高校二級學院辦公室文化建設初探

李科

摘 要：高校二級學院辦公室文化體現(xiàn)了辦公室甚至二級學院的定位，對于提高辦公室的工作效率、更好地發(fā)揮辦公室職能并提供更好的服務發(fā)揮著積極的引導作用。

關鍵詞：二級學院；辦公室；文化建設

二級學院辦公室文化是學院文化建設的重要組成部分，同時作為二級學院的窗口部門，代表著學院的形象。辦公室文化建設引領辦公室工作的開展，加強二級學院辦公室文化建設，必須正確理解辦公室文化的屬性，把握辦公室文化建設的策略，這對于提高辦公室工作效率、樹立辦公室形象具有重要作用。

一、高校二級學院辦公室文化的屬性

高校二級學院辦公室文化作為一種文化，包含三個不同層面的屬性：精神文化屬性、制度文化屬性和物質文化屬性。第一，以精神氛圍、人文性、價值觀念、團體意識和服務理念為標志的精神層面屬性，這是辦公室文化建設的最高目標。第二，以文字形態(tài)表達而存在的規(guī)章制度及其具體運行中體現(xiàn)的制度層面屬性，它在辦公室文化建設中占主體地位。第三，以實體而存在的，如辦公環(huán)境、辦公設備等物質文化屬性，這是辦公室文化建設的物質基礎。

二、高校二級學院辦公室文化建設的策略

（一）以辦學理念引領辦公室精神文化建設

辦學理念是人們對大學的理性認識、理想追求及所持教育觀念或哲學觀念，它是建立在對教育規(guī)律和時代特征深刻認識基礎之上的。作為二級學院辦公室文化核心部分的精神文化，是學院辦學理念的集中體現(xiàn)，辦公室精神文化建設需以學院辦學理念為指引，并將其融入辦公室管理和服務的實踐中。

（二）辦公室主任率先垂范，以身作則

辦公室主任是辦公室文化的主導者，優(yōu)秀的辦公室文化的形成對辦公室主任的綜合能力提出了很高的要求。辦公室主任要具備高尚的人格魅力，即必須要有與學院黨政保持高度一致的政治修養(yǎng)；要有以誠待下、以誠處世、以誠律已的品德修養(yǎng)；要有扎實的政治理論、管理理論功底；在工作中，要有超前意識、大局意識，要吃得了苦、耐得了煩，并做好典范。總之，辦公室主任要以自己的人格力量折服人、領導人。

（三）全面提高辦公人員的職業(yè)素養(yǎng)

服務工作是二級學院辦公室職能的基本，只有通過優(yōu)質服務，才能樹立工作權威，才能正確履行辦公室工作的職責。全面提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)是辦公室文化建設的重點任務。優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)為：

1.要有甘為孺子牛的服務意識，要擺正自己的位置，兢兢業(yè)業(yè)，樹立牢固的服務思想，杜絕“惰氣、暮氣、驕氣、霸氣”現(xiàn)象。

2.處理問題要做到公平公正、實事求是、堅持原則，一切以學校、學院、全院師生的利益為重，甘于奉獻，不計較個人得失。

3.要與人為善，平等待人。在工作中不能出現(xiàn)“門難進、臉難看、事難辦、話難聽”的情況，要為師生員工做好各項工作。

4.要盡心盡職，忠于職守。辦公室工作紛繁復雜，工作時效性強，這就要求辦公室人員必須按時按量地完成所有工作，不能出現(xiàn)“上班不在班、辦公室里侃大山、把職責當權力和把吃喝玩耍當工作的問題”。

（四）加強制度建設，規(guī)范辦公室管理

學院辦公室工作頭緒眾多，紛繁復雜，需要一種體現(xiàn)統(tǒng)一意志的力量來制衡，否則處理問題便無章可依，辦公室將處于一種松散狀態(tài)，失去了應有的凝聚力。為了避免這樣的情況，實行制度化管理是最有效的辦法。建立一套切實可行的規(guī)章制度是辦公室管理工作制度化和規(guī)范化的基本途徑，即以條文的形式將辦公室的行為準則、辦事流程等確定下來，這是保障辦公室工作高效運行的基本要求。一般來說，可以采取如下三個步驟實現(xiàn)辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化。第一步，針對辦公室各項工作，建立健全規(guī)章制度，如公文處理制度、會議制度、學院印章管理制度、對外接待制度、保密安全制度等。第二步，明確各崗位責任制。細分每個崗位的權責，如行政秘書崗、科研秘書崗、圖書資料員崗等，使學院辦公室的職責內容中每項具體的工作任務都落實到專人身上。這就可以避免因職責不清而出現(xiàn)的推諉、撞車等現(xiàn)象。第三步，要建立一套考核機制，而且要做到便于監(jiān)督檢查，操作性強。對各個崗位完成任務的情況要定期進行客觀、全面的考查，對完成很好的要提出表揚，給予獎勵，對沒有完成崗位任務的，要給予批評甚至處分。這樣才能規(guī)范辦公室管理，營造良好的工作氛圍。

（五）改善辦公環(huán)境，塑造良好的辦公室形象

改善辦公環(huán)境是辦公室文化建設的物質基礎，良好的辦公室環(huán)境可以有效地塑造出良好的辦公室形象。二級學院辦公室工作要面對全院師生，處理學院各項工作。在辦公室擺放小盆裝飾性盆栽，張貼一些輕松和諧的激勵性語言，這樣會減輕辦公室人員的工作壓力，讓辦公室人員身處一個干凈、舒適、整潔的辦公環(huán)境，就能增添工作熱情，提高工作滿意度。

二級學院辦公室作為一個窗口部門，代表著學院的形象。二級學院辦公室文化建設是學院及學校文化建設的重要組成部分，是保證一流的辦公室工作水平的戰(zhàn)略性工作，也是學院發(fā)展的內在要求。因此，必須把辦公室文化建設放在至關重要的地位，結合實際，采取有效的策略，切實加強并推進辦公室文化建設。

參考文獻：

[1]盧余群.淺談高校辦公室文化的建設[J].嘉興學院學報，2002，（14）.

[2]程勉中.學校辦公室管理基礎[M].北京：中國檔案出版社，1999.