淺談如何做好高校公文審核工作

摘 要：高校公文審核是具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性的工作，要做好高校公文審核工作，必須建設(shè)好公文審核隊(duì)伍，完善責(zé)任機(jī)制和協(xié)調(diào)機(jī)制，堅(jiān)持先排后審、印前再審，逢文必審、每字必核，審寫(xiě)分離、急文慎審三個(gè)原則，審核程序、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、格式四個(gè)要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校；公文審核；隊(duì)伍；機(jī)制

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）24-0328-02

高校公文審核是具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性的工作，要做好高校公文審核工作，涉及審核人員素質(zhì)、工作機(jī)制、審核原則、審核要點(diǎn)等方方面面。下面筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何做好高校公文審核工作做一些粗淺的探索。

一、建設(shè)一支隊(duì)伍

建設(shè)一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人員隊(duì)伍是做好高校公文審核工作的基礎(chǔ)，其為高校公文審核提供重要的人力支持和智力保障。高校公文審核人員每天面對(duì)來(lái)自不同部門(mén)、不同單位的內(nèi)容包羅萬(wàn)象、質(zhì)量參差不齊的代擬稿，如果其工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、理論功底不扎實(shí)深厚，就很難履行好公文審核的責(zé)任，甚至產(chǎn)生不良后果。因此，需提升高校公文審核人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和能力。

一是培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。高校公文出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至是小的錯(cuò)誤，就有可能損壞學(xué)校形象，甚至出現(xiàn)更嚴(yán)重的后果。當(dāng)前高校的一些公文出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象，正是因?yàn)樨?zé)任心出了問(wèn)題，因此，要培養(yǎng)公文審核人員“眼里容不得沙子”的工作態(tài)度，時(shí)刻緊繃負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)之弦，認(rèn)真對(duì)待每一份公文，遇到問(wèn)題不輕易相信、不隨便盲從，要根據(jù)已有知識(shí)和已有經(jīng)驗(yàn)仔細(xì)地推敲、小心地求證，確保不出現(xiàn)錯(cuò)誤。

二是夯實(shí)扎實(shí)深厚的理論基礎(chǔ)。要全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)上級(jí)的各項(xiàng)政策和各類文件，真正弄懂掌握各種新的提法、新的要求、新的規(guī)定。要深入學(xué)習(xí)公文的基本理論，把握公文的基本寫(xiě)法、一般要求、構(gòu)成要素等。還要對(duì)高校公文可能涉及的教育、就業(yè)、文化等各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)有比較全面的了解，力爭(zhēng)以更高的站位、更開(kāi)闊的視野審核公文。

二、完善兩個(gè)機(jī)制

完善工作機(jī)制，往往能提高高校公文審核工作的效率和水平，使審核工作事半功倍。在高校公文審核實(shí)踐中，可以通過(guò)完善責(zé)任機(jī)制和協(xié)調(diào)機(jī)制促使公文審核高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

一是完善責(zé)任機(jī)制。公文審核是一項(xiàng)講規(guī)范、重程序的工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要專人負(fù)責(zé)、跟進(jìn)落實(shí)，才能確保公文的質(zhì)量和時(shí)效性。在實(shí)際工作中，我們明確了擬稿部門(mén)和學(xué)院辦公室的職責(zé)。第一，擬稿部門(mén)職責(zé)。擬稿部門(mén)待發(fā)公文原則上必須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)親自審核簽名后方能送院辦辦理，緊急公文須至少提前一天送至院辦，特事特辦公文必須由分管院領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上備注緣由。發(fā)文單位擬稿人是公文質(zhì)量的直接負(fù)責(zé)人和院辦發(fā)文對(duì)接人，對(duì)公文質(zhì)量全面負(fù)責(zé)。第二，學(xué)院辦公室職責(zé)。學(xué)院辦公室審核專崗文秘人員負(fù)責(zé)對(duì)公文資料查證、編號(hào)送印、體例把關(guān)、格式審定、文字修改等等進(jìn)行把關(guān)，辦公室主任主要從事工作管理、事項(xiàng)協(xié)調(diào)、請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)等工作。院辦審核結(jié)束后將修改好的文稿發(fā)回部門(mén)公文對(duì)接人，確認(rèn)無(wú)誤后再行發(fā)文。

二是完善協(xié)調(diào)機(jī)制。高校公文審核工作需要協(xié)調(diào)，整個(gè)審核過(guò)程就是統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)各方、集思廣益的過(guò)程，協(xié)調(diào)到位，審核就能達(dá)到事半功倍的效果。高校公文審核工作中的協(xié)調(diào)要著重做好兩點(diǎn)。第一，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。主要有：通過(guò)周全到位的協(xié)調(diào)，掌握實(shí)際情況，補(bǔ)充必要信息，輔助并完善領(lǐng)導(dǎo)決策；通過(guò)請(qǐng)示、匯報(bào)、調(diào)解，把不同部門(mén)、不同領(lǐng)導(dǎo)的不同意見(jiàn)，甚至是存在分歧的意見(jiàn)協(xié)調(diào)一致，統(tǒng)一到公文中，反映各方意愿；通過(guò)提出有理有據(jù)的意見(jiàn)和建議，對(duì)某些不成熟甚至不科學(xué)的發(fā)文決策進(jìn)行堅(jiān)決的否定。第二，協(xié)調(diào)好部門(mén)意見(jiàn)。充分發(fā)揮辦公室作為高校行政樞紐的優(yōu)勢(shì)，廣泛征求、充分尊重并認(rèn)真研究各部門(mén)意見(jiàn)，在溝通、討論、協(xié)商的基礎(chǔ)上做出判斷和取舍，通過(guò)協(xié)調(diào)使各個(gè)部門(mén)意見(jiàn)達(dá)成一致，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、客觀、科學(xué)的依據(jù)。

三、堅(jiān)持三個(gè)原則

高校公文審核必須堅(jiān)持一定的原則，才能提升公文審核水平，避免出現(xiàn)大的差錯(cuò)，出現(xiàn)不良后果。在工作實(shí)踐中，要堅(jiān)持以下三個(gè)原則：

一是堅(jiān)持先排后審、印前復(fù)審原則。公文起草完畢后，要先按照規(guī)定格式排版，打印好后再進(jìn)行審核，避免由于疏忽大意而出現(xiàn)起草文稿和排版文稿不一致的現(xiàn)象。同時(shí)，公文打印好準(zhǔn)備發(fā)出前，還要進(jìn)行最后一遍全面、認(rèn)真、細(xì)致的審核，這可以說(shuō)是保證公文萬(wàn)無(wú)一失的最后一道防線。在這道防線中，如果發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤，還可以及時(shí)進(jìn)行更正，避免產(chǎn)生不良后果。

二是堅(jiān)持逢文必審、逐字審核原則。無(wú)論公文的篇幅長(zhǎng)與短、質(zhì)量?jī)?yōu)與劣，都要對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，不能形成公文篇幅較短、內(nèi)容簡(jiǎn)單就放松審核甚至不審核的錯(cuò)誤心理和習(xí)慣。同時(shí)，要逐字地審核公文涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人名、數(shù)字、引文等內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。審核篇幅長(zhǎng)的文稿時(shí)更要精力集中，不能有任何疏忽和大意。

三是堅(jiān)持審寫(xiě)分離、急文慎審原則。只要條件允許，公文起草和審核最好由不同的崗位人員負(fù)責(zé)。原因在于，起草人員在起草公文時(shí)已經(jīng)形成固定的思維模式和視覺(jué)模式，如果公文成稿后再由其負(fù)責(zé)審核，就很有可能得到“公文很好、沒(méi)有任何問(wèn)題”等答案，致使可能存在的問(wèn)題沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)。同時(shí)，據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，在審核工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的公文往往是那些急于發(fā)出的公文。出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)闀r(shí)間較緊，審核人員由于急于完成任務(wù)，往往不能保持平和的心態(tài)所致。因此，在審核公文尤其是審核急文中，一定要調(diào)整好心態(tài)，要沉得住氣、穩(wěn)得住勁。

四、審核四個(gè)要點(diǎn)

做好公文審核工作，對(duì)于提升高校公文規(guī)范性、權(quán)威性，提高高校公文質(zhì)量意義重大。在實(shí)際工作中，應(yīng)從程序、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、格式四個(gè)要點(diǎn)上對(duì)公文進(jìn)行全面、認(rèn)真、細(xì)致的審核，確保公文權(quán)威有效、嚴(yán)謹(jǐn)縝密、規(guī)范達(dá)意、體例正確。

一是審核程序，確保公文權(quán)威有效。審核程序是高校公文審核的第一個(gè)要點(diǎn)，即首先要審核發(fā)文的必要性、程序性。對(duì)于發(fā)文是否有必要，需要辦公室人員做出正確判斷，比如部署一般性、常規(guī)性的工作的，就沒(méi)有必要發(fā)正式紅頭文件，因?yàn)檎桨l(fā)文是嚴(yán)肅而權(quán)威的，可發(fā)可不發(fā)的就堅(jiān)決不發(fā)，發(fā)文過(guò)多、過(guò)泛，將損害公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

對(duì)于必須發(fā)的公文，要審核發(fā)文程序是否齊備，即關(guān)鍵環(huán)節(jié)是否齊全。如果關(guān)鍵環(huán)節(jié)不齊備，或者有關(guān)手續(xù)不齊全，必須要求相關(guān)部門(mén)補(bǔ)齊完善后方可發(fā)文，否則予以退回重來(lái)。嚴(yán)格遵循公文的審核程序既可避免出現(xiàn)問(wèn)題后找不到責(zé)任人（部門(mén)）或者彼此相互推諉，又可提升公文的準(zhǔn)確性與整體質(zhì)量，確保公文不出差錯(cuò)、運(yùn)行規(guī)范，維護(hù)學(xué)校的良好形象。

二是審核內(nèi)容，確保公文嚴(yán)謹(jǐn)縝密。審核公文內(nèi)容，主要是要審核公文的主題、觀點(diǎn)和材料。首先是審核主題，要審查公文主題的鮮明性、單一性。鮮明性是指提倡怎么做、反對(duì)怎么做，或者支持什么，不支持什么，都必須要旗幟鮮明、準(zhǔn)確無(wú)誤地表達(dá)出來(lái)，不能含糊其辭、模棱兩可。同時(shí)，公文必須突出重點(diǎn)、抓住主要矛盾，不能眉毛胡子一把抓，否則結(jié)果會(huì)什么都講不通、講不透，甚至讓人誤解，與發(fā)文的目的背道而馳。其次是審核觀點(diǎn)，其標(biāo)準(zhǔn)否準(zhǔn)確明白。凡觀點(diǎn)提煉不準(zhǔn)確、不能準(zhǔn)確反映學(xué)?；虿块T(mén)意圖，就要重新提煉或加以修改，直至達(dá)到準(zhǔn)確明白為止。最后是審核材料。主要是審核材料是否確鑿翔實(shí)。我們審核公文材料，要判斷材料中的有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、政策、規(guī)定等內(nèi)容是否確鑿。只有材料確鑿的公文才是合格的公文。同時(shí)，要認(rèn)真審查材料是否翔實(shí)。只有全面占有材料，整體把握和全面分析具體情況，才能用材料充分論證、表達(dá)主題意思。

三是審核文字，確保公文規(guī)范達(dá)意。在高校公文審核中，公文的文字是要素最多，也是需要花最多精力的地方。首先要核標(biāo)題。要看公文標(biāo)題能否簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容以及正確地標(biāo)明公文的種類。也要看標(biāo)題標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用恰當(dāng)與否，除了用頓號(hào)、書(shū)名號(hào)或引號(hào)外，一般情況下公文標(biāo)題中是不能用其他符號(hào)的。還要看題目的排列是否符合對(duì)稱、美觀的標(biāo)準(zhǔn)，以及轉(zhuǎn)行時(shí)詞語(yǔ)是否有斷行等情況。其次要核字?jǐn)?shù)。要圍繞公文的中心內(nèi)容，抓住重點(diǎn)，做到開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不講空話套話，把一切與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容、材料和論述都刪掉。最后要核用語(yǔ)。用語(yǔ)達(dá)意一般與單位風(fēng)格和文字工作者的文風(fēng)有關(guān)，其審核沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)。但也有其基本的要求，即要準(zhǔn)確莊重，文雅得體，這只能在實(shí)踐中去仔細(xì)琢磨和體會(huì)。

四是審核格式，確保公文體例正確。首先要審核公文的組成要素是否齊全、恰當(dāng)。公文有文頭、密級(jí)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、簽發(fā)人、附件、成文時(shí)間、主題詞等十幾種要素，每個(gè)都有其特定的含義和作用，如果公文少了某一個(gè)或幾個(gè)要素，就會(huì)影響公文的效力和單位的形象，因此一定要通過(guò)審核確保要素齊全。其次要重點(diǎn)審核文頭。要審核發(fā)文字號(hào)用得是否準(zhǔn)確，發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。其中要注意年份的括號(hào)和公文序號(hào)的寫(xiě)法。最后要重點(diǎn)審核文尾。文尾主要包括主題詞、印發(fā)單位、發(fā)送單位、日期、印量等幾種要素，其中關(guān)鍵是要審核主題詞，包括其是否直接、全面、客觀等。

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