淺析信息公開環(huán)境下的檔案保密工作

王芳

摘要：檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的，有價值的，各種形式的歷史記錄。檔案管理工作是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作，不僅對個體單位的工作生產(chǎn)有意義，也對國家建設(shè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有現(xiàn)實、長遠(yuǎn)的意義。面對現(xiàn)代檔案管理中呈現(xiàn)的復(fù)雜化，多樣化和具體化的特點(diǎn)，我們對新時期檔案管理工作提出了新的要求，尤其是檔案的保密工作。本文將從當(dāng)前檔案保密工作中存在問題入手，分析其成因，最后就如何進(jìn)一步做好檔案保密工作提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：檔案保密 存在問題 解決途徑

我國檔案工作，經(jīng)歷了從“封閉型”管理到開放式服務(wù)，從人治到法治、重保管到重服務(wù)、傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。新時期檔案工作的地位和作用日漸凸顯，但隨之而來也面臨著一些挑戰(zhàn)：如何管理好檔案中一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，如何應(yīng)對辦公自動化和通訊技術(shù)的發(fā)展對檔案保密技術(shù)手段提出的新要求等。一方面，這需要我們對檔案管理工作予以充分的重視，另一方面需要我們不斷提高完善檔案管理能力。以下是筆者對檔案保密工作的一些粗淺的認(rèn)識與思考。

1 我國檔案保密工作中存在的問題

1.1 保密制度還不健全，管理還不規(guī)范 目前在檔案管理過程中，還存在如下問題：職責(zé)不明確、沒有落實到位，未明確好檔案保管期限與保密期限兩個概念，絕密檔案的保管工作不規(guī)范；調(diào)用檔案時監(jiān)督工作存在漏洞?，F(xiàn)階段，國內(nèi)通用的《檔案法》對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等社會組織檔案的移交以及檔案信息的開放管理尚有漏洞，致使約束力度不夠，而且國家尚未出臺關(guān)于公民使用機(jī)關(guān)檔案室檔案的規(guī)定。制度的缺失使機(jī)關(guān)單位的檔案保管行為缺乏正確的認(rèn)知和有效的約束，各機(jī)關(guān)對本單位的檔案信息的保管與利用有很大的隨意性，嚴(yán)重者會在利益的驅(qū)使下將本應(yīng)保密的檔案信息公布于眾，使國家的檔案事業(yè)陷入不利的輿論環(huán)境中，甚至有可能助長官僚之風(fēng)，滋生腐敗行徑。

1.2 保密意識淡薄，缺乏保密安全教育 長期以來，國人對檔案缺乏概念和理解，直到1987年9月5日我國制定頒布《中華人民共和國檔案法》才對檔案的定義有了一個比較一致的認(rèn)識。但是該法只是對檔案管理的專門人員有指導(dǎo)性、約束性的意義，而對于檔案開放，使用過程中的相關(guān)人員沒有起到很好的普及作用。在實踐中，檔案利用者很多情況下不出示（不帶）有效證件，有些單位派工作人員查檔不帶介紹信；有些利用者認(rèn)為檔案記錄與事實有出入，要求檔案管理員更改檔案記錄。有些利用者甚至認(rèn)為檔案中記錄了和自己有關(guān)的事，本人完全有權(quán)利查閱而不必經(jīng)過管理部門同意等等。這些并非個別現(xiàn)象，在這樣的環(huán)境因素下，要讓檔案利用者履行檔案信息的保密義務(wù)難度是相當(dāng)大的。

1.3 信息、通訊技術(shù)發(fā)展帶來的挑戰(zhàn) 檔案是人類歷史最重要的載體之一，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，而檔案本身也不斷發(fā)生著變化。長期以來紙質(zhì)檔案作為我國檔案的主要載體一直占據(jù)著重要的位置，工業(yè)社會后開始出現(xiàn)聲像檔案，如照片，影片，錄音帶，錄像帶等。隨著信息時代的到來，檔案載體又發(fā)生了革命性的變化，產(chǎn)生了以代碼形式記錄在磁盤、光盤上，并依賴計算機(jī)和現(xiàn)代通信手段傳播的電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生直接影響檔案工作的管理、運(yùn)作方式，對傳統(tǒng)檔案保密技術(shù)提出了挑戰(zhàn)。一些檔案在保存和傳輸過程中很容易出現(xiàn)泄密的情況，例如使用紅外線、無線電技術(shù)、激光等手段通過互聯(lián)網(wǎng)竊取檔案信息。特別是近幾年來，國際上圖書館界與檔案界在多項領(lǐng)域均有合作，逐漸強(qiáng)化了圖、情、檔一體化的發(fā)展趨勢，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，圖、情、檔三者又出現(xiàn)了融合的趨勢，國外許多檔案機(jī)構(gòu)與圖書機(jī)構(gòu)進(jìn)行了聯(lián)合或者整合，目前我國還未建立完善的技術(shù)保密手段以應(yīng)對信息、通訊技術(shù)發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)。

2 完善檔案保密工作對策

2.1 建立和完善檔案保密制度

2.1.1 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。作為本國公民，每個人都有責(zé)任、有義務(wù)保守國家機(jī)密，尤其是檔案管理者，更應(yīng)該履行好崗位職責(zé)。大多數(shù)檔案管理人員都具有良好的職業(yè)操守，都能對檔案資料進(jìn)行保密管理，但受傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案信息的利用率都比較低。由此產(chǎn)生某些弊端：大部分檔案信息雖然保管得當(dāng)，但實際應(yīng)用率低下，很多檔案雖然有利用價值，但因上級規(guī)定等諸多因素長期束之高閣，大量檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)思想觀念保守，致使檔案不能充分利用；大多數(shù)檔案管理者始終從事保管等事務(wù)性的工作，其專業(yè)知識和個人才能無用武之地。鑒于此，要求檔案管理者在對檔案資料進(jìn)行保密管理的同時，還應(yīng)該徹底履行工作職能，多角度、全方位地探尋檔案信息利用途徑，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。當(dāng)前，機(jī)密檔案往往因高度的保密級別而重管輕用。利用是檔案保密的主要目標(biāo)，在保證檔案資料完備的情況下，應(yīng)該推行開放化管理，可以設(shè)定固定的時間、地點(diǎn)或開放范圍，有計劃地利用，重保輕用，檔案資料便如“廢紙”一般不再具有利用價值，也就失去了作為檔案的價值。筆者建議檔案應(yīng)該有節(jié)制的利用。應(yīng)該基于保密性的要求劃分利用的地點(diǎn)和時間段，以確保檔案的完整性，避免檔案資料破損。由此可見，保密與利用對于體現(xiàn)檔案價值來說具有非?，F(xiàn)實的意義。

2.1.2 加強(qiáng)對檔案使用的保密監(jiān)督。一般來講，檔案使用規(guī)章制度涉及外借制度、閱覽制度和復(fù)制制度等。基于檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)實條件，可將檔案利用人群分出層次，依據(jù)人員層次設(shè)定相應(yīng)的利用范圍及審批流程，以提高檔案信息的利用率。在檔案信息實施開放性管理的同時，還要注重保密工作，比如開放前的基礎(chǔ)工作、檔案的審查和解密工作。

①基礎(chǔ)工作：將現(xiàn)有的檔案資料分門別類整理匯總，確保檔案資料編目清晰、組卷科學(xué)、排列系統(tǒng)，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量；建立編制檢索工具、健全檔號，方便檢索和管理；重要的檔案信息可通過拍照、影音或抄錄的方式提前做好備份。②檔案的審查工作：檔案開放前必須經(jīng)過審查，這對于保障檔案信息的完整性十分關(guān)鍵。審查的目的是準(zhǔn)確區(qū)分和評定檔案的開放程度及其適用范圍。一般來講，審查工作分為初審、中審和終審三個步驟進(jìn)行。a初審。檔案保管人員應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，逐件審查可開放的檔案資料，對開放程度和應(yīng)用范圍作出初步評定；b中審。初審環(huán)節(jié)未作出準(zhǔn)確評定的檔案資料，交由業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的管理人員進(jìn)行定性審查；c終審。由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。③做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密的等級的劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定明確解密的法律主體?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》第16條：“國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密。”即解密是由原確定密級的機(jī)關(guān)、單位或其上級機(jī)關(guān)進(jìn)行。同時，要嚴(yán)格按照檔案保密的時效性，對開放的檔案進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

2.2 加強(qiáng)檔案保密的宣傳、教育工作，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍 針對在檔案管理工作中存在的保密意識淡薄，缺乏保密安全教育等問題，我們應(yīng)該一方面對檔案使用者加強(qiáng)宣傳、教育工作；另一方面，從檔案管理工作的內(nèi)部入手，強(qiáng)化對檔案管理人員的管理，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。公民在依法享受公共檔案信息知情權(quán)、使用權(quán)的同時，也要履行對秘密信息保密的義務(wù)。在實際檔案利用過程中，如何處理好二者的關(guān)系，是檔案利用過程中“最關(guān)鍵、難度最大”的一個問題，同時也是一個法律問題。加強(qiáng)保密工作不僅需要完善檔案法制建設(shè)，同時也需要相關(guān)管理部門積極作為，落實宣傳，嚴(yán)格執(zhí)法，營造檔案社會環(huán)境。對于檔案使用者應(yīng)嚴(yán)格禁止其不出示（不帶）有效證件、不帶介紹信、擅自要求更改檔案記錄、未經(jīng)管理部門同意擅自查閱等行為，并將該行為向相關(guān)單位或其上級主管單位通報和反應(yīng)。要擴(kuò)大《中國檔案報》等相關(guān)刊物的宣傳、普及力度，增加公眾對于檔案的了解，要積極鼓勵、提倡將檔案使用、保密相關(guān)課程作為選修科目納入到教學(xué)體系中。

檔案管理人員，是執(zhí)行制度的直接貫徹者、實施者，對檔案的安全負(fù)有不可推卸的責(zé)任。這就要求管理人員必須具備較高的素質(zhì)，要有高度的責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律，有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。檔案管理人員要忠于職責(zé)，維護(hù)檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂；管理人員要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，防止利用者損毀、涂改、偽造檔案。檔案管理人員還應(yīng)分析利用者的情況和利用效果，檢查被利用的案卷，督促利用登記制度的落實。

2.3 提高檔案保密的技術(shù)手段 信息時代的到來對檔案管理的運(yùn)作方式、保密技術(shù)影響重大。一方面，計算機(jī)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，隨之產(chǎn)生的計算機(jī)文檔一體化管理、檔案網(wǎng)絡(luò)以及檔案論壇的出現(xiàn)給現(xiàn)代檔案管理工作帶來了新的要求。另一方面，電子檔案在保存和傳輸過程中很容易出現(xiàn)泄密的情況，傳統(tǒng)管理模式已不能適應(yīng)新形勢和新技術(shù)發(fā)展的要求。面對新時期出現(xiàn)的變化，政府應(yīng)根據(jù)自身實際情況制定，完善，規(guī)范，補(bǔ)充相關(guān)的法規(guī)，對聲像檔案的收集內(nèi)容、信息采集時間和方式、整理方法、移交時間、儲存格式、條件都做出詳細(xì)規(guī)定，并對管理人員實現(xiàn)問責(zé)制，保證實際工作中有法可依；檔案管理部門要從源頭上控制聲像檔案接收工作，應(yīng)明確規(guī)定聲像檔案由形成部門負(fù)責(zé)收集整理、存儲，并要求提供的原始材料符合相應(yīng)的規(guī)定；各級檔案管理部門都應(yīng)重視檔案管理現(xiàn)代化，加大對設(shè)備的投入，注重復(fù)合型人才培養(yǎng)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)；引進(jìn)和學(xué)習(xí)國際上檔案保密的先進(jìn)手段，完善國內(nèi)檔案網(wǎng)站建設(shè)。

3 結(jié)論

檔案保密工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的不斷發(fā)展，新時期檔案工作的地位和作用也顯得日益重要。目前我國在檔案保密工作中還存在制度不健全，管理不規(guī)范，保密意識淡薄，保密技術(shù)落后等問題。針對這些問題，本文提出了健全和完善保密制度，加強(qiáng)檔案使用中的監(jiān)督，加強(qiáng)宣傳教育工作，培養(yǎng)和建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍等合理化措施。我國檔案工作還處在建設(shè)、摸索中，隨著我們的檔案工作不斷在實踐中豐富、完善，必將為國家建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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