淺談高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)

摘 要：建立一套完整的數(shù)字化的高職院校人事管理信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)條件下的自動(dòng)化、數(shù)字化管理，并能夠在提高管理效率、提供決策依據(jù)和實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面都起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）24-0322-02

隨著現(xiàn)代化、科技化的不斷發(fā)展，高職院校的人事管理工作，已經(jīng)取得了進(jìn)一步的發(fā)展，從手工操作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理。人事信息的網(wǎng)絡(luò)化管理即高職院校所建立的人事管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為高職院校人事管理工作的主流。

高職院校的人事管理信息系統(tǒng)的建立可以擴(kuò)大人事信息資源的整合，極大地提高了組織、人事、教務(wù)、科研等部門(mén)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也為學(xué)校節(jié)約了大量的人力和物資資源，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、高職院校建設(shè)人事管理信息系統(tǒng)的必要性

建立一套完整的高職院校人事管理信息系統(tǒng)可以有效地將全校教職員工的個(gè)人信息進(jìn)行集中整合，形成一個(gè)較大的信息資源庫(kù)，可以有效地掌握人事異動(dòng)信息，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，能夠有效地將教職員工的學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱(chēng)、科研、考察、進(jìn)修、培訓(xùn)、社會(huì)服務(wù)以及教學(xué)情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的掌握以及能夠及時(shí)地跟蹤調(diào)整，改變了采用傳統(tǒng)的office組件中的Word、Excel等電子文檔操作、保存的各類(lèi)數(shù)據(jù)，往往會(huì)出現(xiàn)更改不及時(shí)，或顧此失彼，而且修改后的都是當(dāng)前最新數(shù)據(jù)，而歷史數(shù)據(jù)不易保存，即使保存了也不易查找、統(tǒng)計(jì)。

高職院校才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集、師資隊(duì)伍建設(shè)、事業(yè)單位年報(bào)、高等學(xué)?；鶎訄?bào)表等信息上報(bào)工作往往是人事管理人員較為頭疼的工作之一，傳統(tǒng)的手工操作，不但浪費(fèi)時(shí)間，而且不敢保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，人事管理信息系統(tǒng)的建立可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)匯總、分析，管理人員只需設(shè)定相應(yīng)的匯總分析類(lèi)別，便可以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的操作，大大地提高了人事管理工作的工作效率，而且保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

人事管理信息系統(tǒng)的建立可以將全校教職員工的信息有效地匯總在一起，并可以查看相關(guān)的佐證材料，這樣可以改變?cè)嫉臋n案查找方式，教職工的提職資格審察、職稱(chēng)評(píng)定的資格審核、科研成果的申報(bào)以及人員退休的審核等完全可以調(diào)整電子檔案進(jìn)行信息的核查，這樣可以提高核查的速度，減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，使紙質(zhì)檔案保存更加完整。

二、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建立應(yīng)當(dāng)與國(guó)家、省、市相關(guān)信息采集的相關(guān)信息集和信息項(xiàng)保持完全一致，盡可能地遵守并符合國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。按照本學(xué)院的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及人事管理層次和模式進(jìn)行建構(gòu)，適合人事管理機(jī)構(gòu)的管理，按類(lèi)別設(shè)定不同的權(quán)限，滿(mǎn)足更多人員的查找需求，在權(quán)限范圍內(nèi)全面提高學(xué)院各部門(mén)（單位）對(duì)人事信息查找、使用的便捷性。

人事管理信息系統(tǒng)的建立不應(yīng)單純考慮現(xiàn)有狀況，在設(shè)計(jì)過(guò)程中要富有遠(yuǎn)見(jiàn)性，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)采用較為成熟、可靠的先進(jìn)技術(shù)，能向不斷發(fā)展中的現(xiàn)代技術(shù)過(guò)渡的產(chǎn)品，綜合考慮當(dāng)前的實(shí)用性、較高的性能價(jià)格比、系統(tǒng)使用的生命周期、系統(tǒng)今后的擴(kuò)展和升級(jí)等幾個(gè)因素。

人事管理信息系統(tǒng)應(yīng)具有方便和強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)管理功能，具有較好的可維護(hù)性，信息的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)便，便于人事管理人員較快地掌握系統(tǒng)的應(yīng)用，也能夠較好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的維護(hù)與管理的操作。

人事管理信息系統(tǒng)的建立要注意信息的安全性，信息的共享可以有效地提高工作效率，但相對(duì)而言就會(huì)使信息的安全性能降低，在人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初要進(jìn)行深入的調(diào)研，征求意見(jiàn)，設(shè)計(jì)好權(quán)限的下發(fā)，保證信息的安全。人事管理信息系統(tǒng)的建立，要從硬件、軟件、數(shù)據(jù)、用戶(hù)等多環(huán)節(jié)全面考慮信息系統(tǒng)的安全保密要求，從技術(shù)設(shè)計(jì)和管理體制上把好關(guān)。

三、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)教職工信息統(tǒng)一管理。建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，除了人事基礎(chǔ)的信息之外，教師的教學(xué)、科研等也是人事管理信息系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)之一，這樣可以將教師在工作期間的所有的相關(guān)信息均予以記錄，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)的多部門(mén)登記，同時(shí)也避免了一個(gè)部門(mén)需求多種數(shù)據(jù)，由多部門(mén)（單位）提供。

建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，以及信息材料的網(wǎng)上傳遞，避免佐證材料的復(fù)印，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

建立高職院校人事管理信息系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)材料完整的前提下，可以按不同類(lèi)別、不同條件的進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)功能，并且可以形成直觀(guān)、豐富的圖形圖表，動(dòng)態(tài)的分析可以提高工作的效率，保證準(zhǔn)確性，并可以通過(guò)WORD、EXCEL等軟件格式導(dǎo)出，便于電子統(tǒng)計(jì)的保存。

四、高職院校人事管理信息系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)人事管理部門(mén)職責(zé)的不同，通常高職院校人事管理信息系統(tǒng)需要預(yù)設(shè)以下模塊：人事信息管理模塊，人事檔案管理模塊，人員（異動(dòng)）管理模塊，工資福利管理模塊，崗位設(shè)置與聘任管理模塊，職務(wù)（等級(jí)）評(píng)聘管理模塊，年度考核管理模塊，培訓(xùn)進(jìn)修管理模塊，掛職鍛煉模塊，社會(huì)服務(wù)模塊，人才招聘管理系統(tǒng)，提醒管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，系統(tǒng)管理模塊。

（一）人事信息管理系統(tǒng)

人事信息管理系統(tǒng)模塊需要支持不同部門(mén)的不同用戶(hù)可以有不同的操作權(quán)限和操作范圍，信息采集工作可以采取教職員工本人填報(bào)，部門(mén)（單位）可在辦公室設(shè)定一名管理人員，并賦予管理、審核的權(quán)限，各部門(mén)（單位）管理人員一方面可以將教職工所填寫(xiě)的人事信息數(shù)據(jù)審核后及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行上報(bào)，另一方面也可以迅速地接收到人事管理部門(mén)所反饋的各種人事信息等。采用這樣的管理運(yùn)行模式，人事管理部門(mén)以及基層單位可以對(duì)信息進(jìn)行有效地采集和維護(hù)，建立可靠的基礎(chǔ)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)一次錄入，多次使用，資源共享，保證數(shù)據(jù)的一致性、時(shí)效性。

（二）人事檔案管理模塊

在實(shí)現(xiàn)原有傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上，人事管理信息系統(tǒng)可以不斷地豐富教師專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)科研成果水平及實(shí)際工作業(yè)績(jī)等材料，逐步達(dá)到教學(xué)業(yè)務(wù)檔案和人事檔案的相互融合。一方面能夠更加全面地反映教職員工各方面業(yè)績(jī)成果，另一方面將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案，為教職員工在今后的出國(guó)培訓(xùn)、進(jìn)修、離職等服務(wù)提供了極大的方便。

（三）人員（異動(dòng)）管理模塊

通過(guò)此模塊可以有效地掌握學(xué)校人員的部門(mén)（單位）變化情況以及新入職、退休人員的具體情況。實(shí)現(xiàn)人員（異動(dòng)）網(wǎng)絡(luò)化管理，當(dāng)有新員工入職時(shí)可以在簽訂合同后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)程序，完成相應(yīng)的報(bào)到手續(xù)，退休同理。當(dāng)學(xué)校人員部門(mén)（單位）發(fā)生變化，或職務(wù)發(fā)生變化時(shí)，也可根據(jù)學(xué)校的相關(guān)文件調(diào)整相應(yīng)的項(xiàng)目，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)告知各部門(mén)（單位）。

（四）工資福利管理模塊

工資福利管理模塊包含教職員工的工資管理、薪級(jí)管理、崗位津貼管理、績(jī)效工資管理以及保險(xiǎn)管理、喪葬費(fèi)管理、公積金管理等。通過(guò)此模塊的操作管理，可以根據(jù)人員的增加、減少、職稱(chēng)職務(wù)的調(diào)整等流程傳遞的數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行工資變動(dòng)處理；對(duì)人事代理人員和企業(yè)性質(zhì)人員的保險(xiǎn)繳納情況進(jìn)行管理，自動(dòng)生成相應(yīng)報(bào)表；學(xué)院福利、加班費(fèi)的發(fā)放情況進(jìn)行信息化管理。避免手工操作，減少錯(cuò)誤率。

（五）崗位設(shè)置與聘任管理模塊

按照省、市人社部門(mén)的統(tǒng)一安排部署，根據(jù)學(xué)院編制的核定情況確定各類(lèi)人員以及各等級(jí)人員的數(shù)量，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布崗位設(shè)置和聘任方案，教職工可以在網(wǎng)上進(jìn)行相關(guān)申報(bào)工作并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳提交申報(bào)材料。完成崗位設(shè)置與聘任的網(wǎng)上操作，包括信息報(bào)送、表格的填寫(xiě)以及崗位及等級(jí)的即時(shí)調(diào)整等。

（六）職務(wù)（等級(jí)）評(píng)聘管理模塊

職務(wù)評(píng)審的教職工在人事管理系統(tǒng)的相應(yīng)模塊填寫(xiě)職稱(chēng)評(píng)審表格，相關(guān)職能部門(mén)通過(guò)人事管理信息系統(tǒng)進(jìn)行申報(bào)人員所提交的相關(guān)佐證的審核工作。利用人事管理信息系統(tǒng)可以減少職稱(chēng)評(píng)審時(shí)表格手工填寫(xiě)、數(shù)據(jù)審核的重復(fù)性勞動(dòng)，提高材料的準(zhǔn)確性和工作效率，且能讓評(píng)委了解到申報(bào)人員更全面的信息，使評(píng)審工作更加公開(kāi)透明。

（七）年度考核管理模塊

年度考核工作是事業(yè)單位院校每年都要進(jìn)行的一項(xiàng)工作，通過(guò)此模塊的操作，可以實(shí)現(xiàn)員工在人事管理信息系統(tǒng)中填寫(xiě)年度考核表，并通過(guò)系統(tǒng)傳至部門(mén)（單位），統(tǒng)一報(bào)至人事管理部門(mén)。并可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行考核結(jié)果的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能。

（八）培訓(xùn)進(jìn)修管理模塊

當(dāng)教職員工擬進(jìn)行學(xué)歷、學(xué)位教育以及業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)時(shí)應(yīng)進(jìn)入本模塊填寫(xiě)相應(yīng)的表格，進(jìn)行申請(qǐng)，當(dāng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行；當(dāng)教職員工完成學(xué)歷、學(xué)位教育或業(yè)力能力培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)在系統(tǒng)中提交總結(jié)并附相應(yīng)的佐證材料。

（九）社會(huì)服務(wù)模塊

高職院校的特征之一便是社會(huì)服務(wù)工作。高職院校的教師基本上都是雙師型教師，具體企業(yè)的兼職經(jīng)驗(yàn)，或參與到一些社會(huì)科研等。通過(guò)此模塊可以對(duì)高職院校教職員工在企業(yè)兼職、或參與企業(yè)研發(fā)等情況進(jìn)行記錄備案，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

（十）人才招聘管理系統(tǒng)

當(dāng)學(xué)校進(jìn)行人員招聘時(shí)，可以在學(xué)校的主網(wǎng)站發(fā)布人才招聘的政策以及人才招聘的相關(guān)信息。應(yīng)聘人員可以登錄人事管理網(wǎng)站進(jìn)行注冊(cè)申請(qǐng)，在網(wǎng)上登錄系統(tǒng)，填報(bào)應(yīng)聘信息，并提交相應(yīng)的佐證材料，人事管理人員在網(wǎng)上查看并審核應(yīng)聘人員信息，并可以將應(yīng)聘人員信息分撥至用人部門(mén)（單位），使用人單位可以全面了解報(bào)名人員的基本情況，組織考核面試，并在網(wǎng)站進(jìn)行公示。實(shí)現(xiàn)人才招聘工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。

（十一）提醒管理系統(tǒng)

提供待辦事項(xiàng)通過(guò)系統(tǒng)消息和短消息提醒等多種功能。當(dāng)管理員需要傳遞消息給某用戶(hù)的時(shí)候，可以通過(guò)系統(tǒng)給某人發(fā)消息，如果沒(méi)有回復(fù)則系統(tǒng)會(huì)不斷提醒該用戶(hù)有任務(wù)要做。同時(shí)本模塊還支持將消息內(nèi)容發(fā)送到用戶(hù)手機(jī)上。

（十二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)

人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表是人事管理工作中必不可少統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目之一，手工統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)的誤差，尤其在現(xiàn)在報(bào)表多表關(guān)聯(lián)的情況下，即使一點(diǎn)點(diǎn)的錯(cuò)誤也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的無(wú)法提交，使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析統(tǒng)計(jì)，可以方便人事管理人員使用特定的統(tǒng)計(jì)功能和豐富的查詢(xún)功能，可以按用戶(hù)的要求進(jìn)行任意的查詢(xún)。方便各類(lèi)人員查看相關(guān)信息，為學(xué)院各類(lèi)報(bào)表填報(bào)、師資隊(duì)伍建設(shè)、人事調(diào)整、政策制定提供信息支持。

總之，高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建立是高職院校“數(shù)字化”校園建設(shè)的重要組成部門(mén)。通過(guò)人事管理信息系統(tǒng)的建立，可以不斷提高高職院校的人才服務(wù)質(zhì)量，提升高職院校教育教學(xué)水平，為社會(huì)的發(fā)展提供更多的技能型、復(fù)合型人才。