事業(yè)單位文書檔案以件歸檔的優(yōu)勢及策略探討

顧玉紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)以卷歸檔的文書檔案整理方法的弊端日益凸顯，對事業(yè)單位檔案工作的效率造成嚴重影響，制約檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。實踐證明，事業(yè)單位文書檔案以件歸檔將克服傳統(tǒng)以卷歸檔的弊端，更加符合事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展方向。本文探討事業(yè)單位文書檔案以件歸檔的優(yōu)勢，提出事業(yè)單位加強文書檔案以件歸檔管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；以件歸檔；優(yōu)勢；策略

事業(yè)單位檔案工作最重要的組成部分之一就是文書檔案，它記載著事業(yè)單位發(fā)展的過程，客觀反映出事業(yè)單位在處理問題、基本建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策及研究開發(fā)等各方面的過程、成果。隨著社會的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平是事業(yè)單位檔案工作必須面對的新課題，而以件歸檔開啟了事業(yè)單位文化檔案管理的新篇章。

1 事業(yè)單位文書檔案以件歸檔的優(yōu)勢

1.1 跟基本原則更契合，有利于檢索

事業(yè)單位整理文書檔案的基本原則是：必須遵循文書的自然形成規(guī)律，確保文件之間的有機聯(lián)系不被破壞[1]。以件歸檔是客觀標(biāo)準(zhǔn)，嚴格遵循了文書的自然形成規(guī)律，減少整理過程中的隨意性。同時，以件歸檔按照年度、機構(gòu)等進行分類，并按照時間及成套性進行排列，促使文件之間的有機聯(lián)系完好無損。另外，以件歸檔的方法不僅加強了對事業(yè)單位文書檔案的整理、歸檔，還加強了對檔案信息的組織，通過提示相關(guān)文件、編制專題目錄等方法加強文件之間的有機聯(lián)系，對文書檔案信息的檢索更有利。

1.2 以件歸檔更簡便易行，確定性更高

傳統(tǒng)以卷歸檔的文書檔案整理方法要求檔案人員以個人的經(jīng)驗為依據(jù)進行主觀判斷，通常會使人產(chǎn)生難以掌握標(biāo)準(zhǔn)的無力感，導(dǎo)致整理工作繁雜、難度較大。而以件歸檔的方法按照年度、機構(gòu)及保管期限等進行分類整理，不僅簡化了文書檔案的整理程序，還降低了工作難度，促使文書檔案工作更加簡便易行。同時，傳統(tǒng)的整理方法是以檔案人員的主觀判斷為依據(jù)的，于是不同的檔案人員整理就會出現(xiàn)多種不同的結(jié)果，導(dǎo)致文書檔案歸類交叉，組卷很不合理，在擬寫案卷標(biāo)題時通常會出現(xiàn)偏差等。而以件歸檔的整理方法使用的是客觀的標(biāo)準(zhǔn)，消除檔案人員的主觀臆斷，即便整理文書檔案的人員不同，整理的結(jié)果也是一致的，且不需要進行案卷標(biāo)題的歸納、擬寫，促使事業(yè)單位整理文書檔案的確定性更高。

1.3 便于事業(yè)單位鑒定、開放及利用檔案

不管是使用以卷歸檔的傳統(tǒng)整理方法，還是使用以件歸檔的新方法，事業(yè)單位對于文書檔案的鑒定單位都是“件”[2]。首先，在文件鑒定方面，如果事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的整理方法，當(dāng)不同價值的文件出現(xiàn)在同一裝訂案卷中時，就需要拆卷，重新分類整理后再裝訂，否則案卷里的一些已經(jīng)超過保管期限的無價值文書檔案就會繼續(xù)存在，這樣不僅會增加事業(yè)單位文件鑒定工作人員的勞動量，還無法取得較好的鑒定效果。以件歸檔的文書檔案整理方法能很好地克服這一弊端，因為以件歸檔的方法不需要立卷裝訂，各個文件之間存在相對的獨立性，當(dāng)鑒定單一的文件時，不會對其他文件鑒定造成影響，也不會出現(xiàn)價值不同的文件排放在一起的問題。其次，在開放利用文書檔案方面，以卷歸檔的方法把數(shù)份文件裝訂成一卷，嚴重影響了事業(yè)單位對單件文件的開放及利用。以件歸檔的方法促使事業(yè)單位在利用文書檔案時針對性更強，單件文件可以獨立開放，將有效避免文件閱讀范圍的擴大。同時，在事業(yè)單位辦公自動化軟件的支持下，單份文件可以充分開放，利用率被大大提高。

2 事業(yè)單位加強文書檔案以件歸檔管理的策略

2.1 提高文書檔案以件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化程度

當(dāng)事業(yè)單位的文書檔案被收集、入室之后，文書檔案人員必須第一時間按照事業(yè)單位既定的保管期限、歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)完成文書檔案以件歸檔的整理工作。首先，事業(yè)單位文化檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)進一步明晰，檔案人員在整理時不僅要重視各個文件之間的有機聯(lián)系，還要將存在必然邏輯聯(lián)系的文書檔案放在一起，防止檔案的價值被孤立劃分；不僅要鑒定文書檔案的實際內(nèi)容，還要研究其作用，避免片面地看待檔案價值。其次，檔案人員在整理文書檔案時，并不是每一份文件材料都需要以件歸檔，而應(yīng)仔細分析、區(qū)別對待，掌握好文化檔案以件歸檔的范圍要求，不僅要防止有文必歸及重份文件現(xiàn)象的出現(xiàn)，還要避免發(fā)生有檔不歸的現(xiàn)象，確保在事業(yè)單位歸檔范圍內(nèi)的、有價值的每一份文書檔案都以件歸檔。例如，事業(yè)單位重要的文書檔案底稿應(yīng)包括其歷次修改稿，并將這些修改稿視作重要文件一起歸檔。不在事業(yè)單位歸檔范圍內(nèi)的文書檔案可由相應(yīng)部門自行保管一定的期限，之后按照規(guī)定進行銷毀。例如，事業(yè)單位各部門辦公室經(jīng)辦的介紹信、出門條及去倉庫領(lǐng)用物品時產(chǎn)生的領(lǐng)料單等文書檔案就不在事業(yè)單位的歸檔范圍里，不需要以件歸檔。因此，檔案人員在以件歸檔整理事業(yè)單位的文書檔案時應(yīng)充分掌握標(biāo)準(zhǔn)化程度，以提高事業(yè)單位文書檔案管理水平。

2.2 提高事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

雖然以件歸檔的方法大大簡化了事業(yè)單位檔案人員的文書檔案整理工作，但以件歸檔并不是隨意整理或取消整理，而應(yīng)嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序進行整理，減少出錯，甚至可以避免出錯，以使歸檔文件有序[3]。造成事業(yè)單位文書檔案以件歸檔出錯的主要原因是檔案人員自身：其一，客觀原因。事業(yè)單位每一年都會招聘一些新的檔案人員，他們不熟悉檔案業(yè)務(wù)，對以件歸檔整理方法的掌握不夠。其二，主觀原因。事業(yè)單位一部分檔案人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，很難接受以件歸檔的新理念、新方法等。因此，事業(yè)單位文書檔案人員應(yīng)努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保以件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

首先，事業(yè)單位新進的檔案人員要盡快進入崗位角色。其一，新進人員在思想上應(yīng)正確認識文書檔案管理工作，認真對待以件歸檔，認識到以件歸檔是一項專業(yè)性很強的文化檔案管理工作。事業(yè)單位的文書檔案工作是重點，怎么收集文書檔案、怎么以件歸檔等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新進人員應(yīng)主動參與各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，不僅要掌握整理事業(yè)單位文書檔案必要的理論知識，還要重點掌握事業(yè)單位文書檔案的操作性、應(yīng)用性等知識，如以件歸檔應(yīng)如何進行、整理步驟是怎樣的等，確保將事業(yè)單位以件歸檔整理文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)吃透，以便在實踐工作中熟練運用。其次，在事業(yè)單位從事較長時間檔案工作的人員也應(yīng)及時更新知識，自覺執(zhí)行新的以件歸檔標(biāo)準(zhǔn)。這部分檔案人員是事業(yè)單位文書檔案戰(zhàn)線上的中堅力量，他們更應(yīng)緊跟檔案工作的發(fā)展步伐，主動接受繼續(xù)教育，不斷更新自身業(yè)務(wù)知識體系，熟悉并嚴格執(zhí)行國家新出臺的檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，不能一味固守傳統(tǒng)的以卷歸檔理念、做法。在以件歸檔過程中，檔案人員應(yīng)積極主動收集文書檔案、材料，并嚴格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在提高自身業(yè)務(wù)水平的同時避免出現(xiàn)錯誤，強化對文書檔案工作的責(zé)任心。

3 結(jié)語

以件歸檔的方法確實為事業(yè)單位檔案人員帶來方便，但它同時也對檔案人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要充分認識到以件歸檔的優(yōu)勢，還要重視提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷改進文書檔案工作，確保事業(yè)單位文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻

[1] 韓曉平. 新時期如何做好供水企業(yè)文書檔案管理工作[J]. 科技與企業(yè)，2013（01）：83.

[2] 秦蓉. 人事檔案的檔號與歸檔章[J]. 樂山師范學(xué)院學(xué)報，2012（05）：132-134.

[3] 霍奇道. 高?；n案以“件”歸檔的嘗試與實踐——以無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J]. 出國與就業(yè)（就業(yè)版），2011（22）：148.