信息化社會(huì)下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議

張其林

摘 要：經(jīng)過20世紀(jì)中葉以來信息技術(shù)革命，在信息化、產(chǎn)業(yè)化、科技化的今天，面對(duì)檔案的數(shù)量和載體、社會(huì)需求方式等方面的變化，以及學(xué)科知識(shí)間的相滲與互融，檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分，推行工作的現(xiàn)代化，勢(shì)必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。要想推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程，需要在傳統(tǒng)的技術(shù)方法基礎(chǔ)上，逐步加強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法的研究，注重提高檔案工作人員的文化素質(zhì)和技術(shù)水平，以盡量少的人力、物力、財(cái)力消耗，實(shí)現(xiàn)資源的最大優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；信息化；技術(shù)

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）21-0229-03

我國(guó)自20世紀(jì)二三十年代開展檔案學(xué)研究以來，對(duì)檔案的定義展開了不斷探討，形成了不同的表述。一般來說，檔案是“國(guó)家結(jié)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”[1]3?？梢院?jiǎn)單表述為：檔案是原始的歷史記錄。檔案作為一種匯聚大量知識(shí)、囊含豐富信息的重要信息資源，一方面具有優(yōu)于其他信息資料的本源性、可靠性等特點(diǎn)，同時(shí)又由于它的原始性及內(nèi)向性等特點(diǎn)，使檔案信息知識(shí)的傳播功效和系統(tǒng)程度劣于其他信息資料。因此在全球化、信息化的21世紀(jì)，應(yīng)將檔案工作作為一套信息系統(tǒng)工程來進(jìn)行組織，這需要在掌握檔案信息特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，采取相應(yīng)的合理管理措施，以期發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)其局限，從而強(qiáng)化檔案信息資源的功能和優(yōu)勢(shì)。

一、檔案工作現(xiàn)代化的動(dòng)因及意義

檔案工作現(xiàn)代化作為一個(gè)歷史概念，在不同社會(huì)條件、不同歷史時(shí)期中有相應(yīng)的不同標(biāo)準(zhǔn)。一般來說檔案工作現(xiàn)代化，“就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息化處理技術(shù)，采用科學(xué)的檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源，向社會(huì)各界提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)”[1]306。我國(guó)目前要實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，需要著眼于檔案的工作技術(shù)與設(shè)備現(xiàn)代化、管理機(jī)構(gòu)布局與館藏結(jié)構(gòu)合理化、信息服務(wù)的社會(huì)化和檔案工作組織管理科學(xué)化。

20世紀(jì)中葉以來，在世界范圍內(nèi)興起了一場(chǎng)新的技術(shù)革命浪潮。這場(chǎng)新技術(shù)革命的主導(dǎo)和核心是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為標(biāo)志的信息革命，而信息革命通常是指人類處理信息的方式、媒介方面的革命。在這場(chǎng)技術(shù)革命中，電子計(jì)算機(jī)扮演了重要角色，尤其是其中的智力功能，在數(shù)量和質(zhì)量上都大大提高了人類處理信息的能力。這場(chǎng)正在發(fā)展的新技術(shù)革命，為檔案工作現(xiàn)代化準(zhǔn)備了物質(zhì)條件，提供了技術(shù)支持。這場(chǎng)世界性的信息技術(shù)革命浪潮對(duì)社會(huì)生活各個(gè)方面都造成了沖擊，面對(duì)信息化與技術(shù)化，檔案工作的現(xiàn)代化，勢(shì)必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)，具體表現(xiàn)在：

（一）檔案數(shù)量和載體等方面的變化，迫使檔案管理方式和工作方式走向現(xiàn)代化，而信息革命為檔案工作方式和手段的變革準(zhǔn)備了條件

隨著科技的發(fā)展，檔案館藏量急劇增加，檔案載體、記錄方式呈現(xiàn)多樣化，在技術(shù)革命的推動(dòng)下，目前電子計(jì)算機(jī)、微縮照相和靜電復(fù)印設(shè)備等已開始步入檔案館大門，越來越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，紙質(zhì)檔案不再是唯一的存貯載體，而是以聲像型、機(jī)讀型、縮微型等新型記錄方式存在，這些新型載體體積小、存儲(chǔ)量大，聲像并茂、利于解決檔案量的急劇增加問題，而這些新興檔案文件需要特定的保管條件、手段、技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式。

（二）社會(huì)需求方式的變化，需要檔案的系統(tǒng)性與時(shí)效性發(fā)展

在信息革命中，檔案工作已經(jīng)納入了信息系統(tǒng)工程的大結(jié)構(gòu)之中。新技術(shù)革命在強(qiáng)化社會(huì)的信息意識(shí)的同時(shí)也強(qiáng)化了社會(huì)的檔案意識(shí)。檔案在目前已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于為國(guó)家、各單位的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面服務(wù)。不僅專家、學(xué)者、政工人員利用檔案，社會(huì)各行各業(yè)、各種身份的人都利用檔案。因?yàn)槟骋粚ｎ}、地區(qū)的全部檔案，有時(shí)分散在不同全宗以至不同檔案館、檔案室內(nèi)，需要進(jìn)行館際利用，而且利用者不再滿足模糊地提供檔案信息的方式，而是要求及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需信息，這些都要求檔案的服務(wù)方式和檢索能力更加高效、開放，走現(xiàn)代化之路，加速檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的步伐。社會(huì)各方面對(duì)檔案工作提出的新型、高層次、多樣化的服務(wù)要求，增強(qiáng)了檔案工作現(xiàn)代化的緊迫感。

（三）現(xiàn)代各門學(xué)科知識(shí)間的相滲與互融趨勢(shì)日益加強(qiáng)

檔案學(xué)與相關(guān)圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相互滲透，對(duì)自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)內(nèi)容有更多的汲取，已逐漸形成檔案、文書、圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)信息一體化趨勢(shì)。面對(duì)國(guó)內(nèi)外出現(xiàn)要求“資源共享”的新趨向，檔案學(xué)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)適當(dāng)?shù)匚D書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息論、系統(tǒng)論等相關(guān)學(xué)科的有關(guān)內(nèi)容及其最新成果，促進(jìn)檔案研究的更好更快發(fā)展。宏觀上融合其他相關(guān)學(xué)科知識(shí)的同時(shí)，在原有分支學(xué)科的基礎(chǔ)上，微觀上逐步發(fā)展檔案學(xué)原理、檔案史料學(xué)、檔案情報(bào)學(xué)、檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)史、檔案文獻(xiàn)編纂史、檔案微縮復(fù)制技術(shù)、檔案修復(fù)技術(shù)、檔案現(xiàn)代化管理，以及各種專門檔案管理等新的分支學(xué)科，進(jìn)一步完善檔案學(xué)科學(xué)體系，使其在科學(xué)性、系統(tǒng)性上有較大較快的發(fā)展和提高，理論更加精深與成熟。

二、實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的措施

如上所述，檔案工作現(xiàn)代化既以新的技術(shù)革命興起為背景和前提，又是其結(jié)出的碩果之一。實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，實(shí)際上是一場(chǎng)以技術(shù)革命為中心的全面改革，涉及檔案工作各方面的改革與調(diào)適，是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)而復(fù)雜的綜合性系統(tǒng)工程，我們應(yīng)當(dāng)從我國(guó)檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，研究戰(zhàn)略與對(duì)策，制定發(fā)展規(guī)劃，將改革貫穿于為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化而努力的全過程中，不能急于求成、一蹴而就。

（一）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)

1.運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)既有高效率的信息處理功能，能以極快的速度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀入、存儲(chǔ)和輸出，并做出邏輯推理和判斷，進(jìn)行檔案的自動(dòng)檢索、編目、庫(kù)房管理情況、各種數(shù)字統(tǒng)計(jì)、檔案文獻(xiàn)的編研出版等諸方面，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在對(duì)檔案館的館藏量、檔案提供利用量及利用率，檔案的整理、編目、鑒定、檢索、編研，檔案工作的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等諸方面進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，以獲得各種準(zhǔn)確的、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，為進(jìn)一步進(jìn)行科學(xué)分析研究打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代通信技術(shù)（包括數(shù)字通信、光纖通信、衛(wèi)星通信技術(shù)等）進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)檢索，將廣泛分布在不同地區(qū)、不同檔案館（室）的電子計(jì)算機(jī)及其終端設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、各種輸入輸出裝置等互相連接，使之形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，利用者便可在網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)及其終端方便快捷地檢索到其他任何計(jì)算機(jī)所存貯的檔案信息，如此便能進(jìn)入檔案——計(jì)算機(jī)——電訊三位一體的檔案工作新階段，避免重復(fù)投資，有效傳遞信息。

3.運(yùn)用微縮復(fù)制技術(shù)與靜電復(fù)印技術(shù)、聲像技術(shù)等現(xiàn)代光學(xué)聲學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案微縮化。所謂檔案微縮化，是指把以紙張為載體的檔案文件或機(jī)讀文件，利用專門的光電攝錄裝置及設(shè)備，按照一定的縮小比例拍攝在感光性材料上，制成微縮的復(fù)制品，進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞及使用。微縮復(fù)制品具有小型化、規(guī)格化、密集化的特點(diǎn)，運(yùn)用微縮技術(shù)全文存儲(chǔ)檔案文件，將微縮影像終端與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)相連接，就可以通過計(jì)算機(jī)的快速檢索，以檔案微縮品的全文讀出、還原復(fù)印或遠(yuǎn)距離傳輸?shù)确绞教峁├?，有利于保護(hù)檔案原件，滿足用戶需求。為實(shí)現(xiàn)檔案管理、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)和提供利用的微縮化創(chuàng)造了便利，這些新技術(shù)的應(yīng)用，又推動(dòng)了傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和方法的變革。

4.檔案保護(hù)技術(shù)的提高。檔案是真實(shí)的歷史記錄，所以為了維持檔案的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性、長(zhǎng)久保存性原則，必須提高紙張、膠片等檔案制成材料的耐久性，檔案室具有較好的防火、防塵、除蟲等性能，提高對(duì)檔案進(jìn)行物理、化學(xué)處理的技術(shù)水平。保守機(jī)密的前提下，能主動(dòng)將有關(guān)檔案信息提供給國(guó)家機(jī)關(guān)、生產(chǎn)科研等部門和人員，作為各項(xiàng)工作中進(jìn)行預(yù)測(cè)、決策、規(guī)劃和科研的參考及依據(jù)。既需要政治穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技發(fā)達(dá)等社會(huì)條件，也離不開檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、工作人員專業(yè)化、組織管理科學(xué)化的推行。因此，作為檔案的載體，用于制成、書寫的材料必須牢固，利于長(zhǎng)久保存，經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)，有效地為維護(hù)本單位的合法權(quán)益和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

5.現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)相結(jié)合，檔案信息化決不等于信息化檔案。檔案工作中許多現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用還必須以傳統(tǒng)技術(shù)為基礎(chǔ)。如檔案微縮要以檔案的系統(tǒng)整理為基礎(chǔ)，而檔案整理、著錄標(biāo)引等工作至今仍需以檔案的著錄標(biāo)引為基礎(chǔ)，以手工操作方式完成，尚未具備完全現(xiàn)代化的條件。檔案管理工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性和保密性特征，注定信息化只能作為檔案管理工作服務(wù)的一種方式、手段和工具，不會(huì)是檔案管理工作的終極目標(biāo)和唯一途徑，檔案信息化與信息化檔案看似相似，實(shí)則有著本質(zhì)的區(qū)別。在檔案管理工作中，不可片面地強(qiáng)調(diào)無紙化辦公，盲目地宣揚(yáng)取消紙質(zhì)檔案的做法。因?yàn)閺臋n案管理的法律法規(guī)上，紙質(zhì)文件仍具有主導(dǎo)地位，在一系列的產(chǎn)權(quán)、債務(wù)、合同、賠償、擔(dān)保等經(jīng)濟(jì)糾紛中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然在維護(hù)企業(yè)正當(dāng)權(quán)益方面擁有無法替代的重要作用。且紙質(zhì)檔案具有壽命較長(zhǎng)，可以長(zhǎng)久保存、利用等特點(diǎn)。因此檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)，機(jī)械化、自動(dòng)化、信息化與手工操作將會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)同時(shí)存在。

（二）厲行節(jié)約原則，加強(qiáng)檔案部門事業(yè)費(fèi)和設(shè)備的管理

各行各業(yè)都會(huì)形成檔案、考察檔案，各單位普遍建立檔案室，為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。各部門的檔案管理工作中應(yīng)貫徹節(jié)約原則，講究效益，合理分配與有效利用事業(yè)經(jīng)費(fèi)。要以盡量少的人力、物力、財(cái)力消耗，有效地管理和開發(fā)檔案信息資源，獲得最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為本單位、國(guó)家提供大量有價(jià)值的檔案信息和國(guó)內(nèi)外社會(huì)信息資源共享。正確地選擇和有計(jì)劃地引進(jìn)設(shè)備，合理高效地使用設(shè)備，加強(qiáng)設(shè)備的檢查、維修和保護(hù)，用于提高檔案管理水平。嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)監(jiān)督制度，杜絕浪費(fèi)國(guó)家和集體財(cái)力、物力的現(xiàn)象。

現(xiàn)代化技術(shù)的采用要求有與之相適應(yīng)的管理體制和管理方法，如果將不斷進(jìn)步的現(xiàn)代技術(shù)束縛在一成不變的傳統(tǒng)管理體制和方法之中，是不可能充分發(fā)揮其效能的。改革要以有利于檔案信息資源的開發(fā)，有利于現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，有利于提高檔案工作質(zhì)量和效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力的支出為原則，實(shí)行現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法。

積極引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，還要提倡工作人員的創(chuàng)新精神，進(jìn)行技術(shù)革新和發(fā)明，許多單位不可能撥出足夠的資金購(gòu)買全套技術(shù)設(shè)備，創(chuàng)新是有效的途徑。既提高了技術(shù)水平，又節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)資源的有效利用。

（三）加快人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備，檔案管理技術(shù)手段越先進(jìn)，對(duì)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求就越高。在檔案管理的人、物、財(cái)、時(shí)、信息諸因素中，唯獨(dú)人才是最主要、根本的因素。因此一些檔案學(xué)者就檔案人才的條件及其如何選用的問題有了眾多先行研究。面對(duì)新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)和用戶需求急劇增長(zhǎng)、日益多樣化的新情況，檔案專業(yè)人員除了具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)定的政治素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德素質(zhì)外，檔案工作者要開始調(diào)整原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，由單一的文史型向綜合的通才型轉(zhuǎn)變，兼具才學(xué)識(shí)三長(zhǎng)，在科技高度發(fā)展的情勢(shì)下，必須掌握與檔案工作有關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，將有關(guān)科技成就應(yīng)用于檔案工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本途徑。隨著計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的使用，一批從事自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)研究的專家加入了檔案工作者的隊(duì)伍，給檔案工作帶來了一股活力，促進(jìn)了學(xué)科間的相互滲透、融合，從人員上和理論上為檔案工作現(xiàn)代化做好了準(zhǔn)備。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化、產(chǎn)業(yè)化、科技化的今天，傳統(tǒng)的、手工業(yè)式的管理檔案的局面無疑難以適應(yīng)客觀社會(huì)的要求。努力探索實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的途徑，是檔案工作者、檔案教育者、檔案科研者面臨的一個(gè)刻不容緩的重大理論和實(shí)踐問題。應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)的管理檔案技術(shù)方法的基礎(chǔ)上，逐步加強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法的研究，逐步全面地把以電子計(jì)算機(jī)為中心的微縮復(fù)制技術(shù)等現(xiàn)代化科技運(yùn)用到檔案管理中去。以現(xiàn)代式管理方法和盡量少的人力、物力、財(cái)力消耗，實(shí)現(xiàn)資源的最大優(yōu)化，注重提高檔案工作人員的文化素質(zhì)和技術(shù)水平。面對(duì)現(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)所引起的信息革命，對(duì)整個(gè)信息業(yè)的變革和發(fā)展的沖擊，要求信息部門以較高的存儲(chǔ)，優(yōu)質(zhì)高效地為社會(huì)提供信息服務(wù)。檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分必須以現(xiàn)代化對(duì)策來服務(wù)于這個(gè)時(shí)代，推動(dòng)檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

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