提升高職院校檔案管理水平 服務(wù)學(xué)生素質(zhì)建設(shè)

李劍虹

摘要：高職院校的檔案進(jìn)行綜合管理已成為檔案管理工作的新趨勢，是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化的必由之路，提高檔案工作的科學(xué)化管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)生素質(zhì)建設(shè)，是高職院校檔案工作的重要任務(wù)。筆者認(rèn)為，豐富的館藏為高職生素質(zhì)教育提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)成為高職院校開展素質(zhì)教育的重要渠道，經(jīng)典檔案在高職生素質(zhì)教育中具有不可替代的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；規(guī)范化；學(xué)生素質(zhì)

中圖分類號：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A？搖 文章編號：1674-9324（2013）06-0279-02

高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高職院校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化是提升學(xué)生綜合素質(zhì)的必由之路。

一、對高職院校檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提高檔案管理工作水平

1.認(rèn)真貫徹高等學(xué)校檔案管理辦法，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。高等學(xué)校檔案管理辦法是我國高校檔案工作重要的政府部門規(guī)章，進(jìn)一步明確了我國高校檔案工作的管理體制，突出了高校檔案工作的內(nèi)涵建設(shè)，強(qiáng)化了高校檔案工作的條件保障機(jī)制，指明了高校檔案工作服務(wù)的方向。高校檔案管理部門要充分認(rèn)識高等學(xué)校檔案管理辦法的實(shí)施對推進(jìn)高校規(guī)范化管理和科學(xué)建設(shè)的重要意義，積極組織學(xué)習(xí)宣傳活動，深刻領(lǐng)會其實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵，把貫徹執(zhí)行高等學(xué)校檔案管理辦法列入學(xué)校工作的議事日程，并作為檔案普法的重要內(nèi)容之一。要建立健全高校檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)的工作機(jī)制，把高校檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入學(xué)校各部門工作職責(zé)，與其他各項(xiàng)工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.進(jìn)一步完善檔案管理體制和各項(xiàng)工作制度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。對學(xué)校檔案工作實(shí)際情況進(jìn)行一次全面檢查，并針對發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)一步完善檔案管理體制，建立與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備業(yè)務(wù)素質(zhì)好、組織管理能力強(qiáng)的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，落實(shí)專職檔案工作人員的編制，保證他們在職稱、職級和工資福利上享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。高職院校檔案工作機(jī)構(gòu)要認(rèn)真履行管理職責(zé)，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，加強(qiáng)對專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，保持高職院校檔案隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，確保檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)要求，不斷提高高職院校檔案管理水平。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對學(xué)校各部門及下屬單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督力度，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，堅(jiān)持不懈地加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。高職院校要以檔案信息資源建設(shè)為核心，樹立以人為本和重視民生檔案的理念，根據(jù)實(shí)際情況，采取集中管理或設(shè)立分室的方式管理學(xué)校各種門類和載體的檔案，要加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重要會議、重大活動的建檔指導(dǎo)工作，豐富檔案門類，優(yōu)化檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)，要不斷推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)，對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，探索電子文件的集中管理、長久保存和有效利用，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)行文檔一體化管理，高職院校要加強(qiáng)對檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，牢固樹立安全第一、預(yù)防為主的思想，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制，一級抓一級，層層抓落實(shí)，確保檔案安全萬無一失。

4.豐富檔案利用工作的內(nèi)容和手段。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要圍繞學(xué)校大局，為學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理提供檔案利用服務(wù)。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要制定相關(guān)的利用辦法，簡化利用手續(xù)，配備利用設(shè)施，對可開放的檔案，應(yīng)專門編制利用指南和開放檔案目錄，積極開展編研工作，并通過檔案陳列、展覽、媒體、網(wǎng)站等多種途徑，開展檔案宣傳。

5.確保檔案工作所需經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)條件，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，不斷加大對檔案工作的投入力度，落實(shí)檔案庫房及所需設(shè)備，將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算。根據(jù)檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的檔案館庫及時進(jìn)行改擴(kuò)建或新建，改善檔案保管和利用條件，確保檔案實(shí)體的安全。要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

二、高職院校檔案在提升高職生素質(zhì)方面作用明顯

高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理、學(xué)生及其他各項(xiàng)活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。其重要特點(diǎn)即是它的原始性強(qiáng)，具有其他資料不可代替的功能。隨著高職教育的不斷發(fā)展和高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高職院校的檔案工作已成為服務(wù)素質(zhì)教育的重要一環(huán)。素質(zhì)是指人在先天生理?xiàng)l件的基礎(chǔ)上，經(jīng)過后天教育和社會環(huán)境的影響，由知識內(nèi)化而形成的相對穩(wěn)定的心理品質(zhì)。高職院校的素質(zhì)教育是全面提高學(xué)生的思想品德、科學(xué)文化知識、專業(yè)技術(shù)知識、心理素質(zhì)的教育。素質(zhì)教育注重形成學(xué)生的獨(dú)立人格、精神風(fēng)貌和精神力量，注重發(fā)展學(xué)生的公民意識、現(xiàn)代意識和思維方式，注重學(xué)生創(chuàng)新精神的培養(yǎng)。高職院校檔案也可作為素質(zhì)教育的途徑之一，高職院校檔案是對歷史的記錄，是知識的載體和文化的傳播源，匯集著大量的信息，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。高職院校的檔案經(jīng)過長期積淀，其文化貯存功能、傳播功能和教育功能明顯。

1.較為豐富的館藏為高職學(xué)生素質(zhì)教育提供了堅(jiān)實(shí)

的基礎(chǔ)。高職院校檔案室是檔案信息資源的寶庫，記載和傳承著本校的發(fā)展歷程、事件、人物、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和重要成就，包括歷任校領(lǐng)導(dǎo)、知名校友或校內(nèi)著名專家學(xué)者的活動照片、獲獎證書、書稿信札等檔案資料，還有大量的實(shí)物載體，具有豐富的歷史文化和思想內(nèi)涵。檔案工作就是要喚醒“沉睡”的歷史，讓大學(xué)生進(jìn)入檔案室就能感觸到真實(shí)鮮活的史料，使他們在潛移默化中接受高校文化的熏陶，培養(yǎng)他們知校、愛校的自覺性；培養(yǎng)他們追求真理、自強(qiáng)不息、超越自我的人文精神。

2.高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)成為開展素質(zhì)教育的重

要渠道。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為大學(xué)生獲取信息、表達(dá)觀點(diǎn)和交流思想的主要平臺。因此，高職院校應(yīng)利用檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的有利條件，借助校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮檔案信息的服務(wù)、宣傳和教育功能。例如大學(xué)生的誠信檔案可成為加強(qiáng)學(xué)生誠信教育的重要手段；貧困生檔案和社會資助檔案能使大學(xué)生切身感知社會的溫暖；典型的師德檔案可以觸及大學(xué)生的靈魂；名人檔案可以更加激發(fā)大學(xué)生使命感和奮斗熱情；教學(xué)、科研、行政檔案和重大突發(fā)事件檔案以及實(shí)物和聲像檔案等，都為高校加強(qiáng)大學(xué)生人文素質(zhì)教育和思想政治教育提供了源源不斷的生動素材。

3.經(jīng)典檔案在高職學(xué)生素質(zhì)教育中具有不可替代的

優(yōu)勢。曾經(jīng)在校園里生活、學(xué)習(xí)和工作過的典型人物以及生動的歷史事件比課堂上生硬的說教更易被大學(xué)生所接受。例如，2011年4月20日，胡錦濤同志視察清華大學(xué)，在參觀校史展時，清華大學(xué)校長顧秉林向胡錦濤同志贈送了他當(dāng)年在清華大學(xué)學(xué)習(xí)時的學(xué)籍卡。可見，檔案室（館）珍藏的每一幅圖片、每一本證書和書稿信札等經(jīng)典檔案資料都承載著前輩們艱苦辦學(xué)、崇尚學(xué)術(shù)、追求卓越的思想境界；承載著前輩們孜孜不倦、奮發(fā)圖強(qiáng)的品德情操，對激發(fā)大學(xué)生的榮譽(yù)感和責(zé)任感都具有強(qiáng)烈的感染力。

高職院校檔案蘊(yùn)涵著豐富的文化精神和濃厚的人文氛圍，特別是一些學(xué)校悠久的歷史、光榮的傳統(tǒng)、優(yōu)良的校風(fēng)以及辦學(xué)成果，對學(xué)生陶冶情操、砥礪德行、磨煉意志、塑造自我，尤其是對學(xué)生非智力因素如人文精神、心理素質(zhì)、團(tuán)隊(duì)意識、人格和國格意識的培養(yǎng)，都起著潛移默化的熏陶的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]江微.高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2010，（25）.

[2]李桂霞.高?？萍紮n案的規(guī)范化管理[J].哈爾濱學(xué)院學(xué)報，2008，（06）.

[3]王紅梅.淺談如何提升學(xué)校教科研檔案管理的能力[J].經(jīng)營管理者，2011，（11）.

[4]盧清富.新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2008，（21）.

[5]趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求[J].沿海企業(yè)與科技，2005，（10）.