新時(shí)期電子檔案管理模式研究

劉國(guó)斌

隨著科技水平的不斷提高，辦公自動(dòng)化技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通訊技術(shù)在社會(huì)管理工作各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)于提高辦公效率起到了重要的作用。同時(shí)，高科技化的辦公條件也導(dǎo)致圖像、影音以及電子文本等各種電子文檔數(shù)量不斷增多。由于電子文檔的存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)介質(zhì)以及使用方式發(fā)生了較大的變化，如何做好這些電子文檔的管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量與工作水平，已經(jīng)成為檔案管理部門(mén)工作任務(wù)的重點(diǎn)，這對(duì)于提升檔案管理科技水平也具有重要的作用。

電子檔案特點(diǎn)分析

1.電子檔案信息含量高，存儲(chǔ)體積小

由于電子檔案的載體主要是各種存儲(chǔ)盤(pán)，因而具有較高的信息容量，因此，電子檔案相比于紙質(zhì)檔案，可以較大程度節(jié)省紙張以及庫(kù)房的存儲(chǔ)空間，有利于資源節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)。

2.電子檔案的檢索速度快，檔案利用效率高

由于電子檔案的管理通常是伴隨著檔案信息化體系建設(shè)一體形成，因而電子檔案可以方便的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享、檢索以及使用，消除了傳統(tǒng)檔案資料在時(shí)間、距離以及使用人數(shù)上的限制。

3.電子檔案具有形式多樣化的特點(diǎn)

電子檔案的形式不僅僅可以是電子文本檔案，而且也可以是圖像、視頻、聲像以及動(dòng)畫(huà)等各種數(shù)據(jù)資料格式，這極大地豐富了電子檔案資料形式，并且在一定程度上提高了檔案的傳播使用效果。

4.電子檔案的數(shù)字化形態(tài)有利于提高檔案管理效率

由于電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，因而在傳輸、運(yùn)算、存儲(chǔ)以及檢索使用上，可以借助于各種先進(jìn)的信息技術(shù)，而且對(duì)于有保密需求的檔案資料還可以設(shè)置加密，因而有助于提高檔案管理水平與檔案管理質(zhì)量。

5.對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性較高

電子文檔的資料收集、整理、檔案制作保存均需要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備，因而電子文檔的管理對(duì)于軟硬件設(shè)施的依賴(lài)性較高。

6.電子檔案的信息安全隱患高

由于電子文檔的管理網(wǎng)絡(luò)化以及信息化程度較高，因而對(duì)于電子檔案的編輯以及修改相對(duì)容易，而且對(duì)電子檔案資料進(jìn)行修改后也難以露出痕跡，這就導(dǎo)致電子檔案資料的管理安全隱患較高，對(duì)于安全管理工作也提出了更高的要求。

電子檔案資料管理創(chuàng)新模式研究

1.完善電子檔案管理工作流程，制定電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

為了進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度，應(yīng)該針對(duì)電子檔案管理制定完善的操作流程。具體針對(duì)電子檔案資料的收集整理、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、文件類(lèi)型分類(lèi)整理以及利用存儲(chǔ)介質(zhì)歸檔保存等方面，可以采取在檔案管理部門(mén)設(shè)置單獨(dú)的管理崗位，采取各種技術(shù)措施對(duì)電子檔案資料的原始性、完整程度以及安全程度進(jìn)行檢查，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，提高電子檔案的管理水平與工作質(zhì)量。

2.統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)格式，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理體系

完善電子檔案的收集整理以及歸檔保存管理工作，首要工作便是由檔案管理部門(mén)制定統(tǒng)一的檔案模板，并對(duì)電子檔案的具體格式、文件類(lèi)型分類(lèi)進(jìn)行明確的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。此外，應(yīng)該注重對(duì)于各種檔案管理軟件的使用，借助于軟件系統(tǒng)來(lái)提高電子檔案的資料收集、數(shù)據(jù)整理以及歸檔保存工作效率與工作準(zhǔn)確度。

3.做好電子檔案的保存管理

電子檔案的保存載體主要是各種存儲(chǔ)盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，而這些存儲(chǔ)介質(zhì)最突出的問(wèn)題便是穩(wěn)定性較差，受存儲(chǔ)環(huán)境的磁場(chǎng)、溫度濕度等因素影響較大，因此，必須針對(duì)電子檔案管理選擇質(zhì)量可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并設(shè)立單獨(dú)的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房或者是電子檔案柜對(duì)電子檔案進(jìn)行安全保存。

4.形成電子檔案的定期檢測(cè)制度

由于電子檔案載體具有較高的敏感性，容易出現(xiàn)損傷。因此，為了保證電子單的安全性，對(duì)于保存的電子檔案應(yīng)該形成電子檔案的定期檢測(cè)制度，對(duì)電子檔案的保存狀況進(jìn)行評(píng)估。檢測(cè)可以采取季度抽樣檢查以及年度全面檢查的方式，對(duì)于存在著問(wèn)題的電子檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行拷貝，同時(shí)對(duì)于所有的電子檔案應(yīng)該按照載體的使用周期，對(duì)電子檔案的格式以及載體形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案保存管理的延續(xù)性。

5.強(qiáng)化電子檔案的安全管理，做好數(shù)據(jù)備份工作

對(duì)于有著保密要求的電子檔案，可以采取設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)使用口令驗(yàn)證、設(shè)置閱讀權(quán)限或者是限制訪(fǎng)問(wèn)的方式，確保電子檔案的安全。同時(shí)應(yīng)該在制作保存電子檔案的計(jì)算機(jī)內(nèi)安裝技術(shù)先進(jìn)的殺毒軟件并設(shè)置好防火墻，確保電子檔案的整體安全性。此外，還應(yīng)該重點(diǎn)做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作，通過(guò)數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)系統(tǒng)，對(duì)于由于計(jì)算機(jī)故障或者是意外事故造成的電子檔案進(jìn)行及時(shí)技術(shù)恢復(fù)，確保電子檔案保存管理的安全性。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作特點(diǎn)，并總結(jié)當(dāng)前在檔案管理工作中存在的一系列問(wèn)題，進(jìn)而通過(guò)積極引進(jìn)新技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理體系以及注重細(xì)節(jié)管理等措施，做好電子檔案的管理與使用工作，提高電子檔案管理水平。

（作者單位：威海市廣播電視臺(tái)）