高校教學管理中的教學秘書工作探析

邢淑英

【摘要】教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用，本文對教學秘書在教學管理中的工作進行論析。

【關鍵詞】高校教學管理；教學秘書

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作。教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞，進而影響高校的根本任務——人才培養(yǎng)。教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用，它是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調左右、溝通信息和改善關系的作用。因此，教學秘書工作政策性強、業(yè)務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大。

教學秘書是系（部）主任、業(yè)務副主任教學管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任領導，并接受教務處的業(yè)務指導。教學秘書應選擇工作責任心強、熟悉教學管理的工作人員擔任。

1高校教學秘書工作的特點

1.1服務性

教學秘書是高校最基層的教學管理人員，是一項內(nèi)容豐富、業(yè)務性強、工作繁雜的綜合性服務工作，在高校的教學工作中他們不但要服務于教學中心工作，而且還要服務于教學相關部門院系領導、教師和學生，是教學和師生之間的連接紐帶，高校教學工作繁雜，其工作質量通過教學管理工作，教師授課安排，學生的學籍管理、教材管理、檔案管理等工作更好地體現(xiàn)出來。因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

1.2協(xié)調性

教學秘書工作所處的環(huán)境、工作性質都比較特殊，不但具有較高的文字功底，還應該具備一定的協(xié)調能力。在高校工作中教學秘書一方面要完成教學主管部門、院系領導布置的各項工作；另一方面還要借助有效的溝通手段協(xié)調院系教研室教師和學生之間的關系，安排教學任務時，要做到要統(tǒng)籌兼顧，反復核對，仔細檢查。如在某個環(huán)節(jié)稍有疏忽，就會造成教學混亂，嚴重影響教學秩序。

教學活動是教和學雙方的互動過程，也是高校各教學部門相互作用、相互協(xié)調的過程。教學秘書在工作中只有進行有效的溝通協(xié)調，才能保證教學工作達到預定目標，從而保證教學秩序的正常運轉。在平時的工作中教學秘書大部分時間都需要與學校教務處、各個院系以及各個教學部門進行溝通，特別值得注意的就是在與本院系的教師和學生的聯(lián)系方面，在工作中要有效地處理與這些部門的聯(lián)系，加強各部門之間的溝通，善于聽取不同意見，養(yǎng)成尊重他人的習慣，把本院系的教師和學生緊密地連接在一起。因此，教學秘書在高校教學工作中只有與他人建立良好的溝通，才能得到他人的理解與支持，才能更加有效的完成工作任務。

1.3復雜性

高校教學秘書工作呈現(xiàn)出繁瑣、難度大、業(yè)務性強，在教學管理工作中既有常規(guī)性的管理工作，又會出現(xiàn)一些日常教學工作中的突發(fā)性教學情況要處理，責任大、工作重，工作范圍幾乎涉及到高校教學管理的各個部門。在日常的教學活動中需要面對文字、聲像、圖表等不同載體的課件材料。教學秘書在參與教學管理中，需要根據(jù)教學計劃、高校教學部門規(guī)定，協(xié)助院系主管領導定期進行教學檢查和督導。對在教學檢查中發(fā)現(xiàn)的問題歸納匯總后，提出相應的整改措施，撰寫檢查報告。

1.4法律性

教學秘書在教學管理過程中承擔著起草相關文件和方案的任務，因而必須具有鮮明的法規(guī)意識，用以指導自己的教學活動和約束自己的社會行為，要把強化法制觀念的學習，變成工作渴求和自覺行動。教學秘書處于教學管理的重要位置，能接觸到重要的管理文件，掌握許多教師和學生的個人信息，若信息利用不當，就會給工作帶來損失，也會產(chǎn)生法律糾紛。

2高校教學秘書工作的職責

2.1上令下達、及時準確

教學秘書工作是高校教學過程中重中之重的工作，對于學校以及教務處等上級教學管理部門制定的學校各項工作規(guī)章制度和相關規(guī)定，及時、準確地傳達給高校各教研室、各位教師以及學生，以使教學工作井然有序。如學校教學任務落實，學校調、聽課的通知，課程編排、教師調（代）課，教室、教學設備器材的使用，學校教學檢查的通知，學生選課通知，制作試卷、安排考場、安排監(jiān)考、匯總試卷等，一定要在第一時間內(nèi)通知到教師和學生。

2.2下情上達，客觀公正

高校領導和教務處教師以及院系任課教師教學科研工作繁忙，在日常的工作中相互接觸不多，甚至和學生之間產(chǎn)生了一定的距離感，在這之間起到連接高校領導和各個院系領導以及院系任課教師紐帶作用的是教學秘書，他（她）擔負著信息傳遞和交流的任務。比如，教師對高校領導部門下達的通知存在疑問，教學當中學生對任課教師授課的意見等，這些都需要教學秘書對其信息進行收集、整理，并且按照程序上報給學校、教務處或學院的相關領導，以備學校領導部門采取有效的措施和相應的對策，去及時解決教學當中遇到的問題。

2.3檔案材料管理

檔案資料主要有四類。第一，教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息，可為學院領導搞好教學管理提供基本依據(jù)，保證教學管理順利進行。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等，為學院領導提供日常教學信息，便于安排聽課等教學檢查督導活動。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供學生的全部資料，以使教師在教學中全面地掌握學生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實習材料、畢業(yè)論文等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

2.4積極配合教務部門的各項工作

學校每個學期的開學之際，教學秘書都會有大量的工作需要完成，教師上課情況、備課情況都需要教學秘書協(xié)助校領導檢查和監(jiān)督。在每個學期期中，都需要協(xié)助校領導和院系領導對教師的教學計劃、教師的授課進度進行檢查和調研，及時地對任課教師的教學水平給予指導和評價，如每門課程是否按授課計劃進行講授、學生對教學方面的意見等，需寫出詳細的期中檢查報告送教務處。這些工作大都是在主管領導的指導下進行，但教學秘書是具體的執(zhí)行者，實踐著領導的決策，責任可謂重大。

2.5日常教學管理

高校教學過程中，一切日常教學管理工作都離不開教學秘書的積極配合，其工作一切都以教學活動為中心來開展，政策性強、業(yè)務性強、服務性強、責任重大，而且要根據(jù)教務處的各項教學安排，科學、合理地進行工作。

教師方面的工作有：專業(yè)教學計劃，教學、實驗大綱，專業(yè)教學計劃調整，教學任務安排，教師課表，教學日歷，調、停課，考試、考查安排，教師各學期考試試卷收集，教師工作量統(tǒng)計，教師課堂教學質量評估，教師教學獎申報與審批，教師獲取獎勵與處分的材料等。

學生方面的工作有：專業(yè)分流，新生名單，注冊，選課組織，教材征訂，學生課程表，學生各學期考試試卷整理、歸檔，補考、重修考試，學生四、六級外語考試，計算機等其他考試，學生期末成績，學籍異動材料，學籍處理統(tǒng)計，學籍檔案，學生獲獎材料，學生處分材料，畢業(yè)生資格審查，畢業(yè)生電子學籍，畢業(yè)論文整理、歸檔，畢業(yè)重修統(tǒng)計，畢業(yè)重修試卷，畢業(yè)生質量調查，畢業(yè)生證書發(fā)放，實習教育，學生座談會記錄等。

3高校教學秘書在教學管理中的作用

3.1規(guī)范教學環(huán)節(jié)

教學秘書的首要作用是保證教學各環(huán)節(jié)的順利進行。教學秘書應根據(jù)學院教務處按照專業(yè)教學計劃下達的教務任務書，及時地向系領導匯報，并協(xié)助系領導、教研室主任對每位老師所承擔的教學任務進行布置，并提醒承擔教務任務的教師注意教學過程中的各個環(huán)節(jié)，避免出錯。教學管理是紛繁復雜的實實在在的事務性工作，它涉及面廣，一切都圍繞著教學活動這個中心進行，在完成教學任務、教學目的上達到統(tǒng)一，并協(xié)調其它各項活動。雖然這些工作是在主管領導的指導下進行，但秘書是具體的運作者，實踐著領導的決策，決定著整個教學管理的運作，作用較為重大。

3.2提高教學質量

教學秘書在保證教學各環(huán)節(jié)順利進行的同時，一方面要樹立正確全面的質量觀，做好教學反饋。積極協(xié)助院系領導進行教學質量檢查，經(jīng)常了解教學情況，加強教學信息反饋過程的管理，檢查平時測驗及期中考試成績和試卷質量分析的完成情況，召開師生座談會，了解教學方法與教學效果。檢查監(jiān)督教學環(huán)節(jié)的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，以保證教學質量和提高教學效果。另一方面，教學秘書還承擔著向師生員工宣傳學?；蛏霞壷鞴懿块T制定的各種規(guī)章制度并加實施職能，把教學管理文件傳達給師生，并主動征求和虛心聽取他們對學校、院系的教學管理工作意見和建議，及時反饋給領導或教學主管部門，做好上情下達，下情上呈的協(xié)調溝通工作。

3.3溝通協(xié)調

教學秘書工作是連接教學與管理工作的橋梁，它既是教學管理工作的實施者，同時又是高校院系教學活動制定者的助手，起著上傳下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用。教學秘書在工作中接觸范圍比較廣，工作中經(jīng)常與高校領導接觸，更少不了和任課教師接觸，而且還會經(jīng)常直接接觸學生，既要把領導的決策準確及時地向下傳達，又要把教師和學生的建議和意見積極地向上反饋給領導。在領導、老師和學生之間起到承上啟下、上傳下達的橋梁和紐帶作用。

3.4為人師表、管理育人

教學秘書雖不像一般專職教師那樣具有廣泛而深厚的專業(yè)知識，但作為教學管理隊伍中的一員，肩負著管理者、服務者的雙重職責。在平時的工作中，也是以老師的形象出現(xiàn)在學生面前，平常與學生接觸和聯(lián)系最多，在工作中要樹立管理育人意識，把管理育人作為自己的神圣職責，通過自己的一言一行有意識地影響學生，長期潛移默化，起到表率作用，在育人方面發(fā)揮積極作用。

3.5教學信息管理

教學秘書在參與教學管理中，需要編制大量教學及教學管理的文件或資料，相當部分要立卷歸檔，備日后查考。這些教學信息都是多年積累下來的智慧結晶，對穩(wěn)定教學秩序和深化教學改革具有重要的繼承和借鑒的價值，需要教學秘書專門管理。首先，教學水平評估對于教學檔案提出了更高的要求，如果學校對于教學檔案這些信息科學歸檔處理，那么在教學評估時，只需要按照指標體系充實提高就可以，可以大大減少教學評估準備工作的工作量。并且，由于評估材料真實性強，就為各種教學評估工作打下了良好基礎。再有，由于學校的教學主體具有流動性，而且影響教學的諸因素也在隨時代變化，客觀上很多教師和學生對與教學有關的政策、文件、規(guī)定及操作流程不是很清楚，所以，教學秘書應在師生詢問時給予正確解答，否則會影響師生利益，背離服務的工作宗旨。

高校教學管理的成功，離不開高校領導的正確指引及師生的共同努力，更不能缺少教學管理中教學秘書的努力工作。高等學校工作是以教學為主，教學管理是學校管理的中心環(huán)節(jié)，而教學秘書的主要工作職責就是協(xié)助高校領導進行教學管理工作。高校各級領導及有關部門都應正確認識教學秘書工作的性質、地位、職能、任務，結合學校實際建設好這支隊伍，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務全體師生、全面執(zhí)行高校領導部門各項規(guī)定、推進高校發(fā)展的積極作用。因此，在當今高校規(guī)模日益擴大，教學改革進一步深化的形勢下，高校教學秘書工作對高校的發(fā)展至關重要。

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（責任編輯：閻 彬）