電子表格中技巧的探討與應(yīng)用

宋燕福　高加瓊

摘 要：電子表格中有許多操作技巧能提升數(shù)據(jù)庫管理工作的效率和質(zhì)量。本文重點分析電子表格操作中應(yīng)用較多的格式化、公式和數(shù)據(jù)分析中的一些技巧。

關(guān)鍵詞：電子表格；格式化；公式；數(shù)據(jù)分析；技巧

1 格式化

1.1 “零值”的格式化

有時數(shù)值零要進(jìn)行屏蔽處理，使數(shù)據(jù)表顯示或打印更好看。常規(guī)的屏蔽方法有兩種：

1）系統(tǒng)初始化。通過設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)來屏蔽工作簿中的所有零值。操作步驟如下：①點擊工具菜單中選項命令；②在選項對話框選擇視圖選項卡；③在窗口選項部分取消零值復(fù)選框中的選項；④點擊確定按鈕，完成設(shè)置。

2）單元格格式化。通過設(shè)置單元格格式命令來屏蔽工作表區(qū)域中零值。操作步驟如下：①選擇格式化單元格區(qū)域；②點擊格式菜單中單元格命令；③在單元格對話框中選擇“數(shù)字”選項卡中的自定義方式，在設(shè)置類型文本框中輸入“_ * #，##0_ ；_ * -#，##0_ ；”，第1個分號前是正數(shù)的格式，第2個分號前是負(fù)數(shù)的格式，第3個分號前為零的格式，這里省略表示無格式即隱藏；④點擊確定按鈕，完成操作。

1.2 條件格式化

條件格式化即對選擇的單元格區(qū)域中滿足設(shè)置條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化，這是一種非常重要和常用的格式化。條件格式化中有單一條件和多條件之分，而多條件之間彼此沒有運算描述，一般認(rèn)為是彼此獨立互不影響，但實際上它們之間有一定的關(guān)聯(lián)。其特點：一是多條件完全重復(fù)時，第二、三條件中的格式化被屏蔽而不產(chǎn)生作用；二是多條件部分重復(fù)時，第二或第三條件中的格式化重復(fù)部分被屏蔽不產(chǎn)生作用而只有不重復(fù)部分產(chǎn)生作用。如：條件1為低于60分的數(shù)值用紅色格式，條件2為大于等于50分的數(shù)值用藍(lán)色格式并給單元格添加黃色底紋。

對記錄進(jìn)行條件格式化。條件格式化一般是針對單元格區(qū)域，但有時也需要對記錄格式化。如：有補考即各科成績中只要有一門低于60分的記錄添加灰色底紋。

操作步驟如下：①選擇記錄單元格區(qū)域A3：G12；②點擊格式菜單中條件格式命令；③點擊確定按鈕，完成操作。

2 公式

2.1 同時計算多條記錄或字段的函數(shù)

一次性地計算多條記錄或多個字段稱為同時計算。能同時進(jìn)行計算的函數(shù)有：SUM、AVERAGE、COUNT、MAX和MIN共計5個。其用法是：1）列計算。選擇要進(jìn)行列計算的單元格區(qū)域，點擊自動求和按鈕進(jìn)行列求和計算或自動求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點擊其它幾個函數(shù)項進(jìn)行相應(yīng)列的計算，并自動增加一公式行；2）行計算。選擇要進(jìn)行行計算的單元格區(qū)域及后一空列，點擊自動求和按鈕進(jìn)行行求和計算或自動求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點擊其它幾個函數(shù)項進(jìn)行相應(yīng)行的計算，在空列中自動輸入相應(yīng)公式。

2.2 快速計算的方法

對具有相同計算的公式包括一般公式和所有函數(shù)都可以快速進(jìn)行。一般方法是：拖動右下角的填充柄或雙擊填充柄。這兩種方法各有不足：前一種對大量的計算進(jìn)行拖動操作不方便，效率低；后一種如有空行或左側(cè)有空格（還沒有數(shù)據(jù)）會在此中斷，導(dǎo)致計算對象減少，運算范圍失誤。解決的方法是：選擇要計算的單元格區(qū)域（連續(xù)或不連續(xù)都行，這項操作很簡便-連續(xù)的搭配[Shift]鍵，非連續(xù)的搭配[Ctrl]鍵），在當(dāng)前單元格輸入公式，然后同時按[Ctrl]鍵與[Enter]鍵即可。

2.3 自動計算

增加新記錄時自動增加相應(yīng)的公式稱為自動計算。自動計算雖然會提高計算的效率，但也要注意計算的范圍，如排位，自動計算會因為預(yù)設(shè)范圍出錯而導(dǎo)致計算錯誤，因而自動計算要注意區(qū)域是否正確。

3 數(shù)據(jù)分析

3.1 排序

在數(shù)據(jù)表中一般在首行標(biāo)題或末行統(tǒng)計項中往往采用合并單元格來編排，格式既規(guī)范又美觀。但按常規(guī)方式排序會出錯。解決的方法是：選擇區(qū)域中不包含標(biāo)題和統(tǒng)計行就可以按常規(guī)方式排序了。

3.2 篩選

高級篩選比自動篩選有三個方面的優(yōu)點：一是篩選的條件可更復(fù)雜，能解決更復(fù)雜的篩選問題。高級篩選中單一字段的條件可以多個，而自動篩選中單一字段的條件最多只能是兩個，而在多字段之間條件的運算可為邏輯與或邏輯或而自動篩選只能是邏輯與運算；二是可對重復(fù)記錄進(jìn)行篩選，以避免重復(fù)記錄對計算的影響，產(chǎn)生失誤。高級篩選中能對重復(fù)記錄進(jìn)行處理，而自動篩選中不能進(jìn)行。重復(fù)記錄的處理有兩種形式，一是完全重復(fù)即記錄中的全部數(shù)據(jù)都相同，二是部分重復(fù)即記錄中的部分?jǐn)?shù)據(jù)相同。在多表連接中后一種情形更多見。解決的方法是；選擇部分重復(fù)的單元格區(qū)域（一個連續(xù)區(qū)域），然后在高級篩選中選中不重復(fù)記錄復(fù)選框，最后點擊確定按鈕完成；三是篩選結(jié)果可建立新的數(shù)據(jù)表，可方便單獨對其進(jìn)行分析處理。高級篩選既能在原數(shù)據(jù)區(qū)域顯示篩選結(jié)果，又可將篩選結(jié)果建立新的數(shù)據(jù)表，而自動篩選只能是前者。在新的數(shù)據(jù)表上進(jìn)行數(shù)據(jù)計算等處理，不會因為隱藏數(shù)據(jù)對計算的影響而出錯。另外，高級篩選還可對原數(shù)據(jù)表的字段進(jìn)行摘取，以優(yōu)化新的數(shù)據(jù)表。這項操作需要注意的是：數(shù)據(jù)系列需連續(xù)并且要包含條件的字段。