基于柔性管理理論的預算管理系統(tǒng)研究

馬莉　董玲

【摘 要】 預算管理作為企業(yè)的一種內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，應具有執(zhí)行力和約束力以保證其全面有效的實施。但是隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，傳統(tǒng)剛性的預算管理已經(jīng)無法適應組織柔性化的要求。文章針對傳統(tǒng)預算管理中存在的問題，引入柔性思想，并運用其對預算的編制、控制與考核提出一些方法與建議。

【關(guān)鍵詞】 預算； 柔性； 柔性預算管理

一、引言

預算是企業(yè)活動的起點，決定著企業(yè)經(jīng)營活動的效果。在過去的企業(yè)預算管理模式中，傳統(tǒng)的剛性預算模式一直占據(jù)著主導位置，傳統(tǒng)預算具有很強的約束力，當預算指標制定出之后，必須嚴格執(zhí)行。顯然，在如今經(jīng)濟高速發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)剛性的預算管理方式不僅難以適應組織柔性化的要求，而且容易導致預算系統(tǒng)目標的失調(diào)。因此，筆者認為將柔性管理理論引入預算管理來解決傳統(tǒng)預算管理的弊端是必要的。

柔性管理是一種主動適應內(nèi)外部環(huán)境變化并由此改變經(jīng)營管理狀態(tài)的一種靈活管理模式。它主要具備跳躍和變化、速度和反應以及靈活與彈性的特點。筆者將柔性管理與預算管理相結(jié)合得到的柔性預算管理是指企業(yè)面對外界環(huán)境變化快速作出反應與調(diào)整的一種預算管理方式。這種預算管理方式能夠在保證企業(yè)預算管理系統(tǒng)相對穩(wěn)定并繼續(xù)運轉(zhuǎn)的前提下，使企業(yè)重新調(diào)整預算，使其適應環(huán)境的變化，并進一步影響環(huán)境來使其符合自身發(fā)展的需要。

二、傳統(tǒng)預算管理的弊端

傳統(tǒng)預算管理往往是通過事先量化的指標來執(zhí)行預算并進行考核與評價的，然而外部環(huán)境始終處于變化之中，這就使得執(zhí)行結(jié)果與預算指標出現(xiàn)偏差成為常態(tài)，如果依舊以此作為考核的依據(jù)必將影響預算管理的科學性和有效性。隨著經(jīng)濟環(huán)境的不斷發(fā)展變化，傳統(tǒng)的剛性預算管理的缺陷逐漸暴露出來，具體來說，主要存在以下幾個方面的問題。

（一）難以適應組織的柔性要求

柔性組織有較強的應變力，在動態(tài)的競爭環(huán)境下，能夠快速進行自我調(diào)節(jié)適應環(huán)境，并最終改變環(huán)境。柔性組織具有彈性的上下級關(guān)系、分散的決策權(quán)、橫向溝通加強和組織網(wǎng)絡化的特點，使其具備了創(chuàng)新性、敏銳性和適應性的優(yōu)點。傳統(tǒng)剛性的預算管理模式強調(diào)集權(quán)控制，顯然無法適應組織柔性化的要求。

（二）容易導致事后操縱預算執(zhí)行結(jié)果

傳統(tǒng)的剛性預算管理模式容易導致經(jīng)理人員過分關(guān)注財務預算數(shù)據(jù)，經(jīng)理人員在利益的驅(qū)使下很可能會操縱預算執(zhí)行結(jié)果，而不去考慮股東的財富。部門反饋的信息是企業(yè)考核部門業(yè)績的主要依據(jù)，考核結(jié)果直接或間接地影響部門人員的獎金報酬。這很容易導致經(jīng)理人員為了自身報酬最大化，而向企業(yè)提供并反饋有利于其自身利益的信息，采取不正當?shù)臅嬏幚矸椒▉矸埏椬约旱臉I(yè)績。

（三）容易造成預算系統(tǒng)的目標失調(diào)

制定目標是計劃職能的核心，傳統(tǒng)的預算管理模式以初始目標作為業(yè)績考評的指標，所以傳統(tǒng)預算管理模式兼具計劃職能和控制職能。但是現(xiàn)實操作中，這兩種職能經(jīng)常發(fā)生碰撞。傳統(tǒng)的預算管理通常采取標桿法制定企業(yè)的預算目標，并且要求目標要準確、可控和現(xiàn)實，這種做法往往會將企業(yè)預算目標無形拉高，從而減弱經(jīng)營者實現(xiàn)目標的積極性；但如果讓經(jīng)營者自行設(shè)定目標，出于維護自身的利益，經(jīng)營者所設(shè)定的目標勢必達不到企業(yè)的要求，造成預算松弛。由于預算的準確性和現(xiàn)實性遭到破壞，預算控制就會偏離原來的軌道。

三、柔性預算管理系統(tǒng)的運行機理

柔性預算管理系統(tǒng)實際上是與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略配套的，能夠迅速適應企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化并進行自我調(diào)整的系統(tǒng)。具體是指以企業(yè)既定的戰(zhàn)略目標為中心，根據(jù)企業(yè)資源環(huán)境的變化，結(jié)合柔性管理理論，通過一系列預算的編制、控制與考評，建立一套科學完整的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部各個職能部門的分目標與企業(yè)戰(zhàn)略目標自始至終有效地結(jié)合起來，不斷調(diào)整各分工負責經(jīng)營活動的預算指標，最后對其業(yè)績考核指標進行修正的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)。如圖1所示。

從圖1可以看出，與傳統(tǒng)預算管理相比，柔性預算在編制過程中采取上下結(jié)合、雙向溝通的方式，在調(diào)整中達成共識，充分體現(xiàn)出集權(quán)與分權(quán)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在控制過程中，如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行情況與指標不對稱，柔性預算管理允許適當?shù)卣{(diào)整預算。與傳統(tǒng)預算以剛性指標來進行最終的考評不同，柔性預算管理的考核指標是在剛性指標的基礎(chǔ)之上，設(shè)定一個浮動比率，執(zhí)行結(jié)果在比例之內(nèi)都是合格的。柔性預算管理系統(tǒng)具體運行機理如下：

首先，與傳統(tǒng)從上往下的單項壓制的預算模式不同，柔性預算指標應根據(jù)各部門所處環(huán)境以及承擔工作的復雜性等因素，采取雙向溝通、集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的方式編制。具體步驟如下：

一是企業(yè)預算管理委員會制定企業(yè)目標，將其初步制定的預算目標層層分解，下發(fā)到各個職能部門。

二是各部門以總目標為核心，結(jié)合自身的實際情況編制預算草案。

三是由企業(yè)的預算管理委員會進行匯總與初步的協(xié)調(diào)。

四是預算管理委員會召集各部門負責人對各級預算進行協(xié)調(diào)，形成最終預算并審批通過。此過程可反復進行，直到各方達成一致為止。

五是將最終通過的預算以內(nèi)部法案的形式下發(fā)到各部門。

在預算編制過程還應注意預算的編制是公司戰(zhàn)略規(guī)劃執(zhí)行的一部分，因此，不應將其限制于財務部門，而應涉及到公司內(nèi)部所有的機構(gòu)和主要負責人。

其次，在預算執(zhí)行過程中應當允許適當調(diào)整預算。在預算執(zhí)行過程中，企業(yè)所在的環(huán)境是不斷變化的，對預算進行適當?shù)恼{(diào)整是為了保證預算的科學性、嚴肅性、可操作性。如果發(fā)現(xiàn)預算的執(zhí)行情況與預算不平衡，仍要堅持按照原預算去執(zhí)行，顯然不符合預算作為管理控制系統(tǒng)的初衷。當然，允許調(diào)整預算并不是說可以隨意調(diào)整。預算的調(diào)整是預算管理系統(tǒng)中一個非常重要的環(huán)節(jié)，因而必須要有嚴格、規(guī)范的審批程序。

柔性預算的控制是指隨著環(huán)境的變化，預算執(zhí)行結(jié)果會圍繞著預算指標在一定比率內(nèi)上下波動。企業(yè)首先根據(jù)自身的組織架構(gòu)設(shè)置一套相應的預算報表系統(tǒng)，該報表內(nèi)容包括名稱、預算目標、預算執(zhí)行情況、浮動比率和預警狀態(tài)。下面以某生產(chǎn)企業(yè)2012年5月份期間費用為例。

如表1所示，該企業(yè)的管理費用、財務費用實際發(fā)生額均在柔性浮動比率之內(nèi)，表示該項目控制效果良好，企業(yè)各部門可以在此基礎(chǔ)上對各自預算進行微調(diào)，但其銷售費用超出浮動最高比例5.46%，說明該項目控制效果不理想，應啟動內(nèi)部分析反饋機制（如圖2）調(diào)整預算。

雖然柔性預算的執(zhí)行允許適當?shù)卣{(diào)整預算，但預算在執(zhí)行過程中的調(diào)整屬于重要事項，且牽扯面廣，對其他部門的經(jīng)營運作也會產(chǎn)生影響并引起一系列的變化，所以需要嚴格把握以下幾點：首先，必須嚴格界定預算的調(diào)整范圍，只有當不可控的因素發(fā)生變化或執(zhí)行情況超出浮動比率之外才允許調(diào)整。其次，對預算調(diào)整的權(quán)限與流程必須加以規(guī)范。對于確實需要調(diào)整的預算項目，應由相應的預算執(zhí)行部門提出申請，按照一定的規(guī)章流程并得到相應級別預算管理部門的審批后才能予以調(diào)整。這樣，既能增加預算管理的嚴肅性和可操作性，又不會削弱預算管理中心的控制力度，在出現(xiàn)難以預料的新情況時，促使各部門認真、負責地編制預算，確定本部門預算編制項目的合理性，使預算調(diào)整有序地進行。

最后，將執(zhí)行結(jié)果與在控制過程中微調(diào)后的預算指標進行對比，執(zhí)行結(jié)果只要在預定的浮動比率之內(nèi)即為企業(yè)所接受的范圍。

根據(jù)柔性管理理論，預算的考核指標應該是隨環(huán)境的變化而變化的。在預算的考評環(huán)節(jié)，企業(yè)一般都是以各項硬性指標和制度為依據(jù)，對預算的執(zhí)行結(jié)果進行嚴格的考核和評價考核。指標要求量化、合理，有準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不能帶有隨意性?？己诉^程一般都是制度化、規(guī)范化的。但是在企業(yè)的預算管理系統(tǒng)中，常常會出現(xiàn)一些不可控的例外事件，因此在考評時必須將這些例外事件作為特殊情況處理。當這些影響因素出現(xiàn)后，企業(yè)應當及時按程序調(diào)整各項預算指標，且考評時按照調(diào)整后的預算指標進行例外考評。如果未能及時調(diào)整預算指標，考評時也應適當考慮這些影響因素，不能按照原來的指標進行考評，此時的考評要具備一定的柔性，否則會挫傷預算執(zhí)行部門的積極性。

企業(yè)只有建立了這種合理的、柔性的考核評價體系，在考評時運用這種合理的方法，并據(jù)此進行獎懲，才能促使各預算執(zhí)行部門積極糾正偏差，使各部門對預算管理系統(tǒng)的適應能力增強，從而提高預算管理系統(tǒng)整體的柔性。

四、企業(yè)實行柔性預算管理的相關(guān)措施

（一）合理配置預算權(quán)

企業(yè)柔性預算管理系統(tǒng)作為一個綜合性的管理系統(tǒng)，要確定各部門、各責任人的職權(quán)范圍并賦予其相應的權(quán)限，主要包括預算權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)。合理配置決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)，并將其分離，是企業(yè)柔性預算管理系統(tǒng)穩(wěn)定有效運行的基礎(chǔ)。

（二）建立學習型組織

學習型組織是指在保持學習的基礎(chǔ)上，及時解決預算活動中的種種不確定因素帶來的障礙，有助于提高企業(yè)柔性預算管理系統(tǒng)的適應性和應變能力。一方面，柔性預算管理系統(tǒng)是建立在新型組織的預算管理之上的，新型組織是一種學習型組織，所以柔性管理系統(tǒng)需要具備學習的能力。另一方面，企業(yè)面臨的是一個復雜多變、不確定性極強的環(huán)境，因此預算管理就是一個不斷學習的過程，在學習中發(fā)現(xiàn)問題，達到持續(xù)改進預算管理系統(tǒng)的目的。

（三）塑造柔性企業(yè)文化

預算編制、預算執(zhí)行和預算考評過程都需要人來完成，因此，不僅外界的客觀因素影響企業(yè)預算目標的實現(xiàn)，人的主觀能動性也是企業(yè)實現(xiàn)預算目標的一個重要因素。員工的意識、素質(zhì)和社會關(guān)系反映了企業(yè)的核心價值，屬于企業(yè)文化協(xié)調(diào)的范疇。對于預算編制、執(zhí)行和考評過程中人與人的關(guān)系，只有在良好的企業(yè)柔性預算文化中才能得以協(xié)調(diào)。因此，企業(yè)預算管理活動中要特別關(guān)注人需求的多樣性、利益的主體性等特征，找到他們積極性的刺激點，從而充分調(diào)動他們的積極性，為企業(yè)的長遠發(fā)展自覺主動地作出貢獻。

五、總結(jié)

預算本身并不是管理的最終目標，企業(yè)價值的最大化才是管理的最終目的。出于企業(yè)整體利益的考慮柔性預算可以更好地適應環(huán)境的變化，且可以更好地發(fā)揮其管理控制的功能。預算管理涉及到企業(yè)各個部門，在執(zhí)行過程中既要有硬性的制度指標和獎懲措施，又要有文化道德等柔性因素的輔助推動。

總之，在知識經(jīng)濟時代大背景下，企業(yè)實行財務預算管理，必須在剛性管理的前提下，努力提高財務預算管理系統(tǒng)的柔性。根據(jù)企業(yè)自身特點與企業(yè)文化，創(chuàng)造自己獨特的財務預算管理模式，以此來增強企業(yè)財務預算管理系統(tǒng)對環(huán)境變化的快速反應能力，提高財務預算管理的效果，從而實現(xiàn)企業(yè)長遠健康發(fā)展。

【參考文獻】

[1] 姚青.傳統(tǒng)預算控制模式的弊端及其改進[J].商業(yè)時代，2011（3）：81-82.

[2] 王棣華.略議預算的柔性管理[J].湖南財經(jīng)高等專科學校學報，2010（5）：110-112.

[3] 鄒武平.財務預算管理系統(tǒng)的柔性探析[J].科技與管理，2007（3）：101-103.

[4] 王忠安.論全面預算管理的剛性與柔性[J].西部財會，2009（12）：30-31.

[5] 張建儒.淺議財務預算管理柔性[J].財會通訊，2009（1）：96-97.