淺談高校內(nèi)部控制要素框架的構(gòu)建

胡芳

【摘要】我國教育體制改革的縱深發(fā)展迫切要求高校建立新的內(nèi)部控制體系，而要素框架的構(gòu)建尤為關(guān)鍵。因此，我國高校需參照企業(yè)內(nèi)部控制研究成果，結(jié)合自身實際情況和發(fā)展需求，從內(nèi)部環(huán)境、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五要素出發(fā)構(gòu)建一套新形勢下的內(nèi)部控制要素框架，為高校的持續(xù)、健康發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

【關(guān)鍵詞】高校；內(nèi)部控制；要素

隨著我國教育體制改革的不斷深入，我國高校在不斷發(fā)展的同時也面臨著新的挑戰(zhàn)。不僅規(guī)模迅速發(fā)展，而且經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)前所未有的多樣性和復(fù)雜性[1]。在這種情況下，以往的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)高校發(fā)展的需要。因而，建立新形勢下的內(nèi)部控制體系對高校而言尤為重要和迫切。

1內(nèi)部環(huán)境要素

高校內(nèi)部環(huán)境是高校內(nèi)部制定的政策、機(jī)構(gòu)、程序及其產(chǎn)生影響的各種因素的統(tǒng)稱。它影響和制約著高校內(nèi)部控制的建立與執(zhí)行，因而既是高校內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)，又是內(nèi)部控制的核心。高校內(nèi)部環(huán)境要素主要包括高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、大學(xué)文化等。

1、1高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)

針對我國高校目前面臨的諸多現(xiàn)實問題，我國高校應(yīng)首先引入現(xiàn)代企業(yè)的治理理念，設(shè)計出一套完善的高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)框架。首先，我國高校應(yīng)明確校董事會的地位和作用，不僅規(guī)定其成員可由出資人代表、產(chǎn)權(quán)所有者、學(xué)校管理者、專家學(xué)者等組成，而且賦予其最高決策權(quán)和校長提名權(quán)等[2]。其次，我國高校應(yīng)建立健全校監(jiān)事會的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)定校監(jiān)事會應(yīng)由出資人委派人員及部分教職工、學(xué)生家長代表等組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督董事會及校長的日常工作，從而保證高校日常管理工作的持續(xù)進(jìn)行。再次，我國高校應(yīng)健全校務(wù)委員會及學(xué)術(shù)委員會的職責(zé)。

1、2高校機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配

我國高校應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，設(shè)置科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)，并明確職責(zé)權(quán)限，從而形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。首先，我國高校應(yīng)正確處理好政治、行政、學(xué)術(shù)三方面權(quán)力的關(guān)系，處理好決策、管理、監(jiān)督三者之間的關(guān)系，處理好校、院、系三級管理者的責(zé)、權(quán)、利，從而形成一個職責(zé)明確、相互制約、各司其職、運(yùn)行有序、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的有機(jī)整體。其次，我國高校應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，明確各部門內(nèi)部崗位的職責(zé)、權(quán)限等，實現(xiàn)職能間相互制約機(jī)制，并建立多級經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，規(guī)定各級責(zé)任人在權(quán)限范圍內(nèi)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實合法性及效益性負(fù)責(zé)。

1、3內(nèi)部審計

近年來頻繁出現(xiàn)的高校商業(yè)賄賂案件，暴露出高校內(nèi)部審計監(jiān)督的弱化。主要體現(xiàn)為高校內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的獨立性差，審計程序和方法簡單、效率低下，往往流于形式。因此，我國高校應(yīng)將內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)隸屬于高校紀(jì)律檢查委員會，并提高內(nèi)審人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化內(nèi)部審計流程，以保證內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨立性，從而對高校內(nèi)部控制制度的實施情況及高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實際運(yùn)行情況進(jìn)行科學(xué)有效的監(jiān)督和控制。

1、4人力資源政策

有效的人力資源政策是高校提高人力資源管理水平，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因而，高校須從戰(zhàn)略角度定位人力資源管理的目標(biāo)，將培養(yǎng)、引進(jìn)、保持、管理等環(huán)節(jié)結(jié)合起來，制定出切實可行的人力資源政策[3]。首先，我國高校應(yīng)樹立“以人為本”的管理觀念，營造出尊師重教的良好氛圍[4]。其次，我國高校要將人力資源管理的首位放在優(yōu)秀人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和保持上，尤其是學(xué)科帶頭人和資深教授的培養(yǎng)。最后，我國高校應(yīng)建立科學(xué)有效的激勵制度，不僅充分調(diào)動現(xiàn)有人員的積極性，而且最大限度地開發(fā)和運(yùn)用他們的潛力，使高校人才在各方面都達(dá)到最優(yōu)。

1、5校園文化

校園文化是高校建設(shè)的基礎(chǔ)，是各個高校內(nèi)形成的特定的文化氛圍。良好的校園文化會對高校教職員工產(chǎn)生強(qiáng)烈的引導(dǎo)力和凝聚力，因而是構(gòu)建高校內(nèi)部控制體系的助推器，對有效實施內(nèi)部控制發(fā)揮著重要作用。校園文化的建設(shè)包括三個方面：一是物質(zhì)文化建設(shè)（高校的地理位置、建筑風(fēng)格、校園環(huán)境等）；二是制度文化建設(shè)（規(guī)章制度的制定和實施）；三是精神文化建設(shè)（大學(xué)理念、文化價值取向、道德準(zhǔn)則等）。校園文化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，高校須以物質(zhì)文化為基礎(chǔ)，制度文化為本體，精神文化為核心，逐步形成多層次的校園文化。

2 控制活動要素

高校控制活動是高校根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對策略而采取的控制措施，它貫穿于高校的各個部門，包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制等。

2、1不相容職務(wù)分離控制

對高校而言，不相容職務(wù)是指高校內(nèi)部由一個人擔(dān)任后可能會發(fā)生錯誤或舞弊行為，又可能掩蓋這些錯誤或舞弊行為的職務(wù)，如采購批準(zhǔn)職務(wù)和采購經(jīng)辦職務(wù)、會計職務(wù)與出納職務(wù)、采購職務(wù)和會計記錄職務(wù)等。因此，我國高校首先應(yīng)全面系統(tǒng)地分析出業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的所有不相容職務(wù)，合理設(shè)置財務(wù)會計、固定資產(chǎn)采購、工程項目、投資等工作崗位，明確相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，尤其加強(qiáng)對關(guān)鍵崗位的控制，形成各司其職、相互制衡的機(jī)制。其次應(yīng)采用“內(nèi)部牽制”方法，要求經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時由兩個以上的人員或部門共同辦理，并且每個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相關(guān)聯(lián)，并相互受到監(jiān)督和制約，從而確保不相容職務(wù)的分離控制。

2、2授權(quán)審批控制

對高校而言，授權(quán)審批控制是指對高校中擁有相關(guān)權(quán)利的管理人員處理日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制，它要求明確工作的授權(quán)范圍、審批程序和承擔(dān)的責(zé)任。因而高校各級管理人員應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，在整個過程中，任何個人不得超越權(quán)限，濫用職權(quán)，弄虛作假，違章辦事。

2、3會計系統(tǒng)控制

會計系統(tǒng)是高校管理系統(tǒng)的核心，其控制要求高校嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則，對發(fā)生的各項能用貨幣計量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、歸集、分類、編報等方面的控制。高校會計系統(tǒng)控制主要包括以下四個方面：一是依照內(nèi)部牽制的原則科學(xué)設(shè)置會計崗位，明確其職責(zé)權(quán)限，并建立會計人員定期輪崗制度，加強(qiáng)會計人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育。二是嚴(yán)格加強(qiáng)原始憑證的審核，并完善原始憑證的傳遞程序，防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯誤、重復(fù)或遺漏的情況。三是必須建立和完善高校內(nèi)部的會計核算制度，明確會計核算的科目、內(nèi)容、記賬方法和程序，保證會計憑證、賬簿、財務(wù)報告的真實完整，從而為信息使用者提供及時有效的財務(wù)信息。四是必須按照“統(tǒng)一政策、分級管理、集中核算”的原則確定高校的財務(wù)管理體制，并建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度，保證內(nèi)部會計系統(tǒng)持續(xù)有序地運(yùn)行下去。

2、4財產(chǎn)保護(hù)控制

高校的實物資產(chǎn)是指由過去的交易或事項形成的，并由高校擁有或使用的能用貨幣計量的、具有實物形態(tài)的經(jīng)濟(jì)資源。主要包括現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金，辦公樓和教學(xué)樓、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)及辦公用品等低值易耗品。這些實物資產(chǎn)是我國國有資產(chǎn)的重要組成部分，高校應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)對財產(chǎn)物資的控制和管理。具體而言，高校財產(chǎn)保護(hù)控制的措施主要包括以下三個方面：一是財產(chǎn)記錄控制，即建立完善的資產(chǎn)賬簿體系。二是定期盤點控制，即高校每年應(yīng)定期對全校范圍內(nèi)的資產(chǎn)或部門資產(chǎn)進(jìn)行盤點。三是限制接近控制，即嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員直接接觸現(xiàn)金、銀行存款、有價證券、存貨等資產(chǎn)。如除出納外的人員不能直接接觸現(xiàn)金的收支、對易變現(xiàn)的資產(chǎn)需兩個人同時才能接觸等。

2、5預(yù)算控制

高校預(yù)算是高校根據(jù)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和當(dāng)年所要完成的工作任務(wù)而編制的年度財務(wù)收支計劃。一個合理的預(yù)算，加上嚴(yán)格的執(zhí)行機(jī)制及有效的監(jiān)督和獎懲機(jī)制，可使學(xué)校有限的資金發(fā)揮最大的效用，對保障高校業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行及高校整體目標(biāo)的實現(xiàn)都有著非常重大的意義。因此，高校在內(nèi)部控制中應(yīng)重視預(yù)算控制，即應(yīng)對預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、考評的整個過程實施有效的控制。

3信息與溝通要素

內(nèi)部控制涉及到高校的各個環(huán)節(jié)、各個部門，因而信息與溝通是高校及時準(zhǔn)確地收集和傳遞內(nèi)控相關(guān)信息，并確保信息在高校內(nèi)部、高校與外部之間進(jìn)行有效溝通的關(guān)鍵。

高校信息是指來源于高校內(nèi)部和外部的與經(jīng)營活動有關(guān)的財務(wù)與非財務(wù)信息[5]。高校應(yīng)通過多種渠道獲取盡可能多的信息，并及時對這些信息進(jìn)行合理篩選、整合，提煉出有用的信息。同時建立有效的信息溝通體系，實行人性化、組織化溝通，保證內(nèi)控信息既可以實現(xiàn)自下而上流通，也可以實現(xiàn)自上而下流通，還可以實現(xiàn)部門間橫向流通及與外界的流通。通過信息溝通，使得高校管理人員能夠及時掌握學(xué)校的整體運(yùn)行狀況及員工的工作情況和思想動態(tài)，及時下達(dá)學(xué)校相關(guān)信息，使每一名教職員工都能夠知悉學(xué)校的運(yùn)營情況及應(yīng)遵循的規(guī)章制度和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，并使每名學(xué)生都能知道與其相關(guān)的信息，這樣將有助于工作計劃的完成和消息的及時下達(dá)。同時也能使高校教職員工在清楚地了解相關(guān)規(guī)定及權(quán)利義務(wù)的基礎(chǔ)上，及時與上級部門溝通探討工作中遇到的問題。此外，在此信息溝通過程中，高校應(yīng)建立公開、透明的信息披露機(jī)制，以防止詢私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

4 內(nèi)部監(jiān)督要素

內(nèi)部監(jiān)督是高校對內(nèi)部控制建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價高校內(nèi)部控制設(shè)計的合理性和運(yùn)行的有效性，并及時改進(jìn)運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，確保內(nèi)部控制能夠有效地運(yùn)行下去的過程。高校內(nèi)部監(jiān)督應(yīng)包括兩個方面，一是由高校管理人員進(jìn)行的日常監(jiān)督。二是由內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行的專業(yè)化監(jiān)督。與此同時，高校應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計和重點領(lǐng)域?qū)徲?，分析其中的關(guān)鍵風(fēng)險控制點，定期評價內(nèi)部控制的有效性，提出完善內(nèi)部控制制度的建議，從而不斷提高內(nèi)部控制的質(zhì)量，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督。

5 結(jié)束語

總之，高校內(nèi)部控制是一個由諸多環(huán)節(jié)組成的系統(tǒng)工程，是高校自我調(diào)節(jié)、自我制約的內(nèi)在機(jī)制，是保證高校資產(chǎn)安全完整、確保高等教育事業(yè)活動有序運(yùn)行、防止舞弊行為發(fā)生的重要基礎(chǔ)。本文在借鑒《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國高校實際情況構(gòu)建的內(nèi)部控制要素框架，是高校建立健全內(nèi)部控制體系的前提和關(guān)鍵，將有力地推動高校持續(xù)、健康、有序的發(fā)展下去。

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