淺析高校干部人事檔案信息化建設

【摘 要】本文從干部人事檔案現(xiàn)狀出發(fā)，重點分析了干部檔案信息化的必要性，并在此基礎上提出了高校干部檔案工作信息化建設的措施：出臺干部人事檔案信息化工作標準，強化信息化管理的檔案專業(yè)人才隊伍，實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設施。

【關鍵詞】高校；干部檔案；信息化

組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中所形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作業(yè)績等內(nèi)容的相關文字資料組成了干部檔案。伴隨著電子政務的發(fā)展，為了提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，利用計算機及網(wǎng)絡管理干部信息必將取代傳統(tǒng)的干部檔案工作模式，干部檔案工作的信息化已經(jīng)勢在必行。

一、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

計劃經(jīng)濟時代背景，造成了傳統(tǒng)檔案管理以控制人、制約人為出發(fā)點的封閉式管理模式，不符合現(xiàn)代人事管理和信息化社會的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)意義上的干部人事檔案管理工作是以紙質檔案材料為管理對象的，主要的工作都是以手工方式進行的，手工操作工作流程復雜，費時費力，容易出現(xiàn)差錯；紙質檔案材料占地面積較大，在查借閱過程中的檔案缺損、老化現(xiàn)象容易發(fā)生，從而導致信息失真；目前高校對干部人事檔案的利用還只是日常查借閱的利用，沒有對干部人事檔案進行深層次的資源開發(fā)和利用；目前全國還沒有正是推出統(tǒng)一標準的干部人事檔案信息化管理辦法，各個單位還在獨自摸索階段。因此，高校干部人事檔案信息化建設已經(jīng)置于重要的工作日程中。

二、高校干部人事檔案信息化的意義

（一）國家戰(zhàn)略層面

目前，我國檔案管理發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段是檔案信息化建設，具有深遠而任重道的意義，是實現(xiàn)國家信息工程的重要步驟。我國政府管理已轉變部門職能走向社會服務化道路，進一步打造現(xiàn)代化檔案信息資源品牌并形成現(xiàn)代、實用、高效的信息化服務平臺。高校干部人事檔案工作也必須背負歷史使命，緊跟檔案事業(yè)發(fā)展的潮流。

（二）服務層面

從服務層面來看，高校干部人事檔案管理信息化是為了給領導和相關部門在較短時間內(nèi)提供全方位的干部信息，通過信息化的方式可以從根本上改變過去那種從紙質上表面了解干部的傳統(tǒng)方式，為查閱人提供快速全方位準確的干部人事信息和獲取干部的簡歷、德能勤績等方面的綜合信息，提高了干部檔案管理的勞動效率與工作質量。干部檔案的查閱瀏覽可在內(nèi)部網(wǎng)絡上完成，查閱檔案的地點不受限制，可以減少不必要的事務工作，提高相關人員的工作效率。

（三）檔案保護層面

檔案真實性是檔案工作者所要關注的頭等大事，高校干部人事檔案信息化建設主要是通過建立干部檔案工作的軟件，對所有檔案信息利用掃描儀進行掃描，保障了已輸入歸檔數(shù)據(jù)信息的不可變更性。為了保證檔案的真實性在檔案查閱時可以使用紙質材料和數(shù)據(jù)信息對照的方式，相應的避免了檔案材料從源頭上或過程中的失真。通關網(wǎng)絡數(shù)據(jù)系統(tǒng)查閱干部人事檔案還可以減少對紙質檔案的磨損，不僅保護了紙質的干部人事檔案，更對長遠的提供利用服務起到了保護作用。

三、高校干部人事檔案工作信息化建設的措施

（一）出臺干部人事檔案信息化工作標準

目前相關部門針對干部人事檔案信息化管理的標準尚未出臺，還需要加以規(guī)范，現(xiàn)有的紙質干部檔案已有比較規(guī)范的標準。在干部檔案信息化建設中尚有很多值得我們研究的課題，具體來說：如何保存干部人事檔案數(shù)據(jù)信息；如何將現(xiàn)有的紙質干部檔案全部轉化為數(shù)據(jù)信息；如何確保干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全；如何實現(xiàn)干部檔案信息化的動態(tài)管理等問題。

（二）強化信息化管理的檔案專業(yè)人才隊伍

第一，強烈的責任意識是作為干部人事檔案管理工作者所必須要有的基本素養(yǎng)，這樣才能確保干部人事檔案的齊全、完整和真實；第二，檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上，必須加強繼續(xù)教育和多種技能的學習，使自身素質和技能的提高與社會的發(fā)展同步，只有掌握了檔案信息化管理必備的理論和技能才能實現(xiàn)干部檔案管理信息化建設，檔案專業(yè)人才隊伍的動態(tài)前進成為了不可或缺的必備條件；第三，進一步加強行業(yè)內(nèi)部的溝通和交流，以及檔案人員的培及，在可實現(xiàn)的條件下加強國際交流會更有助于信息化管理在原有基礎上的迅速提升。

（三）實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設施

容量強大、功能齊全的管理軟件支持可以確保干部檔案每年產(chǎn)生的新材料即動態(tài)材料連續(xù)不斷地充實到干部檔案中，實現(xiàn)信息的動態(tài)管理。沒有實用的干部人事檔案管理軟件和硬件設施那么干部檔案的信息化建設的具體工作將無從談起。目前，國家正在自上而下實行的電子政務系統(tǒng)對干部人事檔案管理具有很強的可操作性，建立成熟的局域網(wǎng)、合理設置管理員、有效上傳下達等等，給高校干部人事檔案信息化建設提供了一個很好的借鑒。

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作者簡介：趙楨（1985—），女，碩士，研究實習員，現(xiàn)供職于北京航空航天大學檔案館，研究方向：檔案及行政管理。