論信息化在中職院校人力資源管理中的應(yīng)用

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)節(jié)奏不斷加快，各種信息蜂擁而至，傳統(tǒng)人力、手工的人力資源管理模式不再適應(yīng)當(dāng)前的大環(huán)境。本文詳細(xì)地闡述了中職院校人力資源管理的現(xiàn)狀及問題，提出將信息化引入人力資源管理的方法，最后提出了人力資源管理信息化勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 信息化 能力

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。隨著信息化技術(shù)應(yīng)用與開發(fā)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化勢(shì)在必行。對(duì)于中職院校來說，人力資源管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，人事信息一求準(zhǔn)確，二要保密，三需及時(shí)，四是政策約束性強(qiáng)，隨機(jī)性大，時(shí)效性強(qiáng)，作業(yè)頻繁，工作量大而繁瑣。這樣就大大增加了處理的難度。近年來中高職院校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，師資隊(duì)伍越來越大，每時(shí)每刻需要處理的信息量可想而知。因此，利用適合自己的人力資源管理方式支持學(xué)校高效率完成師資的日常管理，是學(xué)校信息化水平和教育質(zhì)量提高的有力保證。

一、中職院校人力資源信息管理現(xiàn)狀及問題分析

長(zhǎng)期以來，我們習(xí)慣于按老辦法、老章程辦事，工作方式幾十年一貫制，人抄手寫或借助一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件的人力資源管理辦公模式不僅不規(guī)范，容易出錯(cuò)，而且增加了工作的難度和隨意性。隨著我國(guó)人事制度改革的進(jìn)一步深入，全球性人才競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈和人才流動(dòng)頻率的加快，以及各中職院校近幾年來的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的人力資源管理手段和方法的弊端日趨明顯，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.信息管理零亂，未形成完整管理體系

隨著學(xué)校的快速發(fā)展，人事信息量的大幅度增長(zhǎng)和數(shù)據(jù)的快速更新，原有的管理方法和管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理和人才管理工作的需要，分散的信息處理和更新導(dǎo)致了大量的重復(fù)勞動(dòng)。信息整理和保存比較紊亂、不集中，沒有形成一整套完整的數(shù)據(jù)體系。這導(dǎo)致了人事信息管理的零亂，給學(xué)校的人事信息管理工作帶來了諸多不便，嚴(yán)重影響了工作效率。

2.信息更新速度慢，準(zhǔn)確性不高

傳統(tǒng)的人事信息管理方法和手段主要是人抄手寫或借助一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件，軟件信息模塊比較單一，操作相關(guān)性不強(qiáng)，無法對(duì)信息進(jìn)行快速更新、分析和處理，從而無法及時(shí)為校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)管理部門提供準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)，制約了管理層決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。信息更新速度太慢，致使人力資源管理工作中可能出現(xiàn)的問題得不到及時(shí)有效的解決。

二、中職院校人力資源管理信息化的方法

1.將信息化引入人力資源管理工作中

目前，中職院校的人力資源管理工作主要是報(bào)表處理，檔案管理，培訓(xùn)提升，績(jī)效工資，員工信息變動(dòng)和查詢，綜合統(tǒng)計(jì)分析等。其涉及面廣，數(shù)據(jù)量大。若利用傳統(tǒng)方式進(jìn)行這些統(tǒng)計(jì)工作，存在著幾個(gè)明顯的問題.比如統(tǒng)計(jì)資料缺乏準(zhǔn)確性、及時(shí)性，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力等。傳統(tǒng)方法所表現(xiàn)出來的種種劣勢(shì)，使人們逐漸意識(shí)到管理信息化已成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要采取科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的科技手段。實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，使從事管理工作由原來憑個(gè)人或少數(shù)人的經(jīng)驗(yàn)作決策，逐步上升到按事物內(nèi)在規(guī)律的科學(xué)高度辦事，做到物質(zhì)與精神相結(jié)合，抽象與具體相結(jié)合，定性與定量相結(jié)合，靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相結(jié)合，現(xiàn)狀和未來相結(jié)合，個(gè)體與群體相結(jié)合。至于先進(jìn)的科技手段，除科學(xué)地運(yùn)用原有的生物、化學(xué)、物理、機(jī)械等手段外，主要是運(yùn)用當(dāng)代最新科學(xué)技術(shù)之一的電子計(jì)算機(jī)為人力資源管理信息服務(wù)。

2.將系統(tǒng)化引入人力資源管理工作中

人力資源管理系統(tǒng)化，是人力資源管理信息化的一個(gè)重點(diǎn)。根據(jù)人力資源管理的工作的現(xiàn)有內(nèi)容和工作特點(diǎn)分析來說，人力資源管理的基本功能，有如下幾方面：確定人力資源管理的方針政策；確定人力資源管理體制、編制人力資源規(guī)劃；編制人力資源管理計(jì)劃，設(shè)置管理機(jī)構(gòu)和崗位；制定人力資源管理的條例辦法；教師員工的各項(xiàng)培訓(xùn)提升；人才選拔、使用、交流；考核、獎(jiǎng)懲、任免；績(jī)效工資、福利與保險(xiǎn)；離休、退休、退職、在職人員的管理和統(tǒng)計(jì)等。

作為人力資源管理人員，如何最大限度地發(fā)揮人員的才能？這是人力資源管理學(xué)研究的根本任務(wù)。對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行個(gè)體研究方面，目前做得還不夠。因?yàn)閭€(gè)體寓于群體之中，群體對(duì)人員才能發(fā)揮著影響作用，可利用系統(tǒng)原理去指示，通過群體研究來尋求合理的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)來取得令人滿意的配合效果等。過去，在人力資源管理工作中，人事工作信息滯后、傳遞慢、“馬后炮”、人力資源管理數(shù)據(jù)加工不及時(shí)。比如：干部考核、人員的工資計(jì)算、人事信息的統(tǒng)計(jì)、人員檔案的填寫，貯存等等。這些人事工作繁瑣，耗時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確性差，效率低，傳統(tǒng)操作已難以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展的要求。為此，我們應(yīng)該努力學(xué)習(xí)有關(guān)人力資源管理信息化的理論資料，提高對(duì)管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)，利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)人力資源管理的信息化。

3.根據(jù)需求使用人力資源管理軟件系統(tǒng)

系統(tǒng)主要包括人員基本信息管理、人員檔案信息管理、工資管理、考勤管理、信息統(tǒng)計(jì)查詢等多方面內(nèi)容，能夠提供一個(gè)高效便捷的人力資源管理平臺(tái)，無論是員工信息還是人力資源管理信息，都可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，同時(shí)與人員有關(guān)的經(jīng)費(fèi)開支等數(shù)據(jù)的核算和匯總都可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)及時(shí)，既節(jié)省了時(shí)間，又減輕了人力資源管理者的負(fù)擔(dān)。員工的假期、休班、請(qǐng)假、休假等一系列事務(wù)的管理都可以通過該系統(tǒng)進(jìn)行管理，并且能夠?qū)崿F(xiàn)員工管理績(jī)效與工資核算進(jìn)行掛鉤，通過一系列的參數(shù)設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)員工工資核算的智能化。盡量采取支持多平臺(tái)的開發(fā)工具，方便在任意環(huán)境中進(jìn)行擴(kuò)展及系統(tǒng)部署。這樣，使單位人力資源管理初步實(shí)行信息化，讓信息化在人力資源管理中得到初步應(yīng)用。使人力資源管理者根據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)的人力資源信息來進(jìn)行決策，實(shí)現(xiàn)管理。

4.提高人力資源管理人員信息化綜合處理能力

人力資源管理人員不僅要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的操作能力訓(xùn)練，這是將信息化引入人力資源管理的前提條件，同時(shí)也要加強(qiáng)以下幾方面的訓(xùn)練。

（1）強(qiáng)化學(xué)習(xí)、夯實(shí)基礎(chǔ)、練好內(nèi)功。不斷學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)和吸收新知識(shí)、積累豐富經(jīng)驗(yàn)，以及提高觀察人和事物的穿透力，是人事干部應(yīng)當(dāng)具備的基本功。因此，人事干部要通過強(qiáng)化學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確把握干部人事工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)和政策規(guī)定，熟練掌握工作技能，熟悉市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等相關(guān)知識(shí)，做到“六知六會(huì)”，即知理論、知形勢(shì)、知業(yè)務(wù)、知局情、知禮儀、知?dú)v史，會(huì)考察干部、會(huì)調(diào)查研究、會(huì)做思想工作、會(huì)協(xié)調(diào)關(guān)系、會(huì)公文寫作、會(huì)各種技能，成為干部人事工作的“活字典”和行家里手。

（2）忠誠(chéng)負(fù)責(zé)、真抓實(shí)干、增強(qiáng)執(zhí)行力。執(zhí)行力是指貫徹戰(zhàn)略意圖、完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。執(zhí)行力的強(qiáng)弱決定了工作的落實(shí)程度和成效的大小，必須重視加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)。執(zhí)行有力、執(zhí)行到位，就會(huì)事半功倍；執(zhí)行不力、執(zhí)行不到位，就會(huì)事倍功半。要積極營(yíng)造一種和諧干事的氛圍，營(yíng)造好干部之家、人才之家。

（3）更新觀念、拓寬視野、提升思維能力。提高人事干部的能力和素質(zhì)必須自覺適應(yīng)新形勢(shì)的需要，注意更新思維觀念、改進(jìn)思維方式、提高思維能力，學(xué)會(huì)進(jìn)行多視角、多層次、全方位的思維。要會(huì)橫比思維、超前思維、逆向思維、公關(guān)思維、相襯思維等，這些都是提升能力很好的思維方式。只要能在工作中靈活運(yùn)用，就能夠大大提高人事干部分析問題、解決問題的能力與水平，不斷增強(qiáng)人事工作的實(shí)效性和快捷性。

三、人力資源管理信息化勢(shì)在必行

實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，要有科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，才能最大限度地提高人力資源管理工作效率?，F(xiàn)代人力資源工作的信息量越來越大，保密性越來越強(qiáng)，而且信息的密度不斷提高，靠傳統(tǒng)的管理方法和人工操作手段已經(jīng)無法搞好人力資源管理工作。而計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，已逐漸成為人力資源管理信息化的重要手段，在人力資源管理中正在發(fā)揮著重要的作用，能夠更新、更快、更多、更準(zhǔn)確地提供人力資源數(shù)據(jù)。我們利用信息化的人力資源管理系統(tǒng)替代傳統(tǒng)手工操作可以高效能、大容量地收集、處理、存貯人力資源信息，大幅度地提高人力資源管理信息系統(tǒng)的工作質(zhì)量和效率；及時(shí)掌握整個(gè)人力資源管理系統(tǒng)的全面情況，提供系統(tǒng)的準(zhǔn)確的人力資源信息，可以促進(jìn)人力資源工作的規(guī)范化及各項(xiàng)管理制度與指標(biāo)體系的建立和健全，從而提高行政管理水平；提供各種加工處理的人力資源信息，以滿足人力資源管理的特殊要求，適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)教職工隊(duì)伍提出的新要求，幫助選擇方案，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化決策。把人力資源干部從繁重的手工操作中解脫出來，用更多精力從事創(chuàng)造性的管理活動(dòng)和其他日常工作；使決策、計(jì)劃和其他管理活動(dòng)更加科學(xué)、精確、靈活。建立計(jì)算機(jī)人力資源管理信息系統(tǒng)是一種客觀發(fā)展必然趨勢(shì)。

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（作者單位：廣東省工商高級(jí)技工學(xué)校）