淺談新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的新思路

柴長(zhǎng)俞

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和信息化技術(shù)的廣泛推進(jìn)，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用日益突顯。如何適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的新形勢(shì)，適應(yīng)社會(huì)和廣大群眾的新需求，適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的新需要，是目前醫(yī)院檔案工作面臨的一個(gè)新課題和新任務(wù)。

一、以更新服務(wù)理念為前提，加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

為使醫(yī)院檔案管理工作能更好的為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一是醫(yī)院檔案工作的發(fā)展是動(dòng)態(tài)的，在檔案管理中檔案人員要改變管理就是保管，“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作需要積極主動(dòng)提供利用檔案。二是要樹(shù)立檔案工作的時(shí)效觀，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。三是要樹(shù)立檔案的價(jià)值觀，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，特別是要認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用就能為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)造效益，更主要的是服務(wù)于患者，提高廣大人民的健康水平。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技術(shù)等內(nèi)容，要培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

二、以健全檔案管理制度為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院檔案部門要在認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實(shí)際制定本單位的規(guī)章制度體系，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。由于醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求和機(jī)密程度高，因此應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷完善。其中建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床各科室、醫(yī)院行政管理及后勤各部門，都或多或少地會(huì)形成一些文件材料，這種分散性往往會(huì)影響檔案的收集工作，再加上一些部門對(duì)檔案作用的忽視，也會(huì)給檔案收集造成一定困難。這就需要我們?cè)谔岣哚t(yī)院全員檔案意識(shí)的同時(shí)，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案資料的完整。

三、以開(kāi)發(fā)利用為途徑，增強(qiáng)檔案服務(wù)效能

醫(yī)院檔案利用工作要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，樹(shù)立利用就是服務(wù)的觀念，重視加強(qiáng)對(duì)檔案利用多層次、多用途的研究。不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者；不僅研究本院臨床、醫(yī)技和行政科室的需求，還要研究外單位醫(yī)保、社保、農(nóng)村合作醫(yī)療、公檢法以及患者個(gè)人的需求；不僅研究利用范圍的變化，還要研究利用方式和內(nèi)容的變化。這就要求檔案人員要從自我封閉的圈子中走出來(lái)，不但要做好常規(guī)查檔對(duì)象的接待工作，而且還要加強(qiáng)與醫(yī)院各管理部門的聯(lián)系，主動(dòng)深入到各科室，了解他們對(duì)檔案信息的實(shí)際需要。要做好編輯研究選題，根據(jù)需求變化及時(shí)、準(zhǔn)備、全面編制不同的編研材料，滿足醫(yī)院發(fā)展建設(shè)需要。同時(shí)還要清楚地認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案部門也是醫(yī)院服務(wù)社會(huì)、服務(wù)患者的一個(gè)重要窗口，要以快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)滿足社會(huì)和患者的需求。醫(yī)院檔案部門要以開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，逐步從“封閉型”向“開(kāi)放型”，從“保管型”向“綜合型”轉(zhuǎn)變。檔案室藏由“單一型”向“綜合型”發(fā)展，搞好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成醫(yī)院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲(chǔ)藏中心和利用中心，從而更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院各部門工作服務(wù)，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)。

四、以信息化建設(shè)為手段，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案信息化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展，使辦公逐步進(jìn)入現(xiàn)代化，出現(xiàn)了大量的電子文件和以電子文件為主體的電子檔案。然而現(xiàn)代化技術(shù)在目前大多醫(yī)院的檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意。作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，采用電腦網(wǎng)絡(luò)管理病歷檔案，定時(shí)對(duì)病案的各種信息進(jìn)行規(guī)范分類統(tǒng)計(jì)和科學(xué)分析，及時(shí)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，在文書(shū)、人事、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理，編制各種門類檔案的分類大綱，采用專業(yè)軟件，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類、組卷和編目、編號(hào)，提高工作效率，方便檔案的管理和利用。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。

總之，醫(yī)院檔案管理只有從管理思想、管理人才、管理方法和管理手段等方面不斷改進(jìn)，努力探索出一條適合醫(yī)院檔案工作發(fā)展的新思路，才能滿足醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)需求。

（作者單位：秦皇島市衛(wèi)生應(yīng)急調(diào)度中心）