基層廣播電視臺宣傳檔案規(guī)范化管理淺析

郝立平

基層廣播電視臺擁有獨具特色的重要檔案——宣傳檔案。宣傳檔案是一筆十分珍貴的財富，它伴隨著廣播電視事業(yè)的飛速發(fā)展而發(fā)展，宣傳資料內(nèi)容、來源也越來越豐富，涵蓋面也越來越廣，并且載體形式豐富多樣，不僅包含大量的語言文字、圖表、圖片等資料，還有大量的音像、影像、光盤、照片等資料。這些資料記載著廣播電視臺宣傳黨和國家路線、方針、政策的具體情況，也是各行各業(yè)、各個時期的社會、經(jīng)濟發(fā)展的歷史面貌以及社會各界群眾重要活動的原始再現(xiàn)，它反映的是一些真實的歷史活動，隨著時間的推移，其利用價值會越來越高。

基層廣播電視臺的宣傳檔案，不是文字材料、圖表、音像等資料的原始堆積，而是日積月累形成的一座豐富的信息資源寶庫，具有獨特開發(fā)利用優(yōu)勢。這些史料不僅是廣播電視臺進行日常節(jié)目播出、工作檢查考核、經(jīng)驗總結(jié)、宣傳工作考評、稿件評先評優(yōu)的重要依據(jù)，也是留駐文明足跡，維護歷史真實的原始資料，更是“代表先進文化前進方向”的最佳載體。因此，搞好宣傳檔案資料的管理利用非常重要。令人遺憾的是，當前廣播電視宣傳檔案管理工作中還存在一些問題和不足。如何搞好宣傳檔案資料的管理與利用，本文對基層廣播電視臺的宣傳檔案規(guī)范化管理提出幾點建議：

一、應(yīng)建立和完善廣播電視宣傳檔案管理機制

只有建立長效管理機制，才能將基層廣播電視臺的宣傳檔案工作抓實抓好，才能適應(yīng)新形勢下的廣播電視工作的要求。為此，要加強領(lǐng)導，明確單位一把手是宣傳檔案管理工作的第一責任人，層層落實責任；要完善制度，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，明確規(guī)定應(yīng)歸檔的重大事項宣傳檔案范圍，將重大事項聲像檔案的歸檔工作作為宣傳檔案工作的重中之重，對具有專業(yè)特色的聲像檔案實行制度化管理，為及時齊全完整歸檔提供保障；要按照專業(yè)化和現(xiàn)代化的要求，加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)和造就一大批既懂廣播電視業(yè)務(wù)知識，又掌握廣播電視宣傳檔案管理技能和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

二、提高宣傳檔案工作者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

宣傳檔案工作者不僅要掌握豐富的檔案資料收集、整理、保管、利用的基本知識，而且要有廣博的現(xiàn)代知識技能，要根據(jù)各級工作情況和具體任務(wù)來規(guī)范、完善宣傳資料的管理，采取有效的保護措施，以更好地提高利用效率。要從思想意識上重視宣傳檔案工作，單位要創(chuàng)造條件，提供學習條件，派宣傳檔案管理人員參加各級業(yè)務(wù)部門的培訓學習，通過多種途徑提高宣傳檔案工作者自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，掌握了解廣播電視部門宣傳報道視角的社會活動對宣傳資料的需要，借助現(xiàn)代科學技術(shù)應(yīng)用于其管理，以適應(yīng)當前廣播電視宣傳檔案工作任務(wù)的開展。

三、完善設(shè)施，對宣傳檔案資料進行規(guī)范管理

在保存各類宣傳檔案資料時，應(yīng)結(jié)合實際情況，按照標準設(shè)立專門的宣傳檔案庫房，配備專職宣傳檔案管理人員，配置符合不同載體的宣傳檔案保管條件的檔案裝具。在保存資料時，應(yīng)根據(jù)素材帶（包括新聞、專題、廣告、娛樂欄目等）的不同進行分類標識、編目登記、放置。實行微機檢索管理，同時從長久保護和利用考慮，注意庫房防塵、防光、防潮、防火、防盜、防磁、防高溫。室內(nèi)放置滅火器、除濕機，安裝空調(diào)，嚴格控制庫房濕溫度。防止發(fā)霉、磨損、變形、脫磁，對破損的文字稿進行修補、復(fù)制、整理，盡量延長保存時間，保證宣傳檔案完好無損，以利于宣傳檔案資料保管利用。

四、規(guī)范管理，形成科學規(guī)范的宣傳檔案資料收集管理程序

實施規(guī)范管理，編輯記者每天深入第一線去采訪、拍攝，形成了大量的具有參考、利用價值的第一手資料，它是來自現(xiàn)場的第一手資料，是歷史真跡，而不是事后另行編錄和隨意收集來的。對收集上來的宣傳檔案資料要根據(jù)國家廣播電視部、國家檔案總局頒發(fā)的《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》，結(jié)合本單位實際，建立一套完整的宣傳檔案資料管理方法。節(jié)目制作播出后把文字稿、音像素材進行分類歸檔、排列、編目，然后刻錄數(shù)據(jù)光盤，進行標識說明，對圖像資料進行數(shù)字化壓縮儲存，電腦管理，做出詳細目錄檢索，統(tǒng)一管理。這樣不僅能提高節(jié)目信號質(zhì)量，延長保存年限，而且制作人員在制作節(jié)目時可以從保存的數(shù)據(jù)盤中方便快捷的選取所需的圖像素材，特別是那些十分珍貴的素材片段，就可隨意抓取，加以利用。從而可以避免記者重復(fù)采訪、攝制，降低成本，提高節(jié)目質(zhì)量，豐富節(jié)目內(nèi)容，充分滿足宣傳工作的需要。

五、正確確定宣傳檔案資料的保管期限，提高宣傳檔案的使用價值

對收集起來的宣傳檔案資料在歸檔前要進行必要的技術(shù)鑒定。鑒定的內(nèi)容包括：首先審定該資料是否有歸檔價值，衡量宣傳檔案價值的基本觀點有三個：全面觀點、歷史觀點、發(fā)展觀點，然后確定歸檔的資料應(yīng)劃歸到何種保管期限內(nèi)，進行宣傳檔案鑒定。作為基層廣播電視臺宣傳檔案鑒定小組可由臺長、總編、部室主任、檔案管理員等專業(yè)人員聯(lián)合組成。有些宣傳資料是非常珍貴的，特別是那些物是人非，時過境遷等屬于不可再生的，無法重拍的“絕版”，一旦做出銷毀決定，后果是不可挽回的。

六、加強廣電系統(tǒng)宣傳檔案與社會公眾的溝通與交流

宣傳檔案信息服務(wù)應(yīng)切實走入社會公眾生活。具體地說，應(yīng)加強宣傳檔案編研工作，推廣相關(guān)成果，創(chuàng)造更多健康向上、群眾喜聞樂見的文化產(chǎn)品去占領(lǐng)市場，鞏固國內(nèi)的文化陣地。要加強與廣大廣播電視用戶的聯(lián)系，通過溝通與交流，獲得信息反饋，明確改進今后工作的重點，多層次、多方位地滿足社會公眾對廣播電視宣傳檔案的信息需求。

基層廣播電視臺宣傳檔案資料，是廣播電視部門綜合檔案的重要組成部分，它將以其特有的功能影響著整個廣播電視系統(tǒng)。建立新型的基層廣播電視宣傳檔案規(guī)范化管理機制，運用現(xiàn)代化管理手段，達到長期使用與保存的目的，使宣傳檔案資料管理做到專業(yè)化、系統(tǒng)化、科學化，把他們用足、用好、用活，更好地為基層廣播電視事業(yè)發(fā)展服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：河北人民廣播電臺）