淺析高校院系辦公室檔案管理

安燕萍

[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模也在不斷地擴展。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應(yīng)根據(jù)檔案管理的特點和實際情況，采取解決措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 現(xiàn)實問題 改善對策

[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）09-0102-02

隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和交流及檔案辦公自動化的普及，使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據(jù)檔案管理特點，采取有力措施做好檔案管理工作。

一、高校院系辦公室檔案管理的特點

第一，檔案類別和數(shù)量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發(fā)展為現(xiàn)在的教學(xué)類、行政類、外事類、黨群類、科學(xué)研究等十個一級類別。

第二，管理方法朝數(shù)字化、信息化以及自動化方向發(fā)展。由于網(wǎng)絡(luò)信息的普及和多媒體技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從手工管理向自動化管理轉(zhuǎn)變。

第三，具有很強的服務(wù)性。一是為高校檔案管理服務(wù)，服從其管理及接受指導(dǎo)；二是為院系師生服務(wù)，為院系領(lǐng)導(dǎo)日常管理和重要決策提供服務(wù)。

二、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性

（一）檔案管理規(guī)范化是遵循高校教學(xué)管理規(guī)律的要求

高校院系檔案管理具有它自己的規(guī)律，我們不能違背事物的規(guī)律。加強辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)是高校教學(xué)管理的規(guī)律，是一項重要的建設(shè)性工作，必須加強其管理的規(guī)范化。

（二）檔案管理規(guī)范化是支持教學(xué)建設(shè)及改革的重要力量

教學(xué)管理規(guī)律要求不斷對教學(xué)進行改革和完善，提高教學(xué)質(zhì)量。因此它要求建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序，以維護教學(xué)工作的良好運行，同時加強教學(xué)的基本建設(shè)。而這一系列改革及建設(shè)都離不開院系檔案管理的規(guī)范化，檔案管理的規(guī)范化為其提供了支持和重要力量。

（三）檔案管理規(guī)范化有助于提高教學(xué)管理效率

高等教育分為?？坪捅究疲麄儾粏螁问菍W(xué)制的不同，管理上的調(diào)節(jié)方式也不同。全日制?？频慕虒W(xué)管理雖突出規(guī)范性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們在本科教學(xué)管理中，要注重教學(xué)管理的靈活性，提高院系檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理過程的效率。

（四）檔案管理規(guī)范化是強化高校教學(xué)管理信息化的要求

在信息高速發(fā)展的今天，高校作為最大信息用戶群，已不單單是信息的集聚點，更是信息的傳播和信息價值的實踐者。傳統(tǒng)的高校管理方式早已不適應(yīng)現(xiàn)在市場經(jīng)濟條件下的高校教學(xué)體制，教學(xué)信息的普及和高度化發(fā)展，決定了高校教學(xué)管理的強化需要大量信息作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學(xué)判斷。

三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理行為方面

在檔案管理方面，很多文獻資料由于被忽視而錯失了及時整理歸檔的最好時機，造成文獻資料丟失。

對院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動。這種觀念導(dǎo)致了在雇傭檔案管理人員時的隨意性，這嚴重阻礙了院系辦公室檔案管理的規(guī)范化操作。

教學(xué)院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區(qū)分開，導(dǎo)致院系檔案管理容易處于一種無序的混淆狀態(tài)。由于機構(gòu)設(shè)置問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。

（二）檔案管理手段方面

在檔案管理手段方面，管理方法過于傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)辦公自動化，管理手段缺乏科學(xué)性。目前，很多高校在檔案管理規(guī)范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運用計算機的現(xiàn)代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準性。

（三）檔案管理信息化方面

由于高校長期受到計劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場意識、服務(wù)意識和信息資源意識，信息化資源開發(fā)和服務(wù)與市場需求開始出現(xiàn)脫軌的情況。

由于未能完全遵循市場的需求來開發(fā)索引信息資源，開發(fā)系統(tǒng)自身又缺乏以用戶為目標的標尺意識，檔案管理信息化缺乏針對性和實用性，造成了資源的盲目開發(fā)和無謂的浪費。

無法準確把握好信息資源開發(fā)及服務(wù)的時效性，沒有形成多元化服務(wù)功能等立體型體系。只有讓信息資源開發(fā)和服務(wù)功能向多元化發(fā)展，形成一個立體型體系，最大限度發(fā)揮它在高校管理中的作用，才能在市場經(jīng)濟競爭激烈的形勢下反被動為主動，獲得最新、最準確、最全面的信息資源。

（四）檔案管理認知方面

現(xiàn)在人們對檔案管理的認知程度還有局限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現(xiàn)的院系檔案管理工作地位邊緣化的現(xiàn)象，主要是因為管理人員沒能認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴謹?shù)刈裱瓩n案管理的規(guī)范化操作，對待檔案管理工作草草了事；由于檔案管理工作是服務(wù)性很強的工作，它不像其他工作一樣能很快產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的重視程度不夠。

（五）檔案管理人員信息素養(yǎng)方面

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作而言是至關(guān)重要的。所謂的信息素養(yǎng)就是指一個人對信息技術(shù)知識的靈活掌握及運用。信息知識的種類很多，包括傳統(tǒng)文素養(yǎng)、歷史、信息系統(tǒng)等，而院系檔案管理人員大多沒經(jīng)過專業(yè)的相關(guān)工作培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有部分檔案管理人員不能很好運用計算機等自動化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。

（六）高校的發(fā)展合并和擴招方面

高校教育的不斷發(fā)展，使得高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和擴招交流及檔案辦公自動化的大眾化，也使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規(guī)模的擴大，使學(xué)院傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不能滿足其運用需求。而硬件設(shè)施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合并、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導(dǎo)致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。

四、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

（一）提高對檔案管理規(guī)范化的認知和重視

辦公室檔案管理的規(guī)范化是開展其他教學(xué)工作的基石。為了加強院系檔案管理規(guī)范化建設(shè)，要遵循市場經(jīng)濟的客觀條件，正確認知，只有正確認識了它，才能正確對待和重視檔案管理工作。

（二）具體問題具體分析，按不同教學(xué)檔案要求做好教學(xué)檔案收集和歸檔工作

教學(xué)檔案大致分為綜合教學(xué)檔案管理、教學(xué)計劃與研究檔案管理以及教學(xué)檔案的預(yù)立卷。管理人員應(yīng)按不同類別存放檔案資料，并在資料上標明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長期保存。對部分殘缺或不符合要求的資料要及時進行補救，保證歸檔文件資料的完整性、準確性。

（三）完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標準化和信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

健全相關(guān)的規(guī)章制度，同時加強檔案管理的硬件設(shè)施，按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集信息資源，挖掘信息資源的綜合性優(yōu)勢，使資源重新優(yōu)化組合，最大限度地發(fā)揮新的優(yōu)勢效益。另一方面要建立檔案管理的標準，在加強檔案管理規(guī)范化同時，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的自動化，提高工作效率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立起具有高素質(zhì)業(yè)務(wù)能力和高尚職業(yè)道德的檔案管理隊伍

相關(guān)部門對從業(yè)人員上崗前要進行系統(tǒng)和專門的培訓(xùn)，讓管理人員具有對檔案管理必須的科學(xué)文化素養(yǎng)，具有較強的業(yè)務(wù)能力。此外，還要對管理人員進行思想政治素養(yǎng)的培訓(xùn)，堅決遵循黨和學(xué)院的各項規(guī)章制度，以服務(wù)學(xué)校工作為宗旨，認真負責做好檔案管理工作。

為了適應(yīng)不斷發(fā)展的高等院系教育工作，必須重視和規(guī)范院系辦公室檔案管理，并根據(jù)實際情況，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務(wù)意識和服務(wù)品質(zhì)。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的途徑[J].蘭臺世界（上半月），2006，（21）.

[2] 董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學(xué)，2008.

[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學(xué)學(xué)報，2011，（4）.

[責任編輯：陳 明]