淺談新時期的干部人事檔案管理工作

關(guān)鳳明

摘 要： 干部人事檔案管理工作，是做好干部工作的基礎。我們在干部人事檔案管理工作中有許多好的做法和成功經(jīng)驗。但也還存在著一些問題。本文擬從做好干部人事檔案管理工作入手，分析問題，提出解決辦法，并且就檔案管理人才隊伍建設談幾點建議。

關(guān)鍵詞 ：干部人事 檔案管理 人才 隊伍建設

干部人事檔案工作是組織、人事部門工作中不可缺少的重要組成部分，是做好干部工作的基本前提。因此，各級組織、人事部門應以實行目標管理為起點，扎扎實實地做好干部人事檔案的長效管理工作，努力開創(chuàng)適應新形勢干部人事檔案管理工作的新思路、新方法，爭創(chuàng)一流業(yè)績。

本文就從做好干部人事檔案管理工作方面談幾點認識。

一、檔案管理工作應當做到“嚴”、“細”、“全”

隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部工作對干部人事檔案的質(zhì)量要求越來越高。為此，應該在實行干部人事檔案目標管理工作中，嚴格按照“全”、“細”、“嚴”的要求，認真做好收集、整理和管理等環(huán)節(jié)的工作。

（一）建全制度，檔案管理求“嚴”

從嚴落實干部檔案管理制度，杜絕本人查閱自己檔案，親戚朋友查閱檔案等嚴重違反干部檔案管理規(guī)定的事件發(fā)生。即所謂堅持“五不查閱”（無查閱干部介紹信不準查、非正式黨員不準查、本人不準查、未經(jīng)批準不準查、牽涉到親屬不準查），“四不借出”（未經(jīng)部門負責人批準不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借），“三不轉(zhuǎn)遞”（個人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接受單位不明不轉(zhuǎn)）。另外，各級組織部門應該結(jié)合各地干部人事檔案管理工作的實際，建立健全各項干部檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。對轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的檔案嚴格把關(guān)，履行登記手續(xù)。對由于歷史原因造成的極個別的無頭檔案，必須給予排找線索，一查到底。堅決查處有人無檔，或有檔無人的問題，做到有檔有人、管人管檔相一致。

（二）提高質(zhì)量，鑒別整理求“細”

為了使干部人事檔案內(nèi)容達到中組部檔案工作條例的要求，應該在做好正常整理工作的基礎上，集中力量，以填寫干部履歷表為契機，組織檔案管理部門進行一次全面核對。在整理過程中，應該力求做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、嚴格把好質(zhì)量關(guān)。一是在材料鑒別上，注重真實性。二是在材料分類上，注重準確性，做到卷卷檔案分類準確無誤。三是在材料裝訂和外表上，強調(diào)整齊美觀。從而使干部人事檔案的整體質(zhì)量明顯提高。

（三）掌握規(guī)律，收集材料求“全”

全面完整地收集材料，是搞好干部人事檔案管理工作的起點和前提，只有及時地補充收集，才能使干部人事檔案比較客觀地反映干部德、能、勤、績的全貌。具體做法：

一是做好普遍材料的收集。這類材料主要是鑒定類、考核類、黨團類、任免類材料，包括干部履歷表、民主評議黨員考評表、年度考核表、調(diào)資晉級表等。鑒于檔案管理的特點，應采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催索檔案材料，防止缺漏。

二是做好階段性材料的收集。如黨代會、人代會、職稱評定、年終表彰及工改方面的材料等，凡材料形成涉及到的各部門、各單位，則采取與有關(guān)工作同步進行的方法，統(tǒng)一布置、統(tǒng)一收集。如果材料形成只集中在某一單位，則及時與相關(guān)單位聯(lián)系，做到材料收集及時、全面和完整。

三是做好特殊性材料的收集。這類材料主要是干部審查、違紀處分、落實政策及某些表彰獎勵材料，有關(guān)單位或當事人容易疏忽入檔。針對這類情況，需要我們通過函調(diào)與責成有關(guān)單位或本人查找相結(jié)合的方法，定期、不定期地與有關(guān)單位聯(lián)系，逐一落實，盡量做到不遺漏。因此，為了更好地為新時期干部工作、經(jīng)濟工作服務，還應該重點收集反映干部德、能、勤、績，特別是反映干部經(jīng)濟工作、技術(shù)工作實績類的考察材料，充實干部人事檔案內(nèi)容，使其使用價值和利用率得到更為明顯的提高。

二、對當前干部人事檔案管理中的主要問題解剖分析

（一）干部檔案材料收集不全、不規(guī)范、不真實現(xiàn)象仍然存在。需入檔的材料太多，紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案袋放不下，有的材料內(nèi)容不夠規(guī)范，如鑒定、考察材料千人一面，大多是套話，反映不出干部個性、特點及專長：材料不真實，如出生年月不準確，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質(zhì)量。

（二）企業(yè)干部檔案管理分散，管理條件不完善。就目前狀況看，各大企業(yè)都管理著干部檔案，特別是近幾年分配的學生檔案，因為企業(yè)可直接從人才市場招聘學生，其檔案隨即交到企業(yè)。而大多數(shù)企業(yè)干部檔案管理設施不完善、制度不健全、無專人管理，特別是那些破產(chǎn)企業(yè)和瀕臨破產(chǎn)企業(yè)，干部檔案更是長時間無人問津，嚴重影響了干部檔案作用的發(fā)揮。

（三）認識不到位，重視程度不夠。有些單位的領導干部和部分同志認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，這是造成設施落后、制度不嚴、管理不善的主要原因，也導致了檔案工作處于被動應付，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務的局面。

（四）干部人事檔案管理人員數(shù)量不足。隨著管理體制改革的進一步深化，轉(zhuǎn)變政府職能，調(diào)整組織機構(gòu)，精簡人員編制，原有的干部人事檔案管理體制受到?jīng)_擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，專職管檔人員數(shù)量嚴重不足，在一定程度上影響了檔案管理工作的水平。

（五）干部人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約干部檔案作用的充分發(fā)揮。當前，材料入檔、整理檔案任務繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出?！度珖M織人事信息管理》軟件與新型微機程序不兼容，使輸入、打印工作經(jīng)常出現(xiàn)問題。檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，不適應新形勢下干部管理工作的要求，急需更新。

三、提高干部人事檔案管理隊伍素質(zhì)，必須在培養(yǎng)高素質(zhì)人才上下功夫

各級領導組織部門應該著力把提高檔案管理人員的素質(zhì)放在第一位，努力抓好干部人事檔案管理人才隊伍的建設。為建設一支具有大學文化程度為主體和年齡結(jié)構(gòu)較為合理，政治上堅定、工作責任心較強的專兼職檔案工作人員隊伍而加大培養(yǎng)和鍛煉力度。樹立他們立足本職崗位，忠于職守，淡泊名利，踏實工作的良好工作作風。同時，注重提高檔案管理人員的業(yè)務水平。將組織學習，集中培訓，新老傳代，重點授課相結(jié)合。其中，就集中培訓而言，在培訓內(nèi)容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓、以會代訓、觀摩學習等。例如，可以利用舉辦組織人事干部及檔案管理人員培訓班，專題業(yè)務講座等來提高整體水平。

總之，干部人事檔案管理工作是黨和國家干部工作的重要組成部分。既是做好干部工作的基礎，又是國家干部管理走向正規(guī)化、制度化的基礎。怎樣在新的歷史條件下，做好干部人事檔案管理工作，是擺在各級組織部門面前需要迫切解決的問題。