淺談貨幣資金內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

摘 要：貨幣資金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)。它的特點(diǎn)是普通的可接受性，即可以有效地隨時(shí)用來購買商品、貨物、勞務(wù)或償還債務(wù)。貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金。一般的挪用、貪污、私分公款等違法亂紀(jì)的行為都與貨幣資金管理不嚴(yán)、漏洞明顯有關(guān)，因此各級單位歷來都非常重視對貨幣資金的監(jiān)管和使用，強(qiáng)化貨幣資金內(nèi)部控制和管理，保障貨幣資金的安全是單位日常財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：貨幣資金；內(nèi)部控制；設(shè)計(jì)

中圖分類號：F59 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）24-0076-02

一、貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)

內(nèi)部控制是外來語，即Internal Control System。美國會(huì)計(jì)學(xué)界權(quán)威機(jī)構(gòu)在《內(nèi)部控制一整體框架》的報(bào)告中提出，內(nèi)部控制是有企業(yè)董事會(huì)、經(jīng)理當(dāng)局以及其他為達(dá)到財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠、經(jīng)營活動(dòng)的效率和效果、相關(guān)法律法規(guī)的遵循三個(gè)目標(biāo)而提供合理保證的過程。

我國較早出現(xiàn)“內(nèi)部控制規(guī)范”是1986年由財(cái)務(wù)部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中提出的，該規(guī)范只涉及內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，其定義為“單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整、確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序”。這個(gè)定義一直被使用，直到2001年6月22日財(cái)務(wù)部財(cái)會(huì)41號文件《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范—基礎(chǔ)規(guī)范（試行）》的文件，同樣將“保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)，保護(hù)單位資產(chǎn)安全，確保國家法律法規(guī)貫徹執(zhí)行”作為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)。

貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)是單位管理層建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的根本出發(fā)點(diǎn)。貨幣資金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)如下：（1）貨幣資金的安全性，是指通過良好的內(nèi)部控制，防止貨幣資產(chǎn)流失。確保單位庫存現(xiàn)金、銀行存款、有價(jià)證券和其他貨幣資金的安全，預(yù)防貨幣資金被盜、詐騙和挪用的事件發(fā)生。（2）貨幣資金的完整性，是指要確保單位收到的貨幣資金全部及時(shí)入賬，檢查單位應(yīng)收的貨幣資金是否已經(jīng)全部入賬，預(yù)防私設(shè)“小金庫”等來侵占單位收入，建立應(yīng)收貨幣資金臺賬，定期檢查核對，及時(shí)與相關(guān)部門溝通催繳，保護(hù)貨幣資金的完整。（3）貨幣資金的合法性，是指保證貨幣資金取得、使用要符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定、會(huì)計(jì)制度和稅務(wù)要求，使用票據(jù)規(guī)范，手續(xù)是否齊備，以確保國家法律、法規(guī)在本單位的貫徹執(zhí)行。（4）充分發(fā)揮貨幣資金的使用效益。避免和降低貨幣資金使用過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，尤其是債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)貨幣資金預(yù)算管理，讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分重視預(yù)算的重要性，科學(xué)預(yù)算，合理配置短期債務(wù)和長期債務(wù)的比例，控制債務(wù)總量。合理調(diào)度貨幣資金，使其發(fā)揮最大的效益。

二、貨幣資金流轉(zhuǎn)過程中常見的錯(cuò)弊行為及其形成原因

（一）涂改憑證金額

會(huì)計(jì)人員利用原始憑證管理上存在的漏洞或業(yè)務(wù)上的便利條件，使用一定的方法，更改發(fā)票或收據(jù)上的金額，改小收入或改大支出，從而達(dá)到貪污的目的。其原因是會(huì)計(jì)主管人員或指定人員未認(rèn)真審計(jì)原始憑證。

（二）票據(jù)“頭尾”不一

票據(jù)出票時(shí)往往需要套寫，而經(jīng)辦人員在套寫時(shí)不是三聯(lián)票據(jù)一起復(fù)寫，而是先寫發(fā)票聯(lián)，再寫存根聯(lián)和記賬聯(lián)，這樣就造成票據(jù)記賬聯(lián)、存根聯(lián)和發(fā)票聯(lián)金額不一致，從而達(dá)到收多報(bào)少或支少報(bào)多的目的，貪污差額款。其原因是填制收付款原始憑證崗位與收付款崗位職責(zé)未分開，或是崗位職責(zé)雖然已分開，但在日常工作中沒有監(jiān)督和及時(shí)檢查，核對票據(jù)存根和票據(jù)記賬聯(lián)的金額是否一致。

（三）“丟失”票據(jù)或使用不符合規(guī)定的憑證

經(jīng)辦人員對收入現(xiàn)金的票據(jù)，有意丟失，或不及時(shí)入賬，將現(xiàn)金據(jù)為己有；或用收據(jù)、白條等憑證向交款人開票，隱匿現(xiàn)金，達(dá)到貪污的目的。其主要原因是單位票據(jù)管理方面存在漏洞，未能有效地控制票據(jù)的數(shù)量和編號，也未對收據(jù)領(lǐng)用人及時(shí)催繳和對收據(jù)使用情況的核查，對收入款項(xiàng)的監(jiān)督不力，造成單位應(yīng)收收入的減少。

（四）公款私用，挪用現(xiàn)金

經(jīng)辦人員采用虛寫或涂改現(xiàn)金繳款單等做法，未將款項(xiàng)及時(shí)繳存銀行，把公款轉(zhuǎn)入“小金庫”，挪用后進(jìn)行體外循環(huán)，從而達(dá)到侵吞公款或長期占有公款的目的。其主要原因是未建立有效的票據(jù)使用制度，稽核人員未發(fā)揮作用，未定期或不定期對庫存現(xiàn)金進(jìn)行賬實(shí)核對，未定期將銀行存款日記賬與銀行對賬單進(jìn)行核對。

三、貨幣資金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制設(shè)計(jì)

（一）會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制范圍包括各種應(yīng)收收入及欠款回收。在單位規(guī)定會(huì)計(jì)期間發(fā)生的貨幣收入業(yè)務(wù)是否已經(jīng)及時(shí)收回并均已按規(guī)定計(jì)入有關(guān)賬戶。通過收入、支出及往來款項(xiàng)變化情況，或記賬截止日后入賬的收入和支出，查找未及時(shí)入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種：

1.原始憑證控制。原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)和自制單據(jù)等，對原始憑證的控制是利用發(fā)票、收據(jù)和自制單據(jù)編號的連續(xù)性，不定期核對收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)和自制單據(jù)的金額是否一致；根據(jù)票據(jù)日期，核對款項(xiàng)是否及時(shí)入賬，以確保應(yīng)收到的貨幣資金全部、及時(shí)入賬的一種控制手段。原始憑證種類很多，對外來原始憑證是否符合國家票據(jù)管理要求，有無稅務(wù)監(jiān)制章、財(cái)政監(jiān)制章和單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章；數(shù)量、單位、單價(jià)、金額是否正確；經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、批準(zhǔn)人手續(xù)是否齊全，但目前有些單位發(fā)票及收據(jù)管理較混亂，給控制設(shè)計(jì)增加了難度，如違規(guī)開具“大頭小尾”“小頭大尾”發(fā)票，或不給服務(wù)對象開發(fā)票。空白發(fā)票、收據(jù)到處可買，自制收據(jù)，收據(jù)不聯(lián)號或無號，或以白條代替收據(jù)，用假發(fā)票、假收據(jù)報(bào)銷，用舊發(fā)票、舊收據(jù)、重復(fù)報(bào)銷等。因此，對于發(fā)票、收據(jù)建立臺帳進(jìn)行管理。在此基礎(chǔ)上，利用發(fā)票編號的連續(xù)性，設(shè)置專門崗位，負(fù)責(zé)對存根聯(lián)與入賬聯(lián)定期或不定期進(jìn)行抽查核對工作，用于防止發(fā)生錯(cuò)誤與漏洞。

2.銀行對賬單控制。銀行對賬單為各單位開戶銀行于月底寄送給開戶單位的表明銀行賬戶收入和支出詳細(xì)資料的文件，是單位和銀行進(jìn)行對賬的主要依據(jù)。單位應(yīng)將銀行對賬單的期初期末余額與單位銀行存款余額進(jìn)行核對，以確保銀行存款真實(shí)性與完整性的一種控制方法。通過定期獲得銀行對賬單，對銀行存款日記賬進(jìn)行逐筆核對，查實(shí)銀行存款余額，找出未達(dá)賬項(xiàng)并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

3.應(yīng)收和應(yīng)付款項(xiàng)的核對控制。應(yīng)收和應(yīng)付款項(xiàng)核對控制是通過定期與對方核對應(yīng)收和應(yīng)付款余額，用于發(fā)現(xiàn)是否挪用、貪污單位貨幣資金等違法行為，以達(dá)到應(yīng)收款項(xiàng)及時(shí)入賬或貨幣資金是否真實(shí)的一種控制方法，另外要注意對于長期掛賬的應(yīng)收款項(xiàng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否有收回款項(xiàng)不交回沖賬或不及時(shí)報(bào)銷沖賬的情況。

（二）貨幣資金安全性控制

貨幣資金安全性控制的范圍包括：現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金，由于應(yīng)收、應(yīng)付票據(jù)的變現(xiàn)能力較強(qiáng)，故也將其納入貨幣資金控制范圍內(nèi)。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種：

1.賬實(shí)盤點(diǎn)控制。賬實(shí)盤點(diǎn)控制是通過定期或不定期對貨幣資金進(jìn)行盤點(diǎn)，以確保現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存相符。不得白條抵庫和挪用現(xiàn)金，以確保企業(yè)資金安全的一種常用的控制方法。單位庫存現(xiàn)金的盤點(diǎn)通常包括對已收到但未存入銀行的現(xiàn)金、零用金、找換金等的盤點(diǎn)。按盤點(diǎn)的時(shí)間可以分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)，不定期盤點(diǎn)的控制效果通常比定期盤點(diǎn)好，不定期盤點(diǎn)的主要特點(diǎn)就是突擊性強(qiáng)，會(huì)給貨幣資金相關(guān)崗位的負(fù)責(zé)人產(chǎn)生一種無形的、潛在的壓力。

2.庫存現(xiàn)金限額控制。庫存現(xiàn)金限額控制是規(guī)定單位每日允許留存現(xiàn)金額度，超過庫存限額的貨幣資金送存銀行，為了降低保管庫存現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)，單位要科學(xué)合理地制定庫存現(xiàn)金余額，從而降低貨幣資金保管中的危險(xiǎn)性，這也是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范的要求。

3.章票隔離控制。指單位管理各種銀行支票人員和管理銀行預(yù)留專用章人員分離。以確保貨幣資金實(shí)物安全。

4.不相容崗位相互分離控制。不相容崗位相互分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé)，以達(dá)到相互牽制、相互監(jiān)督的作用的一種方法。某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)的職務(wù)和該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行的職務(wù)分開，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)的審批人員、經(jīng)辦人員的職責(zé)權(quán)限必須明確、相互分離、相互制約。重大對外投資、資產(chǎn)處置、資金調(diào)度和其他重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的決策和執(zhí)行必須相互分離、相互監(jiān)督、相互制約。執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)和審查稽核該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)應(yīng)分工，防止相關(guān)人員篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、假造票據(jù)。貨幣資金收支與記賬分離，即出納不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案管理和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。建立回避制定，單位負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位出納工作。

（三）授權(quán)批準(zhǔn)的控制

授權(quán)批準(zhǔn)的控制是要求各單位明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任。一般授權(quán)是指日常情況下對正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的授權(quán)，具有一定的規(guī)律性和穩(wěn)定性。特殊授權(quán)是指特殊、緊急情況下對非正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的特殊授權(quán)。這種授權(quán)方式具有一定靈活性，但也常常含有較大的風(fēng)險(xiǎn)，要謹(jǐn)慎實(shí)施。授權(quán)批準(zhǔn)也是對貨幣資金收入、支出過程的一種控制。貨幣資金的收取必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)部門制定的收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，做到手續(xù)齊備、入賬及時(shí)。

（四）定期輪崗的控制

定期輪崗的控制是對單位財(cái)務(wù)人員要建立定期換崗和輪崗制度，防止一個(gè)人在財(cái)會(huì)部門長期做同一個(gè)工作。通過換崗、輪崗可以使財(cái)會(huì)人員學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，掌握新知識，經(jīng)驗(yàn)更加全面，閱歷更加豐富，綜合能力進(jìn)一步提高，又使常年不“挪窩”易滋生的懶惰習(xí)氣得以克服和抑制，還可能使一些長期隱蔽的違規(guī)行為因人事變動(dòng)、他人接手而揭示出來，可謂一舉三得。當(dāng)然人員輪崗也必須注意連續(xù)性、可操作性和相對穩(wěn)定性，否則可能事倍功半。

四、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)，提高貨幣資金內(nèi)部控制效率和效果

第一，要運(yùn)用計(jì)算機(jī)對各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查。

第二，建立一套先進(jìn)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，用現(xiàn)代化手段對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析。

第三，在應(yīng)用軟件開發(fā)中，設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)處理程序時(shí)要將制約、監(jiān)督等風(fēng)險(xiǎn)控制防范功能融入其中，使操作人員必須按照權(quán)限和有制約的操作程序才能進(jìn)入系統(tǒng)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，以防范技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和防范計(jì)算機(jī)犯罪。

總之，社會(huì)在不斷發(fā)展，管理也在不斷改進(jìn)，在今天有效的控制制度到明天就不一定有效。如果內(nèi)部控制制度的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展不能同步，那么內(nèi)部控制制度也會(huì)失去應(yīng)有的作用。因此我們及時(shí)根據(jù)外部變化，建立與環(huán)境相適應(yīng)的、完善的內(nèi)部貨幣控制制度體系，才能達(dá)到加強(qiáng)貨幣資金管理、杜絕資金安全問題發(fā)生的目的。