǎng)，一般都是永久、長(zhǎng)期保管。（5）。科技檔案具有嚴(yán)格的保密性，一些科技檔案會(huì)涉及到重要的商業(yè)機(jī)密、保密技術(shù)、軍工項(xiàng)目等，因此對(duì)科技檔案的保密工作要求十分嚴(yán)格。

二、科技檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)科技檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題也越來(lái)越多，這就說(shuō)明科技檔案管理工作的發(fā)展還具有很大的空間，為使得科技檔案的管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，使其與現(xiàn)代化的檔案管理方式相適應(yīng)，就必須弄清我國(guó)目前科技管理中存在的問(wèn)題，并采取有效措施進(jìn)行解決?？萍紮n案管理中存在的具體問(wèn)題如下：

1.基層檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)

隨著《檔案法》的頒布和相關(guān)檔案管理?xiàng)l令的完善，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識(shí)仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，難以將自身的興趣點(diǎn)落實(shí)到檔案工作中，缺乏工作責(zé)任心，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也未采取有效措施調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，對(duì)基層檔案從業(yè)人員的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)重阻礙了基層檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，使得基層檔案管理工作存在嚴(yán)重缺陷。傳統(tǒng)檔案管理工作的工作量較大，且都采用手工操作的形式進(jìn)行檔案管理，工作技術(shù)含量較低，且基層檔案管理人員普遍缺乏創(chuàng)新精神，這些都使得一些單位的科技檔案管理工作難以開展甚至停滯不前。

2.科技檔案原始資料收集不完整

一些單位對(duì)科技檔案原始材料的收集不夠完整，相關(guān)科技人員在工作的過(guò)程中沒(méi)有將有價(jià)值的檔案資料及時(shí)移交，導(dǎo)致檔案原始資料收集不全，未能有效實(shí)現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一保管。還有一些單位對(duì)本單位科技檔案的歸檔范圍沒(méi)有作出明確的劃分，這就使得科技檔案的歸檔缺乏規(guī)范性和完整性?？萍紮n案是專業(yè)技術(shù)人員通過(guò)長(zhǎng)期的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)等積累起來(lái)的具有參考價(jià)值的信息記錄，科技檔案原始資料收集不全，會(huì)嚴(yán)重影響科技檔案的完整性與真實(shí)性。

3.科技檔案的歸檔及管理工作水平有待提高

一些單位由于檔案管理力量薄弱，管理手段落后，專業(yè)的檔案管理人才匱乏，相關(guān)部門也極少組織本單位科技檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，造成檔案管理人員對(duì)科技檔案的重要性、檔案管理要求以及科技檔案資料的收集、整理等業(yè)務(wù)知識(shí)的欠缺，從而使得檔案管理人員對(duì)科技檔案的歸檔意識(shí)薄弱。再加上一些單位沒(méi)有專職的科技檔案管理員，負(fù)責(zé)科技檔案工作的人員經(jīng)常是身兼數(shù)職，他們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候無(wú)法將全部精力都投入到檔案管理工作中，不能及時(shí)對(duì)本單位所產(chǎn)生的科技檔案進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)科技檔案的管理水平造成了十分嚴(yán)重的影響。

三、做好科技檔案管理工作應(yīng)采取的有效措施

1. 提高基層檔案管理人員的檔案管理意識(shí)

眾所周知，科技檔案的管理工作的工作量很大，且涉及的范圍很廣，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)科技檔案的管理重視起來(lái)，通過(guò)宣傳和培訓(xùn)增強(qiáng)科技檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，從而有效增強(qiáng)檔案管理人員的使命感和責(zé)任感，同時(shí)，還要建立相應(yīng)的科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行控制和監(jiān)督，設(shè)定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，將科技檔案管理納入到國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的計(jì)劃中，通過(guò)制定科學(xué)合理的科技檔案管理制度，對(duì)我國(guó)的科技檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范和約束，為我國(guó)的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)對(duì)科技檔案原始資料的收集工作

科技檔案管理人員應(yīng)該隨時(shí)對(duì)科技檔案原始資料進(jìn)行的收集，通常情況下可采用定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方式。例如，有些科技項(xiàng)目是在實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行的，必須將實(shí)驗(yàn)材料及時(shí)收集起來(lái)，以免因其在科研人員手中長(zhǎng)期分散而遭到破壞。各單位應(yīng)結(jié)合本單位科技檔案管理的實(shí)際工作建立完善的科技檔案管理制度，制定詳細(xì)的歸檔范圍、時(shí)間、要求等，從而有效保證科技檔案資料收集的完整性?？萍紮n案管理人員應(yīng)與科研人員保持密切的聯(lián)系，對(duì)科研進(jìn)度和科技檔案資料形成進(jìn)行及時(shí)了解，避免科技檔案資料的損毀和遺失。

3.提高科技檔案歸檔及管理工作水平

有效提高科技檔案歸檔及管理工作的水平，首先可對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行劃分。根據(jù)其重要程度可將科技檔案的密級(jí)劃分為絕密、機(jī)密、秘密三種密級(jí)。其中，密級(jí)為絕密的科技檔案保管期限應(yīng)為永久，密級(jí)為機(jī)密的科技檔案保管期限應(yīng)為長(zhǎng)期，密級(jí)為秘密的科技檔案管理期限應(yīng)為短期。其次，可采用多種組卷方式對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔。在科技檔案的歸檔整理中，可將該研究項(xiàng)目的設(shè)計(jì)書、課題總結(jié)、研究成果等重要材料組合成卷，再按照時(shí)間順序?qū)⒏黝惖目萍紮n案材料進(jìn)行排序，再根據(jù)科研項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容材料的多少，將一個(gè)研究?jī)?nèi)容的材料分為一卷或者多卷，并依照案卷的內(nèi)容對(duì)科技檔案進(jìn)行合理的分類，這樣使得科技檔案的歸檔更科學(xué)，便于科研檔案的保管和查找。此外，還可以采取將階段、專題和成果結(jié)合的歸檔方法，即對(duì)科技檔案材料進(jìn)行階段性整理和歸檔。對(duì)于不同專題的材料，應(yīng)該在專題結(jié)束后立即對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的整理，根據(jù)專題開展的階段成果將其裝訂成卷。采用將科研項(xiàng)目階段、專題和成果相結(jié)合的形式對(duì)科技檔案材料進(jìn)行組卷歸檔，有利于完善科技檔案的歸檔工作，便于科技檔案的建立，并且能夠有效解決因科技檔案階段性和科研材料的連續(xù)性引起的矛盾問(wèn)題，使得科技檔案的材料整理與組卷能夠更加科學(xué)合理，更能方便日后對(duì)科技檔案進(jìn)行查閱、利用。

四、總結(jié)

做好科技檔案管理工作可以為本單位的科研開發(fā)及工程技術(shù)領(lǐng)域提供有效的幫助和促進(jìn)，檔案管理部門為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，應(yīng)充分掌握科技檔案管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)，對(duì)科技檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，并采取最有效的解決措施對(duì)科技檔案管理進(jìn)行完善，從而不斷提高科技檔案工作的水平，使科技檔案能夠得到更好的利用。

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