有關(guān)企業(yè)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化思考

作者簡(jiǎn)介：欒惠嵐，（1981.9-），女，漢族，中共黨員，最高學(xué)歷：吉林藝術(shù)學(xué)院音樂(lè)表演本科。2001年9月參加工作，一直從事辦公室文書(shū)工作，主要負(fù)責(zé)文書(shū)日常工作及檔案管理工作。

摘要：文書(shū)檔案管理作為企業(yè)檔案管理的重要工作內(nèi)容，在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化，有利用降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，進(jìn)而有利于企業(yè)平穩(wěn)、健康的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；文書(shū)檔案管理；規(guī)范化

文書(shū)檔案指的是機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)等團(tuán)體在從事社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程中，為了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的書(shū)面文字材料。文書(shū)檔案管理作為檔案管理工作的一項(xiàng)重要組成部分，其管理水平直接影響著文書(shū)檔案資料的完整性與保密性。因此，推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，對(duì)于發(fā)揮文書(shū)檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的作用，實(shí)現(xiàn)其存在的價(jià)值有著重要意義。

一、影響企業(yè)文書(shū)檔案管理規(guī)范化的因素

（一）觀念因素

文書(shū)檔案管理并非人們想象的將文書(shū)資料收集之后建立檔案目錄那么簡(jiǎn)單，企業(yè)的文書(shū)檔案管理實(shí)際上是把文書(shū)資料進(jìn)行收集、整理、歸類(lèi)、歸庫(kù)等處理，以方便日后提取使用的一系列過(guò)程。我們知道，文書(shū)檔案的前期收集與整理工作是異常繁復(fù)、瑣碎的，需要投入大量時(shí)間與精力，而且整個(gè)過(guò)程還需要科學(xué)、系統(tǒng)的進(jìn)行設(shè)計(jì)。目前，我國(guó)企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作存在嚴(yán)重的“重藏輕用”的思想，也就說(shuō)檔案管理人員將過(guò)多的精力放在了對(duì)文書(shū)檔案資料的整理與保管工作上，對(duì)文書(shū)檔案資料所蘊(yùn)含的價(jià)值的挖掘程度存在嚴(yán)重不足。

（二）人員因素

目前，有很多企業(yè)的內(nèi)容都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理人員，負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的人員多數(shù)都是秘書(shū)來(lái)兼管的。這些沒(méi)有學(xué)歷背景、專(zhuān)業(yè)背景以及技能培訓(xùn)背景的兼職人員，不但不具備文書(shū)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也認(rèn)識(shí)不到文書(shū)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，也不關(guān)心文書(shū)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用。除此以外，由于文秘人員的本職工作是文書(shū)處理，雖然與檔案管理相關(guān)，但并非是檔案管理工作的全部?jī)?nèi)部，所以，有很多企業(yè)內(nèi)部的檔案工作都停留在“收好公文”的層面上。

（三）技術(shù)因素

由于現(xiàn)階段很多企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，其內(nèi)部的檔案管理方式仍然沿用了手工管理模式，在收集、整理、儲(chǔ)存、查閱等方面，手續(xù)比較繁瑣，效率低、失誤率高、不容易保管，同時(shí)由于文書(shū)檔案管理的信息化程度較低，文書(shū)資料基本上無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，甚至文書(shū)的價(jià)值大大降低。

二、推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理規(guī)范化的建議

（一）建立健全文書(shū)檔案的管理制度

管理制度是組織內(nèi)部行為準(zhǔn)則，是管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要保障。同樣，文書(shū)檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，也需要有一套完善的管理制度對(duì)文書(shū)檔案管理人員的行為加以規(guī)范。企業(yè)管理者必須要以《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《檔案法》等法律條文為依據(jù)，然后再結(jié)合企業(yè)文書(shū)檔案管理的工作實(shí)際，制定出一套囊括：檔案的收集、整理、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處理以及銷(xiāo)毀為一體的文書(shū)檔案管理制度，從而能夠讓文書(shū)檔案管理有據(jù)可依、有章可循。

（二）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范公文制發(fā)程序，使文書(shū)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。我們知道，文書(shū)檔案的前身是公文，從這一角度來(lái)講，公文制發(fā)的質(zhì)量就決定了以后檔案的質(zhì)量，而且在很大程度上也決定了檔案管理工作的規(guī)范化程度。所以，我們?cè)谥瓢l(fā)公文時(shí)，必須要將標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題落到實(shí)處，這樣才能夠提高公文的質(zhì)量，進(jìn)而提高文書(shū)檔案的質(zhì)量，為文書(shū)檔案管理的規(guī)范化打下基礎(chǔ)。一是要實(shí)現(xiàn)公文紙張、尺寸需要符合國(guó)家、地方以及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定。二是對(duì)公文的字跡進(jìn)行審查，保證公文字跡清晰，而且在制發(fā)公文時(shí)，特別要注意要使用不容易發(fā)生褪色的墨水、筆種與紙張，以便于日后的長(zhǎng)期保存。三是對(duì)公文的簽發(fā)手續(xù)進(jìn)行審查，確保這一手續(xù)符合審批的權(quán)限，同時(shí)對(duì)公文的標(biāo)題、主送單位、抄送單位、落款、日期等內(nèi)容進(jìn)行檢查。四是使公文頁(yè)面的排版形式更加統(tǒng)一、規(guī)范。五是要不斷規(guī)范公文的文種、格式，行文的過(guò)程中不要隨意使用簡(jiǎn)稱、不規(guī)范字，這樣才更有利于日后的檢索工作。

（三）推進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。文書(shū)檔案管理的信息化也成為了企業(yè)檔案管理水平提高的重要標(biāo)志?，F(xiàn)階段，由于社會(huì)對(duì)檔案管理普遍不重視，各種信息系統(tǒng)管理軟件充斥于市場(chǎng)，企業(yè)的文書(shū)檔案信息化水平帶有一定的滯后性。想要解決這一問(wèn)題，就需要使企業(yè)文書(shū)檔案管理引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而深入分析文書(shū)檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化的可能性，不斷推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。我們知道，文書(shū)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程，需要我們逐漸提高企業(yè)員工的建檔、歸案意識(shí)，推進(jìn)文書(shū)檔案的電子化。相信隨著計(jì)算機(jī)的日益普及，無(wú)紙化辦公勢(shì)必會(huì)取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。所以，我們必須要利用好信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的巨大優(yōu)勢(shì)，逐步將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入文書(shū)檔案管理之中，從而使文書(shū)檔案管理工作的效率大幅度提高。

（四）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

我們知道，文書(shū)檔案管理的規(guī)范化最終是需要靠人來(lái)完成的，所以，加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)就成為了推進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵所在。一是要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員思想建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理地作者的服務(wù)意識(shí)，在人員選擇上，要盡量選擇那些作風(fēng)正派、政治可靠、有著很強(qiáng)責(zé)任心的人員來(lái)從事檔案管理工作，同時(shí)也不通忽視對(duì)他們進(jìn)行教育培訓(xùn)工作，要關(guān)心這些人的學(xué)生、工作與生活，從而調(diào)動(dòng)起他們工作的積極性。二是提升文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)可以通過(guò)培訓(xùn)、鼓勵(lì)自學(xué)等方式，提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使他們能夠了解文書(shū)檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)及其要求，從而在掌握管理方法的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理模式，使企業(yè)文書(shū)檔案管理工作更加科學(xué)、有效。

總結(jié)：

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作作為一種系統(tǒng)工程，對(duì)于企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。它不但是企業(yè)發(fā)展的記錄者，也是企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)測(cè)者。我們可以從建立健全文書(shū)檔案的管理制度；加強(qiáng)文書(shū)檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化；推進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)；加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)等方面入手，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（作者單位：四平昊華化工有限公司）

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