淺談高校院系資料室由人工管理到信息化管理的難點

張寒貞

（華南理工大學(xué)外國語學(xué)院 廣東廣州 510641）

摘 要：本文以華南理工大學(xué)外國語學(xué)院資料室為參考分析高校院系資料室現(xiàn)狀，淺談院系資料室人工管理到信息化管理的難點，并從時代發(fā)展的必然性和信息技術(shù)可靠性等方面分析如何克服這些難點，讓高校資料室走向信息化管理之路，為院系師生提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校 院系資料室 信息化管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（b）-0254-01

高校院系圖書資料室是高校圖書館文獻信息系統(tǒng)的重要補充。高校院系圖書資料室具有較強的針對性和專業(yè)性，在為高校院系的學(xué)科建設(shè)、教師科研工作和學(xué)生學(xué)習(xí)中起著非常重要的作用。由于各種原因，高校院系圖書資料室現(xiàn)在還大多施行傳統(tǒng)的人工管理，使得資料室文獻的查詢借閱、開發(fā)利用受到極大的限制，很難適應(yīng)和滿足目前信息化時代師生的需求。因此高校院系圖書資料室必須走向信息化管理之路，才能更好地為院系師生提供知識信息、教學(xué)科研服務(wù)。筆者這里就華南理工大學(xué)外國語學(xué)院資料室（以下簡稱外國語學(xué)院資料室）的建設(shè)和管理情況加以思考，為高校院系圖書資料室建設(shè)發(fā)展以及實現(xiàn)信息化管理提供一些參考。

1 外國語學(xué)院資料室的現(xiàn)狀

（1）華南理工大學(xué)有大大小小31個院系資料室，這31個院系資料室中，理工科資料室大多以期刊閱覽室為主，圖書資料為輔；社科資料室則是圖書為主，期刊閱覽為輔。就外國語學(xué)院資料室而言，語言文學(xué)類圖書有15000余冊，其余各類圖書有5000余冊，國內(nèi)外期刊40種，在華南理工大學(xué)社科資料室乃至全國理工類高校外國語院系中也算是規(guī)模大，圖書多的資料室了，同時也是外國語學(xué)院師生借閱圖書的主要來源。

（2）外國語學(xué)院資料室至今還是傳統(tǒng)的人工管理。每本圖書的后面都貼有借書袋，里面放兩張借書卡，師生借閱圖書，需要填寫兩張借書卡，一張放在借書袋中，一張放在管理員這里，還書時管理員根據(jù)書袋里的書卡找到另一張書卡，蓋上還書章，把兩張卡片放入書袋。這種人工管理方式雖然不復(fù)雜，對于師生不多，規(guī)模不大的院系資料室來說，也還算方便，但還是有很多潛在問題，比如還書時間沒法控制，使得很多圖書成為學(xué)院師生的個人圖書，失去了流通功能，還容易導(dǎo)致一些圖書流失。假如學(xué)生在看書的時候不小心把書卡弄丟了，還書的時候管理員就要花費時間找出另一張書卡，還要給圖書補一張書卡，造成人力物力的極大浪費。

（3）外國語學(xué)院資料室的圖書按照中圖分類法進行分類編目，按照類別擺放。但是，除了近幾年購買的圖書，資料室原有的大量圖書都沒有電子信息。師生借閱圖書時無法在計算機上進行查閱，還需要在資料室根據(jù)大分類一本一本尋找，借閱圖書費時費力，還有可能一無所獲，嚴重影響了師生借閱圖書的積極性?，F(xiàn)在，全院師生借閱量不到一千本，圖書的流通數(shù)量不到藏書的二十分之一。

2 外國語學(xué)院資料室人工管理到信息化管理的難點

（1）現(xiàn)在，學(xué)校對圖書建設(shè)的重視和支持主要放在了圖書館。我校圖書館文獻資料從采編、流通到典藏，使用計算機管理已經(jīng)很多年了。學(xué)校圖書館購買了價值不菲、功能強大的管理軟件，但卻不對院系資料室開放端口。通過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我校僅有院系資料室施行信息化管理，使用的信息化管理系統(tǒng)是院系自己購買的系統(tǒng)，跟圖書館的管理系統(tǒng)完全不同，這樣不但浪費了院系資料室原本就不多的建設(shè)經(jīng)費，也不利于院系資料室與圖書館的融合發(fā)展。

（2）外國語學(xué)院資料室早就意識到信息化管理的必要性，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也很重視資料室的建設(shè)與發(fā)展。然而華南理工大學(xué)院系資料室的經(jīng)費是院系自行承擔(dān)，外國語學(xué)院教學(xué)任務(wù)繁重，無暇發(fā)展創(chuàng)收業(yè)務(wù)，學(xué)院經(jīng)費靠學(xué)校劃撥，每年只有少量的985和211經(jīng)費用在資料室。985和211經(jīng)費的使用又有嚴格的管理和限制。外語類圖書大多是外文原版圖書，每一本圖書都幾百元甚至上千元，資料室少量的經(jīng)費全用在購買圖書上了，一直沒有經(jīng)費進行信息化管理，使得人工管理嚴重制約了外國語學(xué)院資料室的發(fā)展。

（3）除了學(xué)校管理和學(xué)院經(jīng)費短缺的問題，還有一個制約外國語學(xué)院資料室信息化管理的難題是管理員的時間和精力。筆者作為外國語學(xué)院資料室管理員，同時又是外國語學(xué)院網(wǎng)站管理員、科研秘書。每日花費在網(wǎng)站管理、科研管理的時間占用了一半以上，筆者的時間和精力勉強維系現(xiàn)階段的流通管理，無暇花費大量時間和精力將數(shù)萬冊圖書信息一本本輸入電腦，為師生們提供更多圖書資料文獻信息。

3 高校院系圖書資料室實現(xiàn)信息化管理的主要措施

（1）首先，學(xué)校要重視院系資料室的建設(shè)，支持院系資料室一步步走向信息化管理。學(xué)校在人事、經(jīng)費和規(guī)章制度上統(tǒng)一圖書館和院系資料室，使得圖書館和院系資料室融合發(fā)展，圖書館為院系資料室無償開放管理系統(tǒng)端口，解決院系資料室信息化管理系統(tǒng)難題。在圖書建設(shè)方面，圖書館與院系資料室聯(lián)合采購、編目，圖書館和院系資料室實現(xiàn)信息共享，這樣有效避免了圖書館與院系資料室重復(fù)訂購、也保證了院系資料室后續(xù)的文獻信息規(guī)范管理。

（2）如果學(xué)校無償開放信息管理系統(tǒng)端口，院系資料室需要將現(xiàn)有的圖書文獻進行加工，輸入信息管理系統(tǒng)。外國語學(xué)院現(xiàn)在正在籌劃實現(xiàn)信息化管理。筆者了解到，只需要將現(xiàn)有圖書每一本加入磁條，編碼，在管理系統(tǒng)中輸入圖書的編目信息，購買幾臺電腦、掃描槍，門禁系統(tǒng)即可。

（3）作為外國語學(xué)院圖書管理員，筆者對圖書管理的知識只能通過在有限的時間內(nèi)自己摸索學(xué)習(xí)，學(xué)校圖書館沒有針對院系資料室管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。學(xué)校如果能定期對院系資料室管理員定期培訓(xùn)，統(tǒng)一管理，也會大大提高院系資料室管理員的業(yè)務(wù)水平，提高管理員的工作效率。資料員也可以實時了解信息管理動態(tài)，及時反映給院系領(lǐng)導(dǎo)，加快院系資料室信息化管理建設(shè)。

大多高校院系資料室，尤其是文科院系資料室，和華南理工大學(xué)外國語學(xué)院資料室的情況一樣，期待能盡快實現(xiàn)由人工管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮院系資料室的功能，與高校圖書館全方位融合發(fā)展。院系資料室必將進行改革，走向信息化管理之路，才能適應(yīng)當(dāng)今信息化時代，不被當(dāng)前的教育形勢所淘汰。

參考文獻

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[2] 尹佩華.對高校圖書館與院系資料室融合發(fā)展的探討—— 以華南理工大學(xué)為參考[J].科技資訊，2012（19）：255-256.