規(guī)范企業(yè)文書工作提高企業(yè)行政管理效率

許毅峰

一、企業(yè)文書管理工作現(xiàn)狀

這些問題不僅影響著企業(yè)行政管理效能的充分發(fā)揮和行政管理效率的持續(xù)提高， 而且由此間接地、客觀地阻礙了企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。那么， 現(xiàn)時企業(yè)文書工作中存在著哪些需要引起人們特別是企業(yè)決策層重視、思考和正確對待、及時改進的問題呢？ 筆者從自身工作實踐出發(fā)， 認為主要存在以下幾個問題。

一是收文環(huán)節(jié)上存在著多頭收文， 且收而不交、收而不管的現(xiàn)象。這主要表現(xiàn)為企業(yè)有關人員外出公干后， 不按文件處理規(guī)定把帶回的文件或其他材料交給企業(yè)秘書部門，文件隨處亂扔， 有的則干脆讓它躺在抽屜里睡大覺。造成這一現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)整體管理水平較差， 各級領導特別是領導班子成員在處理企業(yè)各項工作時存在著重經(jīng)濟管理工作、輕行政管理工作的現(xiàn)象， 使得企業(yè)文書工作被擺在一個不起眼的角落里， 各種制度形同虛設， 人們普遍不重視它。這種現(xiàn)象造成的后果是顯而易見的。

二是發(fā)文環(huán)節(jié)上存在著多頭發(fā)文、隨意撰擬文件和發(fā)文缺乏必要的審核程序等問題。這些問題的存在嚴重影響了企業(yè)文件的權威性、嚴肅性和規(guī)范性， 阻礙了企業(yè)行政管理效率的提高， 有時甚至會影響企業(yè)的社會聲譽。它具體有以下幾方面內容多頭發(fā)文， 且缺乏必要的審核程序。一般而言， 企業(yè)秘書部門是企業(yè)中唯一主管文件處理的部門。但在實際工作中， 企業(yè)其他各部門不經(jīng)秘書部門審核， 均在單獨草擬文件并直報主管領導簽發(fā)后就以企業(yè)行政部門名義對外發(fā)文， 從而造成了率實上的多頭發(fā)文。這不僅引發(fā)了企業(yè)秘書部門和其他部門之間的矛盾， 而且擾亂了企業(yè)正常的工作扶序，影響了企業(yè)行政管理效能的充分發(fā)揮。

二、企業(yè)文書管理工作細則

在撰擬文件過程中， 混淆和濫用有關文種。如報告、請示、申請不分， 濫用通知隨意地、經(jīng)常地代替決定、函等文種。這就使企業(yè)文件缺乏規(guī)范性和嚴肅性， 從而影響了以企業(yè)文件為載體的各類信息的及時、準確溝通，請示類文件一文多樣。這樣做不僅給上級批復請示帶來了麻煩， 而且容觀上延誤了對請示問題的解決。隨意杜撰和運用非法定的或約定俗成的結構、格式和程式化用語。如在請示性文件的末尾生硬地用“ 望批準為荷” 的命令式結束語等。凡此種種都是不規(guī)范的和缺乏文書專業(yè)修養(yǎng)的表現(xiàn)。這些文件形成之后， 都不同程度地影響了它的辦理效果， 有些文件甚至會因此遲遲得不到答復。三是立卷歸檔環(huán)節(jié)上， 存在著已辦理完畢的文件材料無法及時歸檔或根本不能歸檔的現(xiàn)象。由于企業(yè)缺乏良好的管理氛圍， 有關人員又缺少明確的歸檔意識， 文件材料在經(jīng)辦人員手上長期滯留， 久而久之就可能造成可怕的流失。這一現(xiàn)象既嚴重影響了企業(yè)檔案的完整性，也給日后企業(yè)檔案材料的開發(fā)利用帶來了不便和缺憾。

三、企業(yè)文書管理工作解決措施

面對上述企業(yè)文書工作中存在的種種問題， 以及由此對企業(yè)發(fā)展造成的不良影響和后果， 企業(yè)決策層特別是主要決策者應該如何看待和處理呢？？ 具體來說， 筆者以為應該重視抓好以下兒方面工作首先， 要理順文書工作管理思路， 明確主管部門、專兼職管理人員及其相應的責任和權利。企業(yè)決策層應按機構設置原則明確秘書部門為企業(yè)文書處理工作的主管部門， 企業(yè)文件的收、發(fā)、撰擬、審核、立卷歸檔必須交由秘書部門負責。當其他業(yè)務部門需要發(fā)文時， 其發(fā)文初稿須經(jīng)秘書部門主管人員審核后再交企業(yè)主管領導把關簽發(fā)， 否則不能擅自發(fā)文。無論經(jīng)何渠道獲得的文件材料必須全部地、及時地交由文書管理人員登記并送有關責任部門辦理， 任何部門或者個人均不得把收到的文件材料私自保留， 或將辦理完的文件材料不及時的歸檔。其次， 要加強對文書業(yè)務規(guī)范、知識的學習和運用， 以提高文件撰擬人員的業(yè)務素質和寫作水平。企業(yè)秘書部門要定期組織秘書人員和其他部門有關人員學習研討國家有關文件處理的規(guī)定、辦法和企業(yè)應用公文寫作方面的知識， 以逐漸杜絕企業(yè)中混用、亂用文種， 隨意杜撰文件格式和結構， 沿用不合時宜的程式用語等現(xiàn)象， 從而增強企業(yè)文件的權威性、嚴肅性和規(guī)范性， 提高企業(yè)的辦事效率， 為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展提供一流的行政管理保障。

四、結語

面對企業(yè)文書管理工作，工作人員不僅要耐心，細心，還需要專心。再次， 要制定切實可行的實施細則， 建立和加強對文書工作的嚴格考核。為了加強對文書工作的管理， 切實提高專兼職文書人員的業(yè)務素質， 必須加強對文書工作的考核。只有對實實在在的工作和實績進行考核， 才能約束有關部門和人員的行為， 為文書工作逐步走入程式化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展軌道奠定基礎。最后， 就是要形成可操作性強的、成套的、行之有效的文書工作管理制度， 使文書工作減少隨意性、盲目性， 從而真正走上制度化、規(guī)范化的發(fā)展軌道。國內外許多著名企業(yè)的成功經(jīng)驗告訴我們，企業(yè)靠管理， 管理靠制度。因此在企業(yè)中， 只有形成了自上而下都必須而且能夠自覺遵守文書工作管理、學習、考核制度， 文書工作才能真正獲得企業(yè)決策者們的重視， 才能在企業(yè)中得到應有的位呈，才能充分發(fā)揮其應有的管理效能， 并以此促進企業(yè)行政管理效率的不斷提高， 進而為企業(yè)經(jīng)濟更好的發(fā)展提供有力的、必要的保證。真正的走上企業(yè)文書管理工作的平臺，完成文書管理工作的任務，提高企業(yè)的行政管理效率，幫助企業(yè)穩(wěn)定的發(fā)展。

（作者單位：國網(wǎng)安徽池州市貴池區(qū)供電有限責任公司）