事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

呂慧燕

事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中提供公益服務(wù)的主要載體，是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，事業(yè)單位人力資源管理工作日趨社會(huì)化、復(fù)雜化和多樣化，面臨許多新問題新形勢(shì)新要求，特別是事業(yè)單位人事檔案管理工作，存在著重視程度不夠、業(yè)務(wù)水平不高和設(shè)備保障不足等諸多問題。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，綜合分析后提出方法對(duì)策。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

事業(yè)單位的改革和發(fā)展離不開人才，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，充分反映出人員的德才績(jī)效、工作履歷、獎(jiǎng)懲情況等重要經(jīng)歷，是人力資源管理過程中的重要工具。事業(yè)單位無論是招聘管理人才、技術(shù)人才、后勤人才，或是考核、任免、獎(jiǎng)懲、晉升，都不能忽視人事檔案的重要作用。目前，事業(yè)單位人事檔案的使用需求日趨復(fù)雜多樣，對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確、詳實(shí)和全面提出了更高要求。隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位人事檔案管理工作與整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的互動(dòng)更加頻繁。同時(shí)，事業(yè)單位人事檔案也不再僅僅局限于單位組織內(nèi)部使用，與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，也從中暴露出很多問題。

一是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠。長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)往往存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是收集檔案、整理資料類的輔助性工作，不像職稱、工資和社會(huì)保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)工作重要，只要保管的檔案不丟失，能應(yīng)付日常的查閱任務(wù)即可，對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)要求較低。因此，事業(yè)單位往往容易忽視將人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作缺乏主動(dòng)研究和安排，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員得不到保障。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)輕視人事檔案管理工作勢(shì)必導(dǎo)致被動(dòng)的工作狀態(tài)。

二是人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、配套設(shè)施較差。事業(yè)單位檔案管理工作多使用兼職或借調(diào)人員，新員工較多，變動(dòng)頻繁。工作人員很少參加檔案管理培訓(xùn)，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練，管理手段較陳舊，配套設(shè)施較差，對(duì)檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而且存放檔案的地方較為狹窄，配套設(shè)備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴(yán)重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式，由于個(gè)人原始文件頻繁調(diào)用，導(dǎo)致原始紙張變舊發(fā)黃、褪色變色等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。

三是人事檔案整理工作力度不大，檔案丟失情況嚴(yán)重。由于收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，導(dǎo)致收集歸檔的材料不全面，有些材料在內(nèi)容和形式上雷同，不能準(zhǔn)確反映本人真實(shí)情況，嚴(yán)重影響人事檔案質(zhì)量，降低了檔案的利用效率。另外，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人力資源市場(chǎng)化進(jìn)程逐步加快，人員流動(dòng)日益頻繁，越來越多員工在事業(yè)單位和社會(huì)之間雙向流動(dòng)，人員交流造成個(gè)人檔案遺失現(xiàn)象越來越多，各種問題愈加嚴(yán)重。

四是信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用不足。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業(yè)單位人力資源部門來完成?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在人事檔案管理工作中尚未引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，調(diào)檔查閱仍習(xí)慣采用手工操作模式，既不利于檔案的保管，又影響工作效率。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，技術(shù)變革改變了傳統(tǒng)人事檔案管理模式。通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，可以將不屬于個(gè)人隱私的人事檔案信息數(shù)字化，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供管理和服務(wù)，促進(jìn)人事檔案管理部門與外界的人力資源市場(chǎng)信息交流。

二、人事檔案管理工作的對(duì)策與思考

針對(duì)上述事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的突出問題，事業(yè)單位要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，健全完善人事檔案管理制度，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，努力使人事檔案在人力資源管理過程中發(fā)揮實(shí)效。

1.提高認(rèn)識(shí)，加大人事檔案管理工作的投入保障

有關(guān)負(fù)責(zé)同志要切實(shí)高度重視人事檔案管理工作，健全完善人事檔案管理工作的考核、評(píng)估和督導(dǎo)機(jī)制，將人事檔案管理工作納入重要議事日程。一是要加大資金投入力度，安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，特別是對(duì)檔案制度建設(shè)、資料管理維護(hù)和檔案信息化建設(shè)等方面給予重點(diǎn)保障；二是通過配置計(jì)算機(jī)、空調(diào)、掃描儀、監(jiān)控等設(shè)備，確保檔案檢索、查閱和整理便捷，確保檔案管理安全，確保檔案信息不丟失、不損壞、不失泄密，進(jìn)一步提升專業(yè)化水平；三是建設(shè)規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，做好通風(fēng)采光、防腐防潮和防盜防火等保護(hù)措施。

2.提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位人事制度和收入分配制度改革的穩(wěn)步推進(jìn)，干部職工的考核獎(jiǎng)懲、履歷學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷和聘任晉升等需要存檔的資料逐年增多，這給人事檔案管理工作提出了更高要求。人事檔案管理工作集服務(wù)性與保密性于一體，政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)。一是要特別注重提升檔案工作人員業(yè)務(wù)能力，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專職人事檔案管理工作人員，落實(shí)各種待遇，充分發(fā)揮他們的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。二是有關(guān)主管部門要抓好人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實(shí)提高檔掌管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是在整理檔案的過程中，檔案管理人員要及時(shí)處理有關(guān)檔案材料，做到信息完整，細(xì)致鑒別和手續(xù)完備。一方面要及時(shí)處理符合歸檔要求的材料，另一方面，要及時(shí)退回不符合歸檔要求的材料，確保人事檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3.完善健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作比較瑣碎，健全完善人事檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的有效措施，是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化管理的可靠保證。首先，事業(yè)單位的人事檔案管理制度，要對(duì)人事檔案的信息收集、日常整理、借閱移交和開發(fā)利用等進(jìn)行細(xì)化明確。其次，要建立健全目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，移入、調(diào)出檔案材料要有記錄，檢索、查閱檔案材料要進(jìn)行登記，防止人事檔案丟失、非法修改、檔案泄密等現(xiàn)象發(fā)生，確保人事檔案管理工作規(guī)范有序。

4.進(jìn)一步提升人事檔案管理工作信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，要把先進(jìn)的信息技術(shù)手段引入人事檔案管理，及時(shí)、準(zhǔn)確地整理人事檔案信息，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，提升工作效率。一方面，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)引入人事檔案管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)的作用，將人事檔案中文字材料、照片聲像等信息進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，保證人事檔案紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)格式并存。另一方面，要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管模式，主動(dòng)發(fā)布非涉密的人事檔案信息，既提高了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，又提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)和信息交流。

（作者單位：河北省交通運(yùn)輸廳公路管理局）