高職院校檔案管理工作中電子檔案的應用

[摘 要] 高職院校中檔案管理工作中必然需要用到電子檔案記錄，本文用多方面敘述了關于電子檔案的在管理工作中的應用。

[關鍵詞] 檔案管理，電子檔案

一、高職院校電子檔案的類型

1、用WORD、EXCEL等辦公軟件制作的電子教案、試題庫、文件、郵件、表格等等，這些用文字處理軟件生成，用字、數(shù)字、符號表達的電子檔案。

2、學校主頁上的新聞、校園風光、視頻、招生宣傳片等等，這些用影像設備制作的動態(tài)畫面生成的電子檔案。

3、高職院校服裝設計、機械制造、汽車工程、土木工程等專業(yè)學生繪制的CAD文件等等，這些用算法繪制的曲線圖、圖表形成的電子檔案。

4、高職院校舉辦的各類學術講座、科研項目報告會、各項重要會議的錄音等等，這些用音頻設備錄入生成的電子檔案。

5、高職院校學生學籍管理數(shù)據(jù)庫、學校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、教職員工基本情況數(shù)據(jù)庫等等，這些用數(shù)據(jù)庫形式生成的電子檔案。

二、高職院校電子檔案效益分析

1、使檔案資源的齊全性、時效性得到提高

計算機網(wǎng)絡技術的應用，為檔案信息的收集提供了極大的方便，檔案工作人員可以通過網(wǎng)絡進行信息的采集與核對。方便、省力，并確保了檔案信息的齊全性。由于采用的網(wǎng)絡技術，檔案管理部門能夠及時地通過網(wǎng)絡收集到最新的信息，確保了檔案信息資源的時效性。

2、檔案資源的歸檔速度得到提高

電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡傳輸技術充分實現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果，這些都能夠提高檔案資源的歸檔速度。

3、實現(xiàn)了文檔一體化

計算機網(wǎng)絡技術的應用，使公文處理和文件歸檔有機地結合起來，使文檔一體化成為現(xiàn)實。實現(xiàn)了文書與檔案管理的接口轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡技術對檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。

4、使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來

檔案管理部門給每份文件編制一個唯一的分類號、檔案號以及相對應的文件，在用戶利用時只要給出文件分類號或是主題號就可以準確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來，減輕工作壓力、負擔。

三、高職院校電子檔案存在風險分析

1、電子檔案對設備及軟件系統(tǒng)的依賴

電子檔案是利用二進制代碼來編制檔案信息的，人工無法識讀，必須借助一定的存儲介質(zhì)和相關設備才能制作和閱讀。電子檔案必須要在軟件的環(huán)境才能存儲和取出，電子檔案的制作質(zhì)量和使用方法、途徑、效能取決于軟件系統(tǒng)的狀況。

2、電子檔案的安全性較差

電子檔案必須借助計算機網(wǎng)絡技術才能生成、保管和利用，開放的計算機網(wǎng)絡對電子檔案的真實性和完整有著極大威脅，“黑客”騷擾、病毒侵入及在傳輸過程中的泄密、竊取等等，這些都直接影響著電子檔案的安全性。

3、電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題

電子檔案由擬稿者直接寫在存儲介質(zhì)上，一經(jīng)形成就上傳到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案工作人員、技術人員共享。既可以在計算機網(wǎng)絡上，也可以在存儲設備上進行移交。所以，電子檔案的歸檔已不能按照傳統(tǒng)的歸檔制度來執(zhí)行。

4、電子檔案的保存問題

電子檔案的載體特殊，多為高科技產(chǎn)品，它對環(huán)境的要求比較苛刻，地點的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強光、有害氣體這些因素都要考慮入內(nèi)，其中一項不合格對整個檔案工作帶來的損失是無法彌補的。

四、正確、高效管理電子檔案的對策建議

1、重視電子檔案的重要作用

高職院校各級領導要切實采取措施，加強管理。高職院校檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，提高認識，改變過去重紙質(zhì)檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子檔案的歸檔工作。要加強對電子檔案重要性的宣傳力度，提高電子檔案在各項工作中利用率。

2、完善制度、規(guī)范流程

重視檔案管理人員的職業(yè)道德和安全操作意識，從學校實際出發(fā)，出臺、完善相應的管理制度。加強培訓，使檔案管理人員具有較高的管理技能和職業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理工作中的要求與規(guī)范，具有嫻熟的電子檔案應用操作技巧，推動電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。

3、加強檔案管理隊伍建設

高職院校要切實轉(zhuǎn)變觀念，走出管理管理隊伍建設認識的誤區(qū)，切實增強緊迫感和危機感，推進檔案管理隊伍的建設。制訂適合學校實際的檔案管理隊伍規(guī)劃，配足、配好檔案管理人員，使檔案管理隊伍在職稱、學歷、年齡、知識等方面更加合理，實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化、正規(guī)化。

4、加強電子檔案的存儲設備、網(wǎng)絡的安全性

要針對性第加強檔案存儲設備的安全性，對相關軟件應要進行定期檢查、更新、維修、升級，對相關的網(wǎng)絡服務及設施進行檢測、維護和淘汰。配備專職的網(wǎng)絡安全監(jiān)督員，定期對重要文件、軟件進行備份、更新，加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡防火墻的應用，最大限度地保證電子檔案在傳輸、利用過程中的安全性。

電子檔案已經(jīng)實實在在進入到我們的生活和工作中，它在高職院校檔案管理應用的作用是不可忽視的。我們要正視當前面臨的困難和存在問題，不斷地進行總結、分析、創(chuàng)新，把握機遇，增強信心，規(guī)范相關操作流程與制度，積極采取有效措施推進電子檔案的利用，提供更好的服務。

參考文獻：

[1]淺談電子檔案在高校檔案管理中應用的利弊，開封教育學院學報，2009.03

[2]高校電子文件歸檔管理存在的問題及對策，百色學院學報，2012.12

[3]芻議高校電子檔案管理信息化，長春師范學院學報，2009.04

[4]淺談電子檔案管理在高校檔案管理中的應用，城建檔案，2012.8

作者簡介：劉娟，開封大學檔案館員，開封大學科研處，研究方向：電子管理。